CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUÃNG BÁ THU HÚT KHÁCH NỘI ĐẠI TẠI CÔNG TY TNHH MTV LỮ HÀNH HƯƠNG GIANG
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH MTV Lữ hành Hương Giang
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Bước vào nền kinh tế thị trường thì hiện nay hoạt động đạt hiệu quả là tiêu chí hàng đầu của mọi doanh nghiệp, một trong những điều kiện để đánh giá đó là sự sắp xếp hợp lí và mang lại tính khoa học của cơ cấu tổ chức. Nó thể hiện ở tính gọn ghẹ, đơn giản mà vẫn có tầm bao quát lớn, tạo nên một phần không nhỏ là do có sự bố trí sắp xếp một cách khoa học của cơ cấu tổ chức của Công Ty Lữ Hành, nó được thể hiện một cách cụ thể thông qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ số 1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH MTV Lữ Hành Hương Giang
-Giám đốc công ty: là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt như pháp luật hiện hành về hoạt động của công ty. Giám đốc trực tiếp điều hành các quản lí công tác tài chính, nhân sự của công ty. Đông thời Giám đốc phụ trách công tác đối ngoại và ủy quyền cho phó Giám Đốc hay các quản lý khi cần thiết.
-Phó Giám đốc: chịu trách nhiệm trước Giám Đốc lĩnh vực mà mình phụ trách, trực tiếp điều hành, kế hoạch hoạt động. Thay mặt Giám Đốc công ty đàm phán với các đối tác. Bên cạnh đó có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự, tài chính, phù hợp chức năng, nhiệm vụ để các bộ phận hoạt động có hiệu quả hơn.
Qua đó, Công ty TNHH MTV Lữ Hành Hương Giang là đơn vị đạt được thành tựu đáng kể. Bộ máy tổ chức công ty vừa đơn giản vừa gọn ghẹ mà lại có sự liên kết chặt chẽ bởi các mối quan hệ chức năng, tạo nhiều tiện lợi cho việc quản lý và điều hành công ty.
G I Á M Đ Ố C
P H Ó G I Á M Đ Ố C
B P N H À H À N G
B P K Ế T O Á N
B P L Ữ H À N H
B P V É M Á Y B A Y
B P V Ậ N C H U Y Ể N
B P T C H C
Sơ đồ số 2: Sơ đồ tổ chức của bộ phận lữ hành Hương Giang.
Trưởng phòng Sales:
-Trực tiếp chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hoạt động và hiệu quả của phòng kinh doanh. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ website của Công ty.
Chịu trách nhiệm quảng bá, phát triển và khai thác các giá trị từ website của Công ty. Nghiên cứu, tham mưu và xây dưng các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh website. Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân viên thuộc phòng kinh doanh. Phối hợp với phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên phòng kinh doanh. Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng. Đàm phán, ký kết các hợp đồng.
Những nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc Công ty.
PH TRÁCH L HÀNH Ụ Ữ
TRƯỞNG PHÒNG SALES BP KINH DOANH
DL TRONG NƯỚC
DL NƯỚC NGOÀI
KD VÉ MÁY BAY
DV VISA PASSPORT
DV LIÊN K TẾ
BP MARKETING MARKETING
ONLINE MARKETING MAIL-
SMS MARKETING THƯƠNG HI UỆ
MARKETING FACEBOOK MARKETING TRUY N THÔNGỀ
MARKETING ADWORDS
BP ĐI U HÀNHỀ ĐI U HÀNH TOUR Ề
NƯỚC NGOÀI ĐI U HÀNH TOUR Ề
TRONG NƯỚC ĐI U HÀNH XEỀ
DV KHÁCH S NẠ
DV NHÀ HÀNG
-Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh. Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh. Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ.
-Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.
Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Bộ phận kinh doanh:
Phòng du lịch Outbound:
* Chức năng:
- Xây dựng và thực hiện các chương trình cho khách du lịch Việt nam và người nước ngoài đang cư trú và làm việc tại VIệt nam đi du lịch ở nước ngoài.
- Tổ chức các hoạt động hợp tác, liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ ở nước ngoài như các hãng lữ hành lớn ở Trung Quốc, Thái lan, Malaysia, Nhật Bản…
- Tư vấn và bán các chương trình du lịch Outbound và các sản phẩm đơn lẻ như đặt phòng khách sạn, vé máy bay, làm thủ tục visa, giấy thông hành cho những khách có nhu cầu đi du lịch.
* Nhiệm vụ:
- Bộ phận Marketing: Dựa trên mối quan hệ giữa công ty và các đối tác bên ngoài xây dựng các chương trình du lịch có tính chất khả thi, hấp dẫn cả về nội dung và giá cả, giới thiệu chương trình du lịch tới khách thông qua hình thức tiếp thị trực tiếp.
Phòng du lịch nội địa:
* Chức năng:
-Tổ chức hoạt động liên kết và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ đơn lẻ như lưu trú, vận chuyển ăn uống ở các vùng du lịch và tất cả các điểm du lịch trong cả nước.
- Xây dựng và marketing các chương trình du lịch tới khách du lịch.
- Tư vấn và bán các sản phẩm du lịch trọn goí hay các dịch vụ đơn lẻ tới tay khách hàng.
-Tố chức thực hiện các chương trình mà khách hàng đã đăng kí.
* Nhiệm vụ:
- Bộ phận marketing: dựa vào mối quan hệ giữa các công ty với các nhà cung cấp dịch vụ trong cả nước, xác định chương trình du lịch từ đó tư vấn và bán các chương trình du lịch có những cá nhân tập thể có nhu cầu.
- Bộ phận điều hành của công ty là bộ phận liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp, các đối tác là công ty lữ hành nhận khách ở các nước có hoạt động du lịch từ đó nắm bắt được những chương trình du lịch.
Phòng du lịch trong nước Inbound
* Chức năng:
-Tổ chức các hoạt động liên kết hợp tác với các lữ hành nước ngoài, với tư cách là công ty lữ hành nhận khách cung cấp các chuơng trình du lịch lữ hành trọn gói từ khách hàng của công ty lữ hành gửi khách. Liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ có tiếng trong nước để sẳn sàng phục vụ nhu cầu cho du khách.
-Xây dựng các chương du lịch Inbound nhằm nâng cao tính cạnh tranh với các công ty lữ hành khách trong nước.
-Dựa vào uy tín và mối quan hệ của tổng công ty tăng cường các hoạt động marketing quãng cáo thương hiệu và các chính sách khuyến mại tới các công ty gửi khách nhằm mở rộng mói quan hệ với đối tác, tăng cường khả năng cạnh tranh.
Bộ phận điều hành:
Đây là bộ phận chính và nhiều việc nhất. Có thể nói việc phục vụ khách hàng tốt hay kém chính là do bộ phận này quyết định do đó cơ cấu của bộ phận này chiếm 50% tổng lao động. Do vậy phòng điều hành thường được tổ chức làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ bao gồm:
-Khách sạn -Nhà hàng
-Vui chơi giải trí (điểm du lịch, các trung tâm giải trí, các công ty biểu diễn văn nghệ)
-Hướng dẫn
Chức năng:
+ Điều hành: phòng điều hành đóng vai trò tổ chức sản xuất của doanh nghiệp như là chiếc cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường cung cấp hàng hóa và dịch vụ du lịch.
.- Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc , điều hành các chương trình , cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch thông báo do phòng thị trường gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai công việc có liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với cơ quan hữu quan. Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm báo uy tín, chất lượng, giá cả hợp lí.
Bộ phận Sales- Mareting:
- Thường xuyên tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong và ngoài nước. Thực hiện tuyên truyền, quãng bá thu hút khách du lịch đến với công ty ngày càng nhiều. Xây dựng uy tín, thương hiệu của công ty.
- Liên kết, kí hợp đồng với các hãng, công ty du lịch trong và ngoài nước nhằm khai thác nguồn khách nước ngoài đến Việt nam hay khách du lịch quốc tế tại Việt Nam và khách Việt Nam ra nước ngoài.
- Liên kết với phòng điều hành xây dựng các chương trình du lịch về nội dung và định mức giá sao cho phù hợp.
- Đảm bảo mối liên lạc thường xuyên giữ công ty với khách.
Tình hình nhân lực của bộ phận Thực tập (9 người):
-Phụ trách lữ hành: 01 người
-Trưởng phòng Sales: 01 người -Nhân viên Sales: 05 người -Nhân viên Marketing: 01 người -Nhân viên Điều hành: 01 người
Việc sắp xếp mô hình như trên nhằm đảm bảo tối ưu của công tác tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp nói riêng, nhằm:
-Nhằm tạo sự duy trì một trật tự xác định giúp cho các cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ quản lý đạt hiệu quả cao.
-Xác định sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận với nhau, hướng tới những việc hoạt động chung của công ty.
- Giúp cho công ty thích nghi có khả năng phản ứng nhạy bén trước những biến động của môi trưòng kinh doanh.
- Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của công ty như lao động, vốn, phương tiện vật chất…