Mua và bán hàng là hai hoạt động chính của FDG Việt Nam. Bên cạnh đó để phục vụ cho hoạt động của mình công ty thực hiện đầu tư mua các thiết bị và phương tiện. Các nội dung này sẽ được đề cập chi tiết trong phần tiếp theo của chương.
6.1. KẾ HOẠCH BÁN HÀNG
6.1.1. Mục tiêu của kế hoạch bán hàng
Từ kết quả phân tích thị trường và kế hoạch marketing, kết hợp mục tiêu về doanh thu (bảng 3.4), mục tiêu của kế hoạch bán hàng là lƣợng doanh thu tại bảng 6.1.
Bảng 6.1: Mục tiêu doanh thu của kế hoạch bán hàng
Đơn vị tính: triệu VNĐ
Năm 2014 2015 2016
Doanh thu dự kiến 31.500 36.000 42.000
Thành phần doanh thu của các nhà cung cấp
Trung Nguyên 20.400 22.000 24.000
Hanoimilk 5.100 5.500 6.000
ICP 6.000 6.500 7.000
LG 2.000 2.500
Henkel 2.500
Mục tiêu doanh thu của từng dòng sản phẩm đƣợc tính toán dựa trên yêu cầu tối thiểu về doanh thu của nhà cung cấp (85% doanh thu yêu cầu hàng tháng). Mục tiêu giai đoạn đầu với nhà cung cấp mới là đạt mức doanh thu tối thiểu và từng bước mở rộng thị trường và tăng doanh thu trong thị trường hoạt động. Để đạt được mục tiêu đó, công ty cần hoàn thiện quy trình bán hàng và các chương trình, hoạt động kèm theo với kế hoạch tiếp thị nhằm đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh cao nhất.
6.1.2. Quy trình bán hàng của doanh nghiệp
Quy trình bán hàng của doanh nghiệp (phụ lục số 5) cho thấy thông tin về việc bán hàng cũng nhƣ chính sách tài chính, quy định thanh toán của công ty.
Quyết định điều chỉnh giá đƣợc đƣa ra bởi phó giám đốc phụ trách về kho và hàng hoá xuất, nhập kho. Trên thực tế hoạt động hầu nhƣ không có việc điều chỉnh giá.
Chính sách tài chính với khách hàng: khách hàng thực hiện thanh toán tiền mặt cho nhân viên giao hàng. Công ty thực hiện chính sách tài chính nhất quán, không bán chịu nhằm đảm bảo lƣợng tiền mặt quay vòng và tránh các rủi ro về nợ khó đòi.
6.1.3. Các chương trình và hoạt động bán hàng Chương trình bán hàng
Chương trình bán hàng của công ty được thực hiện đồng nhất qua thời gian, chỉ thay đổi về sản phẩm và mức độ khuyến mãi cho phù hợp tình hình thực tế.
Chương trình chính được thực hiện là: khuyến mãi giảm giá/ chiết khấu và tặng sản phẩm kèm theo cho khách hàng.
Đối tượng khách hàng: tất cả các khách hàng của công ty.
Mục tiêu của chương trình: trong giới hạn tránh thua lỗ cho doanh nghiệp đạt đƣợc mức doanh thu tối thiểu theo yêu cầu của nhà cung cấp.
Chi phí hạn mức cho chương trình: chi phí hạn mức là 100 triệu VNĐ/ tháng cho tất cả các chương trình.Tuỳ theo tình hình tồn kho, bán hàng thực tế và chương trình của nhà cung cấp công ty có thể điều chỉnh chi phí cho phù hợp.
Hoạt động bán hàng
Các hoạt động bán hàng cần đƣợc thực hiện bao gồm:
Chuẩn bị bán hàng: dự báo nhu cầu hàng hoá trong một tháng cho các ngành hàng, lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp và chuẩn bị tài chính.
Hoạt động kho và bảo quản hàng hoá: hiện nay 1 phó giám đốc công ty phụ trách quản lý kho hàng, tuy nhiên việc quản lý chƣa mang lại hiệu quả tốt. Trong năm 2014 công ty lên kế hoạch mua, sử dụng phần mềm của Misa và khoá đào tạo tại công ty cho nhân viên nhằm hệ thống hoá quản lý kho hàng và hoạt động kế toán.
Hoạt động bán hàng: công tác bán hàng đƣợc thực hiện bởi nhân viên kinh doanh (quy trình bán hàng - phụ lục số 4). Với mỗi nhà cung cấp sẽ có 1 nhân viên kinh doanh trong 1 huyện (riêng Trung Nguyên là 2 nhân viên kinh doanh trên 1 huyện).
Hoạt động giao hàng và phương tiện vận chuyển: hoạt động đƣợc thực hiện bởi nhân viên giao hàng. Với 1 đơn đặt hàng công ty đảm bảo thời gian giao hàng trong 4h làm việc (trừ các đơn hàng vào cuối ngày sẽ đƣợc giao hàng sớm vào ngày hôm
sau). Nhân viên giao hàng đƣợc phân công 2 nhân viên/1 huyện, giao hàng cho tất cả các ngành hàng, sản phẩm. Khi mở rộng hoạt động kinh doanh công ty sẽ thực hiện đầu tư thêm phương tiện vận chuyển và tuyển dụng thêm nhân viên giao hàng.
6.1.4. Ngân sách và nguồn lực triển khai kế hoạch bán hàng
Để thực hiện kế hoạch bán hàng, công ty FDG Việt Nam cần có sự chuẩn bị về ngân sách và nguồn lực qua các giai đoạn.
Bảng 6.2: Ngân sách cho kế hoạch bán hàng giai đoạn 2014 – 2016
Đơn vị tính: triệu VNĐ
Công việc 2014 2015 2016
Ngân sách
Nguồn lực (người)
Ngân sách
Nguồn lực (người)
Ngân sách
Nguồn lực (người)
Hỗ trợ bán hàng 960 3 1.000 3 1.200 3
Bán hàng 412.8 16 513 19 620,4 22
Giao hàng 489,6 6 652,4 8 820 10
Quản lý kho 96 1 98,4 1 102 1
Tổng 1.958,4 25* 2.363,8 30 * 2.742,4 35*
(*) Chương trình hỗ trợ bán hàng được thực hiện bởi giám đốc và 2 phó giám đốc 6.2. KẾ HOẠCH MUA HÀNG
Để thực hiện tốt kế hoạch bán hàng công ty cần có kế hoạch đặt mua hàng phù hợp với các nhà cung cấp nhằm tránh tình trạng thiếu hàng bán hoặc đặt hàng quá nhiều gây tồn kho ảnh hưởng tới tiền mặt quay vòng.
6.2.1. Thời gian và lƣợng đặt hàng với nhà cung cấp
Việc đặt hàng đƣợc thực hiện định kỳ theo nhu cầu của công ty trong lịch trình với nhà cung cấp. Tuỳ theo nhà cung cấp lịch đặt hàng đƣợc thực hiện định kỳ khác nhau theo tuần hay mỗi 10 ngày. Số lƣợng đặt hàng đƣợc quy định theo phần trăm doanh thu mà doanh nghiệp dự báo thực hiện trong 1 tháng (phụ lục số 6).
Tuy nhiên thực tế công ty đặt hàng theo các đợt quy định nhƣng chỉ đặt hàng từ 2 tới 3 lần 1 tháng nhằm chủ động hơn trong việc tồn kho và quay vòng tiền mặt.
Bảng 6.3: Lƣợng đặt hàng dự kiến theo từng tháng
Đơn vị tính: triệu VNĐ Nhà cung cấp Trung Nguyên Hanoimilk ICP LG Henkel Tổng
2014 1.700 425 500 2.625
Lần 1 680 212,5 275
Lần 2 680 212,5 275
Lần 3 340
2015 1.835 459 542 168 3.004
Lần 1 735 229,5 298 84
Lần 2 735 229,5 244 84
Lần 3 365
2016 2.000 500 584 209 209 3.502
Lần 1 800 250 320 104,5 104,5
Lần 2 800 250 264 104,5 104,5
Lần 3 400
Việc đặt hàng đƣợc thực hiện theo từng đơn hàng với giá mua ổn định hầu nhƣ không thay đổi. Các đơn hàng đƣợc lên theo mẫu sẵn có của nhà cung cấp hoặc trên hệ thống, thông tin về giá và các chương trình kèm theo đã có sẵn. Với các sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi hay thay đổi giá của sản phẩm cũ sẽ được nhà cung cấp thông báo trước 1 tháng, nên công ty chủ động hơn trong việc lên kế hoạch hoạt động cũng nhƣ thông tin tới khách hàng.
6.2.2. Quy trình đặt hàng với nhà cung cấp
Hình 1 – phụ lục số 7 mô tả quy trình đặt hàng của công ty với nhà cung cấp. Việc lên đơn đặt hàng đƣợc 2 phó giám đốc công ty thực hiện, sau đó sẽ đƣợc phó giám đốc phụ trách công việc với nhà cung cấp đặt hàng và thực hiện thanh toán.
6.2.3. Ngân sách kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng đƣợc thực hiện bởi phó giám đốc phụ trách về quan hệ với nhà cung cấp (bà Tống Thị Thanh Nguyệt). Ngân sách cho việc mua hàng đƣợc ƣớc tính theo từng nhà cung cấp với giá vốn hàng bán cho Trung Nguyên là 90% doanh thu với những nhà cung cấp còn lại là 85% doanh thu.
Bảng 6.4: Kế hoạch mua hàng giai đoạn 2014 – 2016
Đơn vị tính: VNĐ
Công việc 2014 2015 2016
Tồn kho đầu kỳ 1.253.204.440 1.945.650.000 2.221.926.000 Giá vốn hàng bán 26.346.600.000 30.034.250.000 34.923.250.000 Mua trong kỳ 26.956.730.201 30.310.526.000 35.28.752.000 Tồn kho hàng hoá cuối kỳ 1.945.650.000 2.221.926.000 2.584.428.000 Chú ý: Chi tiết về hàng hoá với từng nhà cung cấp đƣợc đề cập trong phụ lục số 8 Thông thường với tháng cuối năm công ty sẽ thực hiện lượng đặt hàng với tồn kho từ 15 tới 21 ngày bán hàng nhằm phục vụ tháng tết âm lịch hàng năm do lƣợng mua hàng tăng cao trong giai đoạn này, việc giao hàng của nhà cung cấp hay bị chậm trễ.
6.3. KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN Nhƣ đã phân tích tại mục 6.1, công ty cần đầu tƣ thêm phần mềm quản lý Misa và mua thêm phương tiện vận chuyển hàng hoá.
- Năm 2014: mua phần mềm Misa và gói đào tạo với chi phí ƣớc tính 6.450.000 VNĐ cho phần mềm và 4.000.000 cho gói đào tạo
- Năm 2015: mua 2 xe máy với chi phí ƣớc tính 35.680.000 VNĐ
- Năm 2016: mua xe tải Thống Nhất nhỏ với chi phí ƣớc tính 157.500.000 VNĐ, khấu hao đều trong 5 năm với mức 31,5 triệu VNĐ/ năm
Công ty thực hiện thuê kho hàng từ năm 2015, chi phí thuê kho hàng là 2.500.000 VNĐ/ tháng cho năm 2015 và 3.000.0000 VNĐ cho năm 2016
TÓM TẮT CHƯƠNG: với nội dung chi tiết của kế hoạch hoạt động (mua bán hàng và đầu tƣ thiết bị), công ty FDG Việt Nam sẽ có đƣợc sự chuẩn bị về nhân sự và tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty đƣợc diễn ra suôn sẻ. Những thông tin đó sẽ là tiền đề để xây dựng kế hoạch nhân sự và kế hoạch tài chinh sau này của công ty.