Thử nghiệm kiểm soát đối với quy trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.3 Quy trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC

1.3.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán

1.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với quy trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng

 Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng

Đối chiếu đơn đặt hàng với lệnh bán hàng, chứng từ giao hàng về số lượng chủng loại, đơn giá của hàng thực xuất và chữ ký của người mua hàng. Mục đích là nhằm thu thập bằng chứng rằng hóa đơn được lập trên cơ sở các nghiệp vụ bán hàng đã thực sự xảy ra và quá trình thực hiện nghiệp vụ đã tuân thủ đúng các quy định nội bộ của đơn vị.

Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở cho việc xét duyệt nhằm kiểm tra sự tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu.

Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, từng hóa đơn; so sánh trên hóa đơn với bảng giá được duyệt tại mỗi thời điểm để kiểm tra xem đơn vị có dùng bảng giá đã được duyệt để tính đơn giá bán hay không.

Đối chiếu các chứng từ, hóa đơn xem có sự khớp đúng với số liệu trên sổ sách kế toán. Thủ tục này để chắc chắn rằng tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác trên sổ kế toán.

 Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại hay bị hư hỏng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Kiểm tra việc tính giá cộng dồn ghi vào sổ chi tiết, sổ nhật ký bán hàng, chuyểnSổ Cái liên quan đến hàng bán bị trả lại và NPT khách hàng.

Chọn mẫu chứng từ liên quan hàng bán bị trả lại để kiểm tra xem có sự xét duyệt của bộ phận có thẩm quyền hay không, kiểm tra xem có đúng với quy định thực tế đơn vị đã quyđịnh hay không.

 Chọn mẫu đối chiếu chứng từ chuyển hàng đi với đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng

Chỉ chọn mẫu chứng từ chuyển hàng đã lập trong kỳ đối chiếu với các hóa đơn bán hàng có liên quan để kiểm tra xem các trường hợp đã giao hàng nhưng chưa lập hóa đơn bán hàng.

Kiểm tra sự liên tục của các chứng từ: hóa đơn bán hàng, phiếu giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho.

1.3.2.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục phải thu khách hàng.

a. Thủ tục phân tích

 Tính số vòng quay NPT

Số vòng quay NPT khách hàng = Doanh thu thuần/NPT khách hàng bình quân

So sánh tỷ lệ này với số liệungành hoặc của năm trước để tìm hiểu hoạt động kinh doanh của đơn vị, dự đoán khả năng có sai lệch trong BCTC.

 Tính kỳ thu tiền bình quân

Kỳ thu tiền bình quân = Số ngày trong kỳ / Số vòng quay NPT khách hàng

 So sánh hệ số vòng quay khoản phải thu so với ngành, năm nay so với năm trước của đơn vị: để đánh giá tính hợp lý của số dư nợ cuối năm cũng như khả năng lập dự phòng NPTkhó đòi.

 Phân tích tuổi nợ: để KTV tập trung kiểm tra chi tiết những vùng có khả năng rủi ro cao.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

 So sánh số dư của các khoản NPT quá hạn qua các năm để có thể năm bắt tình hình biến động của các khoản nợ quá hạn và xác định được các khả năng sai phạm trong số liệuNPT.

b. Thủ tục kiểm tra chi tiết

 Thu thập bảng số dư chi tiết theo dõi công nợ phân tích theo tuổi nợ của từng khách hàng, trong đó nêu rõ số công nợ đã quá hạn và thời gian nợ quá hạn tính từ ngày hết hạn nợ, để đối chiếu với sổ chi tiết và Sổ Cái.

Thủ tục này nhằm xác định xemNPTđược ghi chính xác và hiện hữu. KTV tiến hành đối chiếu tổng của Bảng phân tích tuổi nợ với BCĐKT.

KTV tiến hành chọn mẫu một số khách hàng trong bảng chi tiết công nợ để đối chiếu với kỳ hạn trả nợ, hạn mức tín dụng của từng khách hàng để có thể thực hiện các mục tiêu về sự ghi chép chính xác và đánh giá quỹ dự phòng NPTkhó đòi cần trích lập.

Thảo luận với đơn vị về khả năng thu hồi nợ và dự phòng NPTkhó đòi. Xem xét các dự phòng bổ sung có thể phải lập, đối chiếu với câu trả lời của bên thứ ba.

 Gửi thư xác nhận công nợ đếnbên thứ ba.

Đây là thủ tục rất quan trọng khi tiến hành kiểm toán khoản phải thu khách hàng. Nó có thể thực hiện được các mục tiêu về sự đầy đủ, sự tồn tại cũng như quyền sở hữu của đơn vị khách hàng đối với các khoản phải thu.

Thư xác nhận có 2 loại là thư xác nhận dạng khẳng định và thư xác nhận dạng phủ định.

Loại 1: Thư xác nhận dạng khẳng định (positive form) yêu cầu người được xác nhận phúc đáp trực tiếp cho KTV trong mọi trường hợp trong đó nêu rõ là đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận.

Loại 2: Thư xác nhận dạng phủ định (negative form) đề nghị người được xác nhận chỉ phúc đáp cho KTVnếu có sự khác biệt về thông tin trong thư xác nhận.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Nếu thư xác nhận được gửi theo loại 1, bằng chứng kiểm toán sẽ đáng tin cậy hơn vì dù thông tin trong thư là đúng hay sai thì vẫn được xác nhận, nếu KTV không nhận được thư xác nhận trả lời thì có thể tìm hướng khác để thu thập các bằng chứng liên quan. Còn đối với loại 2, hạn chế của thư xác nhận loại này là có những trường hợp KTV không nhận được thư trả lời không phải là do khách hàng đồng ý số liệu mà do thư bị thất lạc hay khách hàng không chịu xác nhận và gửi lại. Do đó, thư xác nhận loại này chỉ được sử dụng khi rủi ro tiềm tàng và rủi rokiểm soát được đánh giá thấp, các khoản NPT có giá trị nhỏ.

Thư xác nhận là một bằng chứng quan trọng khi kiểm toán khoản mục NPT khách hàng, do đó, việc lập và gửi thư xác nhận phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản:

 Nội dung thông tin cần xác nhận: KTV cần cân nhắc về các loại thông tin mà người được yêu cầu có thể sẵn sàng xác nhận hay không, điều này sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ phúc đáp và nội dung của bằng chứng thu thập được. Đồng thời đảm bảo các thông tin trên thư xác nhận là chính xác và trùng khớp với thông tin của đơn vị và với các tài liệu liên quan. Thư phúc đáp của khách hàng chắc chắn phải gửi đến địa chỉ của KTV và nhấn mạnh rằng thư phúc đáp nên gửi trực tiếp cho KTV.

 Phương pháp chọn mẫu để gửi thư xác nhận: Do số lượng khách hàng mà đơn vị giao dịch rất nhiều nên KTV cần chọn mẫu để gửi thư xác nhận. Cỡ mẫu cần có tính đại diện cho tổng thể để bằng chứng thu thập được có đủ độ tin cậy. Cỡ mẫu lớn hay nhỏ tùy thuộc vào tỷ trọng của khoản mục NPT khách hàng trên BCTC. Nếu khoản mục này có tỷ trọng lớn thì cỡ mẫu cần phải lớn và ngược lại.

Ngoài ra, việc xác định cỡ mẫu còn phụ thuộc vào mức rủi ro kiểm soát, đơn vị có mức rủi ro kiểm soát lớn thì cỡ mẫu phải lớn, do việc kiểm soát của đơn vị kém hiệu quả sẽ dể dẫn đến các sai phạm.

 Giải trình về sự sai lệch giữa thư xác nhận với số liệu đơn vị: Khi có sự khác biệt này, KTV cần đề nghị đơn vị giải trình lý do sai sót và có hướng giải quyết các sai lệch. Nếu thư xác nhận khẳng định là số dư đã nêu là không phản ánh đúng số dư nợ hiện hành thì KTV cần lập bảng chỉnh hợp giữa số liệu trên sổ chi

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

tiết có liên quan với bảng kê chi tiết do khách hàng của đơn vị gửi đến để xác nhận số thực tế.

 Trường hợp không nhận được thư phúc đáp: KTV nên tiếp tục gửi thư lần thứ hai, ba… Cuối cùng nếu vẫn không nhận được KTV sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp. Thủ tục thay thế thường là kiểm tra việc thu tiền nợ của khách hàng sau ngày khóa sổ kế toán, kiểm tra vận đơn và doanh thu bán hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

 Lập bảng tóm tắt và tổng hợp kết quả về việc gửi thư xác nhận, trong đó nêu rõ, tỷ lệ mẫu gửi thư xác nhận so với tổng thế, số lượng thư xác nhận có trả lời, tỷ lệNPTđược xác nhận so với tổng thể…

 Kiểm tra việc lập dự phòng NPTkhó đòi

 Bằng chứng tốt nhất về khả năng thu hồi được các khoản phải thu khó là việc thu được tiền sau ngày khóa sổ và KTV có thể dựa vào đó để đánh giá khả năng thu hồi NPT khách hàng.

Nếu thấy có khoản phải thu khách hàng có số tiền lớn đáng kể lại xóa sổ do không thu hồi được, KTV cần kiểm tra về sự xét duyệt đối với khoản này. Vì nếu không được xét duyệt chặt chẽ, rất dễ có khả năng nhân viên đã gian lận và tìm cách xóa sổ một số khoản nợ để che giấu hành vi đánh cắp ngân quỹcủa mình.

 Các bước công việc trong quá trình kiểm tra:

 Để kiểm tra việc trích lập dự phòng NPT khó đòi, KTV có thể yêu cầu đơn vị cung cấp bảng tính trích lập dự phòng, kiểm tra về thời hạn nợ quá hạn, số tiền nợ, đặc biệt cần chú ý kiểm tra các khoản nợ quá hạn có giá trị lớn. So sánh chi tiết các khoản nợ phân theo nhóm tuổi của năm nay so với năm trước. Xem xét các công nợ còn tồn đọng vào cuối năm nhưng vẫn chưa thu được vào các tháng đầu năm sau.

 Xem xét các khoản bán chịu quá hạn và lớn bất thường. Rà soát lại các thư xác nhận từ khách hàng, đặc biệt là các công nợ còn đang tranh chấp, từ đó tìm ra các dấu hiệu cho thấy các khoản nợ có thể không thu hồi được. Tổng cộng các khoản nợ có khả năng không thu hồi được.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

 Tổng cộng các khoản nợ có khả năng không thu hồi được ước tính dựa trên các thủ tục kiểm soát đã thực hiện và lập danh sách những khách hàng nghi ngờ sẽ không đòiđược; ghi lý do lập và ước tính mức dự phòng cần lập.

 Tính toán xem xét về số ngày bán chịu, mối liên hệ giữa khoản dự phòng NPT khó đòi vớiNPT khách hàng và với doanh thu bán chịu. Đồng thời phải so sánh với tỷ số của năm trước, nếu cónhững khoản chênh lệch lớn thì cần xác minh nguyên nhân.

 Xem xét các khoản phải thu khách hàng bị cầm cố, thế chấp.

Bằng chứng về sự cầm cố, thế chấp của các khoản phải thu khách hàng có thể được thu thập thông qua thư xác nhận. Việc phân tích TK chi phí lãi vay có thể giúp KTV phát hiện chi phí phải trả cho việc cầm cố, thế chấp từ đó lần ra các nghiệp vụ cầm cố, thế chấp NPT khách hàng. Thủ tục này giúp KTV xác định được mục tiêu quyền và nghĩa vụ, công bố của khoản mục phải thu khách hàng.

 Đánhgiá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.

Xem xét tại đơn vị có nghiệp vụ phát sinh công nợ bằng ngoại tệ trong kỳ và còn số dư cuối kỳ không: Kiểm tra hạch toán trong kỳ theo tỷ giá nào, có hạch toán lãi, lỗ theo từng nghiệp vụ phát sinh không; xét xem các khoản có số dư cuối kỳ có được đơn vị đánh giá lại không.

 Đánh giá về sự trình bày và khai báo các khoảnNPT khách hàng trên BCTC

 Xem xét các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn có được trình bày riêng biệt trên BCTC không ?

 Các khoản khách hàng ứng trước (có số dư Có) cần được trình bày ở khoản mục nợ phải trả trênBCĐKT.

 Các khoản phải thu được đem đi cầm cố thế chấp có được trình bày và thuyết minh đầy đủ hay không?

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy