CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGỌC LẶC
2.3. Thực trạng kế toán hoạt động thu chi tại Bệnh viện Đa khoa khu vực Ngọc Lặc
2.3.1. Thực trạng kế toán hoạt động thu chi NSNN
* Nguyên tắc kế toán hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước cấp
Hàng năm, Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc phải lập dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên(dựa trên cơ sở quá khứ). Căn cứ vào dự toán cơ quan tài chính cấp trên (Sở y tế) sẽ tiến hành kiểm tra và phê duyệt dự toán của Bệnh Viện, số được phê duyệt thường nhỏ hơn so dự toán của Bệnh viện. Sau khi phê duyệt dự toán sở tài chính tỉnh sẽ cấp kinh phí cho Bệnh viện thông qua Kho Bạc nhà nước Huyện Ngọc Lặc. Khỏan kinh phí được cấp qua Kho Bạc nhà nước huyện Ngọc Lặc được đưa vào mục 134(theo mục lục NSNN). Bệnh viện tiến hành chi và kế toán quyết toán theo các mục chi của Mục lục NSNN tương ứng với từng nội dung chi.
- Ngay khi nhận được quyết định giao dự toán thu, chi ngân sách nhà nước của Sở Y Tế Thanh Hóa, kế toán nhập dự toán ghi Nợ TK 0081 Năm trước và TK 0082 Năm nay theo từng mục, loại, khoản. Đồng thời mở sổ theo dõi dự toán.
- Khi có phát sinh các khoản chi liên quan đến hoạt động sự nghiệp của trường sử dụng từ nguồn ngân sách nhà nước cấp, kế toán lập chứng từ giao dịch với kho bạc với các khoản chi được xác định cụ thể theo nguồn kinh phí, mục, loại, khoản thanh toán trực tiếp cho đối tượng hoặc chuyển vào TK tiền gửi của tại Ngân hàng thương mại.
- Khi rút tạm ứng dự toán ngân sách về quỹ tiền mặt thì ghi tăng tài khoản tiền mặt (TK 111) và ghi tăng tài khoản tạm thu, chi tiết là kinh phí hoạt động bằng tiền (TK 3371). Khi sử dụng tiền tạm ứng này chi cho hoạt động của đơn vị thì mới được ghi tăng thu (TK 511). Mục đích của việc sử dụng tài khoản tạm thu làm trung gian là để phân biệt chi tạm ứng với thực chi.
- Căn cứ vào giấy rút dự toán và các chứng từ liên quan kế toán ghi Có TK 45111 Thường xuyên, TK 5112 Không thường xuyên. Đồng thời giảm dự toán giao, ghi Có TK 008 Dự toán chi hoạt động
Căn cứ vào dự toán năm được giao và căn cứ vào nhu cầu chi tiêu của từng
quý đã gửi Kho bạc nhà nước huyện Ngọc Lặc, khi có nhu cầu chi tiêu Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc tiến hành lập giấy rút ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút ngân sách kiêm chuyên khoản...để rút kinh phí từ kho bạc Nhà nước chi trả cho các mục đích phục vụ cho hoạt động thường xuyên như chi trả lương, nộp BHXH, BHYT cho cán bộ công nhân viên, chi duy tu, sửa chữa tài sản cố định...Nếu kinh phí chưa về,Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặccó thể tạm ứng kinh phí kho bạc đê chi tiêu, khi nào được cấp kinh phí thì hoàn ứng với kho bạc.
Trong quá trình thực hiện chi tiêu kinh phí, Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc được phép điều chỉnh dự toán thu chi hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế của Bệnh viện.
* Phương pháp kế toán hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước cấp
Chứng từ sử dụng: Quyết định giao dự toán của Sở Y Tế Thanh Hóa. Trong quyết định chỉ rõ các nguồn gồm:
* Từ nguồn kinh phí Sự nghiệp y tế: kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí hoạt động không thường xuyên. Trong đó:
- Kinh phí hoạt động thường xuyên gồm: Nội dung chi cho cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng của Viện bao gồm: tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp lương, các khoản đóng góp trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ hiện hành
- Kinh phí hoạt không thường xuyên: chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin truyền tin, công tác phí, sữa chữa tài sản chuyên môn, chi giáo dục đào tạo
* Từ nguồn kinh phí quản lý hành chính với kinh phí không thường xuyên gồm: Chi tiền điện, nước, nhiên liệu xăng dầu, vệ sinh môi trường, mua vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, tuyên truyền, công tác phí, hội nghị phí, cước phí điện thoại, internet
- Quyết định giao dự toán ( Phụ lục 2.1) - Giấy rút dự toán ( Phụ lục 2.2)
- Phiếu thu ( Phụ lục 2.3)
+Các chứng từ liên quan: Hóa đơn,, Phiếu chi, Bảng thanh toán lương, Chứng từ BHXH,....Các chứng từ về các khoản chi lương: Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương, bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 2.4), bảng thanh toán thu nhập tăng thêm...
+ Các chứng từ về việc mua sắm vật tư, tài sản: phiếu nhập kho (Phụ lục 2.5) phiếu xuất kho; hóa đơn; giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ; biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính hao mòn TSCĐ (Phụ lục 2.6)...
+ Các chứng từ về tiền mặt: phiếu chi,giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt,Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước,…
Tài khoản kế toán:
Theo khảo sát tại bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc, tác giả nhận thấy để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp kế toán sử dụng các tài khoản: TK 511, TK 008, TK 611 là các TK phản ánh hoạt động thu, chi từ ngân sách nhà nước cấp.
- TK 511 Thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp được mở chi tiết:
+ TK 5111 Thường xuyên: kế toán phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn thu do ngân sách nhà nước cấp để chi thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên tại đơn vị.
+ TK 5112 Không thường xuyên: kế toán phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn thu do ngân sách nhà nước cấp để chi thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên tại đơn vị.
+ TK 5118 Thu hoạt động khác: kế toán phản ánh các khoản thu hoạt động khác được để lại mà Bệnh viện được Sở y tế giao dự toán (hoặc không giao dự toán) và phải báo cáo quyết toán theo Mục lục ngân sách nhà nước.
- TK 611 Chi phí hoạt động được mở chi tiết:
+ TK 6111 Thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ thường xuyên như chi tiền lương, chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý...
+ TK 61111 Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên + TK 61112 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
+ TK 61113 Chi phí hao mòn tài sản cố định + TK 61118 Chi phí hoạt động khác
+ TK 6112 Không thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm nay.
+ TK 61121 Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên + TK 61122 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
+ TK 61123 Chi phí hao mòn tài sản cố định + TK 61128 Chi phí hoạt động khác
- TK 008 Dự toán chi hoạt động được mở chi tiết + TK 0081 Năm trước
+ TK 0082 Năm nay
Qua khảo sát tại bệnh viện tác giả nhận thấy, kế toán trường có bước hạch toán chung các hoạt động chi từ nguồn ngân sách nhà nước như sau:
Đối với các khoản chi thường xuyên: Khi phát sinh ghi Nợ TK 6111 /Có TK 431, 334, 152, 153.... Đồng thời ghi Có TK 00821. Có chi tiết theo từng mục, tiểu mục (Chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước cấp chỉ có ở Loại 490, Khoản 502 – chi sự nghiệp giáo dục đào tạo
Đối với các khoản chi không thường xuyên: Khi phát sinh ghi Nợ TK 6112/
Có TK 431, 334, 152, 153...Đồng thời ghi Có TK 00822. Có cụ thể theo từng mục, tiểu mục, loại, khoản (ví dụ mục 6750: Chi phí thuê mướn thuộc Loại 280)
Một số quy trình thực hiện các khoản chi hoạt động từ nguồn ngân sách nhà nước cấp tại bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc được thực hiện sau:
- Chi thanh toán cá nhân (từ nguồn ngân sách nhà nước cấp chi thường xuyên và không thường xuyên)
+ Chi lương, phụ cấp và các khoản đóng góp theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn): Từ ngày 1 đến ngày 14 hàng tháng, sau khi nhận được bảng chấm công của các bộ phận, kế toán sẽ tiến hành rà soát, lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức, trong đơn vị cập nhật các thông tin thay đổi của các cá nhân (nếu có) (có thể tiến hành truy thu tiền lương hoặc trừ vào lương tháng này đối với những cá nhân không đảm bảo đúng ngày công của tháng trước). Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán làm căn cứ để thanh toán tiền lương tháng này. Cùng với các chứng từ như giấy rút dự toán ngân sách, danh sách chi tiền với thông tin tài khoản của từng cán bộ, viên chức, bác sĩ, điều dưỡng,... trong bệnh viện kế toán ghi sổ cái TK 334 và Sổ chi tiết hoạt động với chi tiết từng mục, tiểu mục.
+ Thanh toán phụ cấp làm thêm giờ khối phòng ban: qua khảo sát thực tế tại Bệnh viện cho thấy do nhu cầu công việc của một số bộ phận như các khoa lâm sàng cận lâm sàng, phòng khám, phòng kế hoạch, tài chính kế toán phải bố trí cán bộ, viên chức làm ngoài giờ hành chính, thực hiện các công việc vào ngày nghỉ, ngày lễ nhưng không bố trí nghỉ bù. Khi có bảng chấm công, kế toán lập bảng thanh toán làm thêm ngoài giờ theo định mức quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ.
Sổ sách kế toán: Để theo dõi quá trình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán hoạt động thu chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp kế toán trường đều sử dụng các loại sổ sách:
- Đơn vị hành chính, sự nghiệp phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan.
Khi kết thúc quý, Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặcphải lập bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho Bạc (Mẫu F02-3aH) và bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí Ngân sách tại Kho bạc (Mẫu F02-3bH) như ở phần phụ lục phía sau để làm căn cứ để đối chiếu với Kho bạc và các sổ chi tiết, tổng hợp tại đơn vị.
Báo cáo kế toán hoạt động thu, chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp Bệnh viện đa khoa khu vực Ngọc Lặc định kỳ lập đầy đủ các báo cáo tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí theo đúng quy định. Để theo dõi và phản ánh tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước, trường tổng hợp thông qua các chỉ tiêu thu, chi nguồn ngân sách nhà nước cấp tại các báo cáo:
- Bảng đối chiếu tình hình sử dụng ngân sách tại kho bạc: tại đó kế toán tập hợp số liệu thu chi ngân sách nhà nước theo từng nguồn kinh phí và Loại, Khoản thể hiện ở số dự toán năm nay, số dự toán đã sử dụng (Phụ lục 2.7)
- Báo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng: kế toán tập hợp số liệu thu- chi ngân sách nhà nước cấp theo từng Loại, Khoản (Phụ lục 2.8)
- Thuyết minh báo cáo tài chính: kế toán tập hợp số liệu thu chi ngân sách nhà nước theo từng mục Loại, Khoản (Loại 490 - Khoản 502, Loại 490 - Khoản 504, Loại 370 - Khoản 373; Loại 280 - Khoản 281)