CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI CƠ QUAN
2.3. Đánh giá hệ thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.1. Tổng hợp kết quả khảo sát về Sự chính trực và giá trị đạo đức
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai - 2016) S
T T
CÂU HỎI
TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01
Cơ quan có xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức (các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên không?
27 3 90 % 10 %
02
Cơ quan có ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức nghề nghiệp và phổ biến đến từng CBCC không?
29 1 96.67 % 3.33 %
03
Lãnh đạo có thường xuyên đề cập đến vấn đề giá trị đạo đức trước toàn thể CBCC không?
26 4 86.67 % 13.33 %
04 Cơ quan có tồn tại những áp lực khiến
CCBC phải hành xử trái luật không? 7 23 23.33 % 76.67 % 05
Công chức hiểu được các chính sách của ngànhthanh tra trong mối quan hệ với người dân và các tổ chức khác.
25 5 83.33 % 13.67 %
Qua kết quả khảo sát về sự liêm chính và giá trị đạo đức được thống kê và thể hiện tại bảng 2.1 cho thấy cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai luôn đề cao tầm quan trọng về việc liêm chính, giá trị đạo đức, đảm bảo công khai minh bạch trong nhiệm vụ.
Cụ thể khoảng 90% CBCC trả lời “có” cho việc cơ quan xây dựng môi trường của tổ chức (các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên;
Trên 96% ý kiến cho rằng cơ quan có ban hành các văn bản , quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức nghề nghiệp và phổ biến đến từng nhân viên.
Việc lãnh đạo Thanh tra tỉnh Đồng Nai thường xuyên đề cập đến vấn đề giá trị đạo đức trước toàn thể nhân viên qua kết quả khảo sát chiếm 86.67%. Cơ quan tiếp tục cuôc vận động “học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”: Theo hướng dẫn của Đảng ủy khối các cơ quan tỉnh Toàn thể cán bộ, công chức người lao động Thanh tra tỉnh tham gia thực hiện đăng ký nêu gương 03 chuyên đề tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh về “Trung thực trách nhiệm”, “gắn bó với nhân dân” và “xây dựng Đảng trong sạch, vững mạnh” định kỳ hàng quý chi bộ tổ chức đánh giá trong buổi sinh hoạt định kỳ tháng cuối quý; tất cả đảng viên tham gia học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, định kỳ hàng tháng thực hiện đánh giá trong cuộc họp chi bộ. Ngoài ra, vào sáng thứ hai hàng tuần, Thanh tra tỉnh tổ chức sinh hoạt tư tưởng qua những mẫu chuyện tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh trong cơ quan.
Tuy nhiên, việc tồn tại những áp lực khiến nhân viên hành xử trái luật tại cơ quan qua kết quả khảo sát chiếm trên 23%, điều này vô tình làm giảm lòng tin của CBCC đối với cơ quan, nguy hiểm hơn là có thể gây ra tình trạng thông đồng giữa các cán bộ với nhau dẫn đến ảnh hưởng hệ thống KSNB của cơ quan;
Trên 83% ý kiến cho rằng CBCC đều hiểu được các chính sách của ngành thanh tra trong mối quan hệ với người dân và các tổ chức khác. Đối với một tổ chức cơ quan nhà nước thì đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, có thể nói đây là bộ mặt của Nhà nước tại địa phương.
Năng lực nhân viên:
Bảng 2.2. Tổng hợp kết quả khảo sát về năng lực nhân viên
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai - 2016) Năng lực của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một CBCC có kiến thức, kỹ năng sẽ có phương làm việc khoa học, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp làm việc tốt và hiệu quả nhằm mang lại lợi ích chung và đạt được mục tiêu đề ra. Những CBCC này sẽ là bộ mặt đại diện cho bộ máy nhà nước, vì thế việc sử dụng nguồn nhân lực như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất luôn là yếu tố hàng đầu mà ban lãnh đạo cơ quan luôn quan tâm hàng đầu.
Kết quả điều tra khảo sát về năng lực nhân viên tại bảng 2.2 cho ta thấy, 90%
CBCC trả lời là “có” trong việc cơ quan đã xây dựng các quy định cụ thể về chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân rõ ràng thông qua văn bản. Những quy định cụ thể này sẽ giúp cho cơ quan tránh được sự chồng chéo, đùn đẩy giữa các nhân viên khi làm việc với nhau. Cũng dựa trên những quy định thông qua các tiêu chí về năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức lối sống , cơ quan sẽ tiến hành tuyển dụng cán bộ một cách dễ dàng hơn.
Trên 83.33% ý kiến cho rằng hầu hết các CBCC đều được phân công công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người. Điều này giúp cho CBCC
S T T
CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01
Quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban có được phân chia rõ ràng bằng văn bản không?
24 6 90% 10%
02
CBCC ở tất cả các vị trí có đủ kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện công việc không?
20 10 66.67% 33.33%
03
CBCC có được phân công công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người không?
25 5 83.33% 16.67%
04
Cơ quan có đưa ra những biện pháp cụ thể để xử lý nhân viên không đủ năng lực không?
16 14 53.33% 46.67%
làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm thời gian thay vì phải làm công việc quá dàn trải, mà một khi CBCC chỉ đảm nhận một công việc ngày nay qua ngày khác rất khó xuất hiện những sai sót.
Đồng thời, việc CBCC đủ kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện công việc chiếm khoảng 67%, đồng nghĩa với việc vẫn còn tồn tại khoảng 33% CBCC chưa đủ kinh nghiệm đảm nhận công việc. Chỉ có 53.33% ý kiến cho rằng cơ quan có đưa ra biện pháp cụ thể để xử lý những cán bộ không đủ năng lực này. Thực tế đã cho thấy dù quy chế tuyển dụng quy định rõ về yêu cầu năng lực và trình độ, tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp là người thân quen hoặc có quan hệ với ban lãnh đạo được ưu tiên tuyển dụng. Vì vậy, việc sa thải nhân viên là người thân của ban lãnh đạo không đủ năng lực ít khi được áp dụng mà hầu hết là khiển trách hoặc chuyển sang công việc khác.
Triết lý và phong cách lãnh đạo:
Bảng 2.3. Tổng hợp kết quả khảo sát về triết lý và phong cách lãnh đạo
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai - 2016) S
T T
CÂU HỎI
TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01 Công tác KSNB đối với ban lãnh đạo
có phải là yếu tố quan trọng không? 25 5 83.33% 16.67%
02
Lãnh đạo có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để điều hành hoạt động cơ quan và kiểm soát việc giải quyết tất cả các đơn khiếu nại tố cáo hay không?
29 1 96.67% 3.33%
03
Mỗi quý, lãnh đạo có đưa ra các mục tiêu, phương hướng và giải pháp thực hiện nhiệm vụ công việc trong cơ quan không?
30 0 100% 0%
04
Ban lãnh đạo giải quyết công việc một cách thận trọng, xem xét kỹ lưỡng tất cả những rủi ro tiềm ẩn trước khi đưa ra quyết định không?
26 4 86.67% 13.33%
05
Ban lãnh đạo có thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức.
19 11 63.33% 36.67%
Công tác KSNB là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với ban lãnh đạo, qua kết quả khảo sát tại bảng 2..3 cho thấy có trên 83% ý kiến CBCC đồng ý về việc này, do vậy thông qua KSNB ban lãnh đạoThanh tra tỉnh sẽ nắm được tình hình xử lý công việc theo đúng từng quy trình của các phòng nghiệp vụ.
Đồng thời, kết quả khảo sát về việc lãnh đạo có đầy đủ kiến thức kinh nghiệm cần thiết để điều hành hoạt động cơ quan và kiểm soát việc giải quyết tất các các đơn khiếu nại tố cao chiếm 96.67%, thực tế đã cho thấy hầu hết ban lãnh đạo Thanh tra tỉnh Đồng Nai là những cán bộ có chuyên môn, năng lực quản lý caovà luôn tâm huyết với nghề. 100% ý kiến CBCC cho rằng ban lãnh đạo luôn tổ chức các cuộc họp định kỳ để bàn bạc về kết quả, mục tiêu, phương hướng và nhiệm vụ, sửa đổi để xử lý những tồn đọng, vướng mắc và giám sát tiến độ, kết quả thực hiện.
Tuy nhiên việc lãnh đạo thường tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức qua kết quả khảo sát chỉ chiếm khoảng 63.33%.
Cơ cấu tổ chức:
Bảng 2.4. Tổng hợp kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai - 2016) S
T T
CÂU HỎI
TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01 Cơ quan có xây dựng sơ đồ về cơ cấu
tổ chức không? 30 0 100% 0%
02
Cơ cấu tổ chức tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai có phù hợp với quy mô hoạt động của cơ quan hay không?
22 18 73.33% 26.67%
03
Cơ cấu tổ chức của cơ quan có ban hành văn bản phân chia quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau không?
20 10 66.67% 33.33%
04
Các bộ phận, phòng nghiệp vụ trong cơ quan có ban hành đầy đủ quy trình làm việc của mình không?
25 5 83.33% 16,67%
05
Cơ cấu tổ chức có tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai không?
16 14 53.33% 46.67%
Cơ cấu tổ chức trong đơn vị là yếu tố giúp ban lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị cơ quan của mình. Đồng thời góp phần hỗ trợ những người quản lý trong cơ quan thực hiện giảm thiểu rủi ro.
Qua kết quả khảo sát tại bảng 2.4 về cơ cấu tổ chức cho thấy, 100% ý kiến đều cho rằng cơ quan đã xây dựng được sơ đồ cơ cấu tổ chức trong đơn vị, và 73.33%
CBCC cho rằng cơ cấu tổ chức đó phù hợp với quy mô hoạt động tại cơ quan.
Việc cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành văn bản phân chia quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau qua kết quả khảo sát chiếm 66.67%, kết quả khảo sát này chiếm tỷ lệ không cao nhưng cũng đã góp phần nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB, CBCC được phân chia rõ ràng việc phải làm và trách nhiệm của họ như thế nào đối với công việc, nhiệm vụ được giao giúp lãnh đạo của cơ quan dễ dàng nhận dạng và tìm kiếm nguyên nhân rủi ro để từ đó có hướng xử lý kịp thời, trách nhiệm cán bộ cũng được gói gọn và trong công tác xử lý sai phạm.
Đồng thời, kết quả điều tra khảo sát về việc các bộ phận, phòng nghiệp vụ trong cơ quan ban hành đầy đủ quy trình làm việc chiếm 83.33%. Điều này giúp các CBCC trong cơ quan biết mình phải làm gì, báo cáo cho ai, khi nào và về vấn đề gì giúp ban lãnh đạo Thanh tra tỉnh Đồng Nai nắm bắt rõ và kịp thời những vấn đề đang xảy ra trong đơn vị cơ quan mình.
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động. Tuy nhiên qua kết quả khảo sát chỉ chiếm 53.33%.
Chính sách nhân sự:
Bảng 2.5. Tổng hợp kết quả khảo sát về chính sách nhân sự
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai - 2016) Qua kết quả khảo sát về chích sách nhân sự tại bảng 2.5 cho thấy, 76.67% ý kiến cho rằng nguồn nhân sự tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc. Điều này giúp cho ban lãnh đạo Thanh tra tỉnh có đủ nguồn nhân lực , đảm bảo mức độ hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao.
Trên 83% CBCC trả lời “có” trong việc tuyển dụng nhân viên mới, cơ quan có những chính sách thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng đáp ứng chuyên môn. Và 86.67% ý kiến cho rằng cơ quan luôn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Thực tế cho thấy, cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai luôn chú trọng đến nguồn nhân lực, đến năng lực chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc tạo điềi kiện cho CBCC tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn. Cụ thể, năm 2015, Thanh tra S
T T
CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01
Nguồn nhân sự tại cơ quan Thanh tra tỉnh Đồng Nai có đáp ứng đủ cho nhu cầu công việc không?
23 7 76.67% 23.33%
02
Khi tuyển dụng nhân viên mới, cơ quan có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn ?
25 5 83.33% 16.67%
03 Khi tuyển dựng, cơ quan có chú trọng đến
năng lực chuyên môn không? 20 10 66.67% 33.33%
04 Cơ quan có xây dựng quy chế làm việc,
khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không? 18 12 60% 40%
05
Cơ quan có nhân viên chuyên quản lý mạng máy tính và bảo vệ phần cứng không?
11 19 36.67% 63.33%
06
Cơ quan có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nhằm để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ không?
26 4 86.67% 13.33%
tỉnh cử 25 cán bộ, công chức trong ngành thanh tra Đồng Nai tham dự lớp nghiệp vụ thanh tra viên tại Cần Thơ; 01 trường hợp tham dự lớp Thanh tra viên chính tại Hà Nội; 02 trường hợp học lớp Thanh tra viên chính và Chuyên viên chính tại Hà Nội; 01 trường hợp học Thanh tra viên chính tại Khánh Hòa; 01 đồng chí học lớp Cử nhân chính trị; 02 trường hợp đi học lớp QLNN ngạch CV và 05 trường hợp học trung cấp LLCT. Đặc biệt, Thanh tra tỉnh đã phối hợp Trường Cán bộ Thanh tra - Thanh tra Chính phủ tổ chức thành công lớp bồi dưỡng nghiệp vụ phòng, chống tham nhũng cho 70 học viên và lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Trưởng Đoàn Thanh tra cho 76 học viên.
Về việc cơ quan xây dựng quy chế làm việc, khen thưởng và kỷ luật rõ ràng qua kết quả khảo sát chiếm 60% . Thực hiện hướng dẫn của Sở nội vụ về tổng kết phong trào thi đua yêu nước năm 2015, Hội đồng Thi đua Khen thưởng Thanh tra tỉnh đã tổ chức bình xét khen thưởng đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo hướng dẫn của Ban Thi đua Khen thưởng tỉnh và các quy định pháp luật về thi đua khen thưởng.
Cụ thể: Căn cứ Quy chế về công tác thi đua khen thưởng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai tại Quyết định số 77/2014/QĐ-UBND ngày 31/12/2014 của UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh đã ban hành Quy chế về công tác thi đua, khen thưởng của ngành Thanh tra tỉnh Đồng Nai tại Quyết định số 158/QĐ-TT ngày 29/10/2015 theo quy định; Quyết định số 186/QĐ-TT ngày 20/11/2015 về việc kiện toàn Hội đồng thi đua khen thưởng và Quyết định số 158/QĐ-TT ngày 20/11/2015 về việc kiện toàn Hội đồng thẩm định sáng kiến cấp cơ sở của Thanh tra tỉnh.
Điều này cho thấy cơ quan đã tạo dựng một quy chế hợp lý trong việc khen thưởng và có chế tài xử phạt, tuy nhiên những kỷ luật và chế tài ấy chưa thực sự được áp dụng công bằng.
Kết quả khảo về tình hình nhân sự chuyên quản lý mạng máy tính và phần cứng chiếm tỷ lệ rất thấp khoảng 36.67%, hầu hết bộ phận này đều do các thanh tra viên hoặc kế toán kiêm nhiệm.