CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGỌC LẶC
2.2. Nội dung quản lý các khoản thu chi của Bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc
2.2.2. Nội dung chi hoạt động
- Chi cho hoạt động thường xuyên: bao gồm các mục chi cho người lao động, chi cho hàng hóa, dịch vụ, chi phí nghiệp vụ chuyên môn và sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn, chi cho nghiệp vụ chuyên môn, Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ.
+ Thứ nhất, chi cho người lao động bao gồm các khoản chi về tiền lương, tiên công và thu nhập tăng thêm.
Bảng 2.6 : Chi tiền lương, tiền công và thu nhập tăng thêm qua các năm giai đoạn 2017 – 2019
Đơn vị tính: triệu đồng
TT Chì tiệu Năm
2017 2018 2019
1 Tiền lương 27.500 31.800 34.650
2 Tiền chi trả lao động thường xuyên 125 130 127
3 Thu nhập tăng thêm 275 320 582
4 Phúc lợi tập thể 1.600 1.700 1.800
5 Các khoán thanh toán khác 950 1.450 1.900
Tông chi trả thu nhập 30.450 35.400 39.059
Nguồn: Báo cảo quyết toán tài chính Bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc Qua bảng trên có thể thấy các chỉ tiêu liên quan đến tiền lương, thu nhập tăng thêm của đơn vị có xu hướng tăng dần qua các năm. Tổng chi trả thu nhập năm 2018 tăng thêm 4.950 triệu đồng so với năm 2017 với tỷ lệ 16,26%, năm 2019 tăng thêm 7.150 triệu đồng so với năm 2018tương ứng với tỷ lệ 35%. Năm 2019 tăng thêm 8.609 triệu đồng với tỷ lệ 28,27% Như vậy, có thể nhận thấy Bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc đã chủ động trong việc khai thác nguồn thu, tiết kiệm chi, góp phần tích cực trong việc cải thiện đời sống cho cán bộ nhân viên trong bệnh viện. Việc tăng thu nhập cho người lao động sẽ tạo động lực vật chất cho người lao động trong đơn vị, giúp họ gắn bó hơn với đơn vị và trách nhiệm hơn trong công việc, đây cũng là một cách gián tiếp để nâng cao chất lượng công tác khám chữa
bệnh tại bệnh viện.
+ Thứ hai: Chi về hàng hóa dịch vụ
Bảng 2.7 : Chi về hàng hóa dịch vụ của bệnh viện qua các năm 2017-2019 Đơn vị tính: triệu đồng
TT Chỉ tiêu 2017 2018 2019
1 Tiền điện 1.550 2.235 2.350
2 Tiền nước 302 460 450
3 Tiền nhiên liệu 850 1.100 980
4 Dịch vụ công cộng 45 175 190
5 Vật tư văn phòng 350 350 320
6 Thông tin, tuyên truyền, liên lạc 250 400 510
7 Công tác phí 450 620 600
8 Chi phí thuê mướn 15 20 30
Tổng cộng 3.812 5.360 5.430
Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính Bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc
Có thể thấy chi phí về hàng hóa dịch vụ của bệnh viện qua ba năm 2016, 2017, 2018 tương đối ổn định. Năm 2018 tăng 1.548 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng 1,4 %. Năm 2019 tăng nhẹ 70 triệu đồng so với năm 2018 tương ứng tý lộ 1.01 % Điều đó cho thấy việc quản lý các khoản chi phí liên quan đến chi phí hành chính của bệnh viện tương đối chặt chẽ những năm gần đây tăng nhẹ so với những năm trước.
Sử dụng điện, nước, điện thoại: Việc sử dụng điện, nước, điện thoại trong cơ quan trên cơ sở tiết kiệm triệt để. Bệnh viện nghiên cấm cán bộ trong đơn vị sử dụng điện, nước phục vụ riêng cho việc cá nhân. Bệnh viện có hình thức xử phạt nếu phát hiện những vi phạm trong quá trình sử dụng.
Tiền điện thoại được thanh toán theo hóa đơn thực tế nhưng không vượt quá mức tối đa được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ cua đơn vị.
- Văn phòng phẩm: Do kinh phí được cấp ít hơn so với nhu cầu thực tế, Giám đốc Bệnh viện quyết định khoán theo mức khoán như sau:
Bảng 2.8 : Mức khoán chi văn phòng phẩm của bệnh viện
Đơn vị tính: đồng/quý
TT Bộ phận Mức chi
1. Ban giám đốc Theo mức thực tế phát sinh
2. Phòng Hậu cần - tài Chính 2.000.000
3. Các Trung tâm 1.500.000
4. Khoa Khám bệnh, Khoa Duợc,khoa
Châm cứu 1.800.000
5. Các khoa còn lại 1.100.000
Nguồn: Bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc Các khoa phòng tự mua văn phòng phẩm sau đó tập hợp chứng từ thanh toán hợp pháp, hợp lệ về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Các vật dụng văn phòng khác thanh toán theo nhu cầu thực tế phát sinh. Riêng vật tư văn phòng phẩm phục vụ khám chữa bệnh bảo hiểm, tự nguyện, xã hội hóa y tế căn cứ nhu cầu thực tế lập kế hoạch mua, mua theo kế hoạch được duyệt. Chi phí tính vào chi phí sự nghiệp có thu.
+ Thứ ba, chi phí nghiệp vụ chuyên môn và sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn.
Chi cho nghiệp vụ chuyên môn là khoản chi quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa bệnh. Trong đó chủ yếu chi mua thuốc, vật tư hàng hóa dùng cho chuyên môn (chiếm khoảng 90% tổng chi cho nghiệp vụ chuyên môn). Ngoài ra là các khoản chi khác: mua sắm trang thiết bị kỷ thuật chuyên dụng (nhưng không phải là tài sản cố định), đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động, chi nghiệp vụ hồ sơ, thể dục thể thao, chi đào tạo tập trung, chi nghiệp vụ khác...
Chi sữa chữa tài sản (TS) phục vụ công tác chuyên môn: Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc quan tâm, ưu tiên đầu tư về cơ sở vật chất trang thiết bị máy móc y học hiện đại. số kinh phí đầu tư cho nâng cấp, sửa chữa lớn và mua sắm TSCĐ
mới hàng năm không ngừng tăng lên và chiếm khoáng 5% tổng chi NSNN. Tài sản của bệnh viện khi xây dựng hoàn thành, mua sắm, tiếp nhận từ mọi nguồn đều được ghi thể hiện, phán ánh trên sổ sách kế toán theo chế độ kê toán hành chính sự nghiệp và đảm bảo các thủ tục cần thiết về đấu thầu, chọn thầu xây dựng, mua sắm tài sản theo quy định.
Về quy trình bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ: Hàng quý các phòng, ban có nhu cầu bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp các tài sản thiết bị của khoa phòng mình, phải lập kế hoạch chi tiết gửi Phòng hành chính tổng hợp tập hợp trình Giám đốc xem xét.
Đối với sửa chữa nhỏ, khi được sự đồng ý của Giám đốc, Phòng Hành chính tổng hợp khảo sát công việc thực tế và lấy báo giá của nhà cung cấp, hoàn chỉnh hợp đồng kèm giấy xác nhận hiện trạng, sau khi sữa chữa xong phải có biên bản nghiệm thu và các chứng từ hợp lệ để hoàn tất thanh toán. Đối với sửa chữa lớn phái thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Tài chính.
- Chi mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ khám chữa bệnh: Kinh phí dành cho mua thuốc đều chi từ nguồn thu viện phí. Lượng kinh phí dành cho mua thuốc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu của bệnhviện.
Hoạt động lựa chọn thuốc và mua sắm thuốc phục vụ khám chữa bệnh.
Lựa chọn thuốc: Bệnh viện đã thực hiện theo đúng sự chỉ đạo của Bộ Y tế, các loại thuốc, vật tư y tế được mua theo kết quả đấu thầu toàn ngành.
Nhập thuốc: Các công ty cung ứng giao hàng đến tận kho thuốc của khoa Dược bệnh viện. Tất cả các loại thuốc, hoá chất phải được kiểm nhập trước khi nhập kho để kiểm tra đối chiếu hóa đơn, phiếu báo lô với thực tế về tên thuốc, hàm lượng, số lượng, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng của thuốc, hóa chất. Hội đồng kiểm nhập gồm: khoa Dược, phòng Tài chính kế toán, thủ kho, thống kê dược, cán bộ cung ứng. Sau khi kiểm tra xong nếu thuốc, hóa chất đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng, lập biên bản kiểm nhập có đầy đủ chữ ký của hội đồng kiểm nhập và vào sổ kiểm nhập thuốc. Căn cứ vào biên bản kiểm nhập và hồ sơ về mua sắm thuốc và hóa chất, kế toán theo dõi kho dược viết phiếu nhập
kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán, thủ kho và người mua hàng ký trên phiếu nhập kho.
Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua thuốc, hóa chất được chuyển về phòng YCKT, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán. Bệnh viện thanh toán theo đúng số lượng đã mua và đúng giá đã trúng thầu. Phương thức thanh toán của bệnh viện được thực hiện bằng chuyển khoản qua kho bạc. Hoạt động xuất kho sử dụng thuốc phục vụ khám chữa bệnh được thực hiện theo chu trình sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh
(Nguồn: Khoa Dược) Tại bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc, các bác sỹ chỉ định thuốc cho người bệnh vào hồ sơ bệnh án, điều dưỡng cập nhật thuốc vào mạng theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, trưởng khoa điều trị ký duyệt và chuyển xuống khoa Dược. Sau khi phiếu lĩnh thuốc hàng ngày được trưởng khoa Dược ký duyệt, khoa Dược sẽ cấp phát thuốc theo phiếu lĩnh thuốc cho các khoa phòng ngày một lần. Thuốc lĩnh về khoa điều trị điều dưỡng nhập vào kho trên máy
Khám bệnh Nội trú
Khoa dược
Duyệt yêu cầu bổ sung thuốc Duyệt yêu cầu bổ sung thuốc
Khoa được duyệt đơn thuốc Yêu cầu
bổ sung tủ thuốc
Nội trú gửi đơn thuốc
Các khoa gửi đơnthuốcdự trù Duyệt các đơn thuốc
Phòng khám gửi yêu cầu bổ sung trực tủ thuốc Khoa Dược duyệt đơn
rùi tiến hành xuất thuốc cho từng bệnh nhân. Cuối tháng, thống kê kho dược và các khoa điều trị tổng hợp số thuốc đã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh thuốc, kế toán theo dõi kho dược sẽ kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành viết phiếu xuất kho thuốc hóa chất cho từng khoa trong bệnh viện. Tại bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý đã giúp kiểm soát việc sử dụng đến từng người bệnh, lượng thuốc tồn tại khoa điều trị và quản lý hạn dùng, lô sản xuất của thuốc sử dụng trong bệnh viện.
+ Các nhóm chi cho TSCĐ và các khoản chi thường xuyên khác
Chi cho Tài sản cố định như: mua sắm tài sản mới hoặc sửa chữa thường xuyên TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ chủ yếu lấy từ nguồn NSNN. Thực tế Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho khoản mục chi này nhưng thực tế nhiều năm qua Nhà nước đã không cấp đủ. Bình quân hàng năm NSNN chỉ cấp khoảng 15 tỷ để bệnh viện đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ.
Bảng 2.9 : Bảng tổng hợp chi cho tài sản cố định và các khoản chi thường xuyên khác từ năm 2017 -2019
Đơn vị: triệu đồng
STT 2017 2018 2019
1 Mua sắm trang thiết bị 11.323 23.289 10.415
2 Chi khác 1.500 1.800 3.868
Tổng cộng 12.823 25.089 14.283
(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính từ năm 2017 đến 2019) Nhóm chi đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ tăng chậm so với các mục chi khác vì nguồn thu của Bệnh viện còn thiếu, chưa đáp ứng được đủ các nhu cầu mua sắm sửa chữa TSCĐ. Từ năm 2013, sau khi thực hiện tự chủ theo Nghị định 43, Bệnh viện đã có quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp nên một số khoản chi đầu tư mua sắm TSCĐ được lấy từ nguồn quỹ này. Trong năm 2018, số TSCĐ mua sắm từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp khoảng 23 tỷ.
Mua sắm và sử dụng y cụ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động chuyên môn. Chu trình mua sắm được thực hiện theo chu trình sau:
Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tư
(Nguồn: Phòng Hành chính quản trị ) Qua quá trình quan sát chu trình mua sắm vật tư được thực hiện như sau:
Lập kế hoạch mua vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch hoạt động, dự toán số lượng vật tư tiêu thụ cần thiết. Sau khi được giám đốc phê duyệt kế hoạch, phòng chức năng quản lý sẽ cử nhân viên của phòng đi thu thập 3 báo giá của các công ty cung cấp vật tư về báo cáo giám đốc, Phòng TCKT kiểm tra giá cả thị trường và đối chiếu với 3 báo giá do phòng chức năng cung cấp. Giám đốc bệnh viện quyết định chọn công ty có giá bán thấp nhất và đảm bảo chất lượng.
Căn cứ vào 3 bản báo giá, giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó phòng chức năng tiến hành làm hợp đồng mua bán và trình giám đốc ký.
Nhập vật tư dụng cụ: Khi nhập kho có sự kiểm tra và bàn giao giữa thủ kho, kế toán theo dõi vật tư và Phòng chức năng, vật tư được giao tại kho vật tư của bệnh viện. Sau khi kiểm tra nếu vật tư đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng theo hợp
Khoa phòng
Khoa phòng
Nhà cung
cấp
Phòng TCKT
Kho bạc Thủ kho
Kế hoạch mua vật tư
3 bảng báo giá
Báo giá
Hồ sơ mua sắm
Phiếu nhập kho
Quyết định chọn mua Các thủ tục
mua sắm
Các thủ tục nhập kho HH
Thanh toán tiền cho nhà
cung cấp
Chứng từ chuyển tiền
đồng, phòng chức năng sẽ lập biên bản bàn giao và nghiệm thu. Căn cứ vào biên bản bàn giao và hồ sơ về mua sắm vật tư, kế toán theo dõi kho vật tư viết phiếu nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán kho, thủ kho và người đi mua hàng ký trên phiếu nhập kho.
Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm được chuyển về phòng tài chính kế toán, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển trả tiền cho người bán theo từng nguồn kinh phí được kế toán trưởng duyệt.
Kiểm soát trong mua sắm tài sản cố định
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm đầu tư tài sản đã được duyệt, căn cứ nhu cầu thực tế các khoa phòng, phòng chức năng (gồm có Phòng Hành chính, phòng vật tư y tế) lập danh mục các thiết bị cần mua sắm theo kế hoạch đề nghị của các phòng khoa, Phòng chức năng có nhiệm vụ thu thập 3 bảng báo giá để khảo sát giá thiết bị lập kế hoạch mua sắm. Sau đó hội đồng bệnh viện họp xem xét và quyết định lựa chọn thiết bị để đáp ứng với yêu cầu khám chữa bệnh. Phòng chức năng chịu trách nhiệm lập hồ sơ danh mục thiết bị đề nghị mua sắm và trình Sở Y tế. Sở Y tế ra quyết định giao nhiệm vụ cho phòng KHTC chủ trì thành lập hội đồng thẩm định mua sắm thiết bị. Sau khi hội đồng thẩm định có kết quả thẩm định, báo cáo Sở Y tế ra quyết định cho phép bệnh viện được mua các danh mục thiết bị. Căn cứ vào quyết định cho phép phòng TCKT lập hồ sơ gửi cơ quan thẩm định để thẩm định giá cả, thông số kỹ thuật. Khi có chứng thư thẩm định bệnh viện trình Sở Y tế ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị được mua sắm và quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Khi được phê duyệt, bệnh viện đăng báo mời thầu và tiến hành mở thầu, chấm thầu và khâu cuối cùng bệnh viện phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu với nhà thầu đạt điểm kỹ thuật cao nhất và có giá gói thầu thấp nhất và gửi thông báo trúng thầu đến nhà thầu. Phòng tài chính kế toán, các khoa chuyên môn và thuê công ty giám định kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao (Cấp chứng thư kiểm định thiết bị) kiểm tra thông số kỹ thuật ,tình trạng thiết bị… (căn cứ hợp đồng mua cung cấp để kiểm tra).
Khi có hồ sơ và thủ tục bàn giao, và nhà thầu đã nộp bảo lãnh dự thầu, phòng TCKT thanh toán tiền cho nhà thầu và lập thẻ theo dõi TSCĐ, phòng chức năng cùng các khoa phòng được giao tài sản dán nhãn thẻ thiết bị. Cuối năm Sở Y tế kiểm tra mua sắm có đúng các danh mục đã được Sở Y tế phê duyệt.
Chu trình mua sắm TSCĐ được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định
(Nguồn:Phòng Hành chính ) Tìm hiểu thực tế và mô tả chu trình mua sắm của bệnh viện tác giả mô tả các bước trong chu trình mua sắm như sau:
Bước 1: Việc lấy 3 báo giá cung cấp thiết bị
Phòng chức năng sau khi căn cứ vào kế hoạch của các khoa phòng đã xây dựng, cử cán bộ của phòng đến các công ty có cung cấp các chủng loại thiết bị theo
Bộ Y TẾ
-QĐ phê duyệt danh mục.
-QĐ cho phép mua sắm.
-QĐ phê duyệt KH đầu thầu.
-Đánh giá kết quả mua sắm.
GIÁM ĐỐC -Biên bản chọn mua
-Danh sách thiết bị đề nghị mua.
-QĐ phê duyệt kết quả đấu thầu
PHÒNG VẬT TƯ -Lập danh mục mua sắm.
-Lấy 3 báo giá -Lập hồ cơ mua sắm CÁC KHOA PHÒNG
-Lập KH mua sắm.
-Nhận bàn giao -Vào sổ theo dõi
NHÀ CUNG CẤP -Lập HĐ mua sắm -Hồ sơ mua sắm thanh toán bàn
giao TSCĐ
PHÒNG TCKT -Thẩm định giá -Tổ chức đấu thầu.
-Nhận bàn giao và thanh toán -Vào sổ TSCĐ
CÔNG TY KIỂM ĐỊNH Chứng thư kiểm
định thiết bị
CÔNG TY THẨM ĐỊNH
-Chứng thư thẩm định giá
KBNN -Các thủ tụcthanh toán