1.3 Nội dung tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.2 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Trong mỗi doanh nghiệp việc lập kế hoạch tuyển dụng là một khâu quan trọng góp phần định hướng việc xây dựng nguồn lực của doanh nghiệp. Có thể kể đến các vai trò chính của kế hoạch tuyển dụng nhƣ sau:
Thứ nhất, việc lập kế hoạch tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp chủ động thấy đƣợc những biến cố lao động nhƣ sa thải nhân viên, nhân viên tự ý xin thôi việc, thuyên chuyển, nghỉ hưu... từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục để đảm bảo tính liên tục của công việc.
Thứ hai, lường trước các yếu tố thuận lợi và hó hăn, inh phí và nhân lực tham gia vào công tác tuyển dụng tiếp đó triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân lực một cách có hiệu quả.
Thứ ba, bản kế hoạch tuyển dụng nhân lực góp phần thực hiện bố trí nhân sự một cách tốt nhân để người lao động làm việc có hiệu quả và phù hợp với vị trí chuyên môn qua đó tiết kiệm đƣợc chi phí tuyển dụng và đào tạo lại nguồn nhân lực.
Thứ tư, việc lập kế hoạch tuyển dụng giúp cho quy trình tuyển dụng đƣợc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
15
Thứ năm, cơ sở đánh giá cho công tác tuyển dụng của doanh nghiệp và làm tiền đề xây dựng các kế hoạch tuyển dụng tiếp theo.
Cơ sở xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Hàng năm các doanh nghiệp đều có kế hoạch tuyển dụng nhân lực nhằm phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Mỗi kế hoạch tuyển dụng đều đƣợc xây dựng dựa trên các yếu tố sau:
Sự thay đổi về số lượng, chất lượng nhân lực trong những năm trước của Doanh nghiệp: khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho những năm tiếp theo, bộ phận nhân sự phải phân tích sự thay đổi về số lượng và chất lượng nhân lực trong những năm trước đây. Đây là cơ sở quan trọng giúp tổ chức xây dựng đƣợc một kế hoạch mới phù hợp để có thể ứng phó đƣợc những biến động lao động trong những năm tiếp theo.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn: Trong mỗi giai đoạn doanh nghiệp luôn đưa ra những định hướng phát triển của mình cả trong ngắn hạn và dài hạn. Qua đó, những hoạt động của tổ chức đều dựa trên định hướng phát triển này. Và hoạt động tuyển dụng nhân lực cũng hông phải là ngoại lệ. Dựa vào định hướng phát triển của công ty mà bộ phận nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng sao cho hợp lý nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân lực cả về số lƣợng và chất lƣợng cho doanh nghiệp.
Tốc độ áp dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật mới vào sản xuất: Trong thời đại hiện nay việc áp dụng khoa học, kỹ thuật vào sản xuất là điều các doanh nghiệp quan tâm. Hơn nữa, với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ đòi hỏi mỗi tổ chức phải luôn cấp nhật những cộng nghệ tiên tiến hơn hằm nâng cao hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên thật không dễ dàng với doanh nghiệp hiện nay, mỗi tổ chức phải có sự tính toán về nguồn nhân lực, sao cho đáp ứng đƣợc không chỉ về số lƣợng mà còn là chất lƣợng để vận dụng tốt khoa học kỹ thuật mới này chƣa? Nếu đáp ứng đƣợc thì cần có sự điều chỉnh, bổ sung nhƣ thế nào? Qua đó có thể thấy rằng đây chính là một trong những yếu tố cần thiết mà bộ phận nhân sự luôn quan tâm đến để làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp.
16
Dự báo của các chuyên gia khi phân tích ảnh hưởng biến đổi thuộc môi trường bên ngoài tới vấn đề nhân lực của doanh nghiệp, những tác động của môi trường bên ngoài có ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp như inh tế - chính trị, văn hóa – xã hội, hệ thông pháp luật.... Sự biến động của những yếu tố này luôn đƣợc mỗi doanh nghiệp quan tâm và đƣợc nghiên cứu bởi những chuyên gia kinh tế, từ đó tổ chức sẽ đƣa ra những chính sách nhân lực nói chung mà chính sách tuyển dụng nói riêng sao cho phù hợp nhất
Nội dụng xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Trong tuyển dụng, thì việc xây dựng thành công một kế hoạch tuyển dụng có ý nghĩa vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng tuyển dụng đƣợc nhu cầu nhân lực cho mình. Kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò quan trọng nhƣ ế hoạch kinh doanh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ thể hiện rõ có nội dung sau:
a. Xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên
Các “bản mô tả công việc” và “bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Phòng Nhân sự phải sử dụng 2 bản trên làm căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển dụng, để xác định các ỹ năng, ỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển dụng.
Đặc biệt, bản mô tả công việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc, và một danh sách những nhiệm vụ cần đƣợc thực hiện. Tuy nhiên, nếu vị trí cần tuyển là một vị trí hoàn toàn mới hoặc hi bản mô tả công việc hông còn phù hợp thì cần phải xem xét lại.
Bên cạnh đó, bản mô tả công việc và bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là nền tảng cơ bản để xác định các yêu cầu đối với ứng viên.
Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu ứng viên là giúp chúng ta có thể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên chứ hông phải so sánh các ứng viên với nhau. Bản yêu cầu ứng viên hay bản mô tả “ứng viên lý tưởng” bao gồm những yêu cầu sau:
- Yêu cầu về iến thức và/hoặc inh nghiệm;
17
- Yêu cầu về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn;
- Những yêu cầu hác (chẳng hạn nhƣ bằng lái xe, chứng chỉ ngoại ngữ, vi tính,…);
- Yêu cầu về hả năng thể lực (chẳng hạn nhƣ héo tay, giọng nói rõ ràng,…);
- Những ỹ năng cụ thể (chẳng hạn nhƣ ỹ năng đánh máy, ỹ năng giao tiếp, ỹ năng quản lý thời gian,…);
- Yêu cầu về diện mạo bên ngoài
- Yêu cầu về các yếu tố cá nhân (phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, có mục tiêu cá nhân phù hợp với công việc,…).
Chúng ta có thể nhóm các yêu cầu này thành 3 nhóm chính nhƣ sau:
- Kiến thức và ỹ năng: Ứng viên cần có những iến thức gì để có thể đảm nhận đƣợc công việc? Kiến thức có thể bao gồm biết cách sử dụng một loại máy móc nào đó, biết cách xử lý một số loại vật liệu hoặc thực hiện những quy trình nhất định. Những ỹ năng cần thiết để làm đƣợc việc đó là gì? Chẳng hạn nhƣ hả năng làm việc với con số, ỹ năng bán hàng, ỹ năng giải quyết vấn đề.
- Trình độ và inh nghiệm: Có yêu cầu nào về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn hông? Ứng viên cần có những chuyên môn và inh nghiệm gì?
- Các yếu tố cá nhân: Những người có đặc điểm như thế nào thì phù hợp với công việc và môi trường làm việc của doanh nghiệp (sở thích, mục đích, tinh thần,…)? Ví dụ nhân viên ế toán cần có tính cẩn thận, nhân viên nhân sự nên quan tâm đến người hác,…
Trong bản yêu cầu ứng viên, cần có những yêu cầu mang tính bắt buộc (“phải”) và có những yêu cầu mang tính huyến hích (“nên” hoặc “ƣu tiên”). Tức là một số yêu cầu là thiết yếu trong hi những yêu cầu hác là hông nhất thiết nhƣng có thì tốt hơn.
Ngoài nền tảng là bản mô tả công việc, bản yêu cầu ứng viên còn phụ thuộc vào những yêu cầu chung của doanh nghiệp. Bản mô tả công việc cung cấp các thông tin về iến thức, ỹ năng, trình độ, inh nghiệm và phẩm chất cần thiết để làm tốt công việc. Những yêu cầu chung của doanh nghiệp thường liên quan đến phẩm chất cá nhân để đảm bảo sự phù hợp của ứng viên với văn hóa doanh nghiệp.
18
Bản yêu cầu ứng viên phải phù hợp với yêu cầu của công việc, hông đƣợc cao quá cũng hông đƣợc thấp quá.
b. Xác định địa điểm, thời gian và chi phí tuyển dụng.
Xác định địa điểm tuyển dụng tức là lựa chọn vùng để tuyển dụng. Đây là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của qua trình tuyển dụng. Việc phân tích và lựa chọn nguồn tuyển dụng đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp xác định đƣợc thị trường nhân lực mục tiêu. Giả sử với lao động phổ thông thì nông thôn là nơi tập trung nhiều lao động nhƣ vậy nhất. Còn với lao động chất lƣợng cao thì lại tập trung ở đô thị, các trường đại học, trung tâm công nghiệp…
Trong kế hoạch tuyển dụng các tổ chức cần xác định thời gian hay cụ thể là thời điểm tuyển dụng. Để xác định thời gian và thời điểm, tổ chức cần phân chia quá trình tuyển dụng thành nhiều bước nhỏ, với mỗi bước công việc sẽ tương ứng với một mốc thời gian. Ngược lại, kế hoạch tuyển dụng phải gắn với thời gian trước mắt và lâu dài (<1 năm, 3 năm, 5 năm). Kế hoạch thời gian tuyển dụng phải căn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng như: quy mô inh doanh, tốc độ tăng trưởng, tính chất công nghệ…
Xác định chi phí tuyển dụng bao gồm:
- Chi phí thời gian thông qua các cấp trong doanh nghiệp cũng nhƣ các chuyển viên quản trị nhân lực trong việc xác định và xây dựng nhu cầu tuyển dụng
- Thù lao phải trả cho các văn phòng tuyển dụng.
- Chi phí thời gian trong việc duyệt thƣ và hồ sơ xin việc cũng nhƣ phỏng vấn các ứng cử viên.
- Chi phí liên quan đến việc sắp xếp cho nhân viên mới cũng nhƣ đào tạo hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc.
Tùy vào từng đợt tuyển dụng khác nhau mà việc phân bổ chi phí tuyển dụng là khác nhau. Tuy nhiên, việc phân bố chi phí tuyển dụng cũng nhƣ chỉ tập trung vào một số loại chi phí cơ bản trên.
c. Xác định người thực hiện tuyển dụng:
19
Việc xác định những cán bộ tuyển dụng làm việc có hiệu quả hay không là vô cùng quan trọng vì năng lực của người tuyển dụng mang tính chất quyết định đến chất lượng tuyển dụng. Trong quá trình tuyển dụng, Cán bộ tuyển dụng là người đại diện duy nhất cho công ty, do vậy những ứng cử viên coi họ là hình mẫu của tổ chức. Vì vậy các cán bộ tuyển dụng cần đảm bảo những yêu cầu sau: những người đảm nhận công tác tuyển dụng phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu các kiến thức chuyên môn cũng nhƣ có inh nghiệm làm việc, hiểu căn ẽ quy trình tuyển dụng, tâm lý lao động, các phương pháp trắc nghiệm, phỏng vấn,... .