CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ EMA TẠI CÁC DN NHỎ VÀ VỪA
2.7. Những hạn chế của kế toán truyển thống và lợi ích của EMA
2.7.1. Những hạn chế của kế toán truyền thống
Ngày trước, gần như toàn bộ hệ thống KT và bộ phận KT hạch toán của các DN không quan tâm đến các CPMT. Hầu hết kế toán DN sẽ ghi nhận tích lũy các CPMT trong các loại tài khoản khác nhau như CP văn phòng phẩm, CP xử lý chất thải, … từ đó khiến cho những cơ hội có thể cắt giảm CPMT này bị bỏ lỡ. Theo Ủy ban Liên hiệp quốc tế về phát triển và bền vững (UNDSD) công bố nghiên cứu của mình về EMA năm 2001 chỉ ra “giới hạn của phương pháp kế toán tài chính và chi phí truyền thống
Nhận thức về sự biến động MTKD
Sự phức tạp của nhiệm vụ CLMT
Thực hiện EMA
cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định kinh doanh bền vững đã được thừa nhận rộng rãi”. Thông tin về kết quả hoạt động MT của các tổ chức có thể có sẵn ở một mức độ nào đó, nhưng, những người ra quyết định trong nội bộ DN, cũng như những người trong các cơ quan công quyền, hiếm khi có thể liên kết thông tin MT với các biến số kinh tế và rất thiếu thông tin về CPMT. Kết quả là, những người ra quyết định không thừa nhận giá trị kinh tế của tài nguyên thiên nhiên như tài sản, và giá trị kinh doanh và tài chính của kết quả hoạt động MT tốt.”
Ngoài ra, các nghiên cứu còn cho thấy, khi KT truyền thống hạch toán CPMT vào các tài khoản khác nhau sẽ khiến cho CPMT theo truyền thống thấp hơn so với giá trị thực tế của chúng. Cũng theo UNDSD: “Trong kế toán chi phí thông thường, việc tổng hợp các CPMT và phi môi trường trong các tài khoản chi phí chung dẫn đến việc chúng bị "che giấu" khỏi ban quản lý. Có bằng chứng đáng kể cho thấy Ban Giám đốc có xu hướng đánh giá thấp mức độ và mức tăng của các chi phí đó…Một nguyên tắc cơ bản của quản lý môi trường là 20% hoạt động sản xuất chịu trách nhiệm cho 80%
CPMT . Khi CPMT được phân bổ vào các tài khoản chung cho tất cả các dòng sản phẩm, các sản phẩm có CPMT thấp sẽ trợ cấp cho các sản phẩm có CP cao. Điều này dẫn đến việc định giá sản phẩm không chính xác, làm giảm lợi nhuận”.
Theo IFAC (2005), một số hạn chế của kế toán truyền thống đã được đưa ra như sau:
- Giao tiếp/ liên kết giữa các bộ phận trong DN không được tốt
Nhân viên MT của một tổ chức thường có nhiều kiến thức về các vấn đề MT.
Tương tự, nhân viên kỹ thuật có thể có kinh nghiệm đáng kể về dòng năng lượng, nước và các vật liệu khác trong toàn tổ chức. Tuy nhiên, nhân viên MT và kỹ thuật thường có ít kiến thức về các vấn đề được phản ánh trong hồ sơ KT. Ngược lại, KT hoặc kiểm soát viên có nhiều thông tin KT, nhưng thường ít hiểu biết về các vấn đề MT mà tổ chức phải đối mặt, cũng như về dòng chảy của các nguồn lực vật chất. Do đó, nhân viên KT thường không cung cấp các loại thông tin KT mà nhân viên MT và kỹ thuật có thể thấy hữu ích nhất.
Những khác biệt về kiến thức, khả năng truy cập thông tin và cấu trúc này có thể trở nên tồi tệ hơn do sự khác biệt ngôn ngữ trong văn hóa KT, MT và kỹ thuật.
- Thông tin CP liên quan đến MT thường bị “ẩn” trong các tài khoản CP chung
Có rất nhiều ví dụ về các CP liên quan đến MT quan trọng tiềm ẩn bị vô tình ẩn trong hồ sơ KT, từ đó người quản lý có thể hưởng lợi từ thông tin đó không thể dễ dàng tìm thấy. Một cách phổ biến về việc vô tình che giấu các CP liên quan đến MT là gán chúng vào các tài khoản CP chung, thay vì trực tiếp tính vào các quá trình hoặc sản phẩm đã tạo ra CP. Mặc dù tài khoản CP chung là một cách thuận tiện nhưng có thể khó khăn sau này nếu người quản lý không biết tìm kiếm thông tin CP cần thiết ở đâu.
Việc ghi nhận các CP tiềm ẩn liên quan đến MT trong tài khoản CP chung cũng có thể làm tăng những CP cố định khó giảm và làm những CP biến đổi có thể được giảm bằng cách quản lý MT phòng ngừa.
Việc sử dụng tài khoản CP chung cho các CP liên quan đến MT cũng có thể là vấn đề khi sau đó được phân bổ trở lại trung tâm CP theo quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ,… để định giá hoặc dùng cho các mục đích khác. CP chung thường được phân bổ trở lại trung tâm CP bằng cách sử dụng nhiều cơ sở phân bổ, chẳng hạn như khối lượng sản xuất, giờ máy, giờ nhân công,… Tuy nhiên, đây có thể là một cách không chính xác để phân bổ một số CP điển hình liên quan đến môi trường. Ví dụ, CP xử lý chất thải nguy hại, có thể khá cao đối với dòng sản phẩm sử dụng vật liệu nguy hại và khá thấp đối với dòng sản phẩm khác không sử dụng. Trong trường hợp này, việc phân bổ CP xử lý chất thải nguy hại trên cơ sở khối lượng sản xuất sẽ không chính xác, cũng như việc định giá sản phẩm và các quyết định khác dựa trên thông tin đó.
- Thông tin về nguyên vật liệu, dòng chảy và CP thường không được theo dõi đầy đủ
Mặc dù các công ty lớn hàng năm tạo ra hàng triệu hồ sơ dữ liệu liên quan đến các nguyên vật liệu từ Hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các hệ thống phần mềm khác, nhưng thông tin có sẵn thường vẫn không đủ chính xác hoặc đủ chi tiết về MT, hiệu quả và các mục đích ra quyết định khác. Ví dụ, đôi khi việc đăng thông tin mua NVL không cho phép xác định rõ ràng số lượng và giá trị của NVL đã mua khác nhau. Quá trình sắp xếp và so sánh dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian và tốn kém sẽ giúp người ta biết được số lượng và giá trị nguyên vật liệu mà các nhóm NVL tiêu thụ. Ngay cả khi người quản lý sản xuất có ước tính tỷ lệ hao hụt NVL trong
quá trình sản xuất, thì tổng giá trị NVL bị hao hụt cũng không thể tính được vì thiếu số liệu về giá trị NVL mua theo nhóm NVL.
Ngoài ra, các hệ thống KT thông thường thường không ghi lại dữ liệu về đầu vào NVL đến và đi từ mỗi trung tâm CPSX, mà dựa trên các tính toán chung do hệ thống lập kế hoạch sản xuất cung cấp. Điều đó dẫn dến việc có thể không phản ánh việc sử dụng và lưu chuyển thực tế của DN.
- Nhiều loại thông tin CPMT không được tìm thấy trong hồ sơ KT.
Hồ sơ KT thường không chứa nhiều thông tin về CPMT trong tương lai, mặc dù chúng có thể khá quan trọng, bởi vì hệ thống KT truyền thống chủ yếu hướng tới quá khứ. Hồ sơ KT cũng thiếu nhiều CP vô hình khác liên quan đến MT. Ví dụ bao gồm CP phát sinh khi hoạt động MT kém dẫn đến mất DT từ những khách hàng quan tâm đến các vấn đề MT, mất khả năng tiếp cận thị trường khi các đối tác kinh doanh từ chối chấp nhận rủi ro MT tiềm ẩn. Những loại CP này có thể khó ước tính, nhưng chúng có thể vừa thực tế vừa có ý nghĩa quan trọng đối với tài chính của tổ chức.
- Quyết định đầu tư thường được đưa ra trên cơ sở thông tin không đầy đủ.
Các quyết định quản lý về dự án đầu tư, lựa chọn NVL, định giá sản phẩm và kết hợp sản phẩm bị ảnh hưởng khi thông tin liên quan đến MT toàn diện, nhất quán không có sẵn kịp thời. Việc thiếu các ước tính chính xác và lợi ích sẽ làm tăng thêm tính không chắc chắn vốn có của tất cả các quyết định đầu tư. Việc phê chuẩn các hiệp định MT, chẳng hạn như Nghị định Kyoto, có thể sẽ làm phức tạp thêm các quyết định đầu tư khi chúng mở rộng các lựa chọn có sẵn cho các công ty.
Các tổ chức cần phải xem xét tất cả các CP tiềm ẩn liên quan đến MT có thể ảnh hưởng đến lợi tức đầu tư, chẳng hạn như CP lưu chuyển NVL, CP khôi phục mặt bằng và bất kỳ CP nào liên quan đến các quy định nhất định hoặc có thể xảy ra trong tương lai. Các tổ chức cũng cần đảm bảo rằng các nhà quản lý MT, chuyên gia kỹ thuật và KT làm việc cùng nhau để cung cấp bức tranh đầy đủ về các vấn đề MT các CP, lợi ích liên quan có liên quan đến việc đưa ra quyết định đầu tư. Ngoài ra, cũng cần phân biệt giữa CP cố định và biến đổi liên quan đến MT trong quá trình ra quyết định đầu tư. Các DN có phần lớn CP cố định có thể sẽ gặp khó khăn hơn trong việc giảm các CP này so với CP biến đổi.
2.7.2. Lợi ích của EMA
Trong thời kỳ hội nhập như hiện nay, EMA là một công cụ hiệu quả, hữu ích vừa giúp các DN bù đắp được những hạn chế, thiếu sót của KT truyền thống, lại vừa giúp DN đạt được khả năng cạnh tranh cao hơn. Theo IFAC, “EMA đặc biệt có giá trị đối với các sáng kiến quản lý nội bộ tập trung vào MT cụ thể, chẳng hạn như sản xuất sạch hơn, quản lý chuỗi cung ứng, thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ “xanh”, hệ thống mua hàng và quản lý MT thích hợp hơn với MT….Và, vì phạm vi các quyết định ảnh hưởng bởi các vấn đề MT ngày càng gia tăng, EMA ngày càng trở nên quan trọng hơn, không chỉ đối với các quyết định quản lý MT, mà đối với tất cả các loại hoạt động quản lý. Việc sử dụng và lợi ích cụ”
Việc sử dụng EMA có rất nhiều lợi ích cụ thể, nhưng có thể tạm gộp thành những lợi ích như sau:
- Hỗ trợ bảo vệ MT thông qua việc các DN tuân thủ hiệu quả về CP với các quy định về MT và các chính sách MT tự áp đặt như lên kế hoạch và thực thi sự đầu tư về quản lý ô nhiễm, thường xuyên báo cáo lượng chất thải và khí thải ra môi trường cho người quản lý được ủy quyền,…
- Làm tăng hiệu quả sinh thái bằng cách giảm CP và sự tác động đến MT, thông qua sử dụng năng lượng, vật liệu hiệu quả hơn trong hoạt động nội bộ và sản phẩm cuối cùng như giúp các DN lên kế hoạch và thực thi các dự án năng lượng hiệu quả,… Điều đó còn tạo ra lợi thế cho DN việc giảm giá thành thành phẩm, tăng khả năng cạnh tranh và đồng thời củng cố thêm lòng tin, uy tín với các đối tác.
- Tiết kiệm CP khi giúp DN phát hiện ra những lợi ích tài chính và những CP bị
“ẩn” đi trong các tài khoản CPSX chung, giúp tính toán chính xác những CP nào sản xuất ra sản phẩm và những CP nào thực chất không góp phẩn tạo ra thành phẩm. Do đó có thể giúp DN có những chính sách cải tiến hoạt động sản xuất, cắt bớt các CP không cần thiết.
- Hỗ trợ trong việc ra quyết định thông qua việc nhìn nhận, cung cấp được đầy đủ, chính xác các CP và thông tin liên quan đến MT.
- Đảm bảo nâng cao vị trí chiến lược lâu dài bằng cách EMA sẽ hỗ trợ việc định giá, thực thi các chương trình nhạy cảm với MT và hiệu quả CP. DN sử dụng
EMA sẽ không chỉ đạt được hiệu quả về kinh tế mà còn cải thiện hoạt động MT.
Qua các lợi ích mà EMA đem lại cho DN, ta có thể kết luận như sau: “EMA không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý môi trường trong số nhiều công cụ. Thay vào đó, EMA là một tập hợp các nguyên tắc và phương pháp tiếp cận rộng rãi cung cấp dữ liệu cần thiết cho sự thành công của nhiều hoạt động quản lý môi trường khác.”
(IFAC, 2005)