CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Tgimex Vietnam JSC
Theo Tổng cục thống kê, số doanh nghiệp đóng cửa vượt số doanh nghiệp đăng ký mới trong quý 1/2023 có 60.241 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường, tăng 17,4%
so với cùng kỳ năm 2022. Trong đó, phần lớn là các doanh nghiệp lựa chọn hình thức tạm ngừng kinh doanh trong ngắn hạn (chiếm 71,1%). Vì lý do trên mà thị trường xuất nhập khẩu ngày càng mang tính cạnh tranh hơn, doanh nghiệp nào cũng cố gắng hoàn thiện quy trình giao hàng hơn nên họ không ngừng hoạt động tranh giành, đấu tranh nhằm làm cho đối thủ của mình thụt lùi. Trong thời gian tới, nhằm thúc đẩy hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, Tgimex Vietnam JSC cần chú trọng triển khai một số giải pháp sau:
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện khâu nắm bắt thông tin hàng hóa và phương tiện vận tải
Tgimex Vietnam JSC cần nắm bắt được tình hình sản xuất hàng hóa, thường xuyên cập nhật, chủ động liên hệ khách hàng lấy thông tin để có thể chuẩn bị và đưa ra giải pháp phù hợp nếu phát sinh vấn đề, từ đó đưa ra các tư vấn, hỗ trợ kịp thời cho khách hàng để không bị chậm tiến độ giao hàng.
Lượng hàng lẻ của công ty ngày càng nhiều nên cần nhiều xe, vì vậy cần phải quan tâm đến phương tiện vận chuyển, đặc biệt là các loại xe tải nhỏ. Để thực hiện điều này công ty cần mua sắm thêm các loại xe tải từ 5 tạ đến 1 tấn. Đối với các xe hiện tại của công ty, cần được bảo trì liên tục để đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như con người. Việc này giúp cho công ty chủ động hơn trong việc chuyển chở hàng hóa, làm cho số lượng hàng hóa giao nhận tăng lên.
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan Đội ngũ nhân sự Tgimex Vietnam JSC cần làm tốt việc chuẩn bị những chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nhân viên chứng từ cần kiểm tra kĩ, hoàn thiện bộ chứng từ. Nếu có chi tiết, số liệu nào chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ còn thiếu hoặc không phù hợp để công tác chứng từ đảm bảo nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, hạn chế rủi ro xảy ra. Công ty cũng cần tăng cường trách nhiệm của nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ bằng các hình phạt tài chính và phi tài chính nếu nhân viên gây ra những sai sót trong khâu này khiến cho quy trình giao hàng xuất khẩu bị chậm lại.
Đào tạo nhân viên nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, nắm rõ quy định các loại chứng từ cần thiết đối với từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp xuất và kỹ năng xử lý công việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong quá trình làm việc với hải quan để tiến hành thông quan hàng hóa.
Cán bộ nhân viên phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản quy định mới về hải quan để đảm bảo đúng, đủ về số lượng các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để tiến hành bổ sung, điều chỉnh phù hợp.
Phân công nhân viên theo dõi, cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao hàng hóa xuất khẩu từ phía cơ quan chức năng, kịp thời phổ biến cho nhân viên chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan để tiến hành bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết.
4.2.3. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
Trong quá trình giao hàng, nhân viên cần kiểm tra hàng xem số lượng, chất lượng, tên hàng có đúng chính xác với hợp đồng và các chứng từ được giao không.
So sánh đối chiếu cẩn thận với Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn. Quá trình kiểm tra cần có một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và số lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép.
Tgimex Vietnam JSC có thể chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng để có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Cần cử thêm cán bộ chuyên trách trong công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không đáng có ngay thời điểm nhận hàng và kiểm hàng. Vì vậy, những cán bộ có chuyên môn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên lựa chọn.
Trong trường hợp nếu phát hiện lô hàng bị tổn thất, không nguyên vẹn thì nhân viên công ty lập tức lập biên bản về tình trạng hỏng hóc của hàng, đồng thời lập biên bản giám định hàng hóa. Sau đó, chủ động thay mặt khách hàng liên lạc với người chuyên chở và công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại có liên quan đến hàng hóa của khách hàng.
Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ còn thiếu hoặc không phù hợp.
4.2.4. Giải pháp về công nghệ
Triển khai công nghệ và công nghệ thông tin tiên tiến. Tgimex Vietnam JSC cần phát triển các nguồn năng lượng mới và sử dụng phương tiện bảo vệ môi trường để thúc đẩy sự phát triển sạch và hiệu quả. Ví dụ, sử dụng công nghệ GPS quản lý thông tin và định vị trong vận tải; tăng cường phát triển công nghệ lạnh trong quản lý kho bãi nhằm giải quyết các vấn đề kỹ thuật và thiết bị liên quan đến bảo quản nhiệt, lạnh và tiết kiệm năng lượng cho hệ thống kho bãi.
Sử dụng các phần mềm theo dõi, giám sát hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để đảm bảo thông tin về lô hàng có thể được cập nhật ngay trên hệ thống, các bộ phận khác cập nhật thông tin một cách kịp thời nhằm hạn chế sai sót.
Công ty cần trang bị thêm những thiết bị hiện đại để phục vụ trao đổi thông tin nội bộ cũng như tìm hiểu và cập nhật những thông tin mới trên thị trường. Trang bị
hệ thống mạng thông tin hiện đại, đường truyền nhanh nhằm đảm bảo việc thực hiện giao dịch, kết nối với đại lý nước ngoài, các bộ phận nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
4.2.5. Giải pháp về nhân lực
Công ty cần phải chuyên môn hóa công việc bằng cách lập thêm các phòng ban chức năng ví dụ như: phòng kiểm soát chất lượng để hoàn thiện các quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nhận diện lỗi hợp đồng; phòng IT nâng cao giải pháp về công nghệ; phòng marketing để tiến hành quảng bá, mở rộng thị trường của doanh nghiệp.
Bố trí, phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý và khoa học. Đối với những công việc yêu cầu người thực hiện phải có kiến thức am hiểu chuyên sâu nghiệp vụ cũng như có khả năng ứng biến công việc một cách linh hoạt thì nên phân công cho các nhân viên công ty có thâm niên lâu năm trong nghề. Nếu giao công việc khó cho nhân viên mới thì cần phải bố trí thêm nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất có thể.
Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao, đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng cho cán bộ công ty và đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ bởi nguồn nhân lực trẻ có lợi thế được tiếp cận với tri thức mới, có khả năng nhạy bén với ngoại ngữ, công nghệ thông tin. Công ty có thể tuyển chọn, đầu tư ngày cho các sinh viên đang theo học các chuyên ngành Logistics, Kinh doanh quốc tế, ngoại thương, thương mại, vận tải biển,... tại các trường đại học thông qua việc tổ chức ngày hội việc làm tại các trường, buổi tham quan thực tế tại công ty hay tuyển thực tập sinh để đào tạo những nhân viên tiềm năng, khơi gợi niềm đam mê với ngành Logistics cho các sinh viên.
Công ty cần đưa ra chính sách thưởng phạt rõ ràng để nâng cao tinh thần tự giác, đãi ngộ với người có tài, có sáng kiến cải tiến công việc, áp dụng chính sách sử dụng lao động đúng người, đúng việc, lãnh đạo phải gương mẫu, ý thức trách nhiệm cao với công việc. Đưa ra những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những
nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt, ít để xảy ra sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh.
4.2.6. Giải pháp về thị trường và khách hàng
Tgimex Vietnam JSC đã có hơn 8 năm hình thành và phát triển, do đó có nhiều lợi thế hơn về kinh nghiệm, về tài chính, về tệp khách hàng trung thành so với các công ty khác cùng ngành. Để có thể mở rộng thị trường sang các nước khác như Trung Quốc, Thái Lan, Mỹ… công ty cần tận dụng lợi thế về quy mô với các chi nhánh trên cả nước để quảng bá, tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng.
Phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ giúp công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ trong đặc thù hoạt động. Đối với phương thức giao xuất khẩu bằng đường biển, những dịch vụ mà Tgimex Vietnam JSC đang cung cấp là vận chuyển giao nhận hàng rời, dịch vụ gửi hàng FCL, LCL. Công ty cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ; chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container; người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên. Tgimex Vietnam JSC cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
4.2.7. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ
Việc nâng cao chất lượng dịch vụ thường rất khó khăn bởi khái niệm dịch vụ còn rất mơ hồ. Dịch vụ mang tính chất vô hình nên việc lập kế hoạch để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là một vấn đề quan trọng mà công ty cần đặt lên hàng đầu.
Công ty cần phải chú ý đến những vấn đề nhỏ nhất, ví dụ hàng hóa đặc biệt như hàng container treo cần yêu cầu vệ sinh cao thì công ty nên chọn container sạch. Các trang thiết bị làm hàng cũng cần đảm bảo để hàng được xếp đều và không bị nhàu
nát. Nếu chỉ cần chú ý đến những vấn đề nhỏ nhặt như thế thì cách nhìn nhận đánh giá của khách hàng đối với công ty cũng sẽ đi lên.
Công ty cần thường xuyên tư vấn cho khách hàng, cung cấp thông tin rõ ràng cho khách hàng, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản mua bán hợp đồng ngoại thương, giải thích cụ thể về các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra.