CHƯƠNG 3 TỔNG QUAN VỀ BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
5.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP
5.3.1. Giải pháp chung về phát triển dịch vụ Bưu chính Viễn thông
Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ tất cả các khâu từ dây chuyền sản xuất đến các Bưu cục, Đại lý bưu điện, Điểm văn hóa xã để thực hiện tốt hai chỉ tiêu thời gian và chất lượng sản phẩm dịch vụ theo quy định của ngành, đảm bảo rút ngắn thời gian và sản phẩm dịch vụ không bị thiếu sót khi đến tay người nhận, tạo được sự tin tưởng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ Bưu chính luôn đảm bảo nhanh chóng, chính xác , an toàn.
Bố trí sắp xếp lại các khâu trong sản xuất Bưu chính, kết hợp chặt chẽ từ khâu đầu đến khâu cuối, rút ngắn hành trình, giảm khâu trung gian nhằm tiết kiệm chi phí.
Thiết lập một mô hình tổ chức có hiệu quả và ổn định, tạo tâm lý thoải mái cho Cán bộ - công nhân viên, nâng cao năng suất lao động
86
Về công tác kế toán thống kê tài chính, chứng từ kế toán phải được cập nhật đầy đủ; xử lý, phân tích số liệu chính xác giúp quản lý và sử dụng có hiệu quả cao nhất đồng vốn, tập trung chi phí cho sản xuất kinh doanh và phát triển mạng lưới các dịch vụ Bưu chính, hạn chế những khoản chi không cần thiết, thực hành tiết kiệm.
Tăng cường quảng cáo, tiếp thị các dịch vụ Bưu chính để giới thiệu và nắm bắt nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.
Tập trung cải tiến phương pháp và hình thức quảng cáo các dịch vụ Bưu chính sao cho thật ấn tượng, gây sự chú ý nơi khách hàng.
Thành lập nhóm nghiên cứu để tìm hiểu mở rộng mạng lưới bưu cục ở những khu dân cư mới phát triển như: Quốc lộ 91B, khu Nam sông Cần Thơ…
Tại các Bưu cục đang hoạt động, đơn vị cố gắng đưa vào khai thác hết các loại dịch vụ để phục vụ cho khách hàng tốt hơn, đồng thời cũng tăng hiệu quả hoạt động của Bưu cục, đặc biệt là đối với các điểm Đại lý Bưu điện nên phát triển các dịch vụ bưu chính nhằm tăng nguồn thu cho Đại lý, giảm số lượng chủ Đại lý cắt hợp đồng với Bưu điện.
5.3.2. Giải pháp về nguồn nhân lực:
Trong sản xuất kinh doanh, một doanh nghiệp muốn tồn tại và hoạt động có hiệu quả thì việc phát triển yếu tố con người là quan trọng hàng đầu. Nhưng muốn có người tốt, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân lực hiện tại và kế cận lâu dài có đủ năng lực trình độ quản lý kinh tế kỹ thuật nghiệp vụ, đảm đương công việc trong tình hình mới và phải đào tạo cho được đội ngũ cho công nhân viên lành nghề tinh thông về nghiệp vụ, có kỹ năng giao tiếp bán hàng và xử lý được những tình huống khó khăn trong các khâu sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu trên, hàng năm Bưu điện thành phố Cần Thơ nên có kế hoạch đưa đi đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, tại các trường Đại học trong ngành cũng như ngoài ngành, để nắm kiến thức mới đủ năng lực để đảm đương được công việc sản xuất kinh doanh trong tình hình mới.
87
Do trình độ cấp bậc của nhân viên còn thấp chưa đạt yêu cầu trong tình huống mới, cần mở thêm các lớp huấn luyện mang tính chuyên biệt về chức năng, nhiệm vụ công tác cho các lao động làm công tác sản xuất. Giao dịch viên phải học qua chuyên môn, trình độ ngoại ngữ phải biết nói đọc viết để giúp cho công việc được tốt hơn. Về tin học ít nhất phải trình độ B để có thể tiếp xúc với máy tính giúp cho giao dịch viên hoàn thành giao dịch tốt..
Ban giám đốc , trưởng phòng, tổ đội trưởng, các thành viên trong Ban chấp hành tổ chức phụ nữ, Công đoàn, Đoàn thanh niên là người gương mẫu trong mọi hoạt động của đơn vị. Nêu cao vai trò lãnh đạo của chi bộ, tạo sự gắn kết giữa các phòng, giữa các tổ chức quần chúng trong thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, các cán bộ quản lý cần phải bồi dưỡng các kiến thức về nghệ thuật quản lý, chiến lược kinh doanh và vấn đề hội nhập và cạnh tranh để họ có đủ năng lực chỉ đạo hoạt động của đơn vị có hiệu quả
Nâng cao ý thức trách nhiệm của Cán bộ Công nhân viên: không lấy của chung làm của riêng, tiết kiệm điện, nước, điện thoại, bảo vệ tài sản được giao, đấu tranh với những biểu hiện sai trái, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ.
Nhận xét, đánh giá bình bầu thi đua khen thưởng một cách công bằng, xử lý các trường hợp vi phạm một cách minh bạch.
5.3.3. Giải pháp về kênh phân phối
Với mục đích bố trí mặt bằng dịch vụ là đem đến cho khách hàng sự thoải mái, tiện lợi và trình bày hàng hoá hấp dẫn, giảm đi sự đi lại của khách hàng, tạo sự riêng biệt của từng khu vực công tác. Ngoài việc bố trí hợp lý các ghi sê, các buồng đàm thoại cũng cần phải quan tâm đến vẻ mỹ quan và khả năng kinh doanh dịch vụ của các Bưu cục chẳng hạn như: các Bưu cục đã xuống cấp cần xây dựng khang trang, địa điểm không thuận tiện cho khách hàng khi đến sử dụng các dịch vụ của Bưu điện thì cần được thay đổi tổ chức lại. Đặc biệt hiện nay mặt bằng giao dịch của một số bưu cục còn hẹp, do đó việc đăng tải các thông tin của Ngành mà khách hàng cần biết như: thay đổi giá cước, các chương trình khuyến mãi, các thông báo….không được niêm yết cụ thể. Đây là vấn đề cần phải quan tâm trong việc xây dựng
88
và phát triển mạng lưới Bưu chính hoàn chỉnh trong tương lai.
Mở rộng và nâng cao hiệu quả hoạt động các điểm Bưu điện văn hóa xã, phối hợp với các ngành liên quan thực hiện chương trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông thôn, phát triển dịch vụ Bưu chính Viễn thông, Internet tại các điểm Bưu điện văn hóa xã.
Thường xuyên kiểm tra các điểm phân phối về việc thực hiện phong trào “ Xanh – Sạch – Đep, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, Phòng cháy chữa cháy, Phòng chống cháy nổ”
Nâng cao hiệu quả mạng Đại lý Bưu điện. Tổ chức kinh doanh, tính toán hiệu quả kinh doanh qua các kênh phân phối, mức tỷ lệ hoa hồng theo quan điểm đôi bên cùng có lợi.
5.3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất:
Hiện nay điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên của Bưu điện thành phố Cần Thơ là tương đối thuận lợi, lãnh đạo đơn vị đã có thật sự quan tâm và đầu tư các phương tiện, công cụ lao động nhằm nâng cao năng suất và đảm bảo sức khoẻ cho người lao động các công việc nặng nhọc nguy hiểm đã không còn nữa.
Tuy nhiên để hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đạt được kết quả tốt nhất thì đơn vị cần nghiên cứu và có một số bổ sung, cải tiến điều kiện làm việc cho thật tốt, thật hoàn thiện, cụ thể là một số công việc tiêu biểu như sau:
- Các bưu cục cần được trang bị hệ thống máy lạnh, vừa để tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên và khách hàng, vừa tránh nắng nóng, bụi và tiếng ồn ở bên ngoài.
- Tiếp tục đầu tư trang thiết bị khai thác, máy móc hiện đại cho các bưu cục
- Giảm cabin điện thoại tại giao dịch trung tâm, các Bưu cục: Qua tình hình thực tế hiện nay, do điện thoại di động trở nên phổ biến, sản lượng dịch vụ điện thoại tại các điểm phục vụ ngày càng giảm mạnh, kể từ sau khi thực hiện chia tách giữa Bưu chính và Viễn thông thì doanh thu cước các dịch vụ Viễn Thông, Bưu chính không được hưởng 100%
89
chỉ được hưởng trên tỷ lệ ăn chia theo qui định của Tập đoàn do đó cần phải cắt giảm bớt các line điện thoại trên toàn mạng kinh doanh không hiệu quả nhằm giảm bớt chi phí đóng cước thuê bao hàng tháng đồng thời tạo sự thông thoáng tại các giao dịch.
- Sửa chữa hoặc đầu tư mới các trang thiết bị hiện đại khi kiểm tra các thiết bị cũ không đáp ứng yêu cầu của công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, cần phải có bộ phận về bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị có như vậy khi phát hiện những hỏng hóc, sự cố ngừng máy, ngừng mạng thì sẽ được bộ phận bảo trì xử lý nhanh chóng khi có như vậy mới đảm bảo được quá trình sản xuất phục vụ khách hàng được thông suốt và kịp thời hạn chế các sai sót xảy ra.
5.3.5. Giải pháp về chăm sóc khách hàng:
Vì đặc trưng của Ngành Bưu chính là luôn phải tiếp xúc với khách hàng ,thái độ của nhân viên giao dịch sẽ tác động trực tiếp đến tâm lý khách hàng. Nên Bưu điên cần coi trọng công tác chăm sóc khách hàng, thường xuyên nhắc nhở công nhân viên về thái độ và cách ứng xử với khách hàng.
Chăm sóc tốt cho khách hàng mọi lúc, mọi nơi và mọi dịch vụ; đáp ứng mọi nhu cầu hợp lý của khách hàng.
Giải quyết thoả đáng và kịp thời những thắc mắc khiếu nại của khách hàng và bồi thường khi có thiệt hại xảy ra.
Thống kê và cập nhật các thông tin ý kiến của khách hàng về chất lượng phục vụ cũng như chất lượng dịch vụ làm cơ sở để hoàn thiện công tác Chăm sóc khách hàng và phát triển dịch vụ.
90
CHƯƠNG 6