PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NSNN QUA
2.1. CƠ QUAN LIÊN QUAN ĐẾN CHI NSNN VÀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC TIỀN GIANG
2.2.2. Các phương pháp kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Tiền Giang
- Thành phần hồ sơ đầu năm:
Đầu năm, các đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến KBNN Tiền Giang các tài liệu, chứng từ dưới đây:
+ Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
+ Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm: Gửi quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
+ Đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm: Gửi Quy chế chi tiêu nội bộ.
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế được giao, danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán như khoán công tác phí, văn phòng phẩm, khoán điện thoại... (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi)
- Thực hiện kiểm tra: Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận các tài liệu, chứng từ trên, thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ, kiểm tra tính chính xác các nội dung của hồ sơ, chứng từ:
+ Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra Quyết định giao dự toán với dự toán được cơ quan có thẩm quyền nhập vào hệ thống TABMIS. Nếu có sự chệnh lệch, Kho bạc đề nghị đơn vị bổ sung quyết định tăng giảm dự toán cho khớp đúng với số dự toán nhập vào hệ thống TABMIS.
+ Đối với danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, cán bộ kiểm soát chi sử dụng thêm phương pháp kiểm tra chọn mẫu để kiểm tra hệ số lương, mức lương, mức học bổng, sinh hoạt phí, các khoản phụ cấp theo chế độ, các khoản đóng góp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đối với danh sách các khoản khoán cho cá nhân theo chế độ như khoán điện thoại, khoán văn phòng phẩm, khoán công tác phí, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra đối tượng được hưởng, mức khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và các quy định hiện hành. Sau đó lưu vào tập hồ sơ được mở cho từng đơn vị để phục vụ cho công tác kiểm soát chi trong năm.
2.2.2.2. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN phát sinh trong năm.
- Thành phần hồ sơ:
Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách gửi KBNN giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi…(sau đây gọi chung là Giấy rút tiền) đã được thủ trưởng đơn vị chuẩn chi kèm với hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng nội dung chi như sau:
+ Đối với các khoản chi thanh toán cho cá nhân của đơn vị như: lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, các khoản chi khoán cho cá nhân: Chứng từ để thanh toán với Kho bạc là danh sách cá nhân được hưởng (trừ các khoản chi đã gửi danh sách một lần vào đầu năm, chỉ gửi bổ sung khi có thay đổi).
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
+ Đối với các khoản chi sửa chữa, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ (trừ các khoản chi dịch vụ công cộng như điện, nước, điện thoại, vệ sinh môi trường…) có giá trị từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng: Chứng từ kèm theo là quyết định chỉ định thầu, hợp đồng và biên bản nghiệm thu.
+ Đối với các khoản chi sửa chữa, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ (trừ các khoản chi dịch vụ công cộng) có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên: Chứng từ kèm theo là hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn, quyết định phê duyệt kết quả đầu thầu của cấp có thẩm quyền (trừ những trường hợp khác theo quy định). Ngoài ra ngay sau khi ký hợp đồng với nhà cung cấp (hợp đồng từ 200 triệu đồng) đơn vị phải thực hiện cam kết chi qua Kho bạc để Kho bạc dành lại dự toán đảm bảo chi trả cho nhà cung cấp.
+ Đối với các khoản chi còn lại: Để cải cách thủ tục hành chính, tăng trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng NSNN, Bộ Tài chính quy định đơn vị chỉ cần gửi Bảng kê chứng từ thanh toán cho KBNN.
Trong đó, kê số hóa đơn, số chứng từ, nội dung của các khoản chi. Nội dung các khoản chi kê trong Bảng kê chứng từ thanh toán phải rỏ ràng, cụ thể để Kho bạc có thể kiểm soát về chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định. Đơn vị sử dụng ngân sách phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi ghi trên Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát sự đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ thanh toán:
+ Kiểm tra các khoản chi đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
+ Kiểm tra các khoản chi đã có trong dự toán chi NSNN được giao.
+ Kiểm soát nội dung các khoản chi đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
2.2.2.3. Kiểm soát các nhóm chi thường xuyên NSNN qua KBNN - Nhóm chi thanh toán cá nhân:
+ Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
góp, chi cho cán bộ xã đương chức: Danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã đương chức (gửi lần đầu và gởi khi có bổ sung, điều chỉnh). Các khoản chi này là những khoản chi có tính chất định kỳ, ít thay đổi nên KBNN Tiền Giang đối chiếu với với danh sách cá nhân được hưởng đã lưu đầu năm, nếu chính xác, cán bộ kiểm soát chi thực hiện theo quy trình để thanh toán chuyển khoản cho cá nhân hoặc thanh toán qua đơn vị sử dụng ngân sách.
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức viên chức của cơ quan hành chính: thực hiện Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015; Nghị định 141/2016/ND-CP ngày 10/01/2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác, thông tư 145/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập theo Nghị định 141/2016/ND-CP, Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước; thông tư 71/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 30/05/2014 quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng nếu có.
- Nhóm chi hàng hoá, dịch vụ
+ Chi thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin, tuyên truyền liên lạc: gồm tiền điện, tiền nước, điện thoại, phí vệ sinh môi trường, cước phí internet, đặt báo...Đơn vị căn cứ vào giấy báo trả tiền, phiếu đặt báo hoặc hóa đơn, kèm theo Bảng kê chứng từ thanh toán để thanh toán với Kho bạc. Về nội dung trang bị điện thoại cho các cá nhân phải đúng đối tượng, định mức theo quy định.
+ Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
+ Chi khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán công tác phí: văn bản quy định về mức chi được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi 1 lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng). Khi kiểm soát nội dung này, Kho bạc phải thực hiện nghiêm Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/07/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị. Trong đó quy định thời gian tổ chức hội nghị, nội dung chi và mức chi tổ chức hội nghị, các đối tượng được hưởng các chế độ khi tham dự hội nghị.
+ Chi công tác phí: Bao gồm các khoản chi thanh toán tiền phương tiện đi công tác, phụ cấp lưu trú, thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác.
Chi các khoản chi trên phải đúng đối tượng được hưởng chế độ công tác phí, đúng nội dung chi và mức chi công tác phí theo quy định của Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/07/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị.
+ Chi đoàn ra: Các hồ sơ theo quy định tại Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ờ nước ngoài do NSNN bào đảm kinh phí.
+ Chi đoàn vào: Các hồ sơ theo quy định tại Thôns tư 01/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 01 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tồ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
- Nhóm chi mua sắm, sửa chữa tài sản
+ Đối với các khoản chi dưới 20.000.000 đồng: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc sửa chữa mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
đúng quy định của pháp luật; KBNN Tiền Giang căn cứ vào Bảng kê chứng từ thanh toán để thanh toán cho đơn vị.
+ Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đến dưới 100 triệu đồng thì cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá của ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất.
Căn cứ vào hồ sơ đơn vị gửi KBNN gồm: Quyết định chỉ định thầu, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu. Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên thì tổ chức đấu thầu (trừ các trường hợp theo quy định). Việc đấu thầu, chào hàng cạnh tranh theo Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 của Quốc hội và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu, Thông tư 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. Hồ sơ gởi đến KBNN gồm Quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hành cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt (tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu); hợp đồng mua bán; biên bản nghiệm thu. Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra các loại hồ ső, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
+ Kiểm soát mua sắm ô tô của các đơn vị sử dụng ngân sách, KBNN Tiền Giang phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/08/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, Công ty TNHH một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; Thông tư số 159/2015/TT- BTC ngày 15/10/2015 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn thực hiện Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/08/2015 của Thủ tướng Chính phủ.
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
+ Đối với các khoản mua sắm thanh toán bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng” theo quy định tại điều 8 Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ tài chính quy định quản lý thu-chi tiền mặt qua hệ thống KBNN (nay là Thông tư 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/4/2017)
Đơn vị lập 2 liên Bảng kê chứng từ thanh toán kèm theo giấy rút dự toán NSNN gửi tới KBNN Tiền Giang để làm thủ tục kiểm soát chi NSNN theo quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị giao dịch không phải gửi các hóa đơn mua hàng được in tại các điểm chấp nhận thanh toán đến KBNN Tiền Giang; đồng thời, đơn vị giao dịch phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi ghi trên Bảng kê chứng từ thanh toán gửi KBNN Tiền Giang.
+ Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
Qua thực tế kiểm soát chi đối với nhóm nội dung chi này, KBNN Tiền Giang thấy rằng còn xảy ra tình trạng đơn vị sử dụng ngân sách còn chia nhỏ gói thầu để tránh đấu thầu. Thể hiện là cùng một loại hàng hóa, cùng một nhà cung cấp nhưng đơn vị lại thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp nhiều lần trong một thời gian ngắn.
Mặc dù Nhà nước đã có nhiều văn bản nghiêm cấm việc này. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể quy định như thế nào là chia nhỏ gói thầu cũng như việc xử lý vi phạm.
- Nhóm chi khác
Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng);
hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Chi mua, đầu tư tài sản vô hình, chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu.Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế
Căn cứ vào giấy rút dự toán NS, trên cơ sở số dư dự toán của đơn vị còn đủ để thanh toán. Cán bộ kiểm soát chi đối chiếu với hồ sơ đã kiểm soát về cả nội dung cà số tiền, nếu khớp đúng thì tiến hành thanh toán cho người được hưởng thông qua tài khoản của đơn vị bằng hình thức chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
Qua thực tế kiểm soát chi đối với nội dung nhóm các khoản chi khác, có các khoản chi hỗ trợ; chi kỷ niệm các ngày lễ lớn và lễ hội truyền thống thì hiện nay chưa có một định mức cụ thể cho các khoản chi này. Các đơn vị sử dụng ngân sách chỉ lập dự toán và các cơ quan chức năng duyệt và tiến hành chi trả cho các đối tượng. Việc chưa có định mức chi cho những nội dung này dẫn đến việc kiểm soát khoản chi này rất khó khăn. Vì vậy cần có những quy định chi cụ thể về các nội dung này để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tránh phô trương, hình thức, gây lãng phí NSNN.
Nhận xét chung: Qua nội dung kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Tiền Giang như đã trình bày ở trên, ta thấy rằng do nội dung chi thường xuyên NSNN rất đa dạng nên cán bộ kiểm soát chi phải nghiên cứu rất nhiều văn bản, chế độ quy định liên quan đến từng nội dung chi. Ngoài các chế độ do Bộ Tài chính quy định, còn có những chế độ do các Bộ chuyên ngành, của từng địa phương ban hành. Đối với các đơn vị thực hiện cơ chế khoán chi hoặc có cơ chế đặc thù, cán bộ kiểm soát chi còn phải đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ của mỗi đơn vị, các chế độ quy định riêng cho từng loại hình đơn vị sử dụng ngân sách. Do có quá nhiều văn bản chế độ liên quan đến nội dung kiểm soát chi, một số các nội dung chi vẫn còn thiếu văn bản hướng dẫn; cùng với sự không rõ ràng, đồng bộ, thống nhất giữa các văn bản chế độ quy định cho cùng một nội dung chi nên cán bộ kiểm soát chi cũng như đơn vị sử dụng ngân sách gặp không ít khó khăn, lúng túng trong quá trình thực hiện chi và kiểm soát chi thường xuyên NSNN.
Trong rất nhiều các chế độ quy định liên quan đến kiểm soát chi thường xuyên NSNN như đã trình bày ở trên, có hai chế độ kiểm soát không kém phần quan trọng mà Bộ Tài chính giao nhiệm vụ cho KBNN kiểm soát khi thanh toán các khoản chi NSNN. Đó là Chế độ quy định quản lý chi bằng tiền mặt qua hệ thống
TR ƯỜ NG ĐẠ I H Ọ C KINH
T Ế HU Ế