Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

2.1. Khái quát chung Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I – Pharbaco 31 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I

2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức

36

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương I

(Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính Pharbaco) Cơ cấu Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đây là cơ cấu tổ chức khá hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế của Công ty. Cơ cấu tổ chức này có ưu điểm là thu hút được các chuyên gia vào hoạt động quản trị, giảm bớt gánh nặng về công việc quản trị cho các nhà lãnh đạo tổ chức, đảm bảo tính chuyên môn hóa trong hoạt động quản trị. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng cũng có những nhược điểm là không đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng, cấp dưới phải chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên nên khó thực hiện mệnh lệnh, khó kiểm soát và phối hợp các hoạt động trong tổ chức, tạo nên các lợi ích chuyên biệt trong tổ chức.

2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban của Công ty

Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương - Pharbaco được thành lập theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước là Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I thành Công ty Cổ phẩn. Vì vậy tổ chức bộ máy quản lý cũng thay đổi cho phù hợp.

Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, quyết định những vấn đề quan trọng nhất liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của Công

37

ty. Đại hội đồng cổ đông làm việc theo chế độ tập thể, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình chủ yếu thông qua kỳ họp của Đại hội đồng cổ đông, họp ít nhất mỗi năm một lần.

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty.

Chủ tịch Hội đồng quản trị: là người đứng đầu Hội đồng quản trị, được bầu trực tiếp từ Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị, là người có thẩm quyền triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo quyết định của Hội đồng quản trị hoặc theo yêu cầu của cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu > 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất là 6 tháng. Hiện tại Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Pharbaco là ông Đinh Xuân Hấn, đang trong nhiệm kỳ 2 (2007 – 2012 & 2012 – 2017, thời hạn mỗi nhiệm kỳ là 5 năm).

Ban kiểm soát: có quyền hạn và trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính.

Ban Giám đốc Công ty: Bộ máy quản lý cấp cao của Công ty gồm:

Tổng Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty

Các Phó tổng giám đốc (TGD) là những người thay mặt tổng giám đốc điều hành các công việc tùy theo nhiệm vụ được giao.

- Phó TGD sản xuất: Tổ chức, điều phối theo dõi, giám sát việc sử dụng tối ưu nguồn nhân lực cho mục đích sản xuất đáp ứng yêu cầu kế hoạch. Giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu theo đúng định mức, theo dõi việc thống kê nguyên vật liệu, kiến nghị và thực hiện giải pháp giảm hao hụt nguyên liệu trong sản xuất.

- Phó TGD thiết bị công nghệ: Điều hành phân xưởng cơ điện và 3 nhà máy sản xuất cơ sở.

38

- Phó TGD Tài chính kế toán: Quản lý về các vấn đề tài chính của Công ty, có đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ của kế toán trưởng theo Luật kế toán và các quy định của Nhà nước về công tác kế toán.

- Phó TGD chất lượng: Quản lý các vấn đề về đảm bảo chất lượng, kiểm nghiệm và nghiên cứu phát triển trong sản xuất doanh nghiệp

- Giám đốc Cơ sở 2: Làm việc trực tiếp tại nhà máy sản xuất, quản lý hoạt động 3 nhà máy sản xuất thuốc viên, thuốc bột tiêm, thuốc tiêm nước và phân xưởng cơ điện. Nhận điều hành, quản lý từ phó TGD thiết bị công nghệ và phó TGD sản xuất.

Các phòng ban chức năng như sau:

- Phòng Kho vận: Nhập nguyên vật liệu, vật tư,hàng hóa; thực hiện đúng qui trình kiểm nhập, đảm bảo đúng chính xác về số lượng, chủng loại hàng hóa, đảm bảo sự phù hợp giữa hàng hóa và chứng từ; Tồn trữ và bảo quản hàng hóa theo đúng quy;

xuất nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa

- Phòng Điều độ sản xuất: Lập & triển khai kế hoạch sản xuất, điều phối hoạt động sản xuất và phục vụ sản xuất căn cứ năng lực sản xuất của Công ty và nhu cầu thị trường, đảm bảo cung ứng sản phẩm kịp thời: Đúng sản phẩm – với đúng với số lượng – tại đúng nới – vào đúng thời điểm cần thiết.

- Nhà máy sản xuất:

 Thuốc viên: Sản xuất các sản phẩm viên nén, viên nén bao, viên nén sủi bọt, viên nang, thuốc bột , thuốc cốm.

 Thuốc bột tiêm: Sản xuất các sản phẩm thuốc bột, thuốc đông khô theo kế hoạch, quy trình của công ty.

 Thuốc tiêm nước: Sản xuất các sản phẩm thuốc tiêm nước, thuốc dịch truyền theo kế hoạch, quy trình của công ty.

- Phân xưởng cơ điện: Quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị, duy tu, bão dưỡng nhằm nâng cao tuổi thọ đồng thời giảm chi phí cho việc duy trì hoạt động của các máy móc thiết bị đó; Tham gia việc lắp đặt, vận hành, thẩm định, sửa chữa và bảo

39

dưỡng tất cả các máy móc, thiết bị, nhà xưởng và cơ sở hạ tầng khu vực sản xuất và phụ trợ.

- Phòng xuất khẩu: Xuất khẩu hàng ra thị trường các nước trên thế giới; tăng cường xuất khẩu sản phẩm; tham mưu cho Ban tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến xuất khẩu sản phẩm ra thị trường ngoài nước.

- Phòng Cung ứng: Tham mưu cho ban Giám đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, phối hợp cùng phòng kho vận điều hành kho bãi trong hệ thống sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Phòng kinh doanh tiếp thị: Bán hàng vào thị trường nội địa, duy trì và phát triển thị trường, phát triển thương hiệu Công ty, phát triển sản phẩm và thương hiệu sản phẩm; tăng cường xuất khẩu sản phẩm, theo dõi công nợ của các khách hàng.

- Phòng Hành chính nhân sự: Đề xuất và thực hiện xây dựng và phát triển mô hình, bộ máy tổ chức của Công ty phù hợp với định hướng phát triển của từng giai đoạn; duy trì và phát triển nguồn nhân lực Công ty; thực hiện công tác hành chính; thực hiện công tác bảo vệ tài sản, giữ gìn trật tự an ninh trong toàn Công ty.

- Phòng Tài chính - Kế toán: Cung cấp thông tin hữu ích giúp Tổng giám đốc trong công tác quản lý tài chính; tổ chức bộ máy thống kê, kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty; quản lý và phát triển vốn, tham mưu giúp Tổng giám đốc về mặt tài chính như tăng vốn (thu hút vốn đầu tư), có biện pháp đẩy mạnh sản xuất kinh doanh đạt lợi nhuận cao nhất, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước đúng quy định.

- Phòng Kiểm Nghiệm: Tiến hành các thử nghiệm để đánh giá chất lượng của sản phẩm, nguyên liệu, bao bì trong từng giai đoạn sản xuất và kinh doanh của công ty so với các tiêu chuẩn chất lượng đã được ban hành; quản lý các trang thiết bị, hóa chất, hồ sơ kiểm nghiệm và các tài liệu khác.

- Phòng Đảm bảo chất lượng: là đơn vị nằm trong hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo quá trình sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn đăng ký; thiết kế, lắp đặt các thiết bị vệ sinh môi trường, thẩm định các quy trình đảm bảo đúng quy định.

40

- Phòng Nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới : nghiên cứu sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm đang lưu hành, xin cấp số đăng ký cho sản phẩm mới, xin cấp lại số đăng ký cho sản phẩm hết hạn; triển khai sản xuất công nghiệp, tham gia xử lý những sự cố kỹ thuật khó, xây dựng định mức kỹ thuật cho các sản phẩm, xây dựng và phát triển bao bì đóng gói.

Mỗi phòng ban có một chức năng riêng, cùng hoạt động nhịp nhàng, gắn kết tạo nên một bộ máy chặt chẽ