CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
5.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
5.2.3 Về hoạt động kiểm soát
Với trọng số 0.245, hoạt động kiểm soát là yếu tố quan trọng xếp thứ 3 sau yếu tố đánh giá rủi ro, điều đó nói lên tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát đối với HT KSNB. Vì vậy giải pháp để nâng cao hiệu quả HT KSNB là làm sao để Hoạt động kiểm soát hoạt động một cách hiệu quả, các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Hoạt động kiểm soát được tác giả đề xuất gồm:
- Thiết lập hệ thống thủ tục : Nhà trường cần thiết lập các thủ tục cần thiết để kiểm soát giúp cho các hoạt động được thực hiện đúng quy trình, dễ dàng và thông suốt. Đồng thời nhà trường cần thường xuyên kiểm tra, thanh tra cũng như đánh giá hoạt động này, nhằm tránh việc thực hiện không đúng, chủ quan, cả nể trong đơn vị
trường
- Phân chia trách nhiệm đến từng cá nhân: Việc phân công đúng người, đúng việc vừa giúp phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân để công việc thực hiện một cách nhanh chóng nhất, vừa giúp cá nhân có ý thức trách nhiệm đối với việc mình làm, đồng thời sẽ đánh giá đúng được năng lực của mỗi người từ đó có biện pháp khen thưởng đối với cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ hoặc kỷ luật đối với những cá nhân sai phạm.
- Kiểm soát các hoạt động : Nhà trường cần phải kiểm soát các quy trình hoạt động như :
+ Quy trình trả lương: Quy trình trả lương cho CBGV trong các trường khi cải tiến phải đảm bảo tính đúng, tính đủ thu nhập cho người lao động, trả lương đúng hạn cũng nhưng phải khuyến khích người lao động gia tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc. Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để tránh sai sót và chậm trễ
+ Quy trình quản lý tài sản cố định: Cơ sở vật chất giáo dục đào tạo có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của mỗi trường. Trong khi đó, vốn đầu tư cho mua mới và nâng cấp tài sản cố định tương đối lớn do vậy nếu tài sản cố định đầu tư không phát huy hiệu quả hoạt động tối đa sẽ gây thất thoát vốn, lãng phí chi phí sử dụng vốn, tạo gánh nặng cho các trường. Trong thời gian qua các trường còn chưa làm tốt công tác lập kế hoạch cho nhu cầu mua mới và nâng cấp tài sản cố định. Để làm tốt công tác này, các trường phải tổ chức phòng quản trị thiết bị. Nhu cầu được để xuất bởi bộ phận gửi phòng QLTB. Phòng QLTB chịu trách nhiệm xem xét phổi hợp với các bộ phận khác, sau đó trình BGH duyệt hoặc phòng QLTB trực tiếp đề xuất trong trường hợp tài sản thuộc chức năng nhiệm vụ phòng QLTB quản lý. Trong trường hợp giá trị hàng hóa dịch vụ thuê mua lớn, phải thành lập hội đồng xác định nhu cầu, thành phần hội đồng gồm: BGH, bộ phận sử dụng, bộ phận kỳ thuật, phòng QLTB, phòng KH-TC và đại diện ban thanh tra, trong trường họp mua các loại hàng hóa dịch vụ ngoài chuyên môn của cán bộ kỹ thuật phải mời chuyên gia tư vấn.
Để xác định đúng nhu cầu TSCĐ, cần dựa trên các căn cứ sau: Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch công tác, kế hoạch sử dụng để xác định nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã P.QLTB phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ thêm không hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào... P.QLTB kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dõi thời gian khai thác sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng. Nhu cầu phải kèm theo dự toán kinh phí chuyển bộ phận Kế toán tài chính nhằm phối họp xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay không sau đó mới trình trình BGH phê duyệt. Định kỳ luân chuyển nhân sự tại vị trí thu mua của phòng QLTB. Thường xuyên tìm chọn báo giá của các nhà cung cấp tiềm năng khác để khảo sát và so sánh, thay đổi nhà cung cấp.
Sau khi lập kế hoạch thì các bước tiếp theo của quy trình mua mới và nâng cấp tài sản cố định gồm: Phòng QTTB tìm biện pháp thực hiện tối ưu, phối hợp với phòng TC, kho vật tư, bộ phận kỹ thuật, chuyên gia tư vấn... để tham mưu cho Hiệu trưởng ra quyết định biện pháp lựa chọn hàng hóa đáp ứng nhu cầu mà tiết kiệm chỉ phí nhất: Phòng QLTB kết hợp với bộ phận kho vật tư xác định xem trong kho hiện có hàng hóa có thể xuất dùng ngay không, nếu không có mới xem xét đến việc thuê mua; rà soát có tài sản tương đương đang dư thừa ở bộ phận khác không, nếu có sẽ thực hiện điều chuyển nội bộ, nếu không mới xem xét đến việc thuê mua. Phòng Quản lý thiết bị tự thực hiện hay thuê mua bên ngoài. Thông thường đối với các công việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện của nhân viên sửa chữa thì phòng Quản lý thiết bị thực hiện, nếu ngoài khả năng tự thực hiện mới xem xét đến khả năng thuê mua bên ngoài. Trong trường hợp hàng hóa không thể mua được do không có điều kiện mua sắm (hàng hóa không có trên thị trường, không có nhà cung cấp dịch vụ, giá trị tài sản quá cao so với nhu cầu...) phòng Quản lý thiết bị cần có hướng giải quyết cụ thể: cho sửa chữa tài sản cũ hoặc cho thuê mua sản phẩm thay thế.... Trong các trường hợp này, phòng Quản trị cần làm việc lại với bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến. Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải thuê mua ngay không. Thành lập hội đồng thẩm
tra và quyết định trong trường hợp giá trị họp đồng thuê mua lớn. Phải có phê duyệt của phòng KH-TC về ngân sách thực hiện kèm theo để tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. P.KH-TC xem xét đến khả năng thanh toán cho người cung cấp, nếu không đủ khả năng cần có biện pháp xin gia hạn thời hạn thanh toán, hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng ...