Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HẠCH TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.2. Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị hành chinh sự nghiệp
1.2.2. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.2.2. Phương pháp hạch toán
Phương pháp hạch toán theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC đƣợc trình bày theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 01: Kế toán nguồn kinh phí hoạt động trong đơn vị
TGK TK 111,112
TK 661
TK 661 TK 112
TK 111, 152, 211,661…
TK 112
TK 511
TK 421
TK 336
TK 521 TK 461 – NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Thuyết minh sơ đồ:
(1) Cuối niên độ kế toán, kinh phí không sử dụng hết phải nộp lại NSNN (Nếu có)
(2) Kết chuyển chi hoạt động ghi giảm nguồn kinh phí khi quyết toán được duyệt.
(3) Rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ, mua vật tư, dụng cụ, TSCĐ hoặc để chi trả trực tiếp.
(4) Nhận kinh phí NSNN cấp hoặc cấp trên cấp bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
(5) Bổ sung nguồn kinh phí từ các khoản thu
(6) Bổ sung nguồn kinh phí từ các khoản chênh lệch thu lớn hơn chi (7) Kết chuyển số tạm ứng đã thanh toán thành nguồn kinh phí.
Phương pháp hạch toán: Ghi tăng nguồn kinh phí khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản thu chưa qua ngân sách
- Khi nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp bằng tiền hoặc bằng hiện vật, ghi:
Nợ các TK 111, 112,152,155: Nhận bằng tiền, vật tư hay hàng hóa Có TK 461(2) : Nguồn KP hoạt động năm nay
- Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 331 : Các khoản phải trả (3311 – Phải trả người cung cấp) Có TK 4612 : Nguồn kinh phí hoạt động.
- Khi nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi
Nợ TK 211 : TSCĐ hữu hình
Có TK 461 : Nguồn kinh phí sự nghiệp.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 661 : Chi hoạt động
Có TK 466 : Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
- Trường hợp đơn vị được cấp kinh phí hoạt động theo dự toán chi hoạt động được giao:
+ Khi đơn vị nhận được quyết định có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, ghi: Nợ TK 008 – “Dự toán chi hoạt động” và các tài khoản cấp 2 phù hợp (TK 0081 – “Dự toán chi thường xuyên” hoặc TK 0082 – “Dự toán chi không thường xuyên”)
+ Khi rút dự toán ra sử dụng (dự toán chi thường xuyên và chi không thường xuyên), căn cứ vào giấy rút dự toán chi thường xuyên hoặc dự toán chi không thường xuyên và các chứng từ có liên quan, ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” (chi tiết TK 0081,TK0082), đồng thời ghi:
Nợ TK 111 : “Tiền mặt” (Nếu rút bằng tiền mặt về nhập quỹ)
Nợ TK 152 : “Nguyên liệu, vật liệu” (Mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho)
Nợ TK 153 : “Công vụ, dụng cụ” (Mua công cụ, dụng cụ nhập kho) Nợ TK 211 : “Tài sản cố định hữu hình”
Nợ TK 213 : “Tài sản cố định vô hình”
Nợ TK 241 : “Xây dựng cơ bản dở dang”
Nợ TK 331 : “Các khoản phải trả”
Nợ TK 661 : “Chi hoạt động” (Chi trực tiếp)
Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động” (Chi tiết TK cấp 2, 3 phù hợp) Trường hợp mua TSCĐ, đồng thời ghi:
Nợ TK 661 : “Chi hoạt động”
Có TK 466 : “Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ”
-Trường hợp dự toán chi hoạt động chưa được cấp có thẩm quyền giao, khi đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng kinh phí.
+ Khi nhận tạm ứng kinh phí của Kho bạc, ghi:
Nợ TK 111 : “Tiền mặt”
Nợ TK 152 : “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 153 : “Công cụ, dụng cụ”
Nợ TK 331 : “Các khoản phải trả”
Nợ TK 661 : “Chi hoạt động”
Có TK 336 – “Tạm ứng kinh phí”
+Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán, ghi Nợ TK 008 – “Dự toán chi hoạt động” (TK ngoài Bảng cấn đối tài khoản)
+Khi đơn vị tiến hành thanh toán tạm ứng với Kho bạc, căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng và giấy rút dự toán, chuyển số đã thanh toán tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động, ghi Có TK 008 –“Dự toán chi hoạt động” (TK 0081, TK 0082), đồng thời ghi:
Nợ TK 336 :“Tạm ứng kinh phí”
Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động” (4612 : “Năm nay”)
- Đối với những đơn vị được ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo có của kho bạc
Nợ TK 112: “Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc” (Nếu được chuyển về tài khoản tiền gửi)
Nợ TK 331: Các khoản phải trả (Được cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ)
Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động”
Thu hội phí , thu đóng góp hoặc được tài trợ, được biếu, tặng của các hội viên, hoặc của các tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị, ghi:
Nợ TK 111,112 (Nếu thu bằng tiền)
Nợ TK 152,153,155 (Nếu thu bằng hiện vật) Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động”
- Các khoản thu khác nếu được bổ sung nguồn kinh phí thường xuyên, ghi:
Nợ TK 511 : Các khoản thu (5118 : Thu khác) Có TK 461 : Nguồn kinh phí hoạt động
- Kế toán các khoản phí, lệ phí được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động
+ Số phí, lệ phí đã thu được nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí, ghi:
Nợ TK 511: “Các khoản thu” (TK 5111 : Thu phí, lệ phí)
Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động”(4612: Năm nay)
+Số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN nhưng được để lại chỉ khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách thì kế toán ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 511 : “Các khoản thu” (TK 5111: Thu phí, lệ phí)
Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động” (4612 : Năm nay)
- Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo quy định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi:
Nợ TK 511 :“Các khoản thu” (Tài khoản 5111: Thu phí, lệ phí) Có TK 521 :“Thu chưa qua ngân sách” (5211 : Phí, lệ phí)
+ Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản phí, lệ phí đã thu cảu kỳ trước phải nộp ngân sách được để lại chi, ghi:
Nợ TK 521 : “Thu chưa qua ngân sách” (TK 5211 – Phí, lệ phí) Có TK 461 :“Nguồn kinh phí hoạt động” (4612-Năm nay)
- Kế toán các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động:
+ Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661…
Có TK 521 : “Thu chưa qua ngân sách” (TK 5212 – Tiền, hàng viện trợ) + Trường hợp nhận viện trợ bằng TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 : “Chi hoạt động”
Có TK 466 : “Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ”
+ Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 521 : “Thu chưa qua ngân sách” (5212 – Tiền hàng viện trợ) Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động” (4612- Năm nay)
+ Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chinh sự nghiệp, ghi:
Nợ TK 111,112, 152, 153, 211, 241, 331, 661…
Có TK 461: “Nguồn kinh phí hoạt động”
Nếu được viện trợ bằng TSCĐ đồng thời ghi:
Nợ TK 661 : “Chi hoạt động”
Có TK 466 : “Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ”
- Các đơn vị có tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh khi bổ sung chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất, kinh doanh (Lợi nhuận sau thuế) vào nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, ghi:
Nợ TK 421 : “Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212 – Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh)
Có TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động”
- Các đơn vị thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước khi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ chênh lệch thu, chi hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:
Nợ TK 421: “Chênh lệch thu, chi chưa xử lý” (4213 – Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước)
Có TK 461: “Nguồn kinh phí hoạt động”
- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên kết chuyển ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động”
Có TK 341 : “Kinh phí cấp cho cấp dưới” (Chi tiết kinh phí hoạt động) -Trường hợp cuối niên độ kế toán, theo chế độ tài chính quy định, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí hoạt động sử dụng không hết, khi nộp lại khinh phí, ghi:
Nợ TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động”
Có TK 111 : “Tiền mặt”
Có TK 112 : “Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc”
- Cuối kỳ kế toán năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động thì nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng được kết chuyển từ TK 4612 “Năm nay” sang tài khoản 4611 “Năm trước”, ghi:
Nợ TK 4612 : “Năm nay”
Có TK 4611 : “Năm trước”
-Kết chuyển chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, ghi:
Nợ TK 461 : “Nguồn kinh phí hoạt động” (4611 – Năm trước) Có TK 661 : “Chi hoạt động” (6611 – Năm trước)
-Nguồn kinh phí hoạt động của năm trước được xác định chưa sử dụng khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm theo chế độ tài chính quy định, nên được chuyển thành nguồn kinh phí hoạt động năm nay, ghi:
Nợ TK 4611 : “Năm trước”
Có TK 4612 : “Năm nay”
Phương pháp hạch toán : Theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
- Khi được giao dự toán chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 008 : Dự toán chi hoạt động (00821 – Dự toán chi thường xuyên
00822 - Dự toán chi không thường xuyên) Trường hợp rút tạm ứng dự toán về quỹ tiền mặt để chi tiêu hoặc được NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền về tài khoản tiền gửi dự toán của đơn vị:
+ Khi rút tạm ứng dự toán về quỹ tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 : Tiền mặt
Có TK 337 : Tạm thu (3371- Kinh phí hoạt động bằng tiền) Đồng thời, ghi:
Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211 – Tạm ứng 008221 – Tạm ứng)
+Trường hợp ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền vào TK tiền gửi dự toán của đơn vị, ghi:
Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 337: Tạm ứng (3371 – Kinh phí hoạt động bằng tiền) Đồng thời, ghi:
Nợ TK 012: Lệnh chi tiền thực chi (Nếu được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi) Hoặc:
Nợ TK 013: Lệnh chi tiền tạm ứng (Nếu được cấp bằng Lệnh chi tiền tạm ứng) +Các khoản chi từ quỹ tiền mặt hoặc TK tiền gửi của ngân sách mà trước đó đơn vị đã tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 141,331,332,611…
Có TK 111,112 Đồng thời, ghi:
Có TK 012: Lệnh chi tiền thực chi (nếu chi từ nguồn NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi)
+Khi đủ điều kiện thanh toán, kết chuyển từ TK tạm thu sang TK thu hoạt động do NSNN cấp tương ứng với số đã thanh toán, ghi:
Nợ TK 337 : Tạm thu (3371)
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp
Đối với các khoản chi từ nguồn NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền tạm ứng, khi làm thủ tục thanh toán tạm ứng, ghi:
Có TK 013: Lệnh chi tiền tạm ứng (Chi tiết tài khoản tương ứng) Phản ánh các khoản phải trả, ghi:
+ Nợ TK 611: Chi phí hoạt động Có TK 331, 332, 334,…
+ Rút dự toán thanh toán các khoản phải trả, ghi:
Nợ các TK 331, 332, 334…
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Chi tiết TK tương ứng)
- Rút dự toán chuyển vào tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả lương cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (chi tiết TK tương ứng) -Kế toán kinh phí hoạt động khác phát sinh bằng tiền
+ Khi thu được kinh phí hoạt động khác, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 337: Tạm thu (3371)
+ Xác định số phải nộp NSNN, cấp trên, ghi:
Nợ TK 337: Tạm thu (3371) Có các TK 333,336,338…
+ Số được để lại đơn vị theo quy định hiện hành, ghi:
Nợ TK 018: Thu hoạt động khác được để lại (0181,0182) + Khi sử dụng kinh phí hoạt động được để lại, ghi:
Nợ TK 141, 152, 153, 211, 611…
Có TK 111,112 Đồng thời, ghi:
Có TK 018: Thu hoạt động khác được để lại (0181- Chi thường xuyên 0182-Chi không thường xuyên) Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337: Tạm thu (3371)
Có TK 336: Các khoản nhận trước chưa ghi thu (nếu dùng để mua TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, CCDC nhập kho)
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp (5118) nếu dùng cho hoạt động thường xuyên và hoạt động không thường xuyên)
Trường hợp cuối năm xác định được số tiết kiệ chi thường xuyên để trích lập các Quỹ, căn cứ quyết định trích lập Quỹ, rút dự toán chuyển sang TK tiền gửi tại KBNN theo số quỹ được trích lập, ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (chi tiết TK tương ứng)
Cuối năm, đơn vị căn cứ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng tính hao mòn TSCĐ hình thành nguồn NSNN cấp đã trích (tính) trong năm để kết chuyển từ TK 336 sang TK 511, ghi:
Nợ TK 336 : Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611) Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp
Cuối năm, căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua sắm bằng nguồn NSNN đã xuất sử dụng cho hoạt động hành chính trong năm, kết chuyển từ TK 366 sang TK 511, ghi:
Nợ TK 366: Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612) Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp
Cuối năm, kết chuyển các khoản thu do NSNN cấp vào TK xác định kết quả, ghi: