CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VỀ HOÀ GIẢI THƯƠNG MẠI Ở VIỆT NAM
2.3. Quy định pháp luật về giải quyết tranh chấp bằng hoà giải thương mại
2.3.3. Quy định pháp luật về trình tự thủ tục hoà giải thương mại
Nhìn chung các quy định về hoà giải của các quốc gia đều không cứng nhắc trong thủ tục trình tự hoà giải. Ví dụ như, các quy định thường không chứa các quy phạm mang tính bắt buộc về trình tự thủ tục hoà giải, điều này rất phù hợp với bản chất tự nguyện, tự quyết và không ràng buộc trong cơ chế hoà giải. Đối với hoà giải ngoài Toà án, thủ tục hoà giải tại CHLB Đức được quy định khung ở Điều 2 Luật hoà giải (2012), các trung tâm hoà giải, hoà giải viên và các bên có thể tự thoả thuận các trình tự thủ tục. Việc giải quyết tranh chấp theo một trình tự như thế nào đôi khi còn phụ thuộc vào tính chất phức tạp của vụ tranh chấp, yêu cầu của các bên đương sự cũng như kỹ năng của từng hoà giải viên. Tuy nhiên tiến trình hoà giải theo Luật hoà giải được thực hiện theo các bước cơ bản bao gồm: Các bên lựa chọn hoà giải viên; hoà giải viên phổ biến các nguyên tắc của hoà giải, cách thức hoà giải và đảm bảo việc các bên tham gia hoà giải là tự nguyện; hoà giải viên thúc đẩy sự giao tiếp giữa các bên, cần đảm bảo việc các bên bước vào hoà giải với thái độ công bằng và thích hợp, hoà giải viên cũng có thể tổ chức các cuộc thảo luận riêng với từng bên để hướng tới một thoả thuận chung giữa các bên; kết thúc hoà giải, hoà giải viên cần phải chắc chắn việc kết luận vụ việc là được sự đồng thuận của các bên tranh chấp. Có thể thấy pháp luật CHLB Đức không có những quy định liên quan đến vấn đề thoả thuận hoà giải (mediation agreement), mà thoả thuận này được coi như là một hợp đồng thông thường, được điều chỉnh bởi pháp luật về hợp đồng. Thực tế, các trung tâm hoà giải của CHLB Đức cũng đều có những quy tắc hoà giải riêng của trung tâm mình. Ví dụ như, Viện trọng tài Đức (German Institution of Arbitration- DIS) ban hành quy tắc hoà giải vào năm 2010 với các quy định chi tiết hơn từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc hoà giải. Một số vấn đề mà Luật hoà giải không nhắc tới hoặc nhắc tới nhưng không đầy đủ, tuy nhiên đều được quy định khá chi tiết trong Quy tắc của trung tâm này như: thoả thuận hoà giải, phiên
họp hoà giải, địa điểm hoà giải, thời điểm kết thúc hoà giải [118]. Quy tắc của các trung tâm hoà giải cũng có những quy định về phí hoà giải một cách rõ ràng.
Hiện nay, Nghị định số 22/2017/NĐ-CP của Việt Nam có quy định về trình tự thủ tục tiến hành hoà giải tại Điều 14:
1. Các bên có quyền lựa chọn Quy tắc hòa giải của tổ chức hòa giải thương mại để tiến hành hòa giải hoặc tự thỏa thuận trình tự, thủ tục hòa giải. Trường hợp các bên không có thỏa thuận về trình tự, thủ tục hòa giải thì hòa giải viên thương mại tiến hành hòa giải theo trình tự, thủ tục mà hòa giải viên thương mại thấy phù hợp với tình tiết vụ việc, nguyện vọng của các bên và được các bên chấp thuận.
2. Tranh chấp có thể do một hoặc nhiều hòa giải viên thương mại tiến hành theo thỏa thuận của các bên.
3. Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hòa giải, hòa giải viên thương mại đều có quyền đưa ra đề xuất nhằm giải quyết tranh chấp.
4. Địa điểm, thời gian hòa giải được thực hiện theo thỏa thuận của các bên hoặc theo lựa chọn của hòa giải viên thương mại trong trường hợp các bên không có thỏa thuận.
Mặc dù quy định này của Việt Nam không nhắc đến bước thoả thuận hoà giải nhưng các bên cũng cần nhận diện được thoả thuận hoà giải là một bước tiên quyết để giải quyết tranh chấp bằng hoà giải thương mại. Sau khi đã đáp ứng được một thoả thuận hoà giải hợp pháp thì các bước tiến hành hoà giải mới được bắt đầu theo trình tự sau:
(i) Các bên tranh chấp lựa chọn/ chỉ định hoà giải viên và xác định trình tự, thủ tục hoà giải
Nghị định về hoà giải thương mại đã xác định hoà giải viên thương mại (chủ thể giải quyết tranh chấp) bao gồm hoà giải viên thương mại vụ việc và hoà giải viên thương mại của tổ chức hoà giải thương mại. Luật trọng tài thương mại cũng cho phép các Trung tâm trọng tài được cung cấp dịch vụ hoà giải. Trong bối cảnh
Việt Nam chưa có các Trung tâm hoà giải độc lập, các bên chủ thể tranh chấp có thể lựa chọn hoà giải viên độc lập hoặc lựa chọn một Trung tâm trọng tài có chức năng hoà giải. Các bên cần lưu ý rằng, việc lựa chọn hoà giải viên cần xem xét cả yếu tố chuyên môn và kỹ năng để đảm bảo kết quả tốt nhất. Các bên có thể tự lựa chọn hoà giải viên hoặc được hỗ trợ chỉ định hoà giải viên thông qua tổ chức hoà giải thương mại (tuân thủ theo Quy tắc hoà giải của tổ chức hoà giải đó). Về số lượng, các bên có thể chỉ lựa chọn một hoà giải viên duy nhất hoặc một Ban hoà giải từ hai hoà giải viên trở lên. Tuy nhiên, số lượng hoà giải viên cũng cần cân nhắc vì sẽ còn liên quan đến vấn đề chi phí và sự phối hợp giữa các hoà giải viên đó. Khi đã lựa chọn được hoà giải viên, các bên cần ký hợp đồng hoà giải (giữa các bên tranh chấp với hoà giải viên hoặc Trung tâm hoà giải). Do hoà giải là một loại dịch vụ, hoà giải viên có quyền đồng ý hoặc từ chối giải quyết vụ tranh chấp ngay cả khi các bên có sự lựa chọn hoà giải viên đó, nên các bên cần có sự thoả thuận với hoà giải viên về dịch vụ hoà giải và hình thức nên được lập bằng văn bản về hoà giải. Bên cạnh các quy định pháp luật, hợp đồng hoà giải là căn cứ chủ yếu để xác định quyền và trách nhiệm của các bên, các nguyên tắc giải quyết tranh chấp, vấn đề giá cả, phương thức thanh toán, các chi phí khác và cam kết, chế tài mà các bên đưa ra.
Các bên tranh chấp có quyền lựa chọn Quy tắc hoà giải của tổ chức hoà giải thương mại để tiến hành hoà giải hoặc tự thoả thuận trình tự, thủ tục hoà giải.
Trường hợp các bên không có thỏa thuận về trình tự, thủ tục hòa giải thì hòa giải viên thương mại tiến hành hòa giải theo trình tự, thủ tục mà hòa giải viên thương mại thấy phù hợp với tình tiết vụ việc, nguyện vọng của các bên và được các bên chấp thuận (Khoản 1 Điều 14 Nghị định 22/2017/NĐ-CP). Trong trường hợp này, hoà giải viên cũng chỉ là chủ thể đưa ra đề xuất về trình tự thủ tục hoà giải, cần xét đến hai yếu tốt là tính phù hợp và nguyện vọng của các bên nhưng vẫn cần được sự chấp thuận của các bên tranh chấp. Quy định này là phù hợp với nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả và tự quyết trong thủ tục hoà giải thương mại.
(ii) Hoà giải viên tiến hành hoà giải
Hoà giải viên sau khi đã xác định được thẩm quyền của mình đối với vụ tranh chấp, cần tuân thủ các trình tự hoà giải đã thoả thuận với các bên. Thứ nhất, hoà giải viên cần tập hợp các hồ sơ, thu thập thông tin, ý kiến của các bên về diễn biến, tình tiết của tranh chấp. Hoà giải viên có thể yêu cầu các bên nộp các chứng minh, chứng cứ cần thiết, giải trình về vụ việc nhưng không được ép buộc các bên, đồng thời phải cam kết giữ bí mật các thông tin này. Hoà giải viên chỉ được sử dụng các thông tin, tài liệu này để giải quyết vụ tranh chấp. Do bản chất của hoà giải là hoà giải viên chỉ đề xuất và mọi quyết định đều thuộc về các bên, nên thẩm quyền can thiệp sâu vào vụ việc của hoà giải viên là khá hạn chế. Do đó, để việc giải quyết đạt hiệu quả tốt, các bên đương sự cần có sự thiện chí và cởi mở đối với hoà giải viên, ngược lại, hoà giải viên phải cam kết bảo mật và tạo được sự tin tưởng cho các bên đương sự. Sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng vụ việc, hoà giải viên cần đưa ra phương án hoà giải. Cần lưu ý rằng phương án hoà giải này cũng không mang tính chất quyết định, không mang tính cưỡng chế với các bên. Hoà giải viên đưa ra phương án hoà giải cần đảm bảo sự phù hợp với các quy định pháp luật cũng như giải pháp đảm bảo nguyên tắc “win-win” (đôi bên cùng có lợi) cho các bên cũng như cần đảm bảo được tính khả thi khi áp dụng.
Sau đó, hoà giải viên tiến hành tổ chức phiên hoà giải trên cơ sở thống nhất thời gian, địa điểm với các bên. Địa điểm, thời gian hòa giải được thực hiện theo thỏa thuận của các bên hoặc theo lựa chọn của hòa giải viên thương mại trong trường hợp các bên không có thỏa thuận. Hoà giải viên cần đảm bảo đúng các nguyên tắc hoà giải cũng như tạo một môi trường thân thiện cho các bên. Hoà giải viên và các bên có thể thoả thuận tổ chức một hoặc nhiều phiên hoà giải, tuỳ vào mức độ phức tạp của vụ việc và nguyện vọng của các bên. Trong suốt quá trình hoà giải, hoà giải viên cần duy trì vai trò trung lập, khách quan và sự hỗ trợ tích cực đối với các bên, có quyền đưa ra các đề xuất nhằm giải quyết tranh chấp.
Trong quá trình hoà giải, toàn bộ các quyết định được đưa ra đều phải dựa trên nguyên tắc tự quyết của các bên, tức là các bên cần có các thoả thuận thống nhất về
các công việc bổ trợ trong quá trình hoà giải. Các thoả thuận trong quá trình giải quyết tranh chấp có thể bao gồm các thoả thuận về việc mời nhân chứng, các biện pháp khẩn cấp tạm thời (Ví dụ như bán một khối lượng hàng hoá có dấu hiệu hư hỏng…), sự thừa nhận của các bên với các đề xuất của hoà giải viên, yêu cầu giám định... Khác với phương thức trọng tài, các bên không cần có các thoả thuận mà có thể yêu cầu trọng tài viên thực hiện các biện pháp nhất định nhằm phục vụ cho việc giải quyết các tranh chấp. Ở hoà giải thương mại, hoà giải viên không có quyền hành động chỉ theo ý kiến của một bên mà cần sự “đồng ý của các bên”. Do đó, nếu một biên bản hay quyết định chỉ do hoà giải viên ban hành, hoặc do một bên áp dụng liên quan đến tranh chấp thì sẽ không có giá trị hiệu lực áp dụng. Bên cạnh sự thống nhất về sử dụng các biện pháp trợ giúp quá trình hoà giải, các bên cần thoả thuận nghĩa vụ của từng bên đối với các biện pháp ấy. Những nghĩa vụ các bên cần quan tâm như: Nghĩa vụ tuân thủ thoả thuận, nghĩa vụ phân chia rủi ro, phân chia chi phí. Hoà giải viên có quyền đưa ra đề xuất tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hoà giải, nhưng đồng thời không được ép buộc các bên bằng các đề xuất của mình. Tuy nhiên, các vấn đề này hiện không được quy định rõ ràng trong Nghị định số 22/2017/NĐ-CP.
(iii) Kết thúc hoà giải
Quá trình hoà giải thương mại có thể được kết thúc trong những trường hợp sau: Các bên đạt được kết quả hoà giải thành; khi hoà giải viên thương mại xét thấy không cần thiết tiếp tục thực hiện hoà giải, sau khi tham khảo ý kiến của các bên;
theo đề nghị của một hoặc các bên tranh chấp (Điều 17 Nghị định 22/2017/NĐ-CP ). Như vậy, chủ thể đề xuất là việc chấm dứt hoà giải có thể là một trong các bên, tất cả các bên trong quan hệ hoà giải thương mại. Kết quả các bên đạt được có thể là giải quyết thành công hoặc không thành công vụ tranh chấp. Pháp luật không quan tâm tới lý do mà các bên yêu cầu chấm dứt hoà giải là hợp lý bởi phương thức này hoàn toàn dựa trên nguyên tắc tự nguyện. Tuy nhiên, một số trường hợp chấm dứt chưa được làm rõ như: Nếu hoà giải viên không muốn tiếp tục hoà giải, mà không phải là “xét thấy không cần thiết”; ví dụ do có xung đột với các bên trong hoạt động
giải quyết tranh chấp hoặc cảm thấy vụ việc nảy sinh các yếu tố phức tạp vượt ngoài khả năng và phạm vi thẩm quyền của hoà giải thương mại; hoặc vụ việc được giải quyết tranh chấp tại cơ quan giải quyết tranh chấp khác như Toà án hay Trọng tài?
Pháp luật hiện hành cũng chỉ có quy định trong trường hợp hoà giải thành, các bên phải lập văn bản để ghi nhận kết quả này. Kết quả hoà giải thành được hiểu là văn bản ghi nhận về kết quả hoà giải thành một phần hoặc toàn bộ vụ tranh chấp.
Văn bản về kết quả hoà giải thành gồm các nội dung chính như: Căn cứ tiến hành hòa giải; thông tin cơ bản về các bên; nội dung chủ yếu của vụ việc; thỏa thuận đạt được và giải pháp thực hiện; các nội dung khác theo thỏa thuận của các bên phù hợp với quy định của pháp luật. Văn bản kết quả hoà giải thành có chữ ký của các bên và hoà giải viên thương mại (Khoản 2, khoản 3 Điều 15 Nghị định 22/2017/NĐ- CP). Quy định này của Nghị định 22/2017/NĐ-CP có ý nghĩa trong việc xác định các thông tin và sự xác nhận của quá trình hoà giải, tạo thuận lợi cho việc thi hành thoả thuận này. Tuy nhiên, quy định như vậy cũng sẽ tạo ra sự không rõ ràng về yếu tố điều kiện có hiệu lực của thoả thuận như: Các nội dung chính theo quy định của pháp luật về nội dung của kết quả hoà giải thành có phải là điều kiện có hiệu lực của thoả thuận không? Nếu thoả thuận hoà giải thiếu chữ ký của hoà giải viên thương mại thì có ảnh hưởng tới giá trị hiệu lực hay không? Nếu các bên không đạt được một kết quả hoà giải thành mà thủ tục hoà giải được chấm dứt theo các trường hợp còn lại, các bên có quyền tiếp tục hoà giải hoặc yêu cầu Trọng tài hoặc Toà án giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật (Điều 15 Nghị định 22/2017/NĐ- CP).