CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.3. Các chứng từ thường sử dụng trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
2.4.2. Các yếu tố bên trong
Chính sách của công ty: Các cơ chế chính sách của công ty có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển. Với tình hình cạnh tranh trong ngành giao nhận vận tải biển ngày càng khốc liệt như hiện nay, nếu công ty có những chính sách ưu đãi, chăm sóc khách hàng tốt sẽ tạo được sự thuận lợi trong đàm phán và gây dựng niềm tin cho chính công ty. Ngoài ra, các chế độ lương thưởng, động viên cũng sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên, tạo được sự thoải mái trong công việc và góp phần giúp các thương vụ và hợp đồng nhanh chóng hoàn thành.
Tổ chức quá trình kinh doanh: Tổ chức kinh doanh là sự phối hợp, kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động cho phù hợp với
yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất và công nghệ sản xuất đã xác định nhằm sản xuất ra sản phẩm có chất lượng đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thì tổ chức quá trình kinh doanh là việc tổ chức cơ cấu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cho phù hợp với nhu cầu của từng vùng miền và sự phối hợp kinh doanh giữa các chi nhánh với nhau và với công ty mẹ. Đồng thời tổ chức bộ máy nhân sự một cách hợp lý để công ty có thể hoạt động tốt nhất.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ rất cần nguồn nhân lực giỏi, có kỹ năng, kinh nghiệm, giỏi chuyên môn và nghiệp vụ, ban lãnh đạo có năng lực quản lý tổ chức quy trình nghiệp vụ giao nhận để quy trình nghiệp vụ giao hàng hóa hóa xuất khẩu diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất, đưa hàng đến nơi khách hàng yêu cầu an toàn.
Nguồn nhân lực: Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào nhân lực cũng đều là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường. Nhân lực mạnh hay yếu thể hiện ở số lượng và chất lượng nhân sự, vấn đề sắp xếp, bố trí, đào tạo - phát triển, các chính sách động viên. Để quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn sâu về vận tải container trong dây chuyền logistics, đồng thời kỹ năng tin học và ngoại ngữ rất cần thiết đối với nhân sự ngành này. Các kiến thức và kỹ năng đó sẽ giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyên nghiệp các nhiệm vụ được giao, tránh những sai sót không đáng có, làm giảm các thao tác công việc, góp phần giảm thời gian vận chuyển, tăng khả năng xử lý tình huống bất thường xảy ra. Ngoài ra, vì điều kiện môi trường Việt Nam khá khắc nghiệt cùng với áp lực công việc cao là đặc thù của ngành xuất nhập khẩu, do đó đòi hỏi nhân viên phải có sức khoẻ và tâm lý tốt để sẵn sàng với mọi công việc được giao.
Cơ sở vật chất: là một trong những yếu tố quyết định tới quy mô và chất lượng của hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu. Các yếu tố bao gồm: đường giao thông, hệ thống giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, điện nước…Cũng như sự phát triển của hệ thống giáo dục đều là những nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp. Để tham gia hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hóa như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về
khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng Hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Nguồn tài chính: Một doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định sẽ trở thành sự lựa chọn của nhiều khách hàng hơn, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, có thể chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động khi cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu. Nguồn tài chính mạnh là động lực nhằm tạo niềm tin cho người lao động và cũng nhằm để củng cố thêm các hoạt động trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của các công ty giao nhận. Nếu doanh nghiệp có đủ nguồn vốn đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện vận chuyển hàng hóa hiện đại sẽ giúp cho công việc giao nhận được thực hiện dễ dàng và tiết kiệm được chi phí thuê ngoài. Tại một số công ty giao nhận phải trả tiền cước vận tải trước (PREPAID) rồi mới có thể thu tiền của khách hàng sau, đòi hỏi công ty phải có số vốn đủ lớn để có thể tăng hoạt động giao nhận. Ngược lại, nếu nguồn tài chính không đủ mạnh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, cũng như gây trở ngại trong quá trình giao nhận hàng hóa. Do đó, không đảm bảo được các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường mà còn không có khả năng đầu tư cho các nhân tố khác như: đội xe, các hệ thống kho bãi, hay cơ sở hạ tầng. Đồng thời, nguồn tài chính còn tác động đến sự chủ động của doanh nghiệp trong kinh doanh, uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.