. 75
2.5.1. Quy trình nghiệp vụ L/C xuất khẩu 75
Hình 2.6. Sơ đồ quy trình thanh toán thư tín dụng hàng xuất.
/C
/C
/C
a. Quy trình thông báo L/C.
Tiếp nhận L/C, tu chỉnh L/C.
Lãnh đạo phòng hoặc người được công nhận L/C/ tu chỉnh L/C từ phòng Thanh toán quốc tế của hội sở (LC / tu chỉnh L/C gửi bằng Telex/Swiff) hoặc Phòng hành chính (L/C/tu chỉnh L/C gửi bằng thư) sau đó giao lại cho bộ phận thông báo L/C xử lý.
Thông báo L/C.
Vào sổ nhận điện/thư đến.
Kiểm tra xem L/C/tu chỉnh L/C có được phòng Quan hệ quốc tế kiểm tra tính xác thực chưa? (Swiff được Authenticated, chữ ký hữu quyền được
Kiểm đúng, số test được giải mã đúng). Nếu chưa được xác thực thì các điện/thư cần được xác thực.
Lấy sổ và vào sổ nhận L/C(đối với L/C), vô bìa hồ sơ L/C (điền đầy đủ chi tiết theo mẫu có sẵn).
Kiểm tra chi tiết trên L/C/tu chỉnh L/C để lựa chọn hình thức thông báo phù hợp.
Nhập các chi tiết cần thiết vào phần “Thông báo L/C/tu chỉnh L/C” trong T24 của chương trình vi tính GLOBUS thuộc Techcombank (theo mẫu có sẵn trong chương trình).
Thông báo L/C / tu chỉnh L/C trực tiếp đến khách hàng.
In thư thông báo theo mẫu thích hợp. Thư thông báo L/C làm thành hai bản: một bản có tiêu đề Techcombank đính kèm bản bản gốc L/C/tu chỉnh L/C giao cho khách hàng, một bản đính kèm bản sao L/C/tu chỉnh /C được lưu hồ sơ tại phòng. (Ở đây là bộ phận TTQT trực thuộc phòng Doanh nghiệp)
Chuyển thanh toán viên: Kiểm tra nội dung L/C / tu chỉnh L/C và thư thông báo, sau đó trình lãnh phòng ký thư thông báo và L/C gốc.
Điện thoại mời khách hàng đến Techcombank nhận L/C/tu chỉnh L/C (có ghi lại ngày, giờ, tên người đã được liên hệ) hoặc gửi L/C/tu chỉnh L/C qua bưu
điện nếu khách hàng có yêu cầu. Trường hợp L/C yêu cầu thông báo cho người thụ hưởng qua ngân hàng khác thì thực hiện theo yêu cầu.
Sau khi đã thông báo qua điện thoại, sau đó nhắc lại trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Techcombank nhận được L/C hoặc tu chỉnh L/C, nếu khách hàng không tới Techcombank nhận, bộ phận thông báo L/C phải gửi thư nhắc khách hàng đến nhận. Trong trường hợp giao hàng, thời hạn hiệu lực sắp hết (trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được L/C tu chỉnh thì phải điện thoại lưu ý khách hàng đến nhận ngay trong ngày).
Khi giao L/C / tu chỉnh L/C phải yêu cầu khách hàng ký nhận và ghi rõ ngày, giờ nhận. Nếu khách hàng từ chối nhận L/C/tu chỉnh L/C (bằng văn bản chính thức), điện thông báo ngay cho ngân hàng nước ngoài.
Thông báo L/C / tu chỉnh L/C thông qua ngân hàng thông báo khác.
Có thể thông báo bằng thư, Swiff hoặc Telex
Thông báo bằng thư:
In thư thông báo theo mẫu thích hợp. Thư thông báo làm thành hai bản: một bản có tiêu đề Techcombank đính kèm bản gốc L/C/tu chỉnh L/C gửi bằng thư bản đảm/ EMS/ trao tay cho ngân hàng thông báo khác được quy định trong L/C, một bản đính kèm bản sao L/C/tu chỉnh L/C được lưu hồ sơ tại phòng.
Thông báo bằng Swiff:
Dùng MT710, MT711 hoặc 799 tùy từng trường hợp cụ thể. Thông báo bằng Telex phải có Test (do phòng Quan hệ Quốc Tế cung cấp). Khi thông báo bằng Telex hoặc Swiff - MT phải chuyển nguyên văn nội dung nhận được đồng thời nêu rõ Techcombank thông báo L/C/tu chỉnh L/C mà không chịu trách nhiệm gì.
+ Theo dõi và nhắc ngân hàng thông báo thứ hai trả phí thông báo và các phí có liên quan (nếu có).
Thu phí thông báo L/C.
Nếu phí thông báo L/C do khách hàng chịu:
Trường hợp thông báo trực tiếp cho khách hàng thì việc thu phí phải được thực hiện trước khi giao thông báo (kể cả thông báo sơ bộ). Nếu thông báo qua ngân
hàng thông báo khác thì thu phí trực tiếp ngân hàng thông báo đó và ghi rõ mức phí phải thu trên như thông báo. Mức phí áp dụng theo biểu phí dịch vụ hiện hành của Techcombank.
Nếu phí thông báo L/C do người mở chịu:
Lập ngay điện/thư đòi ngân hàng phát hành theo biểu phí áp dụng cho các ngân hàng đại lý hiện hành. Khi nhận được tiền thanh toán phí từ ngân hàng phát hành, hạch toán nội dung bản thu phí nghiệp vụ và điện phí (nếu có) của Techcombank số tiền phí ngân hàng phát hành trả.
b. Quy trình trong nghiệp vụ xuất trình và thanh toán L/C.
Tiếp nhận bộ chứng từ.
Sau khi doanh nghiệp xuất trình bộ chứng từ tại Techccombank, lãnh đạo phòng sẽ phân công cho thanh toán viên kiểm tra bộ chứng từ đó. Thanh toán viên sẽ kiểm tra số lượng, loại chứng từ theo quy định của L/C. Nguyên tắc kiểm tra chứng từ là:
+ Phù hợp với các điều kiện của L/C.
+ Phải tuân thủ theo UCP 600, ISBP. Ví dụ như kiểm tra B/L phải tuân thủ theo điều 22 UCP 600, chứng từ bảo hiểm phải tuân thủ theo điều 28 UCP 600, Invoice phải tuân thủ theo điều 18 UCP 600…
+ Tất cả các chứng từ phải thống nhất, không có sự sai lệch về tên người mua, người bán, số tiền, số hiệu các chứng từ…
Sau khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên sẽ xác định tình trạng chứng từ là hợp lệ hay bết hợp lệ (có thể kiểm lần thứ hai) sau đó lãnh đạo phòng kiểm tra lại lần nữa và duyệt.
Nếu bộ chứng từ có sai sót, thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng.
+ Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để yêu cầu khách hàng sửa chữa hoặc thay thế và giao dịch lại cho khách hàng (có ký nhận của khách hàng những chứng từ có sửa chữa hoặc thay thế). Khi khách hàng bổ sung, sửa chữa lại chứng từ, yêu
cầu khách hàng ký xác nhận ngày, giờ hoàn tất sửa chữa chứng từ trên “Phiếu kiểm chứng từ”.
+ Trường hợp khách hàng không đồng ý với ý kiến của Techcombank về những sai sót đã nêu, thanh toán viên báo cáo lại phụ trách phòng để xử lý.
In chứng từ và đòi tiền.
Chứng từ phù hợp:
+ Nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện: nhân viên thanh toán quốc tế lập điện đòi tiền, sử dụng Telex/Swiff có mã Swiff MT754 nếu đòi tiền ngân hàng phát hành, MT742 nếu đòi tiền ngân hàng bồi hoàn được chỉ định, đồng thời lập thư gửi chứng từ cho ngân hàng phát hành nêu rõ là đã đòi tiền bằng Telex/Swiff ngày nào.
+ Nếu L/C yêu cầu đòi tiền ngân hàng phát hành bằng thư: nhân viên thanh toán quốc tế lập thư gửi chứng từ kèm chỉ thị chuyển tiền để đòi tiền ngân hàng phát hành (trong đó ghi rõ là đã đòi tiền ngân hàng bồi hoàn và đính kèm thư đòi tiền đó).
+ Nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng bồi hoàn bằng thư: nhân viên thanh toán quốc tế lập thư đòi tiền ngân hàng bồi hoàn và thư gửi chứng từ cho ngân hàng phát hành.
Chứng từ không phù hợp:
+ Nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng phát hành bằng điện: không gửi điện mà chỉ lập thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm không phù hợp kèm chỉ thị thanh toán.
+ Nếu L/C quy định đòi tiền ngâ hàng bồi hoàn bằng điện: không gửi điện đòi tiền ngân hàng bồi hoàn mà chỉ lập thư gửi chứng từ cho ngân hàng phát hành kèm chỉ thị chuyển tiền. Nếu ngân hàng phát hành chấp nhận chứng từ nhưng không thực hiện việc thanh toán mà ủy quyền cho Techcombank đòi tiền bồi hoàn, nhân viên thanh toán quốc tế sẽ điện đòi tiền ngân hàng bồi hoàn, nói rõ là đòi tiền theo sự chấp thuận của ngân hàng phát hành L/C bằng… ngày….
+ Nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng phát hành bằng thư: lập thư gửi chứng từ có nêu các điểm không phù hợp và chỉ thị chuyển tiền.
+ Nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng bồi hoàn bằng thư: nhân viên thanh toán quốc tế không đòi tiền ngân hàng bồi hoàn mà chỉ lập thư gửi chứng từ có kèm chỉ thị chuyển tiền cho ngân hàng phát hành. Nếu ngân hàng phát hành chấp nhận chứng từ nhưng không thực hiện việc thanh toán mà ủy quyền cho Techcombank đòi tiền ngân hàng bồi hoàn, thanh toán viên sẽ lập thư đòi tiền ngân hàng bồi hoàn.
Gửi chứng từ đòi tiền và theo dõi tiền về.
Gửi bộ chứng từ (có photo lại một bộ chứng từ để lưu hồ sơ) cho bộ phận văn thư/Phòng hành chính (có ký nhận) để đòi tiền NH nước ngoài qua bưu điện thư, thư bảo đảm hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh(Ở Techcombank thường sử dụng dịch vụ DHL để gửi bộ chứng từ đi). Tùy điều kiện của L/C.
Nhập các chi tiết cần thiết của bộ chứng từ vào máy phần “Xuất trình chứng từ” của phần mềm T. 24 của Techcombank (theo mẫu có sẵn trong chương trình). Làm bút toán thu phí thương lượng và các phí liên quan, chiết khấu chứng từ theo yêu cầu của khách hàng (theo quy chế Techcombank), xuất ngoại bảng tài khoản “L/C do Techcombank thông báo” số tiền trị giá bộ chứng từ và nhập ngoại bảng tài khoản “Chứng từ hàng xuất bằng L/C gửi nước ngoài đòi tiền”.
Nhân viên phải theo dõi hồ sơ chờ thanh toán và nhắc NH nước ngoài thanh toán bộ chứng từ do mình xử lý:
+ Đối với L/C trả ngay:
Trừ khi L/C có quy định khác. Nếu quá 2 ngày làm việc kể từ ngày điện đòi tiền (trường hợp đòi tiền bằn điện), hoặc đối với bộ chứng từ đòi tiền bằng thư chuyển phát nhanh thì nếu quá 5 ngày làm việc từ ngày ngân hàng nước ngoài nhận được bộ chứng từ (ngày ngân hàng nước ngoài nhận được bộ chứng từ được xác định qua dịch vụ chuyển phát nhanh báo lại) hoặc quá 10 ngày kể từ ngày gửi chúng từ bằng thư bảo đảm, mà không nhận được thông báo trả tiền hoặc báo có, nhân viên thanh toán quốc tế phải điện nhắc ngân hàng nước ngoài trả tiền đối với bộ chứng từ hợp lệ, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về tình trạng chứng từ đối với bộ chứng từ không phù hợp.
+ Đối với L/C trả chậm:
Nhân viên thanh toán quốc tế phải theo dõi và yêu cầu ngân hàng nước ngoài thông báo việc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ của người mua và xác nhận ngày đáo hạn. Trong vòng 1 ngày làm việc sau ngày đáo hạn, nếu chưa nhận được thanh toán từ ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải làm điện nhắc.
Nhân viên thanh toán quốc tế phải báo cáo phụ trách phòng các khoản ngân hàng nước ngoài thanh toán chậm để đòi lãi phạt.
Lãi phạt = (số tiền đòi NH nước ngoài số ngày chậm trả lãi suất phạt)/360 ngày.
Trong đó số ngày chậm trả là số ngày kể từ ngày ngân hàng nước ngoài phải thanh toán (L/C trả ngay: 5 ngày làm việc sau ngày ngân hàng nước ngoài nhận được bộ chứng từ hoặc 2 ngày làm việc kể từ ngày điện đòi tiền hoặc theo thời hạn thanh toán cụ thể của L/C; L/C trả chậm ngày đáo hạn quy định trong L/C) đến ngày tài khoản của Techcombank được ghi có.
c. Quy trình nghiệp vụ chiết khấu chứng từ.
Tiếp nhận đơn yêu cầu chiết khấu của doanh nghiệp.
Đối tượng chiết khấu:
Tất cả các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có năng lực pháp luật dân sự, có tài khoản Techcombank và có bộ chứng từ hàng hóa xuất trình tại Techcombank để đòi tiền theo phương thức tín dụng chứng từ.
Doanh nghiệp sau khi giao bộ chứng từ có nhu cầu chiết khấu sẽ làm “Đơn xin chiết khấu bộ chứng từ” theo mẫu do Techcombank quy định. Đơn xin chiết khấu như một hợp đồng tín dụng nên cần lưu ý người ký đơn đó có đủ thẩm quyền trong doanh nghiệp và đủ tư cách pháp lý trước pháp luật hay không.
Xét duyệt đơn xin chiết khấu:
Ngân hàng sẽ căn cứ vào các tiêu chuẩn sau để tiến hành xét duyệt bộ chứng từ chiết khấu:
+ Tình trạng bộ chứng từ là hợp lệ hay bất hợp lệ để xác định tỷ lệ chiết khấu là bao nhiêu (100%, 95%, 90% hay 80%...). Nếu bộ chứng từ bất hợp lệ thì
phải xem xét bất hợp lệ đó nặng hay nhẹ để định ra mức chiết khấu. Ngân hàng không chiết khấu đối với trường hợp công ty yêu cầu chiết khấu 10 ngày sau khi ngân hàng gửi bộ chứng từ.
+ Quan hệ khách hàng với Techcombank: Quan hệ giữa người xuất khẩu (doanh nghiệp yêu cầu chiết khấu) và Techcombank, nếu là khách hàng quen thì sẽ có nhiều ưu đãi, đặc biệt là về lãi suất chiết khấu; quan hệ giữa người xuất khẩu và nhập khẩu, người nhập khẩu là đối tác quen thuộc của người xuất khẩu hay khách hàng mới.
+ Thời hạn thanh toán bộ chứng từ, tín dụng thư là L/C trả ngay hay L/C trả chậm. Nếu là L/C trả chậm thì mức chiết khấu sẽ ít hơn L/C trả ngay. Những L/C trả chậm có thời hạn thanh toán hơn 60 ngày thì ngân hàng sẽ không chấp nhận chiết khấu. Những L/C trả chậm có thời hạn thanh toán ít hơn 60 ngày mà có bất hợp lệ thì ngân hàng chỉ chiết khấu khi doanh nghiệp làm cam kết chấp nhận bất hợp lệ đó và có thông báo chấp nhận đáo hạn của ngân hàng phát hành.
+ Tổng dư nợ chiết khấu của doanh nghiệp (tổng số tiền ngân hàng đã chiết khấu cho doanh nghiệp nhưng chưa được thanh toán tại ngân hàng phát hành) không được quá 15% vốn tự có của ngân hàng.
Giải ngân.
Sau khi xét duyệt đơn xin chiết khấu của doanh nghiệp, nếu hợp lệ ngân hàng sẽ tiến hành giải ngân cho doanh nghiệp số tiền chiết khấu còn lại sau khi trừ các khoản chi phí như thương lượng, phí gửi chứng từ (DHL - tùy thuộc vào quốc gia gửi chứng từ đi sẽ có phí khác nhau), điện phí đòi tiền (nếu có), tiền lãi (đối với L/C trả chậm).
Theo dõi tiền về và báo có cho doanh nghiệp.
Khi ngân hàng nước ngoài thanh toán toàn bộ giá trị bộ chứng từ thì thanh toán viên có nhiệm vụ báo có cho doanh nghiệp số tiền chênh lệch so với số tiền đã chiết khấu, đối với L/C trả ngay thì bắt đầu thu lãi tính từ ngày duyệt đơn chiết khấu đến lúc tiền về.
Trong vòng 1 tháng tiền không về thì ngân hàng sẽ thông báo đòi số tiền đã chiết khấu từ khách hàng vì ngân hàng chiết khấu chứng từ lưu quyền truy đòi.