1.3 Nội dung tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.3 Triển khai thực hiện tuyển dụng
Tuyển mộ nhân lực là quá trình thu hút các ứng viên về phía tổ chức để các nhà tuyển dụng và sàng lọc những người đủ điều kiện vào làm việc tại một vị trí nào đó trong tổ chức.
Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tuyển chọn. Trên thực tế,có nhiều người lao động có trình độ cao nhưng hông được tuyển chọn vì họ không biết tới các thông tin tuyển chọn. Chất lƣợng tuyển chọn sẽ hông đạt đƣợc nhƣ mong muốn nếu số người nộp đơn bằng hoặc ít hơn so với nhu cầu cần tuyển. Hoạt động tuyển mộ có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng nhân lực trong doanh nghiệp. Ngoài ra tuyển mộ cũng còn ảnh hưởng tới các hoạt động hác như đánh giá thực hiện công việc, đào tạo nhân lực. Quá trình tuyển mộ bao gồm các nội dung sau:
a. Lập kế hoạch tuyển mộ
Trong hoạt động tuyển mộ tổ chức cần xác định xem số người cần tuyển mộ cho từng vị trí là bao nhiêu. Vì sẽ có những người hông đạt yêu cầu hoặc những người không chấp nhận điều kiện công việc nên số người cần tuyển mộ phải nhiều hơn số người cần tuyển chọn. Tỉ lệ sàng lọc giúp cho người tuyển dụng xác định được bao nhiêu người cần tuyển mộ, thể hiện mối quan hệ về số lượng ứng viên còn lại ở từng bước trong quá trình tuyển chọn và số người sẽ được chấp nhận vào bước tiếp theo.
Trong tuyển mộ chúng ta phải xác định đƣợc các tỷ lệ sàng lọc chính xác và hợp lý.
b. Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ:
20
Nguồn bên trong doanh nghiệp: bao gồm những người đang làm việc trong doanh nghiệp nhƣng có nhu cầu và có hả năng chuyển đến vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển
Ưu điểm:
- Người được tuyển đã quen với cách làm việc và văn hóa của doanh nghiệp;
- Họ đã có mối liên hệ trong công việc;
- Họ hiểu rõ nhu cầu của những bộ phận mà họ từng làm việc;
- Người quản lý hiện tại có thể cho họ những nhận xét chính xác và công bằng về phẩm chất và hiệu quả làm việc của những người được tuyển dụng.
- Thông qua đào tạo, ngay cả khi họ không có những kỹ năng và phẩm chất cần cho công việc nhƣng họ vẫn sẽ nhanh chóng đáp ứng đƣợc những yêu cầu công việc đƣa ra.
- Khuyến hích nhân viên tìm ra cơ hội làm việc ngay trong tổ chức và khiến họ gắn bó với doanh nghiệp;
- Tuyển dụng nội bộ ít tốn ém hơn.
Nhược điểm:
- Khi có ý định đề bạt những nhân viên trong tổ chức cần đề phòng sự hình thành nhóm ứng cử viên hông được bổ nhiệm, nhóm này thường có biểu hiện không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo dẫn đến những xung đột tâm lý nhƣ chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ.
- Đối với các tổ chức quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ hông thay đổi đƣợc chất lƣợng lao động.
Phương pháp tuyển dụng:
Thông báo tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp hoặc thông qua tiến cử.
Nguồn bên ngoài doanh nghiệp : bao gồm những sinh viên đã tốt nghiệp, những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Ưu điểm:
- Người mới được tuyển sẽ mang đến bầu không khí mới cho bộ phận họ làm việc;
21
- Tạo cơ hội để thay đổi văn hoá của doanh nghiệp hoặc bộ phận (đặc biệt là khi tuyển các vị trí quản lý then chốt);
- Người mới được tuyển sẽ giúp người quản lý có điều kiện mở rộng phạm vi kỹ năng và inh nghiệm trong bộ phận mình.
Nhược điểm:
- Mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc;
- Nếu thường xuyên tuyển người ở bên ngoài tổ chức sẽ gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức vì họ nghĩ họ hông có cơ hội để thăng tiến;
- Nếu tuyển dụng người lao động đã làm việc với các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh.
Phương pháp tuyển dụng:
- Đăng quảng cáo.
- Thuê dịch vụ tuyển dụng.
- Đề nghị nhân viên giới thiệu
- Tham gia hội chợ việc làm: Phương pháp này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn cao hơn với quy mô lớn hơn
- Tiếp cận các cơ sở đào tạo: Phương pháp này thực hiện thông qua việc cử cán bộ của Phòng Hành chính – Nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề.
- Chọn từ nguồn dữ liệu ứng viên của doanh nghiệp: Nguồn dữ liệu này đƣợc hình thành từ những đợt tuyển dụng trước, bao gồm toàn bộ hồ sơ của những người đã nộp đơn xin việc tại doanh nghiệp.
c. Tìm kiếm ứng viên:
Sau hi xây dựng chiến lƣợc tuyển mộ và lập ế hoạch tuyển mộ thì các hoạt động tuyển mộ đƣợc tiến hành. Quá trình tìm iếm ứng viên là rất quan trọng và nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút ứng viên. Các yếu tố có ảnh hưởng đến hả năng thu hút ứng viên thường là:
22
- Hình ảnh của doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có hình ảnh tốt đẹp, có uy tín sẽ có sức thu hút lớn đối với ứng viên
- Sức hấp dẫn của công việc: công việc phải có điều iện tốt, có nhiều cơ hội thăng tiến, có hả năng cung cấp cho người làm việc được phát triển tài năng thì sẽ có sức thu hút lớn hơn.
- Năng lực của các cán bộ tuyển dụng: giao tiếp, đối xử với những ứng viên của cán bộ tuyển dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của Công ty.
Vì vậy cán bộ tuyển dụng phải nắm rõ quy trình và ỹ thuật tuyển dụng, thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng các ứng viên, làm sao tạo ra bầu hông hí thân thiện, thoải mái trong quá trình tuyển mộ.
d. Đánh giá quá trình tuyển mộ:
Sau quá trình tuyển mộ thì cần có hoạt động kiểm tra đánh giá các quá trình tuyển mộ để hoàn thiện hơn. Khi đánh giá chúng ta cần chú ý tới các vấn đề sau:tỷ lệ sàng lọc có hợp lý hông, vì nó liên quan đến chi phí tài chính; đã đảm bảo công bằng với tất cả các ứng viên hay chƣa; các thông tin thu đƣợc đã đủ tin cậy cho việc xét tuyển chƣa; các tiêu chuẩn để loại bỏ hồ sơ xin việc đã hợp lý chƣa; chi phí cho quá trình tuyển mộ là nhƣ thế nào.
Tổ chức thực hiện tuyển chọn nhân lực
Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau, dựa vào yêu cầu công việc để tìm được người phù hợp nhất trong số những người đã thu hút qua tuyển mộ.
“Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể đƣa ra quyết định tuyển dụng cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp có đƣợc những nhân viên phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp giảm đƣợc chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.” Nguyễn Vân Điềm – Nguyễn Ngọc Quân (2012) trong cuốn giáo trình “quản trị nhân lực”.
Quá trình tuyển chọn bao gồm các nội dung cơ bản sau:
a. Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
23
Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên. Bước này nhằm xác định đƣợc những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay hông để từ đó ra những quyết định có tiếp tục quá trình tuyển dụng hay không. Những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước này là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc nhƣ trong bản thông báo tuyển dụng hoặc trái nghề, hông đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chƣa đạt yêu cầu...
b. Sàng lọc hồ sơ
Các mẫu hồ sơ xin việc đƣợc thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể đƣợc coi là một công cụ quan trọng để tuyển dụng một cách chính xác người xin việc, vì hồ sơ xin việc cung cấp các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng nhƣ các kỹ năng, inh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ƣớc muốn và các khả năng đặc biệt khác. Hồ sơ xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển dụng hác như phương pháp phỏng vấn.
c. Các trắc nghiệm nhân lực trong tuyển chọn
Các trắc nghiệm thường giúp nhà tuyển dụng nắm được các tố chất tâm lý, khả năng tƣ duy logic hoặc một số khả năng đặc biệt khác mà khó có thể đánh giá thông qua tiếp xúc. Khi thực hiện các trắc nghiệm cần chú ý đến độ chính xác của trắc nghiệm, tránh áp đặt. Ngoài ra cũng tránh những trắc nghiệm có thể vi phạm đến quyền riêng tư của cá nhân người xin việc.
d. Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những nhà tuyển dụng và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển dụng. Phương pháp phỏng vấn giúp chúng ta khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc và kiểm tra không xem xét hết đƣợc.
24
Phỏng vấn tuyển chọn thường có một số hình thức cơ bản sau: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không có hướng dẫn, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn hội đồng.
e. Khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổ chức và tránh những đòi hỏi hông chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khoẻ thì bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức khoẻ và đánh giá thể lực ứng viên. Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh các hiện tƣợng hình thức, qua loa.
f. Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp ta khắc phục đƣợc sự hông đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
g. Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Thực hiện bước này để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển dụng Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã hai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ.
h. Tham quan công việc
Để tạo điều kiện cho người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho ứng viên đi tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ các công việc mà sau hi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho người lao động biết đƣợc một cách khá chi tiết về công việc nhƣ mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thoả mãn đối với công việc.
i. Ra quyết định tuyển chọn (tuyển dụng)
25
Dựa vào các kết quả kiểm tra đánh giá và phỏng vấn thì bộ phận nhân lực sẽ ra quyết định tuyển dụng. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thoả ƣớc lao động. Những cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ luật lao động mà Nhà nước ban hành.