PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.2 Khoản mục phải thu khách hàng với vấn đề kiểm toán
1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải thu khách hàng
Bảng 1.2. Bảng thủ tục kiểm soát đối với NPT khách hàng
Thủ tục kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát Nội dung
Xử lý yêu cầu mua hàng.
Xác định về khả năng cungứng hàng hóa của đơn vị.
- Kiểm tra đơn đặt hàng hợp lệ cần phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của đơn vị khách hàng.
- Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã,… nhằm xác định khả năng cung ứng của đơn vị và tiến hành lập lệnh bán hàng.
-Trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, email, fax, cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đãđặt hàng của khách hàng.
- Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận cần có sự hồi báo cho khách hàng để tránh các tranh chấp có thể xảy ra. Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng, cần ký kết hợp đồng.
Xét duyệt bán chịu
Đảm bảo khả năng thu hồi các khoảnNPT.
-Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng. Bộ phận xét duyệt bánchịu dựa
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác làm căn cứ để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
- Lập dánh sách các khách hàng thường xuyên giao dịch và luôn cập nhật các thông tin tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng.
-Trong môi trường có rủi ro kinh doanh cao, có thể yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hoặc ký quỹ.
Xuất kho hàng hóa
Quản lý việc xuất hàng, tránh nhầm lẫn thất thoát hàng hóa.
-Thủ kho căn cứ vào lệnh bán hàng đãđược phê duyệt và phiếu xuất kho để xuất hàng cho bộ phận vận chuyển hàng hóa.
- Một phiếu xuất khohợp lệ cần có đầy đủ chữ ký của người lập, người kiểm tra và người nhận.
- Phiếu xuất kho thường lập thành 3 liên: 1 liên gửi đến thủ kho để lằm căn cứ ghi thẻ kho và xuất kho hàng hóa, 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho, liên còn lại được lưu tại bộ phận bán hàng.
Chuyển hàng cho khách hàng.
Hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra.
-Bộ phận gửi hàng nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúng giữa hàng thực nhận với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho, lập chứng từ gửi hàng và gửi cho khách hàng.
-Lưu ý rằng bộ phận này cần độc lập để hạn chế các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữa
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
thủ kho với người nhận hàng.
- Chứng từ vận chuyển là cở sở để lập hóa đơn, thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan.
Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn được lập chính xác (hợp pháp, hợp lý, hợp lệ) và đúng thời gian.
-Trước khi hóa đơn đượclập cần phải kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, thông báo điều chỉnh (nếu có)…
- Khi lập hóa đơn phải: sử dụng bảng giá đã duyệt của đơn vị, tính ra giá trị của từngloại và cho cả hóa đơn, đánh sốthứ tự liên tục và lập thành 3 liên có sự kiểm tra trước khi gửi 1 liên cho khách hàng.
-Hóa đơn phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của đơn vị và khách hàng. Có thể thay thế chữ ký người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo, trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần chữ ký của khách hàng.
- Tổng hợp các hóa đơn phát hành từng ngày để ghiTK tổng hợp trên Sổ Cái. Từng hóa đơn được sử dụng để vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi NPT của từng khách hàng.
Theo dõi thanh toán
Kiểm soát việc thu hồi nợ -Cần có sự phân chia trách nhiệm tách rời giữa hai chức năng bán hàng và thu tiền.
- Bộ phận phụ trách bán chịu định kỳ lập báo
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
cáo NPT theo từng nhóm tuổi và gửi thư thông báo nợ cho khách hàng nhằm nhanh chóng thu hồi nợ và xử lý chênh lệch (nếu có).
Xét duyệt các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
Đánh giá đúng giá trị của khoản phải thu khách hàng.
-Đơn vị cần quy định chính sách chiết khấu thương mại. Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán rõ ràng cũng như cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt các khoản này.
-Đối với các khoản giảm giá hoặc chiết khấu thương mại (Phát sinh ngoài hóa đơn): Phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ làđiều chỉnh hóa đơn nào.
Lập dự phòng phải thu khó đòi, cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Lập dự phòngđúng quy định.
-Bộ phận có thẩm quyền cần chú ý phân loại NPT quá hạn theo độ tuổi và trích lập dự phòng theo tỷ lệ quy định
-Quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.