Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HẠCH TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.3. Kế toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chinh sự nghiệp
1.3.2. Kế toán các khoản chi hoạt động
1.3.2.2. Phương pháp hạch toán
Theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC, chi hoạt động gồm có chi thường xuyên và chi không thường xuyên được trình bày theo hai sơ đồ sau:
Sơ đồ 02: Kế toán các khoản chi thường xuyên trong đơn vị TK 11
TK 334, 335
TK 332
TK 241
TK 211, 213
TK 111, 461
Đồng thời ghi: TK 466
TK 337
TK 111, 112…
TK 331
TK 461
TK 66121 – CHI THƯỜNG XUYÊN
(1)
(3)
(5)
(7)
(8)
TK 111, 112, 152, 153, 312, 331,…
(9)
(10)
(2)
(4)
(6)
(17) TK 0081
TK 11
TK 642, 643
TK 461
TK 336
TK 431
TK 413 (11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
(1) Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả CC, VC và người lao động khác – Các khoản phải trả các đối tượng khác
(2) Các khoản ghi giảm chi
(3) Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên tiền lương và phụ cấp lương phải trả CC, VC
(4) Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt phải thu hồi (5) Kết chuyển chi sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành
(6) Kết chuyển sô chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt
(7) Đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ hoàn thành bàn giao, đưa vào sử dụng (8) Mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng
(9) Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh
(10) Quyết toán giá trị vật tư, dụng cụ tồn kho, XDCB và sửa chữa lớn hoàn thành năm báo cáo tính và chi hoạt động
(11) Đơn vị sự nghiệp phân bổ dần chi phí trả trước, chi phí quản lý chung (12) Rút dự toán chi thường xuyên để chi trực tiếp
(13) Tạm ứng kinh phí của kho bạc chi trực tiếp
(14) Khi được tạm trích lập các quỹ trong kỳ từ chêch lệch thu, chi hoạt động thường xuyên
(15) Lãi tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN (16) Lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN (17) Rút dự toán chi thường xuyên để sử dụng
Sơ đồ 03: Kế toán chi hoạt động không thường xuyên trong đơn vị TK 11
TK 111, 152, 312, 461…
TK 111, 331, 461… TK 211
TK 241
Đồng thời ghi: TK 466
TK 241
TK 111, 112…
TK 331
TK 461
TK 66122 – CHI KHÔNG THƯỜNG XUYÊN
(1)
(3)
(4) (5)
TK 0082 (6) (7)
(2)
(8)
(9)
(10)
(1) Các khoản chi không thường xuyên phát sinh (2) Các khoản ghi giảm chi
(3) Mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng
(4) Chi đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ (nếu qua lắp đặt chạy thử) (5) Đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ hoàn thành đưa vào sử dụng (6) Chi sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh
(7) Kết chuyển chi sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành
(8) Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt phải thu hồi
(9) Kết chuyển số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt
(10) Rút dự toán chi thường xuyên để sử dụng Phương pháp hạch toán:
- Khi xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 : “Chi hoạt động” (Tài khoản cấp 2, 3 phù hợp) Có TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 153: “Công cụ, dụng cụ”
- Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản)
- Xác định tiền lương, tiền công, phụ cấp…phải trả cho cán bộ, công viên chức và người lao động khác trong đơn vị tính vào chi phí hoạt độn,ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 334: “Phải trả công chức, viên chức”
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động” (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp) Có TK 332 : “Các khoản phải nộp theo lương”
- Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí,…đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán (căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ ) tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 331: “Các khoản phải trả” (TK 3311)
- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc bằng kinh phí nhận tạm ứng của Kho bạc (khi dự toán chưa được giao) để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 111, 112
Hoặc Có TK 336:Tạm ứng kinh phí”
- Thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 312: “Tạm ứng”
Thuyết minh sơ đồ:
-Trường hợp mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí hoạt động, các nghiệp vụ kiinh tế liên quan được phản ánh như sau:
+ Khi mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng:
Nợ TK 211: “TSCĐ hữu hình”
Nợ TK 213: “TSCĐ vô hình”
Có các TK 111,112,461,…
+ Đồng thời, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 466: “Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ”
Trường hợp rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ đồng thời ghi đơn bến Có TK 008(TK 0081, 0082)
- Rút dự toán chi hoạt dộng (Dự toán chi thường xuyên và dự toán chi không thường xuyên)
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 461: “Nguồn kinh phí hoạt động”
Đồng thời ghi đơn bến Có TK hoạt động”008 (0081,0082)
- Các đơn vị sự nghiệp theo quy định của chế độ tài chính nếu được phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661: “Chi
Có TK 643:”Chi phí trả trước”
- Hạch toán năm báo cáo giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động (cả số còn sử dụng được và số không còn sử dụng được): Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho ngày 31/12 kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” phản ánh toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho liên quan đên số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo (Trong đó ghi rõ: Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối ngày 31/12), ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động” (6612-“Năm nay”)
Có TK 337: “Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau”
- Hạch toán năm báo cáo giá trị khối lượng SCL, XDCB hoàn thành. Căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng SCL, KLCB hoàn thành đến 31/12 kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” để phản ánh giá trị khối lượng công tác SCL, XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp cho công tác SCL, XDCB trong năm được quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, lập “Chứng từ ghi sổ”, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 337: “Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau”
- Thuế GTGT đầu vào liên quan đến vật tư, hàng hóa, dịch vụ,TSCĐ mua về dùng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và hoạt động hành chính sự nghiệp không khấu trừ, nếu được tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 3113: “Thuế GTGT được khấu trừ”
- Khi sử dụng các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án để chi hoạt động theo mục đích viện trợ, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 111,112,152…
- Xác định học bổng, sinh hoạt phí, …phải trả các đối tượng khác (học sinh, sinh viên…)trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 335: “Phải trả các đối tượng khác”
- Khi phát sinh các chi phí liên quan đến ấn chỉ cấp, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 111,112, 331…
- Kết chuyển số chi trả thực tế về các khoản theo chế độ cho người có công vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 335: “Phải trả các đối tượng khác”
- Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152,…
Có Tk 661: “Chi hoạt động”
- Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp, căn cứ vào số dư TK 413 – “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”, chi tiết lãi, lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp:
+ Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 413: “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”
+ Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái:
Nợ Tk 413: “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”
Có TK 661: “Chi hoạt động”
- Trường hợp trong kỳ đơn vị được phép tạm chia thêm thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích lập các quỹ để sử dụng tính vào chi hoạt động thường xuyên, căn cứ vào số chênh lệch thu lớn hơn chi do tăng thu, tiết kiệm chi theo quy định của chế độ tài chính, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 334: “Phải trả công chức, viên chức”
Có TK 431: “Các quỹ”
Đồng thời ghi Có TK 004: “Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên”
- Cuối kỳ tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động”
Có TK 642: “Chi phí quản lý chung”
Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi:
Nợ TK 6611: “Năm trước”
Có TK 6612: “Năm nay”
+ Đối với phần kinh phí thường xuyên:
Nợ TK 6611: “Năm trước” (66111- Chi thường xuyên)
Có TK 6612: “Năm nay” (66112- Chi thường xuyên) + Đối với phần kinh phí không thường xuyên,
Nợ TK 6611: “Năm trước”(66112- Chi không thường xuyên)
Có TK 6612: “Năm nay” (66122: “Chi không thường xuyên”)
- Năm sau, khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 461: “Nguồn kinh phí hoạt động” (4611) Có TK 661: “Chi hoạt động”(6611) + Đối với phần kinh phí thường xuyên:
Nợ TK 461: “Nguồn kinh phí hoạt động” (4611-“Năm trước”)
(46111- “Nguồn kinh phí thường xuyên”) Có TK 661: “Chi hoạt động” (6611- “Năm trước”)
(66111-“Chi thường xuyên”) + Đối với phần kinh phí không thường xuyên:
Nợ TK 461: “Nguồn kinh phí hoạt động” (4611-“Năm trước”)
(46112- “Nguồn kinh phí không thường xuyên”) Có TK 661: “Chi hoạt động” (6611- “Năm trước”)
(66112-“Chi không thường xuyên”)
- Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức duyệt phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi:
Nợ TK 311: “Các khoản phải thu” (3118-“Phải thu khác”) Có TK 661 : “Chi hoạt động” (6611 – “Năm trước")
- Khi trích lập quỹ và trả thu nhập tăng thêm từ chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên khi quyết toán được duyệt, ghi:
Nợ TK 661: “Chi hoạt động” (6611 – “Năm trước”) Có TK 431: “Các quỹ”
Có TK 334 : “Phải trả công chức, viên chức”
Đồng thời, ghi Có TK 004 “Chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên”
Công tác hạch toán kế toán các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên trong đơn vị được trình bày tại sơ đồ số 02 và sơ đồ số 03.
Phương pháp hạch toán: Theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính
- Trích quỹ khen thưởng theo quy định từ nguồn NSNN cấp (nếu được phép):
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 431: Các quỹ (4311)
Căn cứ vào số quỹ được trích từ nguồn NSNN, rút dự toán vào tài khoản tiền gửi Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp
Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Chi tiết tài khoản tương ứng) - Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động Có các TK 152, 153
- Xác định tiền lương, tiền công, phụ cấp…phải trả cho người lao động trong đơn vị tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 334: Phải trả người lao động Khi thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp Có TK 514: Thu phí được khấu trừ, để lại Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Nếu rút dự toán)
Có TK 014: Phí được khấu trừ, để lại ( nguồn phí được khấu trừ) Có TK 018: Thu hoạt động khác được để lại (nguồn thu hoạt động) Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí,….đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán (căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ) tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 331: Phải trả cho người bán Khi rút dự toán, thanh toán dịch vụ mua ngoài, ghi:
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
Có TK 511:Thu hoạt động do NSNN cấp, hoặc Có TK 514: Thu phí được khấu trừ, để lại Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán) Có TK 014: Phí được khấu trừ, để lại
Có TK 018: Thu hoạt động khác được để lại
- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc rút dự toán để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 111,112,511,514…
Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Nếu rút dự toán chi hoạt động) Có TK 012: Lệnh chi tiền thực chi
Có TK 014: Phí được khấu trừ, để lại
Có TK 018: Thu hoạt động khác được để lại
- Thanh toán các khoản tạm ứng được tính vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động Có TK 141: Tạm ứng
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337: Tạm thu (3371)
Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp, hoặc Có TK 514: Thu phí được khấu trừ, để lại - Khi phát sinh các chi phí liên quan đến ấn chỉ cấp, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động Có TK 111, 112,331,511.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Nếu rút dự toán chi hoạt động)
- Định kỳ, tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí phát sinh trong kỳ vào chi hoạt động cảu đơn vị, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 652: Chi phí chưa xác định được đối tượng chi phí
- Khi phát sinh các khoản thu giảm chi, những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định ,mức không được duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 111,112,131 (1318)
Có TK 611: Chi phí hoạt động (Chi sai trong năm) hoặc Có TK 421: Thặng dự (thâm hụt ) Lũy kế (Chi sai năm trước)
- Tính hao mòn TSCĐ được đầu tư, mua sắm bằng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp, dùng cho hoạt động hành chính, ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 214: Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
Cuối năm, chi bổ sung thu nhập cho người lao động, chi khen thưởng, chi phúc lợi từ kinh phí tiết kiệm được trong năm (đối với các cơ quan nhà nước không được trích lập các Quỹ), ghi:
Nợ TK 611: Chi phí hoạt động Có các TK 111, 511 Nếu rút dự toán, đồng thời ghi:
Có TK 008: Dự toán chi hoạt động
- Cuối năm, kết chuyển chi phí hoạt động do NSNN cấp sang TK 911 “Xác định kết quả”, ghi: