Các yêu cầu về thay đổi
Thực tế, các yêu cầu thay đổi thường không thể tránh khỏi trong suốt quá trình thực hiện dự án và thường phát sinh khối lượng công việc thực hiện. Bất cứ yêu cầu thay đổi nào về vật liệu, công năng, công nghệ, … hoặc làm thay đổi bản chất của công việc đều có thể dẫn đến thay đổi phạm vi công việc hoặc quy mô dự án. Các yêu cầu thay đổi thường xuất phát từ CĐT trong quá trình thiết kế ban đầu. Việc xác định, đánh giá quy mô dự án lúc khởi đầu là điều vô cùng quan trọng bởi nó quyết định ngân sách mà CĐT phải bỏ ra để thực hiện dự án. Rõ ràng khi ngân sách không cho phép, bắt buộc phải có những yêu cầu về thay đổi để cắt giảm chi phí. Bên cạnh đó, CĐT thường có tâm lý “góp nhặt” những đặc điểm mà họ mong muốn sẽ có trong dự án của mình nhưng điều này thì luôn thay đổi bởi các ý kiến “góp nhặt” ấy. Các nhà TV bắt buộc phải thực hiện lại công việc hoặc bắt đầu thiết kế lại toàn bộ dự án bởi những yêu cầu thay đổi mới,
điều này gây ra chậm trễ trong tiến độ thực hiện dự án, gây phát sinh chi phí cho các bên. Tranh chấp thường xảy ra trong việc xác định khối lượng phát sinh của sự thay đổi, bởi điều này thường liên quan đến chi phí và CĐT thường tìm cách “tránh né” và “cho qua” vấn đề này.
Sự hối thúc
CĐT luôn muốn dự án sớm được hoàn thành để đưa vào vận hành khai thác do đó luôn hối thúc các NT phải cam kết hoàn thành sớm công việc của mình. Rõ ràng “thời gian” và “chất lượng” là 2 mặt thường gắn liền với nhau, việc rút ngắn thời gian thường làm giảm chất lượng công việc thực hiện. Các sai sót trong HS TK, sai sót trong công tác đấu thầu, các thiếu sót trong khâu giám sát, quản lý chất lượng công trình,… là các vấn đề thường gặp phải bởi sự hối thúc của CĐT, làm ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành và chất lượng của dự án. Điều này có thể dẫn đến các tranh chấp không mong muốn bởi các bên tham gia dự án.
Sự kỳ vọng không thực tế
Các DA XD thường biểu thị cho mục tiêu và lợi ích của CĐT. Do đó, CĐT luôn mong muốn dự án của mình đạt được kỳ vọng đặt ra. Nhưng đôi khi, kỳ vọng đặt ra từ CĐT lại không phù hợp với thực tế. Các công trình thường được kỳ vọng cao so với số vốn bỏ ra để thực hiện.
Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho các nhà TV khi thực hiện công việc của mình, vừa phải tìm cách đảm bảo yêu cầu của CĐT vừa phải đảm bảo hoàn thành trong thời gian và ngân sách đề ra.
Thanh toán chậm
Thanh toán chậm luôn là nguyên nhân quan trọng hàng đầu gây ra tranh chấp giữa CĐT và TV. Việc cân bằng dòng tiền để duy trì nguồn vốn giải ngân cho dự án luôn là thách thức đối với bất kỳ CĐT nào. Đa số, CĐT thường có các vấn đề tài chính ưu tiên hơn việc thanh toán cho công tác TV như: thuế, trả lãi vay, các khoản chi phí cho doanh nghiệp,… hoặc khó khăn trong việc huy động vốn cho dự án thường dẫn đến chậm thanh toán cho NT. Một nguyên nhân khác gây ra chậm thanh toán bởi quy trình thanh toán phức tạp từ phía CĐT đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước và các doanh nghiêp sản xuất, kinh doanh. Mặc dù hiện nay các điều khoản thanh toán đều có thể quy định rõ trong hợp đồng, nhưng thực tế việc áp dụng các điều khoản đó chỉ được thực hiện khi 2 bên cố tình vi phạm bởi những nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan.
Tranh chấp xảy ra khi các nhà TV tỏ ra không hài lòng khi mà công việc họ đã hoàn thành theo
đúng tiến độ nhưng không nhận được thanh toán đúng hạn. Chậm thanh toán kéo dài làm phát sinh chi phí cho NT TV đặc biệt là chi phí duy trì nhân sự cho dự án. Điều này có thể gây ra những khiếu nại, tranh chấp cho các bên liên quan.
Không am hiểu về lĩnh vực xây dựng
Đa số CĐT thường không có kinh nghiệm chuyên môn về lĩnh vực xây dựng, do đó không am hiểu các tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật của xây dựng. Nhưng một số CĐT lại áp đặt suy nghĩ “phải làm được” lên sản phẩm của các NTTV gây ra những tranh cãi không đáng có xung quanh vấn đề lẽ ra nó phải giải quyết bằng vấn đề kỹ thuật.
Chậm ra quyết định
CĐT thường gặp phải rất nhiều khó khăn trong vấn đề ra quyết định, bởi bất kỳ quyết định nào cũng liên quan đến chi phí. Một số CĐT không có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng thường chậm đưa ra quyết định đối với các vấn đề kỹ thuật, xác nhận khối lượng phát sinh.
Bên cạnh đó, các khiếu nại được đệ trình từ NTTV nếu không được quyết định giải quyết sớm sẽ có thể biến thành tranh chấp gây ảnh hưởng xấu đến tiến độ thực hiện dự án.
4.6.2 Nhóm nguyên nhân xuất phát từ Nhà thầu Tư vấn Sai sót trong khảo sát xây dựng
Khảo sát xây dựng là bước đầu tiên khi thực hiện triển khai một dự án nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự thành công của dự án. Các sai sót ở bước này thường ảnh hưởng rất nhiều đến các giai đoạn sau: bản vẽ thiết kế sai sót, không phù hợp với hiện trạng công trình, nguồn nguyên vật liệu tại địa điểm xây dựng không có để đáp ứng cho quá trình xây dựng, … và có thể dẫn đến các yêu cầu thay đổi về thiết kế và thậm chí là thay đổi quy mô của dự án. Các NT TV thường tiếp nhận các thông tin dự án từ CĐT và sử dụng hoàn toàn thông tin ấy để thực hiện mà không chú trọng đến công tác khảo sát hiện trạng. Các sai sót trong khảo sát xây dựng thường gây chậm tiến độ thực hiện, làm phát sinh chi phí cho CĐT. Từ đó gây ra những tranh cãi về chi phí và có thể dẫn đến những tranh chấp nếu các sai sót không được khắc phục sớm.
Trì hoãn trong tiến độ công việc
Các nhà TV thường thực hiện công việc với nhiều CĐT khác nhau. Các tổ chức TV thường có ít nhân sự, mỗi nhân sự có thể thực hiện nhiều dự án khác nhau. Do đó, việc đáp ứng được tiến độ công việc là một đòi hỏi khó khăn. Thực tế, các NT TV thường tìm cách kéo dài thời gian thực hiện công việc của dự án này để ưu tiên thực hiện những công việc của dự án
khác, được ưu tiên hơn. Bên cạnh đó, việc trì hoãn trong công việc từ TV có thể do nguyên nhân chậm thanh toán từ CĐT. Thời gian thực hiện kéo dài khiến cho dự án bị chậm trễ và có thể dẫn đến xung đột giữa các bên.
Bất cập trong kỹ thuật
Các bất cập trong kỹ thuật thường xuất phát từ các NT TV thiếu năng lực, kinh nghiệm liên quan đến dự án thực hiện. Đó là việc đưa ra giải pháp kỹ thuật sai lầm, CD KT không phù hợp, hoặc quy trình quản lý chất lượng chưa phù hợp,….Bên cạnh đó, một số bất cập trong kỹ thuật là hệ quả của việc sai sót trong khảo sát hiện trạng. Điều này thường ảnh hưởng rất nhiều đến các công việc trong giai đoạn thi công, có thể gây ra những sai sót khi đang thực hiện làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng của dự án.
Chất lượng công việc thực hiện
Chất lượng công việc thực hiện của TV thường liên quan đến những vấn đề: sai sót trong HS TK, CD KT còn nhiều thiếu sót, không hoàn chỉnh, bản vẽ không chi tiết. Vấn đề này thường xảy ra khi thời gian thực hiện gấp rút làm giảm chất lượng công việc. Đôi khi, NT TV
“copy” một số chi tiết từ dự án tương tự mà không chỉnh sửa lại cho phù hợp với dự án đang thực hiện. Vì vậy nếu các sai sót không được kiểm tra, chỉnh sửa sớm ở giai đoạn đầu thì có thể gây ra những sai sót từ thi công, làm ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí thực hiện dự án.
Năng lực NT TV
Việc lựa chọn được NT TV có đủ năng lực để thực hiện dự án là điều vô cùng quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án. Có rất nhiều NT TV tham gia vào các quá trình thực hiện dự án: TVQLDA, TV đấu thầu, TVTK, TVGS, … Mỗi NT đều có năng lực và kinh nghiệm khác nhau. Các sai sót có thể xuất phát từ việc thiếu kinh nghiệm từ nhân lực của TV, thiếu kinh nghiệm thực hiện các dự án lớn, thiếu cẩn trọng, thiếu sót trong khâu quản lý, giám sát. Điều này làm ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và tiến độ thực hiện dự án bởi những sai sót gây ra.
Các khiếu nại đệ trình CĐT không được giải quyết
Các khiếu nại phát sinh bởi các yêu cầu thay đổi từ CĐT, các khiếu nại về các vấn đề kỹ thuật thường được nhà NT đệ trình với CĐT nhưng không phải lúc nào khiếu nại cũng được CĐT giải quyết bởi các vấn đề này thường liên quan đến chi phí. Mặt khác, một số chi phí phát sinh của TV vượt quá khả năng chi trả được đưa ra từ CĐT. Điều này gây ra bởi sự nhập nhằng
trong việc xác định khối lượng các công việc phát sinh của hai bên. Nếu các khiếu nại không được giải quyết sớm sẽ nhanh chóng biến thành tranh chấp gây nhiều thiệt hại cho các bên.
4.6.3 Nhóm nguyên nhân xuất phát từ hợp đồng
Diễn giải mơ hồ/khác nhau/sai sót trong các điều khoản
Khi điều khoản hợp đồng không rõ ràng hoặc thiếu sót thì việc tranh chấp là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Đặc biệt là việc quy định các điều khoản liên quan đến phạm vi công việc, quy trình thanh toán, quyết toán, xác định khối lượng công việc phát sinh đòi hỏi những điều khoản phải được quy định cụ thể và rõ ràng. Bên cạnh đó, cách diễn giải từ ngữ không rõ ràng hoặc hai nghĩa dễ gây hiểu nhầm cho các bên, và có thể dẫn đến những tranh cãi không mong muốn.
Phân bổ rủi ro chưa hợp lý
Phân bổ rủi ro thường liên quan đến kế hoạch quản lý rủi ro. Việc phân bổ rủi ro vào các điều khoản trong hợp đồng nhằm hạn chế và làm nhẹ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra. Bên cạnh đó, việc phân bổ rủi ro hợp lý đòi hỏi các cá nhân, tổ chức soạn thảo, đàm phán hợp đồng phải có kinh nghiệm trong việc quản lý và ứng xử khi xảy ra rủi ro. Tuy nhiên, việc phân bổ rủi ro thường có lợi cho bên soạn thảo hợp đồng, gây ra một số tình huống mất công bằng cho bên còn lại khi xảy ra rủi ro và dẫn đến những tranh chấp không mong muốn.
Tiến độ thanh toán
Đa phần việc thanh toán giữa đơn vị CĐT với các đơn vị TV nhìn chung đều chậm trễ.
Việc chậm trễ này có thể xuất phát từ tiềm lực tài chính từ phía CĐT, hoặc đơn vị TV chưa thực hiện đúng hợp đồng. Bên cạnh đó, một số điều khoản liên quan đến tiến độ thanh toán chưa được quy định rõ ràng hoặc cố ý quy định mập mờ từ một bên, gây ra những nhầm lẫn hoặc gây khó khăn trong việc xác định khối lượng công việc hoàn thành để đủ điều kiện thanh toán. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp cho hai bên hợp đồng.
Quy định thưởng, phạt
Một số quy định thưởng, phạt trong hợp đồng TV thường không rõ ràng trong việc quy định cụ thể những công việc nếu vi phạm sẽ bị phạt hoặc xác định bằng phần trăm mức phạt khi vi phạm xảy ra. Do đó việc xác định mức phạt liên quan đến sai sót thường là vấn đề hay tranh cãi giữa hai bên.
Không thực hiện theo đúng hợp đồng
Các điều khoản trong hợp đồng đều được quy định rõ sự ràng buộc về trách nhiệm và quyền lợi của các bên, trách nhiệm của một bên đôi lúc lại là quyền lợi đối với bên còn lại. Do đó, bất cứ sự không tuân thủ nào theo hợp đồng từ một bên đều gây ra những tổn thất ít nhiều cho bên còn lại. Các đơn vị TV thường chậm trễ, thiếu sót trong việc cung cấp các HS TK đối với TVTK, chậm trễ trong việc đáp ứng đủ nhân lực đối với TVGS, tìm cách né tránh một số công việc và đẩy trách nhiệm sang phía NT thi công, … là những nguyên nhân thường khiến CĐT giam thanh toán cho các đơn vị này và dễ dẫn đến những mâu thuẫn, tranh chấp cho các bên liên quan.
4.6.4 Nhóm nguyên nhân xuất phát từ yếu tố con người Văn hoá đối nghịch, hay tranh cãi
Việc tranh cãi giữa các đơn vị trong một dự án thường xảy ra thường xuyên. Việc hay tranh cãi xuất phát một phần từ các cá nhân, một phần cũng có thể xuất phát từ văn hóa và cách làm việc của công ty mà cá nhân đó làm việc. Đôi khi, việc siết chặt các lợi ích của công ty khiến cá nhân làm việc, đại diện cho công ty đó ở dự án phải luôn đấu tranh để đạt được lợi ích về phía công ty mình, đồng thời gây ra những đối nghịch và xảy ra những tranh cãi.
Thiếu giao tiếp, phối hợp
Việc giao tiếp, phối hợp tốt giữa các đơn vị trong dự án là điều rất cần thiết, đặc biệt là từ phía CĐT đối với các NT đặc biệt là NT TV. Một khi việc giao tiếp tốt, các kênh thông tin sẽ được xuyên suốt, các bên cũng nhau nắm thông tin và cùng phối hợp thực hiện. Khi đó, các vướng mắc sẽ được phơi bày và cùng phối hợp giải quyết.
Năng lực những người đứng đầu dự án
Năng lực chuyên môn cũng như năng lực quản lý của những người đứng đầu dự án góp phần không nhỏ vào sự thành công của dự án, từ CĐT cho đến các đơn vị TVGS, TVQLDA, TVTK, … năng lực tốt và chuyên môn cao sẽ giúp cho các bên thể hiện tốt nhất vai trò và trách nhiệm của mình trong việc tham gia đóng góp vào việc thực hiện dự án. Ngược lại nếu không đủ năng lực, việc chậm ra quyết định sẽ khiến các công tác bị trì trệ, các công việc sẽ bị lệch pha với nhau, dẫn đến quá trình hoạt động của dự án sẽ không trôi chảy, xảy ra nhiều vướng mắc, tranh cãi.
4.6.5 Nhóm nguyên nhân xuất phát từ bản thân dự án Điều kiện thực tế tại công trường
Mỗi công trường có một vị trí địa lý, điều kiện về giao thông khác nhau. Đặc biệt, những công trường nằm trong nội đô, giới hạn việc cung cấp nguyên vật liệu, giao thông khó khăn cũng gây cản trở việc cung ứng vật tư, khó có thể đảm bảo tiến độ đề ra. Nếu NT TV quản lý không lường trước và thông báo đến CĐT, việc này có thể gây ra nhiều tranh cãi sau này. Bên cạnh đó, trường hợp đơn vị TV thiết kế đưa ra những quy cách về nguyên vật liệu thiết kế vượt xa khả năng đáp ứng của địa phương, phải đặt hàng từ lâu, cũng góp phần gây ra những chậm trễ về tiến độ và bị động cho các bên.
Những điều kiện không lường trước được
Điều kiện thời tiết hay dịch bệnh gây ảnh hưởng đến các công tác thi công, kéo dài tiến độ. Cùng với việc quản lý không hiệu quả của NT TV trong khâu quản lý dẫn đến nhiều tổn thất cho CĐT. Từ đó việc tranh chấp xảy ra, một bên cho rằng năng lực quản lý không hiệu quả, bên kia lại cho rằng do điều kiện thực tế (thời tiết, dịch bệnh) không lường trước được.
Sai sót từ thi công
Sai sót từ việc thi công trên công trường có thể là do sai sót trong HS TK, sai sót trong khâu giám sát, quản lý chất lượng từ các NT TV. Mặt khác, một số sai sót xuất phát từ NT thi công khi không thực hiện đúng theo bản vẽ thiết kế, làm sai lệch ý đồ thiết kế ban đầu gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Các bên phải tìm cách khắc phục các sai sót này, nhưng để xác định rõ trách nhiệm thuộc về ai luôn là vấn đề khó khăn trong thực tế và thường gây ra tranh cãi, tranh chấp bởi các bên liên quan.