CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VĂN HÓA TỔNG HỢP HÒA BÌNH
4.1. Phương hướng phát triển của Công ty Cổ Phần Sách Văn Hóa Tổng Hợp Hòa Bình
4.2.1 Tạo “thương hiệu” nguồn nhân lực để giữ chân nhân viên
Trong khi nhiều nhà nhân sự đang thiếu nhân viên trầm trọng vì tuyển nhiều nhưng chưa tìm được người thích hợp thì những người giỏi vào công ty họ chưa
“nóng chỗ đã đội nón ra đi”. Trong giới dư luận lại râm ran không tốt về môi trường làm việc và chính sách nhân sự của công ty đó.
Những lời bàn tán không hay của dƣ luận dẫn đến tâm lý bất mãn, dẫn đến ý muốn “nhảy việc” trong những nhân viên đang làm việc và lan truyền trong dƣ luận bên ngoài. Những tin đồn như thế không chỉ làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng và giữ người mà còn thiệt hại đến uy tín ,thương hiệu của công ty. Hình ảnh của công ty giảm sút theo từng bước chân ra đi của người lao động. Đối với những người đang thử việc,tên tuổi và hình ảnh của một doanh nghiệp không chỉ đƣợc tô vẽ bằng giá trị cổ phiếu hay chiến lƣợc quảng cáo bận rộn mà mà còn gắn liền với chính sách nhân sự và nguồn nhân lực. Giữa hai công ty có cùng mức lương, có chế độ đãi ngộ gần bằng nhau, người lao động sẽ lựa chọn công ty có uy tín hơn trong chính sách nhân sự. Uy tín đó tạo ra hông như sản phẩm hàng hoá mà từ những chính sách hướng vào con người trong và ngoài công ty. Đó là việc trả lương cho nhân viên tương xứng với việc cống hiến của họ, đó là sự động viên, chăm sóc họ bằng các chính sách nhƣ: tạo môi trường làm việc thân thiện, các hoạt động giải trí cho nhân viên… Những chính sách đó làm tăng sự trung thành, gắn bó của nhân viên,họ sẽ hông còn tâm lý “nhảy việc”.
Nhƣ vậy, đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng.
Để giữ chân nhân viên cũ và thu hút đƣợc nhiều ứng viên mới, công ty nên xây dựng “thương hiệu nguồn nhân lực” ngay từ bây giờ, đừng để công ty chỉ là nơi đào tạo nhân tài cho các doanh nghiệp khác.
4.2.2. Đầu tư để tạo nguồn tuyển dụng
Nhận sinh viên thực tập sau đó đào tạo họ để họ làm việc cho Công ty và có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc ngay là một cách tuyển dụng tốt song lại
77
chƣa đƣợc Công ty áp dụng hiệu quả. Ƣu điểm hi sử dụng nguồn này là tiết iệm chi phí tuyển dụng và rút ngắn thời gian thử việc cũng nhƣ nhân viên mới có nhiều thời gian hơn để quen môi trường làm việc, tạo điều iện tuyển được đội ngũ nhân viên có chất lƣợng bởi phạm vi lựa chọn rộng, thu hút nhiều sinh viên tham gia và quá trình thực tập là quá trình iểm tra, đánh giá năng lực của họ.
Tuy nhiên để làm được điều này, trước hết Công ty phải coi đây là một chiến lƣợc phát triển nhân lực lâu dài và có trọng điểm. Cụ thể là cần có chính sách quy định cụ thể việc tiếp nhận và đào tạo sinh viên thực tập, quy trình để tiếp nhận một sinh viên thực tập. Sau hi lựa chọn đƣợc những sinh viên ƣu tú, phù hợp với công việc và môi trường inh doanh của Công ty, Công ty phải lập bản cam ết hay thoả thuận với sinh viên về các điều iện làm việc, các chế độ quyền lợi được hưởng và nghĩa vụ của sinh viên sau quá trình thực tập là phải làm việc tại Công ty trong thời gian hợp lý. Đây vừa là điều iện thuận lợi cho sinh viên vì họ có việc làm ngay sau hi ra trường lại vừa là điều iện thuận lợi với Công ty.
4.2.3 Hoàn thiện thủ tục sàng lọc hồ sơ
Tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ là việc đƣợc công ty rất coi trọng. Tuy nhiên, nếu chỉ căn cứ vào những thông tin ghi trong hồ sơ sẽ dẫn đến sự không chính xác trong việc xét tuyển. Vì thế, trong quá trình tiếp nhận hồ sơ xin việc công ty nên kết hợp việc phỏng vấn sơ bộ các ứng viên để có thể loại ngay những ứng cử viên hông đạt yêu cầu.
Ngoài ra, trong hồ sơ còn yêu cầu giấy khám sức khỏe của ứng viên. Nhƣng nếu căn cứ vào giấy khám sức khỏe đó thì hông thể xác định chính xác tình trạng thể lực của ứng viên ra sao. Vì vậy mà công ty nên kết hợp khám sức khỏe cho ứng viên ngay sau hi sơ tuyển hồ sơ. Nhƣ vậy có thể loại bỏ ngay các ứng viên không đủ điều kiện về sức khỏe và thêm nữa là họ đã hông trung thực trong việc khai báo các thông tin trong bộ hồ sơ xin việc của bản thân.
4.2.4. Hoàn thiện công tác kiểm tra thi viết và phỏng vấn
78
Công ty nên bổ sung thêm vào trong phần thi tuyển một bài thi trắc nghiệm về các nội dung:trắc nghiệm về năng hiếu và khả năng, sự trung thực, thái độ và sự nghiêm túc …
Việc bổ sung hình thức trắc nghiệm này tuy nó làm gia tăng thời gian va chi phí tuyển chọn của tổ chức nhƣng nó lại đánh giá đƣợc các ứng viên trên nhiều khía cạnh ,do đó nó ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng và kết quả thực hiện công việc trong tương lai của công ty.Từ đó có thể thấy biên pháp này có thể làm tăng hiệu quả về mặt lâu dài.
Những vị trí công việc khác nhau có các yêu cầu về trình độ, phẩm chất, cá tính… hác nhau đối với người thực hiện công việc nên cần trắc nghiệm tâm lý và trắc nghiệm cá tính đối với các ứng viên để dễ dàng phân loại, sắp xếp, tuyển chọn, bố trí công việc hay thuyên chuyển nhân viên. Tác dụng của các hình thức trắc nghiệm tâm lý là sẽ đánh giá đƣợc phẩm chất tâm lý, đặc điểm về nhân cách, sở thích của ứng cử viên, từ đó giúp cho các nhà quản trị nhân lực biết đƣợc ứng viên là người hướng nội hay hướng ngoại, có dễ hòa đồng và thích nghi với tập thể hay hông và đƣa ra quyết định sắp xếp nhân sự cho phù hợp với chính sách nhân sự của công ty.
Trắc nghiệm cá tính giúp cho nhà quản trị nhân lực tìm hiểu rõ hơn về cá tính của các ứng cử viên và từ đó đánh giá đƣợc mức độ phù hợp của ứng cử viên đó với công việc.
Trên thực tế hiện nay, bước phỏng vấn tuyển dụng của công ty có nội dung xoáy sâu. Muốn đánh giá các ứng cử viên một cách đầy đủ ,các phỏng vấn viên nên bổ sung thông tin cuộc phỏng vấn, làm phong phú nội dung phỏng vấn đồng thời làm cho bầu không khí phỏng vấn cởi mở hơn, phỏng vấn viên có thể cho các ứng viên thảo luận về các vị trí cần tuyển, về trách nhiệm quyền hạn….
Hiệu quả của quyết đinh tuyển chọn phụ thuộc rất nhiều vào khâu phỏng vấn.
Vì vậy, công ty nên chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn và lựa chọn phỏng vấn viên phù hợp một cách cẩn thận.
4.2.5 Xây dựng chiến lược phát triển nhân lực lâu dài:
79
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân lực cần xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực. Một chiến lƣợc gìn giữ và phát triển nguồn nhân lực phải đi từ gốc theo một chuỗi nhân lực từ khâu tuyển dụng, đến đào tạo, gìn giữ và phát triển nhân lực.
Trước hết phải xây dụng một chính sách nhân sự phù hợp với hoàn cảnh của công ty, trong đó chỉ rõ cơ cấu tổ chức và các vị trí tương ứng. Có bản mô tả ứng với từng vị trí, trong bản mô tả công việc cần quy định rõ theo thứ tự ƣu tiên các yêu cầu bắt buộc phải có, cần có và nên có đối với ứng cử viên. Khi bản mô tả công việc dùng trong hoạt động tuyển dụng đƣợc chi tiết, rõ ràng, khoa học hơn thì doanh nghiệp có thể hoàn thiện nội dung thông báo tuyển dụng, để người tham gia ứng tuyển có thể hiểu đƣợc nội dụng, yêu cầu, các nhiệm vụ cần làm của vị trí mà mình ứng tuyển. Tránh trường hợp người lao động được tuyển vào doanh nghiệp rồi nhƣng lại bỏ việc vì lí do lúc đầu không biết rõ thông tin về vị trí công việc mình sẽ làm.
Cụ thể là Công ty cần phải xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện một cách tỷ mỉ và khoa học. Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban chức năng tổ chức phân tích công việc, xây dựng lên danh mục công việc cho Công ty. Danh mục công việc sẽ là cơ sở cho việc ra các quyết định nhân lực đúng đắn và cũng là cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng. khi xây dựng bản mô tả công việc cần chú ý các yêu cầu cơ bản sau:
Viết cụ thể và chi tiết: Cần mô tả rõ ràng và cụ thể những kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ chính mà ứng viên đƣợc tuyển sẽ đảm trách. Hạn chế tối đa việc dùng các thuật ngữ chuyên ngành. Hậu quả của việc viết bảng mô tả công việc chung chung là ứng viên sẽ không hiểu rõ đƣợc công việc và bạn phải mất thời gian giải thích lại trong buổi phỏng vấn. Một bản mô tả công việc chung chung sẽ khiến cho ứng viên hiểu lầm và ứng tuyển vào vị trí không hề phù hợp với họ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển các dòng sản phẩm”, ứng viên có thể hiểu rằng bạn đang cần một kỹ sƣ hay một chuyên gia phần mềm. Bạn cũng nên
80
nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng viên tự đánh giá năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển.
Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển: Mô tả rõ vai trò của vị trí ứng tuyển trong bộ máy vận hành của Công ty. Ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong Công ty. Đây là cơ sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Bạn cũng nên cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới. Ngoài ra, nên nêu hướng phát triển của ứng viên trong tương lai. Có thể vị trí Công ty muốn tìm chỉ ở tầm trung nhƣng trong vòng 1 hay 2 năm tới, ứng viên sẽ có cơ hội đƣợc đề bạt lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí đăng tuyển: Ngoài sự hấp dẫn của mức lương cạnh tranh, bạn nên mô tả sự tốt đẹp của môi trường làm việc và văn hóa Công ty.
Có thể nôm na so sánh viết bảng mô tả công việc nhƣ chuẩn bị một món ăn. Bạn cần biết cách trình bày cho món ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” được người tài. Vì vậy, ngoài khoản lương bổng hấp dẫn, Công ty nên dành vài dòng mô tả về văn hóa Công ty. Có thể nêu thông tin sơ lƣợc về văn hóa Công ty, nhấn mạnh những ƣu điểm nổi bật của văn hóa đó nhƣ sự cạnh tranh lành mạnh, nhiều cơ hội thăng tiến cho những ai có năng lực. Đặc biệt, đừng bỏ lỡ cơ hội “tiếp thị” những thế mạnh của Công ty.
Một bảng mô tả công việc đầy đủ thường gồm những nội dung chính sau đây:
+ Tên và địa chỉ Công ty + Chức danh
+ Các trách nhiệm chính của ứng viên. Cần nêu rõ những trách nhiệm và vai trò chính của vị trí cần tuyển, bắt đầu từ những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nên nói rõ ứng viên sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc nào.
+ Chế độ tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.
+ Yêu cầu học vấn/kinh nghiệm
+ Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết.
81
Làm được bước này công ty sẽ chọn lọc được nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng,thu hút đúng người ,tránh tình trạng nhân viên vào thử việc vài tháng sau thấy không phù hợp lại nghỉ việc.Khi đã tuyển dụng được đúng người cần phải có sự hỗ trợ để nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc và văn hóa riêng của công ty.Cần xây dựng hẳn một chương trình chào đón nhân viên mới ,tối thiểu cần phải thông tin cho nhân viên mới hiểu và biết rõ công ty muốn gì ở họ, nhƣ thế nào gọi lá làm tốt công việc.Một bản mô tả cơ cấu công ty rõ ràng,quy định trách nhiệm,nghĩa vụ,quyền hạn,sự thăng tiến của từng vị trí sẽ giúp rất nhiều cho nhân viên mới.
Như vậy một chiến lược dài hạn không chỉ giúp giữ gìn và phát triển người giỏi cho công ty mà còn làm tăng thên người giỏi khác.Một khi nhân viên cảm thấy hài lòng họ sẽ thường xuyên nói tới điều đó cho gia đình,bạn bè, hách hàng…tức là nói cho cả thị trường lao động tiềm năng biết tới công ty. Hình ảnh công ty sẽ được quảng bá rộng rãi hơn và còn rất nhiều người mong muốn được làm việc cho công ty.Điều này sẽ tạo điều kiện rất lớn cho công tác tuyển dụng.
4.2.6 Nâng cao trình độ cho cán bộ phòng nhân sự:
Phòng nhân sự có vai trò tƣ vấn cho ban lãnh đạo công ty về các công tác đào tạo, bố trí sử dụng nhân viên, đề bạt, thuyên chuyển, xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, kế hoạch tuyển dụng, xây dựng bầu không khí tâm lý làm việc…Với những nhiệm vụ đó các cán bộ phòng nhân sự phải có một trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, vững vàng trong công việc mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm của mình. Các cán bộ nhân sự phải là người có một trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, vững vàng trong công việc thì mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm của mình. Các cán bộ nhân sự phải là người được đào tạo về chuyên ngành quản trị nhân lực của các trường Đại học chính quy, hoặc đã dƣợc đào tạo nghiệp vụ tại các khóa học có liên quan đến quản trị nhân sự, tốt nghiệp trình độ vào loại khá trở lên, ngoài ra họ cần có một kiến thức về trình độ ngoại ngữ để có thể cập nhật đƣợc các thách thức, hoạt động quản trị nhân sự của các công ty nước ngoài để có thể học hỏi và áp dụng một cách hợp lý vào hoạt động của
82
công ty mình. Do vậy đòi hỏi các cán bộ nhân sự phải không ngừng học tập, bồi dƣỡng nâng cao kiến thức nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ đƣợc giao thông qua việc tham gia vào các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ do các trường Đại học mở ra.
Ngoài ra, Công ty nên tổ chức các buổi giao lưu trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ quản lý nhân sự tại Công ty với các đơn vị khác
Không ai có thể giỏi và hiểu biết tất cả mọi thứ dù là lĩnh vực chuyên sâu nằm trong tầm hiểu biết của mình chính vì vậy một cán bộ nhân sự đƣợc xem là giỏi ở công ty mình nhƣng chƣa chắc đã đƣợc thừa nhận ở một nơi hác bởi hiểu biết không bao giờ là đủ và con người luôn cần trau dồi kinh nghiệm và học hỏi để tích luỹ kiến thức mới. Cũng chính vì vậy hoạt động nhân sự ở các tổ chức nhìn chung là giống nhau đều bàn tới nguồn nhân lực và các yếu tố liên quan đến nó, song mỗi tổ chức lại mang đặc thù và tính chất công việc khác nhau nên hoạt động nhân sự ở mỗi nơi là hông giống nhau và nhất là trong cùng một ngành, thì dường như tính chất này là quy chuẩn chung mà mỗi Công ty đều áp dụng nhƣng nó hông hề giống giữa các Công ty với nhau mà luôn có sự linh hoạt, thay đổi cho khác với những cái chung nhất. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào những người phụ trách về nhân lực chính vì vậy giải pháp tốt nhất để chúng ta có thể học hỏi những nghiệp vụ hay từ các Công ty bạn là tổ chức các lớp hội thảo, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm giữa những cán bộ phụ trách nhân sự giữa các Công ty với nhau trong môt chừng mực nào đó bới mỗi Công ty đều muốn giữ cái riêng cho mình, nhƣng ít ra hi tham gia vào các cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm này chúng ta có thể hiểu đƣợc phần nào cung cách làm việc, mục tiêu của tổ chức cũng nhƣ cách thức giao tiếp xã hội cùng phong thái làm việc từ đó chia sẻ những cái chung nhất bởi biết đâu ngay cả những cái đó Công ty ta cũng chƣa làm tốt và ta cũng có những cái mà họ muốn học hỏi.
4.2.7 Hoàn thiện đánh giá ết quả tuyển dụng nhân lực
Hoạt động đánh giá quá trình tuyển dụng cần được thực hiện sát sao hơn Hoạt động đánh giá quá trình tuyển dụng của Công ty vẫn còn những bất cập vì nhiều nguyên nhân nhƣ sự đánh giá còn phụ thuộc nhiều vào cảm tính chủ quan của người đánh giá nên mọi hoạt động của Công ty chưa thể hoàn thiện ngay được.