3.3.3.1. Nội dung yêu cầu theo mục 6.1.3 của tiêu chuẩn ISO 45001 “Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì quá trình để:
- Xác định và tiếp cận với các yêu cầu pháp lý cập nhật và các yêu cầu khác mà tổ chức tuân thủ được áp dụng đối với các mối nguy và rủi ro OH&S;
- Xác định cách thức áp dụng các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác đối với tổ chức và những gì cần phải được truyền đạt (xem 7.4);
- Xem xét đến những yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác khi thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý OH&S.
Tổ chức phải duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản về các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác và phải đảm bảo rằng chúng được cập nhật để cho thấy bất kỳ thay đổi nào.
CHÚ THÍCH: Yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác có thể dẫn đến rủi ro và cơ hội đối với tổ chức.”
3.3.3.2. Thực trạng công ty
Công ty chưa bổ sung các yêu cầu pháp lý đối với OH&S trong HTQL văn bản pháp luật của công ty.
3.3.3.3. Hướng dẫn thực hiện Bước 1: Xác định các yêu cầu cần tuân thủ
Một yêu cầu được xem là bắt buộc phải tuân thủ nếu là:
- Luật, nghị định, thông tư, quyết định và bất cứ thông tin dạng văn bản nào có hiệu lực của một bộ luật.
- Từ cơ quan chính quyền.
- Từ tổ chức chứng nhận.
- Công ty tự nguyện cam kết tuân thủ.
- Yêu cầu của khách hàng, cộng đồng dân cư xung quanh.
- Các hướng dẫn không phải là yêu cầu pháp luật.
- Các quy trình và hướng dẫn do công ty biên soạn.
Các văn bản pháp luật cần phải xác định tên cơ quan ban hành, ngày ban hành, ngày có hiệu lực và các khía cạnh, nội dung, điều khoản liên quan. Các văn bản này phải được cập nhật định kỳ 1 tháng/lần.
Bước 2: Đánh giá các yêu cầu pháp lý
Các yêu cầu pháp lý được ĐDLĐ xem xét tính phù hợp và cấp thiết. Nếu chưa phù hợp do chưa thật sự cần thiết hay có thiết sót thì ban ISO có trách nhiệm cập nhật lại và tiếp tục yêu cầu phê duyệt.
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 67
Bước 3: Cập nhật các yêu cầu pháp lý
Khi các yêu cầu pháp lý về OH&S được xác định thì ban ISO tiến hành ngay việc bổ sung vào danh mục YCPL&YCK của công ty.
Bước 4: Phổ biến các yêu cầu pháp lý
Phòng QLCL chịu trách nhiệm phổ biến, thông báo sự cập nhật các YCPL&YCK đến từng bộ phận có liên quan và chịu tác động.
Bước 5: Lưu thông tin dạng văn bản
Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 4 – Quy trình xác định các yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác – Bảng yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác.
3.3.4. Mục tiêu OH&S và hoạch định để đạt đƣợc các mục tiêu 3.3.4.1. Nội dung yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001
Mục 6.2.1. Mục tiêu OH&S
“Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu OH&S tại các chức năng và các cấp liên quan để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý OH&S và đạt được cải tiến thường xuyên trong kết quả hoạt động OH&S (xem Khoản 10).
Mục tiêu OH&S phải:
- Phù hợp với chính sách OH&S (ghi chú: chuyển đến mục e);
- Tính đến các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác;
- Tính đến kết quả đánh giá rủi ro OH&S và cơ hội OH&S cũng như các rủi ro và cơ hội khác;
- Tính đến kết quả của việc tham vấn với người lao động và đại diện của người lao động nếu có;
- Có thể đo lường được (nếu áp dụng) hoặc có thể đánh giá được;
- Được theo dõi;
- Được truyền đạt rõ ràng (xem 7.4);
- Được cập nhật khi thích hợp.
GHI CHÚ: Được chuyển sang đoạn cuối của khoản 6.2.2, xem dòng 788.”
Mục 6.2.2. Hoạch định để đạt được mục tiêu OH&S
“Khi hoạch định cách thức đạt được mục tiêu OH&S, tổ chức phải xác định:
- Những gì sẽ thực hiện;
- Những nguồn lực cần thiết;
- Ai chịu trách nhiệm;
- Khi nào hoàn thành;
- Cách thức được đánh giá thông qua các chỉ số (nếu có) và theo dõi, bao gồm tần suất;
- Cách thức đánh giá kết quả;
- Cách thức hành động để đạt được mục tiêu OH&S sẽ được tích hợp vào các quá trình kinh doanh của tổ chức.
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 68
Tổ chức phải duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản về các mục tiêu OH&S và kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó.”
3.3.4.2. Thực trạng của công ty
Công ty đã có kế hoạch thực hiện mục tiêu đối với chất lượng và môi trường nhưng chưa chú trọng đến OH&S.
3.3.4.3. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Xác định những vấn đề quan trọng cần thiết lập mục tiêu Xác định dựa vào các tiêu chí sau:
- Tuân theo đúng chính sách của công ty.
- Tuân theo yêu cầu pháp lý hay các yêu cầu khác.
- Các kiến nghị từ đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài.
- Tính khả thi của các mục tiêu.
- Tầm quan trọng và mức độ của rủi ro về OH&S.
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận Cần tuân thủ theo nguyên tắc SMART:
- S-Significant: Đáng kể.
- M-Measurable: Đo đếm được.
- A-Achievable: Tính khả thi.
- R-Responsible: Trách nhiệm.
- T-Time scale: Thời gian cụ thể.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi tiết
Ban ISO xây dựng một kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đề ra, sau đó trình ĐDLĐ xem xét và đánh giá từng mục tiêu và chương trình hành động, nếu:
- Mục tiêu cùng chương trình hành động được duyệt thì tiếp tục triển khai thực hiện theo kế hoạch của chương trình.
- Mục tiêu cùng chương trình hành động chưa được phê duyệt thì phải chỉnh sửa lại cho tương ứng và tiếp tục trình duyệt.
Bước 4: Triển khai kế hoạch hành động
Thực hiện triển khai kế hoạch hành động như đã nêu trong kế hoạch. Cần lưu ý:
- Mọi thông tin, dữ liệu phản hồi từ các bộ phận phải được ghi nhận.
- Ghi nhận kết quả của kế hoạch đã thực hiện.
- So sánh kết quả thực hiện và mục tiêu đã đề ra, nếu cần thì chỉnh sửa và triển khai lại kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bước 5: Lưu thông tin dạng văn bản
Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 5 – Quy trình xác định mục tiêu OH&S và kế hoạch hành động để đạt mục tiêu.