CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT KHẨU KHẨU TG VIỆT NAM (TGIMEX
3.3. Thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại
3.3.2. Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Tgimex Vietnam JSC sẽ phối hợp cùng với các bộ phận phụ trách và chủ hàng để thực hiện các công việc:
- Nhận hàng và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định. Nhân viên hiện trường (Operations – Ops) sẽ chịu trách nhiệm điều động xe với kích thước phù hợp đến kho của người bán (nếu bán theo EXW) hoặc địa điểm nào đó do người bán chỉ định để lấy hàng, nhận hàng và vận chuyển ra cảng xuất khẩu hoặc kho hàng lẻ.
- Nhân viên Ops của Tgimex Vietnam JSC sẽ lên tờ khai, khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu, khai báo dưới tên của chủ hàng. Hàng hóa có thể bị phân vào một trong 3 luồng:
+ Luồng xanh: hàng hóa sẽ được thông quan luôn. Khi Tgimex Vietnam JSC chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa. Các hàng hóa xuất khẩu được đi đều đặn có thể kể đến như hàng vải may mặc, nông sản, linh kiện máy…
+ Luồng vàng: hàng hóa sẽ bị kiểm tra chứng từ, nếu không phát hiện sai phạm gì thì sẽ được thông quan. Khi kiểm tra chi tiết bộ chứng từ, nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì Tgimex Vietnam JSC thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được thông quan thì nhân
viên hiện trường tiến hành đi lấy hàng như bình thường. Nếu bị phát hiện vi phạm, hồ sơ luồng vàng sẽ bị phân luồng đỏ và sẽ bị kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa. Đối với hàng xuất khẩu thông thường được miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa, ngoại trừ những hàng được làm từ nguyên liệu nhập khẩu và hàng hóa xuất khẩu có điều kiện theo chính sách quản lý xuất khẩu hàng hóa.
+ Luồng đỏ: hàng hóa sẽ bị kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa (có thể kiểm soi hoặc kiểm thủ công). Lúc này nhân viên phụ trách của công ty sẽ phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế lô hàng. Có 3 mức độ kiểm tra chi tiết thực tế lô hàng hóa: kiểm tra không quá 5% lô hàng hóa nhằm mục đích đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng; kiểm tra không quá 10% lô hàng hóa trong trường hợp những hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế tuy nhiên hải quan phát hiện có dấu hiệu vi phạm nên sẽ tiến hành kiểm tra; kiểm tra toàn bộ lô hàng hóa áp dụng đối với trường hợp chủ hàng đã có nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan. Các lô hàng bị phân vào luồng đỏ của Tgimex Vietnam JSC hầu hết bị kiểm tra thực tế 5%, 10%
lô hàng, sau đó Hải quan không phát hiện vi phạm và kết thúc kiểm tra.
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.
Trước khi tiến hành hoạt động giao hàng hóa tại điểm quy định, phương thức gửi hàng FCL sẽ được giao tại các khu vực cảng biển CY, còn phương thức gửi hàng LCL sẽ được giao tại CFS, thì hàng hóa cần phải được tiến hành khai báo hải quan.
Trong giai đoạn năm 2020 - 2022, số lượng hàng hóa giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Tgimex Vietnam JSC được phân luồng như sau:
Bảng 3. 11: Phân luồng tờ khai hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Tgimex Vietnam JSC giai đoạn 2020 - 2022
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Số lô hàng xuất khẩu bằng đường biển 598 712 789
Số lượng lô hàng luồng xanh 479 610 713
Số lượng lô hàng luồng vàng 106 93 69
Số lượng lô hàng luồng đỏ 13 9 7
(Nguồn: tác giả thống kê số liệu từ Bộ phận Chứng từ) Trong giai đoạn năm 2020 - 2022, số lô hàng trong công ty chủ yếu ở luồng xanh và số lô hàng ở luồng xanh có xu hướng tăng đều qua các năm, các lô hàng luồng vàng, luồng đỏ có xu hướng giảm dần. Cụ thể:
Năm 2020, công ty đã làm thủ tục 598 lô hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, trong đó, 479 lô hàng (tương ứng 80,1%) được phân luồng xanh, 106 lô hàng (tương ứng 17,7%) luồng vàng, 13 lô hàng (tương ứng 2,2%) luồng đỏ.
Năm 2021, công ty đã làm thủ tục 712 lô hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, trong đó, 620 lô hàng (tương ứng 85,7%) được phân luồng xanh, 93 lô hàng (tương ứng 13,1%) luồng vàng, 9 lô hàng (tương ứng 1,2%) luồng đỏ.
Năm 2022, công ty đã làm thủ tục 789 lô hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, trong đó, 715 lô hàng (tương ứng 90,4%) được phân luồng xanh, 69 lô hàng (tương ứng 8,7%) luồng vàng, 7 lô hàng (tương ứng 0,9%) luồng đỏ.
Việc các lô hàng vào luồng xanh chiếm đa số và có xu hướng tăng đều qua các năm góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn. Tỷ lệ tờ khai luồng xanh tăng, trước tiên là do ý thức của công ty trong việc chấp hành tốt pháp luật cùng với đội ngũ nhân viên có kỹ năng chuyên môn vững vàng để xử lý công việc. Cùng với đó, những chính sách của Nhà nước đối với công ty và các mặt hàng cũng được tạo điều kiện thông thoáng hơn. Công ty cũng đã được cơ quan hải quan hỗ trợ tối đa, qua đó hạn chế sai sót trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Mặc dù công ty vẫn có các lô hàng luồng vàng, luồng đỏ do những hàng hóa có sự nghi ngờ của cơ quan hải quan. Đầu tiên, phải kể đến là do sai sót về bộ chứng từ khi thông tin trên bộ chứng từ không thống nhất, hoặc áp sai mã HS, hoặc do thiếu bộ chứng từ cần thiết; Ngoài ra, có trường hợp trong quá trình khai báo, người đại diện công ty đã khai báo sai thông tin trên tờ khai so với chứng từ, hồ sơ gốc; thông tin về tên hàng không rõ ràng, không phù hợp với mã số hàng hoá đã đươc quy định;
Có vài trường hợp nhân viên công ty thực hiện bổ sung tờ khai, sửa thông tin tờ khai hoặc huỷ tờ khai, không tiến hành làm theo những quy định về thủ tục đối với các tờ khai đã khai báo. Tuy nhiên nó đã có xu hướng giảm do công ty đã tiến hành hoạt
động đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để cập nhật kiến thức và nâng cao kỹ năng chuyên môn đáp ứng nhu cầu công việc.
- Sau khi tiến hành hoàn tất các thủ tục, nhân viên hiện trường của công ty sẽ giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế.
Hình 3. 2: Cơ cấu giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Tgimex Vietnam JSC năm 2022
(Nguồn: Phòng Kinh Doanh) Lượng hàng gửi bằng phương thức FCL cao gấp 3,4 lần so với phương thức LCL, và gấp 5,7 lượng hàng rời. Lý do một phần cũng là do Tgimex Vietnam JSC có những khách hàng lớn, mạnh trong lĩnh vực mà họ kinh doanh, có nhu cầu xuất hàng với số lượng lớn, hàng FCL và hàng xuất đi thường xuyên hơn.
Đối với hàng xuất FCL hay cả LCL, Tgimex Vietnam JSC đều cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan và toàn diện từ khâu gom hàng, đóng hàng cho đến thủ tục hải quan, giám sát lộ trình giao hàng tại cảng đến. Việc có đơn vị vận tải nội địa giúp cho công việc trong giai đoạn đầu để đóng hàng được tiến hành nhanh chóng và chủ động hơn, không phụ thuộc và mất nhiều thời gian để thuê phương tiện vận tải khác.
3.3.2.1. Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL)
Sau khi có Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) của hãng tàu, chủ hàng tự mình hoặc ủy thác cho Tgimex Vietnam JSC liên hệ hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp
container rỗng. Kẹp chì (Seal) có thể được cấp ngay khi lấy lệnh cấp container rỗng hoặc sau khi đã lấy container rỗng ở bãi.
Nhân viên hiện trường của Tgimex Vietnam JSC sẽ cử xe đến bãi container rỗng lấy container mang về địa điểm kho người bán hoặc một địa điểm nào khác do người bán chỉ định để đóng hàng vào container. Khi lấy container, người nhận container của Tgimex Vietnam JSC sẽ kiểm tra kỹ số hiệu container, hình thức bên trong và bên ngoài để đảm bảo không xảy ra trục trặc trong quá trình chuyên chở. Vỏ container được miễn phí từ 3 đến 5 ngày tùy quy định của từng hãng tàu, nếu quá trình đóng hàng và vận chuyển container quá thời hạn sẽ bị phạt.
Khi hàng hóa đã được đóng trong container sẽ được vận chuyển ra cảng để làm thủ tục hải quan. Tùy loại hàng hóa mà lô hàng có thể được miễn kiểm tra hoặc phải kiểm hóa. Trường hợp phải kiểm hóa, quá trình xếp hàng vào trong container cần có sự giám sát của hải quan sau đó mới niêm phong kẹp chì.
Nhân viên giao nhận của Tgimex Vietnam JSC giao Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) cho Phòng Thương vụ của cảng để càng làm thủ tục và đến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để làm cơ sở lập B/L.
Sau đó, vận chuyển container hàng hóa ra bãi, làm thủ tục hạ bãi không muộn hơn 8 giờ trước thời hạn cuối cùng để nhận hàng chất lên tàu “giờ cắt máng" (closing time). Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong.
Cảng chịu trách nhiệm bốc container lên tàu. Trước khi xếp container lên tàu, đại lý tàu lên danh sách hàng xuất khẩu (Loading list), sơ đồ xếp hàng, thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho điều độ của cảng biết để bố trí người và phương tiện.
Cán bộ giao nhận liên hệ với hãng tàu hay đại lý để lấy B/L hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L nhận để xếp (nếu trước đó đã được cấp) để chủ hàng có được Vận đơn đã xếp hàng lên tàu (shipped on board B/L).
Nguyên tắc trong phương thức gửi hàng nguyên (FCL/FCL), người vận chuyển của Tgimex Vietnam JSC nhận nguyên container và giao nguyên container còn nguyên kẹp chì.
Sau khi giao hàng hóa và chứng từ cho khách hàng, Tgimex Vietnam JSC sẽ gửi thông báo pre-alert cho đại lý.
Hiện tại, Tgimex Vietnam JSC cung cấp đầy đủ dịch vụ từ việc việc đóng hàng, hỗ trợ khách hàng trong vận chuyển nội địa. Bên cạnh đó thì vẫn còn nhiều trường hợp khách hàng tự đóng hàng, vận chuyển ra cảng. Trong trường hợp này, khách hàng tự động đóng hàng của mình vào container trước khi giao cho người giao nhận, và phải chịu liên quan đến bản chất hàng hóa và những gì khai trong tờ khai hải quan, công ty không trực tiếp kiểm tra hàng, giám sát việc đóng hàng nên không thể quy trách nhiệm nếu đó thuộc về lỗi của người chủ hàng.
3.3.2.2. Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL)
Tgimex Vietnam JSC có thể thay mặt chủ hàng để khai báo hải quan và mang lô hàng lẻ ra Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng (co-loader).
Sau khi nhận hàng, người gom hàng ký phát vận đơn thứ cấp (HBL) cho chủ hàng.
Người gom hàng tập hợp các lô hàng lẻ đóng vào trong các container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích. Sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng được hãng tàu ký phát vận đơn chủ (MBL).
Sau khi giao hàng hóa và chứng từ cho khách hàng, Tgimex Vietnam JSC gửi thông báo pre-alert cho đại lý. Thông báo gửi đi cần những thông tin cơ bản của lô hàng: số HBL, số MBL, ETD/ETA, POL/POD…; cần ghi rõ tình trạng vận đơn là loại nào (Original, Surrendered, Express B/L, Seaway B/L...) và hướng diễn đại lý trong những trường hợp giải phóng hàng có điều kiện. Glotrans cũng đính kèm MBL, HIL, Invoice & Packing list…
Hiện tại, Tgimex Vietnam JSC thường sử dụng dịch vụ của các hãng vận tải để thực hiện khâu giao hàng lên tàu. Điều này dẫn tới sự gia tăng chi phí của hoạt động giao nhận nhưng cũng đồng thời giảm thời gian giao hàng, đẩy nhanh tiến độ đưa hàng lên tàu cũng như chuyển giao các rủi ro trong nghiệp vụ giao hàng tại cảng sang các doanh nghiệp vận tải.
3.3.2.3. Đối với hàng rời
Nắm tình hình việc chủ hàng (Shipper) lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở (cargo list) bao gồm các nội dung chủ yếu như consignee, mark, B/L number, description of cargoes, number of packages, gross weight, measurement, name port of destination…
Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O (Shipping Order) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu (Cargo plan/stowage plan), làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các chi phí liên quan. Thông thường, cargo plan không giao trực tiếp cho chủ hàng nhưng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, chủ hàng có quyền yêu cầu cho xem cargo plan để biết hàng của mình được xếp khi nào, ở đâu, nếu thấy có gì bất lợi, chủ hàng có thể yêu cầu thay đổi.
Tgimex Vietnam JSC phối hợp cùng đại diện chủ hàng (nếu có) theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu. Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do nhân viên cảng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu. Mục đích của giám sát quá trình làm hàng lên tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm kiện của cảng (tally man) luôn theo dõi để xác định hàng hóa thực tế được giao lên tàu. Trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng thực giao, nhân viên kiểm kiện sẽ lập giấy kiểm nhận hàng với tàu (tally report). Đồng thời, trên tàu cũng có tallyman theo dõi và đánh dấu vào tally sheet sau mã hàng lên tàu. Nội dung của tally sheet giống như tally report.
Sau khi hàng đã lên tàu, cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhận hàng lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gửi cho chủ hàng. Đồng thời, thuyền phó cũng cấp cho chủ hàng “biên bản thuyền phó" (Mate's Receipt) xác nhận hàng đã nhận với các nội dung như số kiện, ký chữ hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến…