CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG
3.2.4. Nâng cấp, đổi mới công nghệ ngân hàng và hiện đại hóa cơ sở vật chất nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả thanh toán
Sự tồn tại và phát của mỗi ngân hàng phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cưng ứng dịch vụ của mình cho khách hàng. Trong tình hình hiện nay, các phương thức thanh toán truyền thống cũ đang được thay thế bằng câc hình thức mới như thanh toán điện tự, thông qua mạng điện tử từ các ngân hàng, đại lý được kết nối với nhau, hình thức này phù hợp với xu thế phát triển trên thế giới.
Thứ nhất, nâng cấp, đổi mới công nghệ ngân hàng.
Bên cạnh các chính sách khách hàng, Ngân hàng công thương luôn quan tâm đến tăng cường công nghệ nhằm xây dựng hệ thống Ngân hàng Công thương theo tiêu chuẩn quốc tế với trang thiết bị hiện đại có tính tự động hóa cao để phục vụ khách hàng nhanh chóng, tiện lợi và an toàn.
Chi nhánh Nam Thăng Long của Ngân hàng Công thương Việt Nam cần luôn quan tâm và đầu tư thích đáng cho công nghệ thông tin với phương châm công nghệ phải đi trước một bước, phù hợp với quy mô, tốc độ phát triển, định hướng kinh doanh của Ngân hàng trong từng thời kỳ để phát huy được tối đa hiệu quả. Hiện nay, phần mềm FPT.Smartbank – Phần mềm lõi ngân hàng (core banking), đang được sử dụng tại 19 ngân hàng trong và ngoài nước, là phần mềm quản lý hệ thống ngân hàng phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại với nhiều tính năng linh hoạt vượt trội, đáp ứng yêu cầu đặc thù của chi nhánh Nam Thăng Long thuộc ngân hàng Công thương Việt Nam trở thành một trong những ngân hàng đầu tiên trong hệ thống các ngân hàng Việt Nam thực hiện được việc quản lý xử lý dữ liệu tập trung và nối mạng online toàn hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý của ngân hàng, đảm bảo an toàn hoạt động và đặc biệt tạo ra nhiều tiện ích cho khách hàng như có thể giao dịch tại tất cả các điểm giao dịch của ngân hàng.
Mặc dù thời gian phát hành L/C tại Vietinbank Nam Thăng Long được đánh giá là khá nhanh, nhưng đôi khi do nhiều nguyên nhân khách quan mà công tác bị chậm chễ mạc dù không đáng kể. Giải pháp áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào công tác mở L/C sẽ làm cho công tác này trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn cho khách hàng trong việc theo dõi kiểm tra nội dung L/C mà không phải đến ngân hàng nhiều lần, tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
Mở L/C qua mạng sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ nhanh chóng, tạo sự thuận lợi nhất cho khách hàng. Bằng việc kiểm tra và sử lý hồ sơ khách hàng qua mạng một cách trực tiếp giúp giảm thiểu thời gian lãng phí. Nếu như trước đây, cán bộ thanh toán phải tiếp nhận hồ sơ bằng giấy tờ, sao lưu hồ sơ, rồi mới tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính... một quy trình khá dài và xác xuất xảy ra sai sót khá cao. Bên cạnh đó khi có những sự cố bất ngờ khách quan khác có thể
xảy đến như cháy, nổ,… thì việc giữ gìn hồ sơ cũng trở nên khá khó khăn và luôn chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn. Nếu tiến hành quản lý khách hàng trực tiếp qua mạng và lưu hồ sơ trực tiếp trên mạng với phần mềm kiểm soát hiện đại, cho phép phân loại, sắp xếp, đánh dấu và theo dõi tình hình giao dịch của khách hàng và ngân hàng, thì những rủi ro trên sẽ được hạn chế một cách đáng kể đồng thời cũng tiết kiệm được thời gian. Khách hàng có thể mở L/C ở bất cứ nơi đâu, ngay tại văn phòng của mình hay ngay tại bàn ký kết hợp đồng thương mại, dịch vụ này sẽ trở nên vô cùng tiện lợi đối với những khách hàng quen của ngân hàng.
Hiện nay Vietinbank Nam Thăng Long đã đưa vào hoạt động trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn quốc tế với công nghệ hiện đại nhằm quản lý hệ thống dữ liệu tốt nhất và chuyên nghiệp cho toàn hệ thống. Điều này cho thấy khả năng áp dụng công nghệ hiện đại vào việc mở L/C qua mạng là có thể thực hiện được
Ngân hàng sẽ tiến hành nhận hồ sơ và mở L/C thông qua mạng internet, thành lập một thư mục riêng để hướng dẫn cách thức tham gia mở L/C qua mạng cho khách hàng có nhu cầu.
Ngân hàng sẽ xây dựng một hệ thống biểu mẫu đơn xin mở L/C trên trang web của mình, khách hàng có thể lấy xuống và bổ xung thông tin vào hồ sơ. Đồng thời cũng xây dựng một hộp thư chuyên tiếp nhận đơn xin mở L/C.Để có thể nộp hồ sở qua mạng, trước tiên khách hàng phải có tài khoản tại Vietinbank Nam Thăng Long – Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam và đăng ký mở tài khoản giao dịch qua mạng với chi nhánh ngân hàng. Sau đó ngân hàng sẽ cung cấp cho khách hàng một tài khoản giao dịch với mã số do khách hàng tùy chọn. Tài khoản này cho phép khách hàng có thể kiểm tra tài khoản tiền gửi của mình trên mạng và tiến hành chuyển khoản sang tài khoản ký quỹ để tiến hành mở L/C.
Sau khi điền đây đủ thông tin vào đơn xin phát hành L/C, khách hàng sẽ gửi kèm hợp đồng ngoại thương của mình, giấy phép kinh doanh (đối với khách hàng mới), đơn đề nghị mua ngoại tệ, chứng thư bảo hiểm (nếu có), và các giấy tờ cần thiết vào hộp thư nhận đơn xin mở L/C nói trên của Vietinbank Nam Thăng Long.
Cán bộ thanh toán của Vietinbank Nam Thăng Long sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ của khách hàng, và sẽ thông báo một cách nhanh chóng qua email cho khách hàng về tính hợp lệ, bất hợp lệ, cần phải chỉnh sửa những vấn đề gì, khoảng thời gian phải nộp hồ sơ gốc ngay sau khi bộ hồ sơ gửi qua email được cho là hợp lệ và thông báo cho khách hàng phải nộp số tiền ký quỹ theo giá trị L/C được mở vào tài khoản ký quỹ mà ngân hàng đã tạo sẵn cho khách hàng (nếu hồ sơ hợp lệ). Theo đó khách hàng sẽ thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của mình sang tài khoản ký quỹ mà ngân hàng đã cung cấp với những phương pháp đơn giản trên máy tính thông qua mạng internet.
Ngay sau khi kiểm tra nhanh trên mạng, thấy tài khoản ký quỹ đã được khách hàng chuyển vào, cán bộ thanh toán sẽ lập tức tiến hành lập L/C. Ngay sau khi L/C được lập ngân hàng sẽ gửi email lại thông báo cho khách hàng, đồng thời gọi điện xác nhận khách hàng đã nhận được L/C chưa. Nếu khách hàng đồng ý với nội dung của L/C thì ngân hàng sẽ thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo sau đó.
Mở L/C qua mạng đem lại rất nhiều tiện ích cho cả ngân hàng và khách hàng, nhưng để thực hiện được nó đòi hỏi những điều kiện nội lực từ phía ngân hàng và sự am hiểu thương mại điện tử từ khách hàng.
-Phía ngân hàng:
+ Về mặt pháp lý: Ngân hàng cần xem xét, sửa đổi các văn bản hiện tại, bổ xung những văn bản mới, phổ biến rộng rãi trong ngân hàng những nghị định, quy định có liên quan đến vấn đề thương mại điện tử và bảo mật thông tin, chứng thực chữu ký điện tử.
+ Về nhân lực: Cần có sự đầu tư đào tạo cán bộ vững vàng chuyên môn về thương mại điện tử, hiểu sâu sắc kiến thức công nghệ ngân hàng điện tử, thành thạo các kỹ năng sử dụng máy tính, nhanh nhẹn trong kiểm tra hồ sơ qua mạng.
+ Về công nghệ: Xây dựng một hệ thống hộp thư tiếp nhận hồ sơ mở L/C trên trang web của chi nhánh, xây dựng một phần mềm để quản lý, đảm bảo lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng cũng như hồ sơ khách hàng một cách tiện dụng. Bên cạnh đó cần xây dựng một mạng lưới quản lý hệ thống thông tin dữ liệu an toàn, chọn lựa
những nhà cung cấp thương mại điện tử uy tín nhằm đảm bảo cho công tác bảo mật, bảo vệ chống sự xâm nhập của hacker, xác thực chữ ký điện tử, xuất trình chứng từ điện tử, kiểm tra chứng từ điện tử…
- Về phía khách hàng: khách hàng phải có sự am hiểu về thương mại điện tử, các thao tác cơ bản trên máy tính. Có hộp thư điện tử để trao đổi thông tin với ngân hàng.
Thứ hai, hiện đại hóa cơ sở vật chất.
Trong giai đoạn hiện nay, để việc hiện đại hoá công nghệ thanh toán của Ngânhàng là một trong những nhiệm vụ cấp bách. Một ngân hàng hiện đại không thể thiếucông nghệ thanh toán hiện đại, nhờ có công nghệ thanh toán hiện đại thì Ngân hàngmới nâng cao được chất lượng phục vụ, giao dịch tức thời, kiểm soát từ xa các nghiệp vụ thị trường liên ngân hàng, quản lý thông tin, phòng ngừa rủi ro...
đảm bảo an toànvà hiệu quả; Mở thêm các dịch vụ, đa dạng hoá các loại hình nghiệp vụ, tiết kiệm chiphí, đẩy nhanh tốc độ thanh toán và chuyển tiền, tập trung hiệu quả vốn kinh doanh, cónhư vậy mới có thể hội nhập với các cộng đồng ngân hàng quốc tế.Vietinbank Nam Thăng Long đã có nhiều cố gắng trong việc trang bị máy tính nối mạng nội bộ với các CN trong hệ thống Vietinbank đồng thời với việc phát hành triển khai phần mềm về kế toán giao dịch, thanh toán liên ngân hàng và TTQT. Tuy nhiên,cho đến nay công nghệ thanh toán vẫn chưa hoàn thiện, phần mềm chương trình chưa đồng bộ, mức độ tự động hóa chưa cao. Vietinbank cần có các chính sách từng bước hiện đại hoá Ngân hàng:
Trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phải được hiện đại hoá dần cùng với hệ thống vi tính đồng bộ và hoàn chỉnh, để phục vụ cho nhu cầu truyền và nhận thông tin liên lạc với các bên tham gia thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác. Đòi hỏi mô hình thanh toán và quản lý ngân hàng trong hệ thống phải được đổi mới phù hợp với nhu cầu tự động hoá.
CN cần kết hợp với Vietinbank đổi mới hơn nữa trong lĩnh vực công nghệ, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị hiện đại để phục vụ cho nhu cầu truyền tin, trao đổi thông tin liên lạc với các bên tham gia thanh toán được nhanh chóng tiết kiệm thời gian, sao cho các trang thiết bị đó có thể cùng hòa nhập và theo
kịp cộng đồng ngân hàng thế giới, đảm bảo TTQT được thực hiện nhanh chóng hơn. Trong điều kiện CN còn gặp nhiều khó khăn về vấn đề tài chính, để trang bị cho CN các trang thiết bị phục vụ hoạt động TTTM cần phải có vốn đầu tư lớn. CN có thể sử dụng một phần lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh hàng năm, kết hợp với sự giúp đỡ về tài chính cũng như kỹ thuật của Vietinbank để thực hiện quá trình nâng cấp các trang thiết bị máy móc hiện đại tại CN.