Công dụng
- Tính năng này giúp cho người dùng có thể tự động cập nhật những thay đổi của các bảng tính toán trước đó áp dụng cho bảng tính hiện tại mà không làm thay đổi những thiết lập tại những vùng khác trên bảng tính hiện tại.
- Nói cách khác, nếu bạn dùng tính năng “chạy mới” lại bảng biểu thì chương trình không quan tâm dữ liệu hiện tại trên bảng biểu đó như thế nào, chương trình sẽ tự động xoá tất cả và nạp lại theo những thiết lập của chương trình, tất cả những thiết lập trên bảng tính đó của bạn sẽ bị mất đi toàn bộ.
- Nếu bạn sử dụng tính năng “Cập nhật bảng biểu” thì chương trình tự động tìm và chỉ xử lý trên những thay đổi của các bạn trước đó, có ảnh hưởng đến bảng hiện tại. Những thay đổi nào không ảnh hưởng đến bảng hiện tại sẽ đƣợc giữ lại.
Cách sử dụng
- Tại bảng cần cập nhật, người sử dụng có thể sử dụng một trong các cách sau:
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 125 125 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
+ Trên Excel 2003: Vào Menu Tiện ích Cập nhật bảng biểu
+ Trên Excel 2007 trở lên: Vào Tab Dự toán Group Tính năng chính Cập nhật bảng biểu.
+ Ngay tại bảng biểu cần cập nhật, click chuột phải và chọn tính năng Cập nhật bảng biểu hoặc ấn phím F5 trên bàn phím.
- Tính năng này đã được hướng dẫn chi tiết kèm theo các mục trên.
- Đối với bảng Tổng hợp kinh phí, tính năng cập nhật bảng biểu sẽ giúp người dùng tuỳ chọn, thay đổi cách tính, cập nhật cách tính của từng thành phần vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí chung…trong công trình.
H.200 - Hộp thoại tuỳ chọn cập nhật bảng Tổng hợp kinh phí
3 thành phần chi phí đầu vào: Vật liệu, nhân công, máy thi công Có 2 tuỳ chọn cho phép người dùng có thể thay đổi cách tính theo bảng Giá trị vật tƣ hoặc theo bảng Dự toán và các bảng biểu khác có liên quan.
Các thành phần chi phí khác:
- Nếu người dùng muốn thay đổi cách tính chi phí chung theo nhân công hoặc tính theo chi phí trực tiếp thì đánh dấu hoặc không đánh dấu vào mục “Chi phí chung tính theo nhân công”
Chú ý: Một số lưu ý khi sử dụng tính năng cập nhật bảng biểu để khắc phục trường hợp giá trị Tổng dự toán tại bảng Tổng hợp kinh phí và Dự thầu không bằng nhau.
Trường hợp 1: Tính đơn giá chi tiết theo cách 1 (Theo hao phí tại bảng Phân tích vật tƣ).
Bạn làm theo từng bước sau
- Hoàn thiện bảng Đơn giá chi tiết và Dự thầu theo cách 1.
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 126 126 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
- Tại bảng Tổng hợp kinh phí bạn thực hiện lệnh “Cập nhật bảng biểu”
- Trong hộp thoại H.200, bạn điều chỉnh theo hướng dẫn sau:
o Chi phí vật liệu: Tính theo bảng Giá trị vật tƣ o Chi phí nhân công: Tính theo bảng Giá trị vật tƣ o Chi phí máy thi công: Tính theo bảng Giá trị vật tƣ
- Mục đích của việc điều chỉnh này là để chuyển cách tích của 3 thành phần chi phí đầu vào về cho phù hợp với cách tính của bảng Đơn giá chi tiết.
- Lưu ý: Nếu hồ sơ dự toán của bạn có sử dụng nhiều công việc tạm tính, có công việc tạm tính bạn nhập cả giá nhân công hoặc máy thi công tại bảng dự toán, trong bảng Phân tích vật tƣ không phân tích thành phần nhân công, máy thi công thì giá trị Nhân công, máy thi công trong bảng giá trị vật tƣ không phản ánh các đơn giá này vào dẫn đến chênh lệch.
Trường hợp 2: Tính Đơn giá chi tiết theo cách 2 (Theo hao Đơn giá Vật liệu, nhân công, máy thi công tại bảng Dự toán)
- Chạy hoàn thiện bảng Đơn giá chi tiết và dự thầu theo cách 2.
- Tại bảng Tổng hợp kinh phí bạn thực hiện lệnh “Cập nhật bảng biểu”
- Trong hộp thoại H.200, bạn điều chỉnh theo hướng dẫn sau:
o Chi phí vật liệu: Tính theo bảng Dự toán o Chi phí nhân công: Tính theo bảng Dự toán o Chi phí máy thi công: Tính theo bảng Dự toán
Trường hợp 3: Tính đơn giá chi tiết theo cách 3 (Vật liệu lấy theo bảng Phân tích vật tƣ, Nhân công và Máy thi công tính theo bảng Dự toán).
- Hoàn thiện bảng Đơn giá chi tiết và Dự thầu theo cách 3.
- Tại bảng Tổng hợp kinh phí bạn thực hiện lệnh “Cập nhật bảng biểu”
- Trong hộp thoại H.200, bạn điều chỉnh theo hướng dẫn sau:
o Chi phí vật liệu: Tính theo bảng Giá trị vật tƣ o Chi phí nhân công: Tính theo bảng Dự toán o Chi phí máy thi công: Tính theo bảng Dự toán
Lưu ý: Ngược lại trường hợp 1, giá nhân công và máy thi công lấy tại bảng Dự
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 127 127 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
toán nên chi phí của 2 thành phần này đƣợc đƣa vào bảng Tổng hợp kinh phí. Do vậy nếu hồ sơ của bạn sử dụng các công việc tạm tính và có nhập giá nhân công, máy thi công tại các công việc này thì vẫn đảm bảo 2 giá trị trên bằng nhau.
II. Bóc tách thép/ điện/nước/vật liệu khác
Công dụng
- Trong quá trình làm dự toán, đặc biệt làm về các phần về điện, nước, người dùng thường gặp khó khăn vì tên của các vật tư này không có trong định mức, hoặc có trong định mức nhƣng chũng loại khác nhau (Ví dụ: Ống nhựa uPVC Bình Minh fi 90 … vì trong định mức chỉ có vật tƣ tên: Ống nhựa miêng bát đường kính 89 mm).
- Người dùng cần phải chèn dòng, đặt mã, đặt tên cho đúng theo bản vẽ, yêu cầu của nhà cung cấp, sau đó phải đƣa vào định mức cho phù hợp, link lại công thức trong bảng Phân tíc và còn phải kiểm tra xem mã vật tƣ đặt ra có trùng với mã vật tƣ nào đó đã có trong bảng Phân tích vật tƣ không…rất mất nhiều thời gian của người làm dự toán.
- Để giúp người dùng thuận tiện trong việc tính toán, bóc tách các vật liệu theo tên thực tế, quản lý khối lượng, chương trình cho phép họ có thể quản lý danh sách này, bóc tách ngay tại bảng dự toán hoặc tại bảng Phân tích vật tƣ mà không cần phải thực hiện những công việc thủ công trên.
- Nguyên tắc của việc bóc tách đƣợc áp dụng cho tất cả các loại (Thép, điện, nước, …) và được trình bày thông qua ví dụ dưới, bạn chỉ cần nắm vững nguyên tắc này để áp dụng cho tất cả các trường hợp.
Ví dụ: Bạn có công việc AF.61110 - Sản xuất, lắp dựng cốt thép móng đường kính <= 10mm, khối lƣợng = 1 tấn.
Theo đúng định mức, chương trình sẽ tự động phân tích công việc thành các thành phần hao phí nhƣ hình (H.201)
H.201 - Bảng phân tích vật tƣ của công việc theo đúng mặc định
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 128 128 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
Nếu bạn không muốn phân tích công việc này thành Thép tròn đường kính
<=10mm vì khối lƣợng chung quá, không phù hợp với thông báo giá, trong khi đó bạn đã thống kê đƣợc khối lƣợng chi tiết cho từng thép nhƣ sau: fi 6 mm: 200 kg, fi 8mm: 350 kg, fi 10mm: 450 kg. Bạn muốn đƣa khối lƣợng của từng loại thép này vào bảng phân tích và khối lƣợng tự động nhân với hao phí trong định mức 1005 kg/tấn cho từng loại thép nhƣ hình (H.202)
H.202 - Bảng Phân tích vật tƣ đã chia theo từng loại thép
Trước tiên bạn cần phải xem xét thủ công cách chương trình phân tích công việc này nhƣ sau:
+ Theo định mức, chương trình sẽ phân tích theo H.201. Còn H.202 chính là kết quả của việc thay thế vật tư Thép tròn đk <=10 bằng các thép fi 6, fi 8, fi 10, chương trình tự động lấy theo định mức tỷ lệ của từng loại thép trong tổng khối lƣợng.
Để hiểu rõ hơn cần phải giải đáp 02 thắc mắc: (Sẽ đƣợc giải đáp tại 3 điều kiện)
Công việc như thế nào thì được phần mềm đưa vào nhóm bóc thép/điện/nước, …?
Trong tất cả các vật tư có tại bảng phân tích của công việc đó, làm sao để chương trình biết vật tƣ nào cần bóc tách, cách bóc tách nhƣ thế nào?
Cách thực hiện:
- Để thực hiện được chức năng này người dùng phải kích hoạt chức năng bóc tách thép/điện/nước trong chương trình:
+ Excel 2003: Vào Menu Các tuỳ chọn Cài đặt thông số tính toán Trong hộp thoại hiện ra, bạn đánh dấu check () vào mục Bóc tách thép/điện/nước.
+ Excel 2007 trở lên: Vào Tab Dự toán Các tuỳ chọn Trong mục tiên lượng, bạn đánh dấu check () vào mục Bóc tách thép/Điện/Nước…
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 129 129 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
- Sau đó, người dùng cần định nghĩa công việc để chương trình hiểu và bóc tách theo ý người dùng. Cần chú ý thiết đặt 3 điều kiện sau:
+ Điều kiện 1: Khai báo loại công việc trong bảng Dự toán.
Mục đích của việc khai báo này là cơ sở để chương trình phân biệt nhóm công việc cần bóc tách thép, điện, nước…(Giải đáp cho thắc mắc )
Cách khai báo:
- Trong file dữ liệu đơn giá của một địa phương bất kỳ, người dùng chú ý cột loại công việc (Loại CV)
H.203 - Dữ liệu đơn giá của một địa phương bất kỳ
- Bạn muốn định nghĩa công việc của bạn cần bóc tách thuộc nhóm công việc nào thì điền giá trị cần khai báo vào cột loại công việc của dòng công việc tương ứng. Bảng quy ước khai báo loại công việc như sau:
Loại công việc Quy ƣớc (Ký tự đầu tiên từ trái qua) Thuộc nhóm cần bóc vật tƣ thép T (Có thể là T_XD,T_LD…)
Thuộc nhóm cần bóc vật tƣ điện D (Có thể là D_LD,D_CS…) Thuộc nhóm cần bóc vật tư nước N (Có thể là N_LD,N_CI..) Thuộc nhóm cần bóc vật kiến trúc
khác (gạch, đá,….)
K
Bảng quy ƣớc kí hiệu công việc cần định nghĩa bóc tách - Xong bước này bạn được kết quả như hình:
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 130 130 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
H.204 - Định nghĩa công việc cần bóc tách tại file dữ liệu đơn giá
- Nếu bạn chưa định nghĩa bước này thì chương trình cũng cho phép bạn định nghĩa ngay tại bảng dự toán.
+ Điều kiện 2: Xác định chính xác vật tƣ cần bóc tách trong định mức - Đây là bước quan trọng nhất trong việc khai báo, việc này sẽ quyết định vật tư
nào cần bóc tách.
- Trong danh sách các vật tƣ có trong định mức (Ví dụ H.201, bạn xác định vật tư cần bóc tách (Ở đây là thép tròn có đường kính < =10mm), xác định được mã hiệu của vật tƣ cần bóc tách. (V24.0738)
+ Điều kiện 3: Khai báo loại vật vật tƣ cần bóc tách
- Sau khi xác đinh đƣợc mã hiệu của vật tƣ cần bóc tách, tại file dữ liệu Từ điển vật tư đang kích hoạt, bạn điền thông tin tương ứng với loại công việc cần bóc theo bảng quy ước vào cột loại vật liệu tương ứng với mã hiệu vật tư cần bóc tách (Theo ví dụ là Thép tròn có đường kính <=10mm) (H.205)
H.205 – Khai báo vật tƣ cần bóc tách trong từ điển vật tƣ.
- Tới bước này, bạn đã dễ dàng kiểm soát tính năng bóc tách thép/điện/nước của chương trình. Dưới đây chỉ là hướng dẫn thực hiện việc bóc tách.
Bóc tách tại bảng Dự toán
Bóc tách thép
- Bước 1: Đặt con trỏ vào dòng diễn giải bên dưới công việc cần bóc tách thép - Bước 2: Vào tab Dự toán Chọn chức năng Bóc Thép/Điện/Nước
( ) hoặc click vào biểu tƣợng cục gôm trên toolbar của Excel
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 131 131 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
2003 ( ).
+ Nếu công việc đã được khai báo như điều kiện 1 thì chương trình sẽ tự động xuất hiện một danh sách các vật tƣ thép cần bóc tách (H.208). Nếu chƣa định nghĩa thì bạn có thể định nghĩa ngay tại bảng này bằng cách click Đồng ý
H.206 – Hộp thoại thông báo cho việc định nghĩa công việc
H.207 - Định nghĩa công việc cần bóc tách
Trong hộp thoại này, người dùng chọn loại công việc cần định nghĩa để bóc tách
Chọn Đồng ý
- Bước 3: Trong danh sách xổ xuống, bạn chọn loại vật tư cần bóc tách:
H.208 - Bóc tách vật tƣ thép tại bảng dự toán
+ Sau đó người dùng Nhập diễn giải khối lượng cho công việc vừa bóc. Hoàn thiện bảng dự toán nhƣ H.209
Rê chuột để chọn vật tư trong danh mục
Danh mục thép đã được đưa vào trong hồ sơ
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 132 132 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
H.209 - Diễn giải bóc tách thép tại bảng dự toán
+ Kết quả tại bảng Phân tích vật tƣ đối với công việc đƣợc bóc tách thép (H.210)
H.210 - Các vật tư đã được chương trình tự động bóc tách tại bảng Phân tích - Bằng cách này, người dùng chủ động bóc tách chi tiết từng loại vật tư theo
yêu cầu của bản vẽ, yêu cầu của bên mới thầu một cách nhanh chóng.
- Danh sách các vật tư trong danh mục người dùng có thể dễ dàng quản lý thông qua file Danhmuc_Thep.xls được đặt mặc định tại đường dẫn “C:\Du toan BN\Danhmuc”.
- Người dùng có thể thay đổi đường dẫn đặt danh mục thông qua chức năng
“Cài đặt danh mục mẫu biểu”. Để thực hiện chức năng này, người sử dụng làm thao tác nhƣ sau:
+ Trên Excel 2003: Vào Menu Các tuỳ chọn Cài đặt danh mục mẫu biểu
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 133 133 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
+ Trên Excel 2007 trở lên: Vào Tab Dự toán Trong Group Các Tuỳ chọn Chọn Cài đặt danh mục
+ Trong hộp thoại H.211, bạn click Thay đổi để thiết đặt lại đường dẫn đến danh mục bạn quản lý.
H.211 - Quản lý danh mục - mẫu biểu
Bóc tách điện/nước/vật liệu khác
- Về cơ bản, sau khi người sử dụng đã hiểu rõ nguyên tắc bóc tách cốt thép thì có thể dễ dàng áp dụng vào để bóc tách vật tư điện, nước, vật liệu khác vì cùng chung một cách thức thực hiện giống nhau.
- Dữ liệu danh mục đều trên môi trường Excel, vì vậy người dùng có thể tự do thêm/bớt các vật tƣ trong danh mục theo ý của mình cho phù hợp với hồ sơ dự toán yêu cầu một cách dễ dàng.
- Sau đây là một số hình ảnh về việc bóc tách điện,nước, vật liệu khác
Đường dẫn danh mục hiện tại
Click thay đổi để xác lập lại đường dẫn
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 134 134 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
H.212 - Bóc tách vật tƣ điện tại bảng Dự toán
H.213 - Kết quả phân tích vật tƣ điện tại bảng Phân tích vật tƣ
H.214 - Bóc tách vật tư nước tại bảng Dự toán
H.215 - Kết quả phân tích vật tư nước tại bảng Phân tích vật tư
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 135 135 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
H.216 - Dùng cách bóc tách vật tƣ khác để bóc tách gạch ốp lát
H.217 - Kết quả tại bảng Phân tích vật tƣ cho vật liệu khác Bóc tách tại bảng Phân tích vật tƣ
- Ngoài việc thực hiện bóc tách trực tiếp tại bảng dự toán, người dùng có thể thao tác bóc tách trực tiếp tại bảng phân tích vật tƣ một cách dễ dàng.
- Nguyên tắc để bóc tách vật tƣ tại bảng phân tích vật tƣ đơn giản hơn so với bảng Dự toán vì không liên quan đến định mức. Vì vậy, bạn chỉ cần khai báo điều kiện 1 (Định nghĩa công việc cần bóc) là có thể bóc tách đƣợc. Tuy nhiên, nếu bạn chưa định nghĩa thì chương trình cũng cho phép bạn định nghĩa ngay tại bảng Phân tích vật tƣ theo cách giống nhƣ bảng Dự toán.
- Để bóc tách tại bảng Phân tích vật tƣ bạn thực hiện giống nhƣ chèn một vật tƣ mới nhƣ sau:
+ Bước 1: Tại bảng PTVT, để con trỏ ngay vị trị mã vật tư hoặc tên vật tư + Bước 2: Chọn chức năng Bóc tách Thép/Điện/Nước…
+ Bước 3: Trong danh sách các vật tư xổ xuống, người dùng chọn vật tư cần bóc tách.
+ Bước 4: Cho hao phí của vật tư vào cột hao phí của chương trình
Công ty TNHH Phần mềm xây dựng Bắc Nam (BNSC) 136 136 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán BNSC 2015
+ Bước 5: Dùng tính năng tính lại bảng biểu của chương trình hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl+E”.
H.218 - Dùng chức năng bóc tách vật tƣ điện tại bảng Phân tích vật tƣ
Chú ý:
- Mã hiệu của các vật tƣ bóc tách đƣợc quy định trong file Danh mục kèm theo của từng loại vật tư tương ứng.
- Các loại vật tƣ trong danh sách vật tƣ bóc tách thép, khi tính Giá trị vật tƣ được tự động đưa vào bảng Giá trị vật tư, người dùng có thể thao tác lưu giá và sử dụng giống như một vật tư bình thường.
III. Đa hạng mục
Công dụng
- Trong quá trình làm dự toán, có trường hợp người sử dụng cần phải làm cùng một lúc nhiều hạng mục theo từng chuyên ngành Xây dựng, lắp đặt, dịch vụ công ích, đường dây…trong cùng một công trình . Do vậy, người dùng thường phải tạo ra nhiều file riêng biệt và sau đó gộp chung một file tổng hợp các hạng mục này, gây khó khăn cho việc quản lý, phải nhập giá vật liệu nhiều lần.
- Tính năng này sẽ cho phép người dùng cùng một lúc làm nhiều hạng mục trên cùng một file, sử dụng cùng lúc nhiều bộ đơn giá, định mức khác nhau , áp dụng hệ số khác nhau theo từng bộ định mức, đơn giá riêng biệt.
- Chương trình cũng tự động tổng hợp riêng chi phí của từng hạng mục tại các bảng Giá trị vật tƣ, Dự thầu.
Cách làm
- Để khai báo một hạng mục, người dùng chú ý nguyên tắc khai báo như sau:
❶Chọn vật tư
❷ Vật tư tự động đưa
vào bảng tính
❸ Điền hao phí
❹ Dùng phím Ctr l+E để tính toán lại khối lượng