CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THU, CHI NSNN TẠI
3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại
3.3.1.Hoàn thiện về tổ chức bộ máy
Công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN ngày càng phức tạp, trong khi đó biên chế cán bộ của KBNN Quan Hóa hiện nay vừa ít lại vừa thiếu những cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn cao, vì vậy chƣa đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc đƣợc giao. Trong thời gian tới, một mặt phải bổ sung cán bộ có trình độ, mặt khác cần đặc biệt quan tâm đến việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn với công chức trẻ, những người được đào tạo cơ bản về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc, nhanh nhạy tiếp cận các kiến thức khoa học, công nghệ hiện đại vì thế; Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện tổ chức bộ máy kiểm soát chi theo hướng tinh gọn, giảm các đầu mối quản lý thu gọn về một bộ phận kiểm soát chi.
Muốn vậy giải pháp đƣa ra về vấn đề nhân lực của KBNN Quan Hóa là phải xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo cán bộ làm công tác kể toán, sắp xếp, bố trí đào tạo những cán bộ có năng lực, nhiệt huyết, có tinh thần trách nhiệm, tiếp thu nhanh để làm cán bộ nòng cốt.
Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận chức năng nhằm tránh bị trùng lắp trong các khâu đồng thời có sự kiểm tra, giám sát lẫn nhau.
Rà soát lại quy mô, khối lƣợng của công việc kiểm soát chi ngân sách để xắp xếp bố trí nhân sự cho phù hợp.
Việc phân công bố trí cán bộ phải phù hợp với năng lực, trình độ. Phân công công việc rõ ràng, cụ thể đồng thời có các quy định về trách nhiệm trong công việc đƣợc giao để từ đó mỗi cán bộ tự xác định đƣợc nhiệm vụ của mình, tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác để làm cơ sở thực hiện nhiệm vụ. Đối với cán bộ mới tuyển dụng phải có thời gian đào tạo, thử việc sau đó mới giao nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ làm công tác kế toán thanh toán điện tử, kế toán thanh toán bù trừ phải bố trí cán bộ có kinh nghiệm, năng lực, có ý thức trách nhiệm cao để hạn chế sai sót, tra soát.
79
Phải thường xuyên giáo dục phẩm chất đạo đức, ý thức trách nhiệm và tinh thần phấn đấu của từng cán bộ, có hình thức khen thưởng động viên kịp thời các cán bộ tâm huyết, hoàn thành tốt nhiệm vụ bên cạnh đó cũng có hình thức nhắc nhở, kiểm điểm những cán bộ ý thức kém, chƣa hoàn thành nhiệm vụ để tạo động lực phấn đấu trong công tác.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại KBNN Quan Hóa 3.3.2.1.Hoàn thiện về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu chứa đựng thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, là yếu tố đầu vào của việc hạch toán kế toán. Do đó các thông tin trên chứng từ kế toán phải đầy đủ, chính xác thì kế toán mới có thể ghi chép, phản ánh thông tin một cách chi tiết, chính xác. Mặt khác, các thông tin trên chứng từ kế toán cần phải đƣợc mã hóa chuẩn và thống nhất đảm bảo cho thông tin đầu ra phục vụ tốt yêu cầu quản lý.
Hoàn thiện chứng từ kế toán thu ngân sách cần bổ sung thêm mục ngành nghề kinh doanh vào mẫu “Giấy nộp tiền vào NSNN” và “Giấy nộp tiền vào NSNN bằng ngoại tệ” theo Mẫu số C1-02/NS và C1-03/NS để đảm bảo cho việc tra cứu, hạch toán kế toán thu NSNN theo đúng MLNS phù hợp.
Theo thông tƣ 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính các khoản chi thường xuyên sử dụng mẫu chứng từ:
C2-02a /NS Giấy rút dự toán ngân sách
C2-02b /NS Giấy rút dự toán ngân sách (khấu trừ thuế ) C2-03/NS Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước C2-04/NS Giấy đề nghị thu hồi ứng trước
C2-05a /NS Giấy nộp trả kinh phí
C2-05b /NS Giấy nộp trả kinh phí cho ngân sách cấp trên C2-05c/NS Giấy nộp trả kinh phí cho ngân sách cấp huyện
Các khoản chi đầu tƣ XDCB của ngân sách sử dụng mẫu chứng từ:
C3-01/NS Giấy rút vốn đầu tƣ
C3-02/NS Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư
80
C3-03/NS Giấy đề nghị thu hồi ứng trước vốn đầu tư C3-04/NS Giấy nộp trả vốn đầu tƣ
Thực chất chi thường xuyên và chi đầu tư là một khoản chi ngân sách.
Mặt khác chi thường xuyên và chi đầu tư được cấp có thẩm quyền giao theo hình thức giao dự toán hằng năm. Các chỉ tiêu ghi trên mẫu chứng từ chi thường xuyên và chứng từ chi đầu tư tương tự giống nhau.
Đề xuất: Gộp mẫu chứng từ chi thường xuyên và mẫu chứng từ chi đầu tư vào làm một mẫu thống nhất.
Thống nhất tên Mẫu C2-02a /NS và C3-01/NS là Giấy rút dự toán NSNN (Phụ lục 15).
Mẫu chứng từ C2-12/NS, C2-13/NS là giấy đề nghị cam kết chi NSNN và mẫu phiếu điều chỉnh cam kết chi NSNN. Đây là hai chứng từ do đơn vị sử dụng ngân sách lập gửi đến kho bạc để thực hiện cam kết chi NSNN và điều chỉnh cam kết chi NSNN. Chứng từ này đƣợc lập theo từng hợp đồng, từng dự án và đƣợc quản lý như chứng từ kế toán và lưu hồ sơ dự án (đối với cam kết chi đầu tư;
XDCB). Trên chứng từ chƣa thể hiện rõ tên dự án cam kết chi NSNN, tên dự án điều chỉnh cam kết chi NSNN nên việc kiểm tra, đối chiếu, lưu hồ sơ theo từng dự án của cán bộ quản lý rất khó khăn. Để kiểm tra và lưu chứng từ cam kết chi NSNN, điều chỉnh cam két chi NSNN cán bộ quản lý dự án lại phải tra mã dự án trên chứng từ, từ đó mới xác đinh đƣợc chứng từ cam kết chi đó là của dự án nào.
Việc tra cứu để theo dõi, quản lý, lưu hồ sơ như vậy mất nhiều thời gian và hay xảy ra nhầm lẫn giữa các dự án. Vì vậy nên bổ sung thêm nội dung tên dự án vào chứng từ C2-12/NS, C2-13/NS. Như vậy việc theo dõi, kiểm tra và lưu chứng từ cam kết chi đƣợc nhanh và thuận tiện hơn.
Tương tự như vậy đối với mẫu chứng từ C4-02a/KB ủy nhiệm chi dùng trong thanh toán điện tử, mẫu chứng từ C4-09/KB giấy rút tiền mặt không có nội dung tên dự án. Khi sử dụng hai mẫu chứng từ này để thanh toán chi đầu tƣ XDCB từ tài khoản tiền gửi rất khó phân biệt là chứng từ thanh toán chi dự án nào, sau khi chứng từ hoàn tất việc theo dõi lưu hồ sơ dự án mất thời gian, dễ gây nhầm lẫn các
81
dự án với nhau. Để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi và lưu hồ sơ chứng từ cần bổ sung thêm nội dung tên dự án vào hai mẫu chứng từ trên.
Quy định điều kiện gửi chứng từ thanh toán khoản chi có cam kết chi: Chứng từ thanh toán khoản chi có cam kết chi không gửi đồng thời với hợp đồng giấy và Giấy đề nghị cam kết chi NSNN, chi gửi sau khi thông tin Nhà nước cung cấp, hợp đồng khung, hợp đồng thực hiện đã được đăng ký trên chương trình TABMIS. Có như vậy thời hạn giải quyết thanh toán chi thường xuyên, chi đầu tư mới đúng quy định.
Quy định chứng từ cam kết chi kiểm soát tại bộ phận kiểm soát chi. Cuối ngày cán bộ kiểm soát chi in liệt kê, chấm chứng từ cam kết chi chính xác, ký và giao cho bộ phận kế toán (cán bộ đóng lưu chứng từ) để lưu vào tập chứng từ kế toán hằng ngày.
3.3.2.2.Hoàn thiện về tài khoản kế toán
Cấp mã dự án cho các dự án đầu tƣ XDCB chi từ tài khoản tiền gửi tại kho bạc để dễ theo dõi, quản lý.
Phương pháp phân đoạn mã đơn vị có quan hệ ngân sách phải theo phương pháp phân đoạn mã dự án vào hệ thống tổ hợp tài khoản 3721 “Chi đầu tƣ XDCB”
các dự án do xã quản lý. Tài khoản 3721 kết hợp với các đoạn mã nhƣ sau:
Mã quỹ Mã dự án
Mã KBNN: Kết hợp với mã KBNN nơi xã mở tài khoản tiền gửi.
Ví dụ: Phân đoạn mã tài khoản Chi ĐT XDCB xã Hiền Kiệt của dự án xây dựng trụ sở UBND xã:
01.3721.0000.0.7465885.000.00000.1378.00.000 3.3.2.3. Hoàn thiện về sổ kế toán
Điều chỉnh lại phần người lập và người duyệt trên sổ S2-06c/KB/TABMIS để phù hợp với chứng từ phát sinh tại bộ phận kiểm soát chi.
Cụ thể: Phụ lục 16
Thay phần người lập từ kế toán thành kiểm soát chi
82
Thay phần người duyệt từ kế toán trưởng thành phụ trách kiểm soát chi 3.3.2.4. Hoàn thiện lập và sử dụng báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
Hạ tầng hệ thống thông tin, còn bất cập chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu hiện đại hóa công nghệ tin học nên thực hiện khai thác các báo cáo trên chương TABMIS rất chậm, có những báo cáo không khai thác, kết xuất đƣợc ngay mà phải chờ một thời gian nhất định nên việc cung cấp thông tin, số liệu thu, chi ngân sách chƣa kịp thời.
Chính vì vậy để có số liệu cung cấp kịp thời trong thời gian hạ tầng kỹ thuật chƣa được nâng cấp giải pháp trước mắt tổ kế toán cần xây dựng danh mục báo cáọ khai thác, kết xuất cuối ngày (Phụ lục 17). Có nhƣ vậy việc cung cấp thông tin, số liệu thu, chi NSNN, số chi thường xuyên, chi đầu tư XDCB...mới được chủ động và kịp thời khi có yêu cầu, đáp ứng yêu cầu thông tin để phục vụ công tác quản lý, điều hành ngân sách địa phương.