Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động cấp tín dụng tại Ngân hàng thương mại
1.2. Kiểm soát nội bộ hoạt động cấp tín dụng
1.2.1. Khái niệm, mục tiêu và nguyên tắc của kiểm soát nội bộ hoạt động cấp tín dụng
1.2.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán số 315 (VSA 315) định nghĩa về KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám Đốc và các thành viên khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Theo thông tư số 13/2018/TT-NHNN, KSNB là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro, đảm bảo hoạt động của NHTM, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đạt được các mục tiêu đề ra đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật.
1.2.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi khái niệm đưa ra các quan điểm khác nhau về KSNB nhưng mục đích đều để đạt được các mục tiêu quan trọng. Trong đó:
- Mục tiêu hoạt động: liên quan đến sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động của tổ chức, bao gồm kết quả hoạt động,kết quả tài chính và bảo vệ tài sản.
- Mục tiêu báo cáo: liên quan đến các báo cáo tài chính và phi tài chính nội bộ và cho bên ngoài tổ chức, có thể bao gồm độ tin cậy, đúng thời hạn, minh bạch và các điều khoản khác theo quy định của nhà lập pháp, các tiêu chuẩn được chấp nhận và chính sách của chính tổ chức.
- Mục tiêu tuân thủ: đảm bảo quy trình đưa ra có đúng và phù hợp với quy định của pháp luật.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu nêu trên. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị , hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động giám sát.
1.2.1.3. Các nguyên tắc trong kiểm soát nội bộ theo COSO 2013
Qua quá trình hình thành và phát triển, khái niệm về KSNB ngày càng được mở rộng và có nhiều quan điểm khác nhau về KSNB . Ủy ban COSO, là một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên báo cáo tài chính thường gọi là ủy ban Treadway, được thành lập nhằm thống nhất định nghĩa về KSNB qua việc phát hành báo cáo khuôn mẫu KSNB hợp nhất. Báo cáo COSO là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống . Báo cáo COSO 2013 ra đời thay thế cho báo cáo năm 1992 do có sự thay đổi từ môi trường kinh doanh. Theo báo cáo này, Ủy Ban đã đưa ra báo cáo mới với tựa đề “KSNB-Khuôn mẫu hợp nhất” gồm có 5 cấu phần hình thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc của tổ chức, cung cấp một nền tảng cho việc thực hiện KSNB toàn tổ chức, Các nguyên tắc của môi trường kiểm soát bao gồm:
- Nguyên tắc 1: Cam kết về sự trung thực và tuân thủ các giá trị đạo đức:
Tính trung thực và giá trị đạo đức là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Thái độ
và sự quan tâm của nhà quản lý cấp cao đối với KSNB hữu hiệu phải được lan tỏa đến toàn bộ tổ chức
Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong tổ chức. Các nhà quản lý cần xây dụng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, nhà quản lý cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
- Nguyên tắc 2: HĐQT độc lập với quản lý, chịu trách nhiệm giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB.
HĐQT là một nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát.Tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát phụ thuộc vào sự độc lập của HĐQT và Ủy ban kiểm toán và Ban điều hành. Hệ thống KSNB sẽ trở nên hữu hiệu khi:
+ HĐQT năng động, tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý thì sẽ là nhân tố thiết yếu để KSNB hữu hiệu.
+ HĐQT cần có những người nằm ngoài Ban điều hành vì HDDQT phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và đấu tranh với những hành vi sai trái của người quản lý.
- Nguyên tắc 3:Với sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý thiết lập cấu trúc, các kênh báo cáo và các quyền hạn và trách nhiệm phù hợp để theo đuổi các mục tiêu đã đề ra.
+ Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để thiết lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.
+ Phân quyền và trách nhiệm: Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.
Ý thức về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị quyết định tính chất của môi trường kiểm soát. Do đó cần phải xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho từng
thành viên, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền thông qua các văn bản và triển khai cho toàn đơn vị nhằm giúp từng thành viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và từng hành động, mức độ đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác cũng như mục tiêu chung của đơn vị.
- Nguyên tắc 4: Tổ chức thể hiện cam kết trong việc thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân xuất sắc , đồng thời định hướng họ đi đúng với các mục tiêu đã đề ra.
BLĐ sẽ thiết lập các chính sách và thông lệ, đánh giá năng lực và giải quyết các hạn chế, thu hút và phát triển để giữ chân nhân viên, lên kế hoạch và chuẩn bị nhân sự kế tiếp.
Chính sách nhân sự biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. Khi đơn vị mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công tác, kết quả công việc đã đạt được.
- Nguyên tắc 5: Các nhân viên có trách nhiệm với KSNB trong việc theo đuổi các mục tiêu.
Trách nhiệm ở đây có thể hiểu thông qua việc:
+ Tuân thủ trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu tổ chức, các quyền hạn và trách nhiệm.
+ Thiết lập phương pháp đánh giá hoạt động, các động lực và phần thưởng.
+ Đánh giá phương pháp đánh giá hoạt động, các động lực và phần thưởng.
+ Cân nhắc các áp lực quá lớn.
b. Nhận diện và đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận diện và phân tích rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi ro nên được quản lý như thế nào. Các nguyên tắc bao gồm:
- Nguyên tắc 6: Tổ chức xác định các mục tiêu với sự rõ ràng, phù hợp cho phép nhận diện và đánh giá rủi ro liên quan đến các mục tiêu.
Việc xác định mục tiêu không phải là nhân tố của KSNB mà là một điều kiện tiên quyết để KSNB có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình.
- Nguyên tắc 7: Tổ chức nhận diện các rủi ro phát sinh trong toàn bộ tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu và đánh giá những rủi ro như là nền tảng để xác định các rủi ro nên được quản lý như thế nào.
- Nguyên tắc 8: Tổ chức cân nhắc gian lận tiềm tàng khi đánh giá các rủi ro phát sinh trong quá trình đạt được các mục tiêu.
- Nguyên tắc 9: Tổ chức cần xác định và đánh giá những sự thay đổi có tác động lớn đến hệ thống KSNB. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài, sư thay đổi của mô hình kinh doanh, thay đổi từ cách thức quản lý của đội ngũ lãnh đạo, từ thái độ và triết lý của người quản lý.
c. Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bởi các chính sách và thủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt được các mục tiêu. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức và ở mọi cấp độ và mọi hoạt động, hoạt động kiểm soát có thể giúp đạt được cả ba nhóm mục tiêu hoạt động, tài chính và tuân thủ. Các nguyên tắc bap gồm:
- Nguyên tắc 10: Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát, góp phần làm giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình đạt được các mục tiêu, đến mức chấp nhận được.
- Nguyên tắc 11: Tổ chức lựa chọn và phát triển kiểm soát chung đối với công nghệ để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu
- Nguyên tắc 12: Tổ chức thực hiện triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách và thủ tục.
d. Hệ thống thông tin và truyền thông
- Thông tin: Thông tin là cần thiết đối với tổ chức để thực hiện các trách nhiệm KSNB trong việc hỗ trợ để đạt được các mục tiêu.
Mọi cá nhân và tổ chức đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Những thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp.
- Truyền thông: Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài tổ chức. Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông tin đã thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình. Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận:
+ Truyền thông từ bên ngoài: Thông tin từ tổ chức đến các đối tượng bên ngoài và thông tin nhận được từ các đối tượng bên ngoài vào tổ chức
+ Truyền thông từ bên trong: Thông tin từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang
Các nguyên tắc trong thông tin và truyền thông bao gồm:
-Nguyên tắc 13: Sử dụng các thông tin thích đáng và chất lượng để hỗ trợ chức năng KSNB.
- Nguyên tắc 14: Tổ chức thực hiện truyền thông thông tin nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm của KSNB, cần thiết để hỗ trợ chức năng KSNB.
- Nguyên tắc 15: Tổ chức thực hiện truyền thông với các đối tác liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến chức năng KSNB.
e. Các hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát là những đánh giá thường xuyên, đánh giá định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xác định mỗi bộ phận của KSNB tồn tại và hoạt động như mong đợi.
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian.
Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được phát hiện kịp thời để có những khắc phục càng sớm càng tốt. Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo cho hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu.
- Nguyên tắc 16: Tổ chức lựa chọn, phát triển và thực hiện các đánh giá thường xuyên hoặc định kỳ để xác định các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động.
Trên cơ sở đó, tổ chức cần thiết lập quy chuẩn, cân nhắc mức độ thay đổi, cân nhắc sự kết hợp giữa đánh giá thường xuyên và định kỳ, sử dụng nhân viên có năng lực, kiến thức kết hợp với quy trình kinh doanh, điều chỉnh phạm vi và tần suất.
- Nguyên tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền thông kịp thời những thiếu sót của KSNB đến những bên có trách nhiệm để tiến hành hoạt động sửa chữa, bao gồm quản lý cấp cao và HĐQT.