4.1 KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU,
4.1.2 Thực trạng công tác kế toán chi phí
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán - Sổ chi tiết TK 632
b. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 632 “giá vốn hàng bán”
c. Hạch toán nghiệp vụ:
* Số liệu một số nghiệp vụ phát sinh chi phí giá vốn hàng bán trong tháng 12/2013 của Cty CTC:
- Ngày 02/12/2013, giá vốn lắp đặt Accu VNPT Cần Thơ đợt 1 2013 là 17,4 triệu đồng. Người chịu trách nhiệm là Nguyễn Hải Đăng - NV_097.
- Ngày 31/12/2013, ghi nhận giá vốn xây dựng tuyến cống bể đường Nguyễn Văn Cừ TPCT 2013 là 314,01 triệu đồng do Trương Xuân Lượng – NV_087 chịu trách nhiệm.
- Ngày 31/12/2013, hạch toán chi phí Thi công sửa chữa tuyến cột hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ - TTVT Phong Điền 2013 với số tiền 3 triệu đồng, người chịu trách nhiệm là Trần Văn Bằng – NV_089.
- Ngày 31/12/2013, hạch toán giá vốn xử lý ứng cứu cáp vƣợt sông Tân Lộc – Thốt Nốt với số tiền là 3,2 triệu đồng, do Lê Công Tiến – NV_064 chịu trách nhiệm.
=> Bút toán tổng hợp của giá vốn hàng bán phát sinh trong tháng 12/2013
Nợ TK 632 3.558,67 Có TK 1541 3.558,67
CHỨNG TỪ GHI SỔ - SỐ 06 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Đơn vị: triệu đồng
Trích yếu Số hiệu TK
Số tiền Nợ Có
Kết chuyển giá vốn 632 sang 154 154
Giá vốn lắp đặt Accu VNPT Cần Thơ đợt 1 2013 632 17,4 GV xây dựng tuyến cống bể đường Nguyễn Văn
Cừ TPCT 2013
632 314,01
CP thi công sửa chữa tuyến cột hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ - TTVT Phong Điền 2013
632 3
… … …
GV xử lý ứng cứu cáp vƣợt sông Tân Lộc – Thốt Nốt
632 3,2
Cộng 3.558,67
CHỨNG TỪ GHI SỔ - SỐ 09 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Đơn vị: triệu đồng
Trích yếu Số hiệu TK
Số tiền
Nợ Có
Kết chuyển chi phí 911
Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 3.558,67
Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính 635 69,79
Kết chuyển chi phí QLDN 642 556,96
Kết chuyển lợi nhuận chƣa phân phối tháng 12/2012
421 647,81
Cộng 4.833,23
*Trích Sổ Cái TK 632 tháng 12/2013 Cty CP ĐT & XD Viễn Thông Cần Thơ
Địa chỉ: 102-CMT8-Q.Ninh Kiều-TP.Cần Thơ Sổ Cái Tài Khoản 632 Tháng 12/2013
Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632
Mẫu số: S02c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐVT: triệu đồng Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK
đối ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày Nợ Có
A B C D E 1 2
02/12/2013 06 02/12/2013 Giá vốn lắp đặt Accu VNPT Cần Thơ đợt 1 2013 1541 17,4
… … … …
31/12/2013 06 31/12/2013 GV xây dựng tuyến cống bể đường Nguyễn Văn Cừ TPCT 2013
1541 314,01
31/12/2013 06 31/12/2013 CP thi công sửa chữa tuyến cột hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ - TTVT Phong Điền 2013
1541 3
31/12/2013 06 31/12/2013 GV xử lý ứng cứu cáp vƣợt sông Tân Lộc – Thốt Nốt 1541 3,2
31/12/2013 09 31/12/2013 Kết chuyển GVHB 911 3.558,67
Cộng phát sinh trong tháng 3.558,67 3.558,67
Số dƣ cuối tháng 0
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ngày …tháng…năm…
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
CTY CP ĐẦU TƢ – XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày: 01/12/2013 đến ngày: 31/12/2013
ĐVT: triệu đồng
Tổng phát sinh Nợ: 3.558,67 Tổng phát sinh Có: 3.558,67 Số dƣ cuối tháng: 0
Chứng từ CTGS
Khách hàng Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số Ngày Số Nợ Có
A B C D E G H 1 2
02/12/2013 PKT _ACCUNK 02/12/2013 06 Nguyễn Hải Đăng – NV_097
Giá vốn lắp đặt Accu VNPT Cần Thơ đợt 1 2013
1541 17,4
… … … …
31/12/2013 PKT_CBNVC 31/12/2013 06 Trương Xuân Lượng – NV_087
GV xây dựng tuyến cống bể đường Nguyễn Văn Cừ TPCT 2013
1541 314,01
31/12/2013 PKT_DFC03 31/12/2013 06 Trần Văn Bằng – NV_089
CP thi công sửa chữa tuyến cột hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ - TTVT Phong Điền 2013
1541 3
31/12/2013 PKT_CAP600 31/12/2013 06 Lê Công Tiến – NV_064
GV xử lý ứng cứu cáp vƣợt sông Tân Lộc – Thốt Nốt
1541 3,2
31/12/2013 31/12/2013 09 Kết chuyển GVHB 911 3.558,67
4.1.2.2 Kế toán chi phí hoạt động tài chính a. Chứng từ và sổ sách kế toán:
- Phiếu chi (Phụ lục 03) - Chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết TK 635 - Sổ cái TK 635 b. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 635: “Chi phí tài chính”
c. Hạch toán nghiệp vụ:
* Trích số liệu một số nghiệp vụ phát sinh chi phí tài chính trong tháng 12/2013 của Cty CTC:
- Ngày 01/12/2013, Cty chi trả lãi vay KƢ 34/NV.CTC từ ngày 01/11- 30/11/2013 của Nguyễn Ngọc Thu với số liền lãi là 8,75 triệu đồng. Số chứng từ PC 2/12
- Ngày 03/12/2013, Cty chi trả lãi vay KƢ 24/NV.CTC từ ngày 01/11- 30/11/2013 của Lê Công Tiến với số tiền lãi là 0,66 triệu đồng. Số chứng từ PC 11/12
- Ngày 19/12/2013, Cty chi trả lãi vay KƢ 39/NV.CTC từ ngày 19/11- 18/12/2013 của Lê Kim Thành với số tiền lãi là 3,3 triệu đồng. Số chứng từ PC 36/12
- Ngày 31/12/2013, Cty chi trả lãi vay KƢ 49/NV.CTC từ ngày 01/12- 31/12/2013 của Nguyễn Ngọc Thu với số tiền lãi là 9,04 triệu đồng. Số chứng từ PC 68/12
CHỨNG TỪ GHI SỔ - SỐ 02 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Đơn vị: triệu đồng
Trích yếu Số hiệu TK Số
tiền
Nợ Có
Chi tiền mặt 111
Chi trả lãi vay KƢ 34/NV.CTC từ ngày 01/11 ->
30/11/2013
635 8,75
Chi trả lãi vay KƢ 24/NV.CTC từ ngày 01/11 ->
30/11/2013
635 0,66
Chi trả lãi vay KƢ 39/NV.CTC từ ngày 19/11 ->
18/12/2013
635 3,3
Chi trả lãi vay KƢ 49/NV.CTC từ ngày 01/12 ->
31/12/2013
635 9,04
Chi tiền ăn ca tháng 11/2013 642 7,06
Chi tiếp khách TTVT Long Mỹ 642 2
Chi phí VPP tháng 12/2013 642 1,38
… … …
Cước internet, điện thoại công ty tháng 11/2013 642 0,75
Cộng 95,29
CHỨNG TỪ GHI SỔ - SỐ 04 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Đơn vị: triệu đồng
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Chi tiền gửi ngân hàng 112
Tiền nước tháng 12/2013 642 0,531
Phí bảo trì phần mềm 25/12/2013 642 8
… … …
Lãi tiền vay tháng 12/2013 635 5,72
Cộng 19,53
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ngày …tháng…năm…
Giám đốc
*Trích Sổ Cái TK 635 tháng 12/2013 Cty CP ĐT & XD Viễn Thông Cần Thơ Địa chỉ: 102-CMT8-Q.Ninh Kiều-TP.Cần Thơ
Sổ Cái Tài Khoản 635 Tháng 12/2013
Tên TK: Chi phí hoạt động tài chính Số hiệu: 635
Mẫu số: S02c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐVT: triệu đồng Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TK đối ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
A B C D E 1 2
01/12/2013 02 01/12/2013 Chi trả lãi vay KƢ 34/NV.CTC từ ngày 01/11 ->
30/11/2013
1111 8,75
03/12/2013 02 03/12/2013 Chi trả lãi vay KƢ 24/NV.CTC từ ngày 01/11 ->
30/11/2013
1111 0,66
… … … …
19/12/2013 02 19/12/2013 Chi trả lãi vay KƢ 39/NV.CTC từ ngày 19/11 ->
18/12/2013
1111 3,3
31/12/2013 02 31/12/2013 Chi trả lãi vay KƢ 49/NV.CTC từ ngày 01/12 ->
31/12/2013
1111 9,04
31/12/2013 09 31/12/2013 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính 911 69,79
Cộng số phát sinh 69,79 69,79
Số dƣ cuối tháng 0
CTY CP ĐẦU TƢ – XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 635 – Chi phí hoạt động tài chính
Từ ngày: 01/12/2013 đến ngày: 31/12/2013
ĐVT: triệu đồng
Tổng số phát sinh Nợ: 69,79 Tổng số phát sinh Có: 69,79
Chứng từ CTGS
Khách hàng Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số Ngày Số Nợ Có
A B C D E G H 1 2
01/12/2013 PC2/12 01/12/2013 02 Nguyễn Ngọc Thu – KHN_VAY3
Chi trả lãi vay KƢ
34/NV.CTC từ ngày 01/11 - 30/11/2013
1111 8,75
03/12/2013 PC11/12 03/12/2013 02 Lê Công Tiến – NV_064 Chi trả lãi vay KƢ
24/NV.CTC từ ngày 01/11 - 30/11/2013
1111 0,66
… … … …
19/12/2013 PC36/12 19/12/2013 02 Lê Kim Thành – KHN_VAY2
Chi trả lãi vay KƢ
39/NV.CTC từ ngày 19/11 - 18/12/2013
1111 3,3
31/12/2013 PC68/12 31/12/2013 02 Nguyễn Ngọc Thu – KHN_VAY3
Chi trả lãi vay KƢ
49/NV.CTC từ ngày 01/12 - 31/12/2013
1111 9,04
31/12/2013 31/12/2013 09 Kết chuyển chi phí hoạt
động tài chính
911 69,79
4.1.2.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp a. Chứng từ và sổ sách kế toán:
- Phiếu chi
- Chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết TK 642 - Sổ cái TK 642 b. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
c. Hạch toán nghiệp vụ:
* Trích số liệu một số nghiệp vụ về chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 12/2013 của Cty CTC:
- Ngày 02/12/2013, căn cứ vào phiếu chi số PC 8/12 chi tiền ăn ca tháng 11/2013 cho nhân viên Huỳnh Thị Huỳnh Lê với số tiền là 7,06 triệu đồng.
- Ngày 10/12/2013, căn cứ vào phiếu chi số PC 15/12 về chi tiếp khách TTVT Long Mỹ của nhân viên Nguyễn Hải Đăng với số tiền là 2 triệu đồng.
- Ngày 12/12/2013, căn cứ vào phiếu chi số PC 27/12 về việc chi văn phòng phẩm tháng 12/2013 của nhân viên Lê Việt Trung với số tiền là 1,38 triệu đồng.
- Ngày 24/12/2013, căn cứ vào phiếu chi số PC 50/12 về cước internet, điện thoại công ty tháng 11/2013 của nhân viên Huỳnh Thị Huỳnh Lê với số tiền là 0,75 triệu đồng.
- Ngày 31/12/2013, chi lương tháng 12/2013 281,42 triệu đồng.
CHỨNG TỪ GHI SỔ - SỐ 07 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Đơn vị: triệu đồng
Trích yếu Số hiệu TK
Số tiền
Nợ Có
Chi lương công nhân viên 334
Chi lương tháng 12/2013 642 281,42
Cộng 281,42
*Trích Sổ Cái TK 642 tháng 12/2013 Cty CP ĐT & XD Viễn Thông Cần Thơ
Địa chỉ: 102-CMT8-Q.Ninh Kiều-TP.Cần Thơ
Sổ Cái Tài Khoản 642 Tháng 12/2013
Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: 642
Mẫu số: S02c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐVT: triệu đồng Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu
TK đối ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày Nợ Có
A B C D E 1 2
02/12/2013 02 02/12/2013 Chi tiền ăn ca tháng 11/2013 1111 7,06
10/12/2013 02 10/12/2013 Chi tiếp khách TTVT Long Mỹ 1111 2
12/12/2013 02 12/12/2013 Chi phí VPP tháng 12/2013 1111 1,38
24/12/2013 02 24/12/2013 Cước internet, điện thoại công ty tháng 11/2013 1111 0,75
.. … … … …
31/12/2013 07 31/12/2013 Chi lương công nhân viên 334 281,42
31/12/2013 09 31/12/2013 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 556,96
Tổng số phát sinh 556,96 556,96
Số dƣ cuối tháng 0
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ngày …tháng…năm…
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
CTY CP ĐẦU TƢ – XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/12/2013 đến ngày: 31/12/2013
ĐVT: triệu đồng
Tổng số phát sinh Nợ: 556,96 Tổng số phát sinh Có: 556,96 Số dƣ cuối tháng: 0
Chứng từ CTGS
Khách hàng Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số Ngày Số Nợ Có
A B C D E G H 1 2
02/12/2013 PC8/12 02/12/2013 02 Huỳnh Thị Huỳnh Lê – NV_084
Chi tiền ăn ca tháng 11/2013 1111 7,06 10/12/2013 PC16/12 10/12/2013 02 Nguyễn Hải Đăng –
NV_097
Chi tiếp khách TTVT Long Mỹ
1111 2
12/12/2013 PC27/12 12/12/2013 02 Lê Việt Trung – NV_029 Chi phí VPP tháng 12/2013 1111 1,38 24/12/2013 PC50/12 24/12/2013 02 Huỳnh Thị Huỳnh Lê –
NV_084
Cước internet, điện thoại công ty tháng 11/2013
1111 0,75
.. … … … .. …
31/12/2013 31/12/2013 07 Chi lương công nhân viên 334 281,42
31/12/2013 31/12/2013 09 Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp
911 556,96
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ xem Phụ lục 04
* Trong tháng 12/2013 Cty không có phát sinh chi phí bán hàng và chi phí khác.
Nhận xét hệ thống chứng từ, sổ sách tại Cty:
Tùy vào quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thiết kế và cách áp dụng khác nhau để giúp cho quá trình quản lý và hạch toán đƣợc thuận tiện. Chứng từ sử dụng ở Cty phù hợp với quy định, thể hiện đầy đủ những thông tin bắt buộc.
Đối với việc lập các chứng từ thu, chi tại Cty đƣợc dựa trên giấy đề nghị thu, đề nghị chi, đảm bảo cho việc phát sinh nghiệp vụ là có căn cứ. Chứng từ thu, chi đƣợc lập theo quy định của Bộ Tài Chính, chứng từ có đầy đủ tên gọi nhƣ phiếu thu, phiếu chi và thể hiện số chứng từ, tài khoản đối ứng giúp việc theo dõi và kiểm tra đƣợc thuận lợi. Bên cạnh đó các chứng từ thu, chi tại Cty cũng thể hiện đầy đủ các thông tin nhƣ: ngày, tháng chứng từ, họ tên và địa chỉ của người nộp hoặc nhận tiền, lý do, số tiền phát sinh,… ngoài ra trên chứng từ còn có đầy đủ tên và chữ ký của những người có liên quan, đảm bảo cho việc lập và thực hiện chứng từ đƣợc kiểm tra chính xác, hạn chế đƣợc sai sót. Ngoài ra các hóa đơn GTGT cũng đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ Tài Chính, nội dung hóa đơn đƣợc thể hiện đầy đủ, cụ thể và dễ hiểu.
Hình thức kế toán đƣợc áp dụng tại Cty là hình thức Chứng từ ghi sổ, Cty vẫn mở sổ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣng đƣợc thực hiện bằng phần mềm kế toán (phần mềm kế toán FAST 2005.f). Hằng ngày, dựa vào các căn cứ để ghi sổ, kế toán nhập liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu bảng đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ chi tiết, sổ cái liên quan. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ.
Ở phần sổ chi tiết, mẫu sổ mà Cty sử dụng chƣa đúng mẫu sổ chi tiết S38-DN (ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) của Bộ Tài chính:
thiếu thông tin mẫu sổ, thiếu các chữ ký có liên quan, số dƣ đầu kỳ. Cột số chứng từ đƣợc ghi chƣa cụ thể: một số nghiệp vụ phát sinh khác ngày nhƣng Cty lại ghi chung số hiệu. Ví dụ: Cty hạch toán lãi tiền gửi của các ngân hàng khác nhau với cùng số hiệu là “BCSP”. Vì số hiệu, ngày, tháng trên chứng từ kế toán đƣợc dùng làm chứng cứ ghi sổ, rất quan trọng trong việc kiểm tra, đối chiếu, cũng như lưu trữ nên Cty nên kiểm tra và chỉnh sửa để ghi nhận cho phù hợp.
Cty đã sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 theo quy định để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh việc sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành, Cty đã thiết kế ra hệ thống tài khoản chi phí dựa trên tài khoản cấp 1, cấp 2 (nếu có) giúp cho việc quản lý và hạch toán đƣợc thuận tiện. Đây là sự linh hoạt trong công tác kế toán tại Cty, tạo sự thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu của các chứng từ, sổ sách kế toán.