3.6.1. Theo dõi/giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá
3.6.1.1. Nội dung yêu cầu theo mục 9.1 của tiêu chuẩn ISO 45001
Mục 9.1.1. Khái quát
“Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì quá trình theo dõi, đo lường và đánh giá.
Tổ chức phải xác định:
- Những gì cần được theo dõi và đánh giá, bao gồm:
+ Các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác;
+ Các hoạt động và vận hành liên quan đến mối nguy và rủi ro OH&S được xác định, rủi ro và cơ hội OH&S;
+ Các kiểm soát vận hành;
+ Các mục tiêu OH&S của tổ chức.
- Các tiêu chí tổ chức dựa vào để đánh giá kết quả hoạt động OH&S;
- Các phương pháp theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá, có thể áp dụng, để đảm bảo các kết quả hợp lệ;
- Khi nào việc theo dõi và đo lường được thực hiện;
- Khi nào kết quả theo dõi và đo lường được phân tích và đánh giá và trao đổi thông tin.
Tổ chức phải bảo đảm rằng các thiết bị theo dõi và đo lường được hiệu chuẩn hoặc kiểm định và được sử dụng và duy trì thích hợp.
CHÚ THÍCH: Có thể có các yêu cầu pháp lý hoặc yêu cầu khác (ví dụ như các tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế) liên quan đến hiệu chuẩn hoặc kiểm định thiết bị theo dõi và đo lường. [dự thảo ghi chú: được chuyển đến đoạn cuối của khoản này].
Tổ chức phải đánh giá kết quả hoạt động OH&S và xác định hiệu quả của hệ thống quản lý OH&S.
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp như là bằng chứng của kết quả theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá.”
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 78
3.6.1.2. Hướng dẫn thực hiện
Định kỳ, công ty tiến hành đo các thông số môi trường làm việc và kiểm định các thiết bị yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn.
- Nhận diện các thông số cần đo và các thiết bị cần giám sát, kiểm định:
Các thông số cần giám sát và đo trong môi trường làm việc: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tiếng ồn, nồng độ bụi. Các máy móc yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn trong công ty phải được kiểm định định kỳ theo quy định của pháp luật.
- Công việc đo và giám sát được thực hiện như sau:
Nhà máy lắp ở mỗi phân xưởng và mỗi phòng ban một nhiệt kế nhằm giám sát nhiệt độ phân xưởng, từ đó có kế hoạch cải tạo và điều chỉnh điều kiện làm việc của CBCNV. Ngoài ra, công ty đã hợp đồng với công ty bên ngoài đo các thông số: tiếng ồn, ánh sáng, độ ẩm, nồng độ bụi,… trong môi trường xung quanh và môi trường làm việc của CBCNV. Phòng kỹ thuật lấy đó làm dữ liệu thực hiện báo cáo giám sát môi trường định kỳ.
Nhân viên ATLĐ thực hiện kiểm định định kỳ đối với các máy móc thiết bị yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn. Từ đó có kế hoạch sửa chữa và bảo dưỡng những máy móc thiết bị không đạt yêu cầu khi kiểm định.
Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 11 – Quy trình giám sát và đo lường.
3.6.2. Đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác 3.6.2.1. Nội dung yêu cầu theo mục 9.1.2 của tiêu chuẩn ISO 45001 “Tổ chức phải hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì một quá trình đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (xem 6.1.3).
Tổ chức phải:
- Xác định tần suất và các phương pháp đánh giá sự tuân thủ;
- Đánh giá sự tuân thủ;
- Có hành động khi cần thiết phù hợp với 10.1;
- Duy trì kiến thức và hiểu biết về tình trạng tuân thủ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác;
- Lưu giữ thông tin dạng văn bản về các kết quả đánh giá sự tuân thủ.”
3.6.2.2. Thực trạng công ty
Công ty chưa tiến hành đánh giá kết quả hoạt động của HTQL OH&S.
3.6.2.3. Hướng dẫn thực hiện Bước 1: Xác định tần xuất đánh giá
Ban ISO định kỳ tổ chức đánh giá mức độ phù hợp của YCPL&YCK dựa trên tình hình thực tiễn và yêu cầu phải tuân thủ. Ghi nhận lại những hoạt động chưa đáp ứng yêu cầu, phân tích nguyên nhân, đề ra các biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
Tần suất đánh giá định kỳ có thể khác nhau tùy vào YCPL, thường định kỳ 01 năm/lần.
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 79
Phạm vi đánh giá có thể bao gồm nhiều yêu cầu hoặc một yêu cầu và có thể được thực hiện bằng các phương pháp sau: xem xét tài liệu, kiểm tra trực tiếp,…
Bước 2: Tiến hành kiểm tra đánh giá mức độ tuân thủ
Ban ISO phối hợp với các phòng ban tiến hành đánh giá sự tuân thủ dựa trên các yêu cầu đặt ra và các kết quả thu thập trực tiếp bao gồm số liệu hay thông tin hoặc cả hai.
Khi phát hiện có vấn đề nào đó không đáp ứng yêu cầu phải tiến hành phân tích nguyên nhân. Sau mỗi lần đánh giá, ban ISO phải báo cáo với ĐDLĐ, đề ra kế hoạch để nâng cao mức độ tuân thủ của công ty với YCPL và yêu cầu khác.
Bước 3: Lưu thông tin dạng văn bản
Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 12 – Quy trình đánh giá sự tuân thủ.
3.6.3. Đánh giá nội bộ
3.6.3.1. Nội dung yêu cầu theo mục 9.2 của tiêu chuẩn ISO 45001
Mục 9.2.1 Mục tiêu đánh giá nội bộ
“Tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ theo kế hoạch để cung cấp thông tin về hệ thống quản lý OH&S:
- Có phù hợp với:
+ Các yêu cầu riêng của tổ chức về hệ thống quản lý OH&S, bao gồm chính sách và mục tiêu OH&S;
+ Các yêu cầu của Tiêu chuẩn này.
- Có được thực hiện và duy trì hiệu quả.
Mục 9.2.2. Quá trình đánh giá nội bộ “Tổ chức phải:
- Hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì các chương trình đánh giá bao gồm các yêu cầu về tần suất, phương pháp, trách nhiệm, tham vấn, hoạch định và báo cáo, có tính đến tầm quan trọng của các quá trình có liên quan, và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó, cũng như:
+ Các thay đổi lớn tác động đến tổ chức;
+ Đánh giá kết quả hoạt động và kết quả cải tiến (xem Khoản 9 và 10);
+ Các rủi ro OH&S, rủi ro và cơ hội OH&S lớn;
- Xác định tiêu chí đánh giá và phạm vi cho mỗi cuộc đánh giá;
- Lựa chọn đánh giá viên đủ năng lực và tiến hành đánh giá để đảm bảo tính khách quan và công bằng của quá trình đánh giá;
- Đảm bảo rằng các kết quả đánh giá được báo cáo cho cấp quản lý có liên quan;
- Đảm bảo rằng các kết quả đánh giá có liên quan được báo cáo đến người lao động liên quan, và đại diện của người lao động, nếu có, và các bên hữu quan có liên quan;
- Có các hành động thích hợp để giải quyết những sự không phù hợp (xem10.2) và thường xuyên cải tiến kết quả hoạt động OH&S của tổ chức (xem 10.2);
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 80
- Lưu giữ thông tin dạng văn bản như là bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và các kết quả đánh giá.
CHÚ THÍCH: Để biết thêm thông tin về đánh giá, tham khảo tiêu chuẩn ISO 19011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý.”
3.6.3.2. Thực trạng công ty
Công ty có tiến hành kiểm tra đánh giá nội bộ mỗi bộ phận tối thiểu 02 lần/năm với các tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 và ISO/IEC 17025:2005.
3.6.3.3. Hướng dẫn thực hiện
Công ty tổ chức đánh giá nội bộ HTQL OH&S của mình ở tất cả các bộ phận áp dụng hệ thống ISO 45001. Tất cả quy trình phải được khảo sát, đánh giá nội bộ 02 lần/năm. Ngoài ra, trong trường hợp đột xuất (như nghi ngờ có sự không phù hợp ảnh hưởng đến hoạt động của HTQL OH&S) sẽ tổ chức đánh giá đột xuất.
Công ty phải đảm bảo thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ của HTQL OH&S được tiến hành theo thời biểu được hoạch định để:
- Xác định xem HTQL OH&S:
Có phù hợp với cách bố trí sắp xếp được hoạch định đối với việc quản lý OH&S, bao gồm các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
Có được áp dụng thích hợp và được duy trì.
Có hiệu lực trong việc đáp ứng các mục tiêu và chính sách của công ty.
- Cung cấp thông tin về kết quả đánh giá cho ĐDLĐ .
Công ty phải hoạch định, xây dựng, thực hiện và duy trì các chương trình đánh giá dựa trên kết quả đánh giá rủi ro trong các hoạt động của công ty, và kết quả của các lần đánh giá trước.
Các quy trình đánh giá phải được xây dựng, thực hiện và duy trì qua việc đề cập tới:
- Trách nhiệm, năng lực, và các yêu cầu cho hoạch định và tiến hành đánh giá, báo cáo kết quả và lưu giữ hồ sơ kèm theo.
- Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá.
Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 13 – Quy trình đánh giá nội bộ.
3.6.4. Xem xét của lãnh đạo
3.6.4.1. Nội dung yêu cầu theo mục 9.4 của tiêu chuẩn ISO 45001
“Lãnh đạo cao nhất phải xem xét hệ thống quản lý OH&S của tổ chức theo kế hoạch, để đảm bảo sự phù hợp, đầy đủ, và hiệu quả liên tục của hệ thống.
Xem xét của lãnh đạo phải tính đến:
- Tình hình thực hiện các hành động từ các cuộc xem xét trước đó của lãnh đạo;
- Những thay đổi trong các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến hệ thống quản lý OH&S bao gồm:
+ Các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác;
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 81
+ Các rủi ro OH&S, rủi ro và cơ hội OH&S của tổ chức;
- Mức độ đáp ứng chính sách và mục tiêu OH&S;
- Thông tin về kết quả hoạt động OH&S, bao gồm các xu hướng trong:
+ Sự cố, sự không phù hợp, các hành động khắc phục và cải tiến thường xuyên;
+ Sự tham gia của người lao động và kết quả của quá trình tham vấn;
+ Các kết quả theo dõi và đo lường;
+ Các kết quả đánh giá;
+ Kết quả đánh giá sự tuân thủ;
+ Các rủi ro OH&S, rủi ro và cơ hội OH&S.
- Trao đổi thông tin liên quan với các bên hữu quan.
- Các cơ hội cải tiến thường xuyên.
- Sự thỏa đáng của nguồn lực để duy trì một hệ thống quản lý OH&S hiệu quả.
Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm các quyết định liên quan đến:
+ Kết luận về sự phù hợp liên tục, tính thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý OH&S;
+ Các cơ hội cải tiến liên tục;
+ Bất cứ nhu cầu về thay đổi hệ thống quản lý OH&S, bao gồm cả nhu cầu về nguồn lực;
+ Các hành động cần thiết khi không đạt được mục tiêu.
Tổ chức phải thông báo kết quả đầu ra có liên quan của xem xét của lãnh đạo đến người lao động có liên quan và đại diện của người lao động, nếu có (xem 7.4.).
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản như là bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo.”
3.6.4.2. Hướng dẫn thực hiện
Xem xét của ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng, thực hiện, cải tiến HTQL OH&S và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Việc xem xét của lãnh đạo được tiến hành ít nhất 6 tháng/lần do Tổng Giám đốc (ĐDLĐ) công ty chủ trì, hoặc khi phát hiện và nghi ngờ có sự không phù hợp trong phạm vi quản lý HTQL OH&S, sẽ tiến hành xem xét đột xuất.
Lãnh đạo cao nhất có thể xem xét các vấn đề sau:
- Kết quả của đánh giá nội bộ và đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và các yêu cầu khác được công ty tán thành.
- Kết quả của sự tham gia và tham khảo ý kiến.
- Trao đổi thông tin liên quan từ các bên liên quan bên ngoài, bao gồm cả lời phàn nàn.
- Kết quả thực hiện OH&S của công ty.
- Mức độ đáp ứng các mục tiêu.
- Tình trạng điều tra sự cố, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.
- Những hành động tiếp theo của lần Xem xét lãnh đạo trước đó.
- Sự thay đổi của hoàn cảnh bao gồm cả sự phát triển trong luật pháp và các yêu cầu khác liên quan đến OH&S.
SVTH: Dương Phương Duy
GVHD: Lê Bảo Việt 82
- Các khuyến nghị cải tiến.
Dựa trên kết quả đánh giá thực trạng HTQL OH&S, Ban Giám đốc công ty đưa ra những quyết định và hành động cần thiết liên quan đến các thay đổi có thể xảy ra về chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu cũng như các yếu tố khác của HTQL OH&S và nhất quán với cam kết cải tiến liên tục.
Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 14 – Quy trình xem xét của lãnh đạo.