Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng Quốc tế
2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội hoạt động cấp tín dụng của VIB
2.3.1. Đánh giá việc thiết kế các hoạt động KSNB của VIB
2.3.1.1. Độ phù hợp:
Độ phù hợp là mức độ mà các hoạt động KSNB đáp ứng được mục tiêu kiểm soát cụ thể của cấp độ hệ thống hoặc cấp độ từng các bộ phận. VIB luôn thiết lập các hoạt động kiểm soát cho từng khối/ Ban, phân công trách nhiệm phù hợp nhằm để phát hiện rủi ro trong từng bước cho vay. Một ví dụ cụ thể như hình sau:
Hình trên cho ta thấy, từ khâu quản lý kế hoạch bán hàng đến khâu thu thập hồ sơ là đều do quản lý khách hàng hay còn gọi là CBTD thực hiện, CBTD đồng thời theo dõi và kiểm soát khách hàng. Thực tế đây là bước cơ bản, với trình độ của một CBTD thì không có gì là khó cả. Việc thiết lập CBTD kiểm soát toàn bộ khâu bán hàng là hoàn toàn hợp lý, giúp cho CBTD có thể linh hoạt, độc lập trong việc quản lý khách hàng của mình
2.3.1.2. Độ bao phủ:
Độ bao phủ thể hiện mức độ mà các tất cả các rủi ro được kiểm soát toàn bộ nhằm đạt được cả 3 mục tiêu: báo cáo, tuân thủ và hoạt động. VIB luôn nỗ lực đưa ra các hoạt động kiểm soát với mỗi bước trong quy trình cho vay để đảm bảo mỗi bước đều có các chốt kiểm soát. Một ví dụ cụ thể như hình sau:
Sơ đồ trên cho ta thấy từ bước đánh giá khách hàng và định giá TSĐB đến bước phê duyệt thì đều có quản lý khách hàng hoặc CBTD, cấp thẩm định, cấp tái thẩm định nếu hạn mức tín dụng vượt quá thẩm quyền của GĐCN, sau đó là cấp phê duyệt. Đây là các bước quan trọng để quyết định có nên cho khách hàng vay hay không. VIB đã thiết lập các chốt kiểm soát cho các bước này rất đầy đủ để có thể kiểm tra, kiểm soát tốt hơn.
2.3.1.3.. Độ mạnh:
Độ mạnh của kiểm soát được thể hiện qua những yếu tố ảnh hưởng tối đa đến các hoạt động kiểm soát để có thể ngăn chặn được những rủi ro phát sinh. Những yếu tố bao gồm:
- Sự linh hoạt: Có thể nói rằng sự linh hoạt thể hiện mức độ chủ quan của cấp quản lý khi chịu trách nhiệm về thiết kế, vận hành các hoạt động kiểm soát. BLĐ cùng các nhân viên VIB đã thể hiện được trách nhiệm quản lý về việc KSNB. Đặc biệt khá linh hoạt trong việc tiếp cận yêu cầu KH, giải quyết nhu cầu KH đồng thời linh hoạt trong việc phân công công việc cho từng nhân viên.
- Tính độc lập: Yếu tố này thể hiện khả năng tại các chốt kiểm soát trong việc quản lý nguồn lực như về tài chính, về nhân lực,thông tin.. Tính độc lập ở đây được đưa ra bởi trong quá trình thực hiện kiểm soát sẽ rất có thể dẫn đến xung đột lợi ích.
Việc loại bỏ xung đột lợi ích thì đồng nghĩa với việc các kiểm soát viên, ban kiểm soát sẽ hoàn toàn độc lập trong KSNB.
- Sự phân tách chức năng:
Sự phân tách chức năng thể hiện mức độ tách biệt giữa các bộ phận cũng như các nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát các bước trong quy trình cho vay. Hoặc có thể nói rằng sự phân tách chức năng nghĩa là hoạt động KSNB được tách biệt với các hoạt động kinh doanh để đảm bảo các rủi ro sẽ được phát hiện.
Tại VIB, bộ phận kiểm soát được hoạt động độc lập, tách biệt với HĐQT và TGĐ, chịu sự quản lý của ĐHĐCĐ.
- Sự tích hợp:
Sự tích hợp đo lường khả năng các thủ tục kiểm soát có thể thúc đẩy và tích hợp với các thủ tục kiểm soát khác để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động KSNB.
Tại VIB, các thủ tục kiểm soát khá chặt chẽ, từ bước gặp khách hàng là BLĐ hoặc Giám Đốc Phòng kinh doanh sẽ đi cùng với CBTD để thẩm định khách hàng, rồi sau đó sẽ theo dõi tiến độ thực hiện hoàn tất hồ sơ của CBTD.
- Khả năng thích ứng:
Khả năng thích ứng cho biết khả năng thích ứng của các hoạt động kiểm soát với những biến động về khối lượng công việc hoặc sự biến động của các hoạt động kinh doanh cơ bản. Tại VIB, BLĐ luôn chủ động đưa ra các chính sách về nhân sự kịp thời để đáp ứng được nhu cầu về khối lượng công việc, ví dụ như vào khoảng 20-25 hàng tháng thì hầu hết số lượng hồ sơ cần được kiểm soát rất lớn để kịp tiến độ giải ngân trong tháng. Chính sách này đảm bảo cho quá trình kiểm soát hồ sơ được kịp thời, hiệu quả.
- Tính tự động:
Tiêu chí này đo lường các hoạt động kiểm soát trong việc sử dụng các phương tiện truyền thông, tự động và công nghệ thông tin để thực hiện các hoạt động kiểm
Trong quy trình cho vay, VIB chủ yếu sử dụng hệ thống email và hệ thống LOS (Loan Origination System) để liên lạc và quản trị tín dụng, kể cả sau khi sơ khảo hồ sơ, CBTD trình hồ sơ cho kiểm soát trung tâm vẫn phải qua Trưởng phòng kinh doanh và GĐCN một lần nữa để duyệt, tránh tình trạng CBTD trình thiếu hồ sơ.
Hiện nay hầu hết các Ngân hàng đều áp dụng hệ thống LOS này và rất hiệu quả trong quá trình quản trị tín dụng
- Khả năng truy vết:
Khả năng truy vết thể hiện mức độ mà hệ thống KSNB có thể xác minh nguồn gốc của những rủi ro có thể xảy ra. Điều này thường đòi hỏi sự sẵn có của những tài liệu hỗ trợ hoặc những hoạt động có thể xác minh được văn bản hóa một cách chính thức. Tuy nhiên việc đánh giá có thể bị ảnh hưởng bởi các điều kiện pháp lý, bởi các văn bản nội bộ của ngân hàng.
Việc ban hành các văn bản nhằm điều chỉnh hoạt động KSNB của VIB khá linh hoạt, luôn được cập nhật đến cho tất cả các nhân viên qua email sau khi được ban hành.