Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP TẠI ỦY
3.1. Đánh giá về công tác kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại đơn vị
3.1.1. Ƣu điểm
Qua khoảng thời gian thực tập tại Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện Mai Sơn, được quan sát, tìm hiểu, tiếp xúc và nghiên cứu về công tác kế toán tại đơn vị, em có những nhận xét sau:
3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán
Đội ngũ cán bộ của đơn vị có trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao, bộ phận kế toán trẻ, năng động, nắm bắt được những xu hướng biến đổi của công tác kế toán.
Đơn vị tổ chức công tác kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình, luôn chấp hành đúng theo Luật ủa Nhà nước, các Quyết định, Thông tư của Bộ Tài chính.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, đúng theo danh mục và mẫu chứng từ đã được quy định. Chứng từ được lập và kiểm tra chặt chẽ, được đánh số thứ tự để tránh sai sót hay gian lận. Chứng từ cũng được lưu trữ trong tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng và khoa học để thuận tiện cho việc kiểm tra và tìm kiếm.
Nguyên tắc kế toán trong đơn vị được thực hiện khá tốt, cụ thể:
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán, Thủ quỹ và Chủ tài khoản đều có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị.
- Nguyên tắc chi tiêu hiệu quả: Có quy chế chi tiêu nội bộ riêng, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm theo quy định của Nhà nước. Phòng kế toán dân có nguồn nhân lực tốt, nhiều kinh nghiệm nên công tác hạch toán kế toán của đơn vị có những thành quả đáng khích lệ như: giảm bớt thời gian, tiết kiệm được những chi phí liên quan (như chi lương, phụ cấp,…)
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán được đơn vị thực hiện theo nội dung, phương pháp, cách lập, luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng luật kế toán: Nội dung rõ ràng, trung thực với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số tiền bằng chữ khớp với số tiền bằng số, chứng từ được lập đúng số liên quy định. Chứng từ kế toán đã góp phần hệ thống hóa và xác định được nội dung kinh tế một cách rõ ràng và phản ánh đầy đủ lên các sổ liên quan.
Hệ thống tài khoản áp dụng tại đơn vị đều thỏa mãn các quy định về tài khoản trên bảng CĐKT.
Việc hạch toán, ghi sổ Nhật ký chung và các sổ cái được thực hiện đúng theo quy định và chỉ dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách cuối mỗi quý đều được in ra và được lưu giữ cẩn thận.
Đơn vị luôn cập nhật kịp thời các Quyết định, Thông tư, quy định mới, sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính.
Việc ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với tình hình của đơn vị và giúp ích cho công tác kế toán của đơn vị. Phần mềm được lập trình chi tiết theo các bước hạch toán nên giúp kế toán tiết kiệm được công sức, giảm nhẹ khối lượng công việc, hạch toán chính xác, ít sai sót hơn và rút ngắn được thời gian quyết toán năm.
3.1.1.2. Về kế toán nguồn kinh phí hoạt động
Do phòng có nguồn thu 100% từ nguồn ngân sách Nhà nước nên các chứng từ liên quan cũng như công tác hạch toán trong lĩnh vực này không phức tạp, chỉ đi theo một hướng chung:
Dự trù khoản chi Lập Giấy rút dự toán/ Bảng kê chứng từ thanh toán Tại kho bạc tiến hành các thủ tục rút tiền về nhập quỹ hoặc chuyển trả cho khách hàng.
Ngoài ra với trình độ nghiệp vụ vững chắc nên công tác kế toán nguồn kinh phí được thực hiện theo đúng quy định, quy trình kế toán
Các chứng từ kế toán được tạo lập và sử dụng theo đúng Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và đảm bảo về mặt hình thức theo yêu cầu của Luật kế toán.
Mọi công việc từ khâu lập chứng từ đến khi vào sổ lên các báo cáo đều được tổ chức rất chặt chẽ. Trước khi vào sổ, các chứng từ đều được kiểm tra nghiêm ngặt vê tính hợp lý, hợp lệ, đặc biệt là các chứng từ bên ngoài.
Tài khoản kế toán được sử dụng là 461, 111, 008…Kế toán tiến hành ghi chép vào Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản nên việc theo dõi tình hình nguồn kinh phí được dễ dàng và cụ thể hơn.
Sau khi lên sổ, chứng từ được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ và bảo quản trong hòm bảo quản chứng từ của đơn vị.
Đơn vị áp dụng tài khoản kế toán chi tiết đến các tài khoản cấp 4 giúp thuận tiện cho việc theo dõi và vào sổ kế toán. Khi xảy ra các nghiệp vụ dễ dàng biết được là sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên hay không thường xuyên.
Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nên hạch toán ít sai sót. Cũng nhờ phần mềm mà việc lập báo cáo quyết toán rút ngắn được hời gian và chính xác hơn.
3.1.1.3. Về kế toán chi hoạt động
Các khoản chi hoạt động tại đơn vị là chi thường xuyên, tuan theo các khoản mục được trình bày cụ thể trong mục lục ngân sách.
Các chứng từ liên quan đến chi hoạt động đều được lập theo đúng quy định và được sắp xếp thuận tiện cho việc ghi chép. Chứng từ thường sử dụng: phiếu chi, bảng thanh toán lương, giấy thanh toán công tác phí,…được đơn vị lập theo đúng nội dung, phương pháp lập chứng từ của Luật kế toán.
Tài khoản sử dụng cho hoạt động chi thường xuyên tại đơn vị là TK 661 được theo dõi thường xuyên theo từng ngày và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Nhật ký chung hay sổ cái tài khoản.
Tại đơn vị, các loại sổ liên quan đều đã được lập chi tiết như sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết chi hoạt động, các loại sổ cái luôn được phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số liệu trên sổ sách được phản ánh rõ ràng đối khớp với tất cả các sổ sách liên quan trong đơn vị và trong kho bạc.
Hơn nữa, việc lập dự toán và thực hiện dự toán chi trong đơn vị được thực hiện khá tốt. Đặc biệt là việc thực hiện nghiêm túc quy chế chi tiêu nội bộ tiết kiệm nên đã tiết kiệm được nhiều mục chi không cần thiết như: chi hội nghị cấp Huyện một đại biểu được bồi dưỡng tối đa 100.000VNĐ/đại biểu/ ngày (không có chế độ ăn trưa) thay cho chế độ 100.000VNĐ/đại biểu/ngày (có chế độ ăn trưa) như trước kia. Đơn vị thực hiện công tác phí cho cán bộ trong hạn mức cho phép.
Các khoản chi đều theo một quy trình chặt chẽ và phải thông qua xét duyệt của thủ trưởng. Đơn vị luôn thực hiện tiết kiệm trong chi tiêu, tránh lãng phí nên luôn đảm bảo không chi vượt quá dự toán.
Đơn vị áp dụng tài khoản kế toán chi tiết đến các tài khoản cấp 4 giúp thuận tiện cho việc theo dõi và vào sổ kế toán.
Đơn vị cập nhật kịp thời các thay đổi của chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ trong nghiệp vụ chi lương và các khoản trích theo lương.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên, ở đơn vị còn tồn tại những hạn chế sau:
3.1.2.1. Về tổ chức công tác kế toán
Do khối lượng công việc nhiều, dù có sử dụng phần mềm kế toán nhưng bộ phận kế toán chỉ có 3 cán bộ. Bên cạnh đó, nhân sự phòng kế toán dân còn phải kiêm nhiệm công việc của các phòng ban chức năng khác. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán, có thể xảy ra trường hợp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do bận nhiều công việc kế toán chưa kịp ghi sổ, nhưng sau đó có thể quên không ghi sổ hoặc ghi sổ quá muộn làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Nhất là trong thời gian đầu năm và cuối năm, vào thời kỳ lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán dễ dẫn đến tình trạng quá tải làm chậm việc nộp báo cáo.
Việc áp dụng phần mềm kế toán cũng có nhược điểm là kế toán mới chưa có kinh nghiệm phải qua một quá trình đào tạo khoảng vài tháng để có thể thực hiện thành thạo được các thao tác trên máy và không thể thực hiện được công việc nếu bị mất điện, dẫn đến chậm trễ công việc. Bên cạnh đó nếu không thật sự nắm bắt được những phần hành trên phần mềm, sẽ dễ dẫn đến việc khai báo sai dạng nghiệp vụ hay sai về mục lục ngân sách nhà nước làm sai bản chất của nghiệp vụ và ảnh hưởng đến các báo cáo.
Do là một huyện vùng núi phía Bắc, việc học tập và trau dồi các kiến thức chuyên môn về kế toán còn hạn chế. Khi Nhà nước ban hành các quyết định và thông tư mới dẫn đến việc lúng túng khi tiến hành hạch toán kế toán, điều đó làm chậm trễ công tác kế toán trong một thời gian dài hoặc có thể hạch toán sai gây hiệu quả nghiêm trọng.
Do nhân sự trong phòng chủ yếu là người đã cao tuổi, nên việc nắm bắt, sử dụng các phần mềm kế toán hay việc tìm tòi học hỏi các chế độ kế toán mới còn hạn hẹp, chưa nhanh nhạy. Đôi khi dẫn đến việc chi cho các khoản chi hoạt động của đơn vị bị ngừng trệ làm ảnh hưởng đến công tác chuyên môn của phòng ban.
3.1.2.2. Về kế toán nguồn kinh phí hoạt động
Mặc dù đơn vị đã có hệ thống tài khoản nguồn kinh phí khá cụ thể nhưng trong quá trình hạch toán đơn vị vẫn chưa sử dụng chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho nên việc phân định rõ ràng các nguồn kinh phí theo từng năm và theo nguồn thường xuyên hay không thường xuyên vẫn chưa thực hiện được.
Đôi khi bộ phận kế toán còn chủ quan, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thỉnh thoảng vẫn bị nhập sai về mặt số học vào phần mềm kế toán. Như vậy, khi phần mềm kế toán lên sổ hay báo cáo sẽ bị sai về mặt số học, phản ánh sai hoàn toàn tình trạng sử dụng nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại đơn vị.
Khi có những khoản chi mua TSCĐ được phê duyệt nhưng việc lập chứng từ kế toán còn chậm chạp dẫn đến việc rút tiền tại kho bạc chậm, việc chi phải dừng lại chậm vài ngày làm ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Vấn đề tìm nguồn thu trong đơn vị chưa được triển khai hiệu quả.
Đối với những nghiệp vụ ít khi xảy ra, việc xác định sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên hay không thường xuyên đôi khi kế toán còn nhầm lẫn do lượng nghiệp vụ nhiều, kế toán nhập nhầm vào phần mềm kế toán hoặc kế toán chưa nắm rõ dự toán đầu năm. Ví dụ với khoản chi phí làm việc xử lý số liệu kế toán với đơn vị Misa, kế toán phải dùng nguồn kinh phí thường xuyên thay vì nguồn kinh phí không thường xuyên. Dù sau đó kế toán đã kịp thời phát hiện nhưng vẫn mất thời gian sửa chữa.
3.1.2.3. Về kế toán chi hoạt động
Các nghiệp vụ chi hoạt động nhiều khi chưa được kế toán hạch toán ngay mà còn đợi vài ngày mới nhập số liệu vào phần mềm một lần, dẫn đến việc vi phạm các quy tắc trong kế toán, nhất là đối với các khoản rút – chi tiêu tiền mặt. Chẳng hạn các nghiệp vụ liên quan đến phải thanh toán các dịch vụ: điện thoại, mạng Internet, báo chí…Khi nhận được hóa đơn thanh toán, kế toán không nhập ngay vào sổ mà đến khi thanh toán hoặc cuối tháng mới tiến hành ghi chép là không đúng với quy tắc kế toán.
Tình trạng vượt chi trong các tháng có những ngày kỉ niệm lớn hay tổ chức hội nghị vẫn diễn ra. Mặc dù đơn vị đã có những biện pháp nhằm cân đối lại tình hình thu chi nhưng tình trạng này cần nhanh chóng khắc phục.
Việc kiểm soát các chứng từ bên ngoài còn chưa thật sự được quan tâm, trong một vài nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngân hàng kho bạc, kế toán không tiến hành lưu trữ ủy nhiệm chi hay giấy báo nợ từ ngân hàng/ kho bạc. Hay trên một số chứng từ kế toán, vẫn còn thiếu chữ ký của kế toán nhưng vẫn được lưu trữ, điều đó dẫn đến chứng từ kế toán không đảm bảo tính hợp pháp.
Chưa có kế hoạch sử dụng nguồn ngân sách hiệu quả mà chủ yếu là chi tiêu thụ động, không phân bổ đồng đều linh hoạt phù hợp với đặc thù của đơn vị.