CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
2.5. Hoạt động xử lý tài liệu
Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kết quả của công tác xử lý tài liệu cho phép người dùng tin nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó
Tô Thị Thúy Hằng tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiện tượng
“bùng nổ thông tin”. Hiện tượng này gây ra chủ yếu bởi sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại và sự đổi mới công nghệ. Ngoài các phương tiện lưu giữ thông tin truyền thống, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âm thanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng và phong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của người dùng tin hiện đại. Tuy nhiên, sự phong phú và đa dạng về nguồn tin đó đôi khi lại là nguyên nhân gây nên sự nhiễu tin, thừa tin, thông tin không chính xác. Đứng trước một khối lượng lớn tri thức của nhân loại đôi khi người dùng tin không tìm thấy tài liệu cần thiết.
Công tác xử lý tài liệu chính là quá trình kiểm soát thư mục – là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức tri thức/thông tin sao cho có thể tìm kiếm tri thức và thông tin ấy. Công tác xử lý tài liệu bao gồm các quy trình: Tạo lập, lưu trữ, thao tác, vận hành và tìm kiếm dữ liệu. Tập hợp các dữ liệu càng phát triển thì quy trình lưu trữ, xử lý và tìm kiếm càng trở nên phức tạp, do đó việc xử lý tài liệu ngày càng phải đặc biệt chú trọng tới kỹ năng, nghệ thuật xử lý, quản lý, khai thác, và sử dụng dữ liệu.
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn nhất. Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ. Có thể nói kết quả của công tác xử lý tài liệu chính là tiền đề cho việc tổ chức và hình thành các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện.
Tiến hành xử lý tốt nội dung tài liệu có thể:
- Giúp người dùng tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu thông qua các ngôn ngữ tài liệu
- Giúp người dùng tin tìm tin chính xác mà không bị nhiễu tin
Tô Thị Thúy Hằng - Giúp cán bộ tìm tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng tin về số lượng, chất lượng thông tin (cả về hình thức và nội dung) mà vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin
- Góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú.
- Tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin nếu có sự thống nhất trong quy trình xử lý giữa các thư viện.
Đặc biệt ngày nay với việc ứng dụng ngày càng hiệu quả của hệ thống máy tính và các phần mềm quản trị đã đem lại lợi ích to lớn, thiết thực đối với công tác thông tin nói chung và xử lý nguồn tin nói riêng. Việc tin học hóa, hiện đại hóa trong công tác xử lý tài liệu đã trợ giúp rất nhiều trong việc nâng cao hiệu quả xử lý tài liệu, tăng cường độ chuẩn xác và tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức của cán bộ trong việc tổ chức và tra cứu nguồn tin.
Hệ thống 12 thư viện quận, huyện Thủ đô Hà Nội, tài liệu sau khi được bổ sung về sẽ được xử lý kỹ thuật, gồm: vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn. Sau đó, thực hiện từ khâu xử lý hình thức đến xử lý nội dung.
Cụ thể như sau:
2.5.1. Xử lý hình thức tài liệu
Xử lý hình thức tài liệu: là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp người dùng tin có khái niệm về tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó.
Công tác mô tả tài liệu
Mô tả tài liệu vừa là một công đoạn vừa là một sản phẩm.
Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như
Tô Thị Thúy Hằng Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục mô tả. Đó là bước đầu tiên của công tác xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ.
Mô tả thư mục bao gồm các công việc:
- Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang… )
- Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này.
Mô tả tài liệu cung cấp một mô tả duy nhất, không mơ hồ. Nó giúp chúng ta cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài liệu đó. Thông qua việc mô tả sẽ giúp người dùng tin có một khái niệm về tài liệu và nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục, CSDL…)
Hiện nay việc mô tả tài liệu trong các thư viện có 2 xu hướng. Xu hướng thứ nhất là áp dụng triệt để các quy tắc biên mục vào công tác xử lý tài liệu. Nghĩa là biên mục hoàn toàn tuân theo chuẩn. Xu hướng thứ 2 là áp dụng các chuẩn nhưng có sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thư viện. Hiện nay Tiêu chuẩn quốc tế mô tả thư mục ISBD và Quy tắc biên mục Anh – Mỹ được sử dụng phổ biến nhất.
Qua khảo sát thực tế, có 2/12 thư viện quận, huyện mô tả tài liệu đó là Thư viện quận Ba Đình và Thư viện huyện Gia Lâm. Hai Thư viện sử dụng Tiêu chuẩn quốc tế mô tả thư mục ISBD (International Standard Bibliographic Description) để mô tả sách.
- Mô tả tài liệu theo ISBD
Tiêu chuẩn ISBD quy định tất cả các yếu tố mô tả được phân chia thành 8 vùng mô tả, giữa các vùng và các yếu tố mô tả có dấu ngăn cách bắt
Tô Thị Thúy Hằng buộc và thống nhất trong bản mô tả. Nhờ các dấu này mà có thể nhận dạng được các yếu tố mô tả khi tiếp cận với bất kỳ bản mô tả nào. Tiêu chuẩn ISBD ra đời phục vụ cho việc trao đổi thư mục trên phạm vi toàn cầu, khắc phục sự ngăn cách về địa lý, ngôn ngữ, tạo điều kiện để tự động hóa công tác biên mục.
Các vùng mô tả của ISBD:
1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng lần xuất bản
3. Vùng thông tin đặc thù về tài liệu.
4. Vùng địa chỉ xuất bản, phát hành 5. Vùng mô tả vật lý
6. Vùng tùng thư 7. Vùng phụ chú
8. Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tài liệu
Tiêu đề mô tả
Nhan đề chính = Nhan đề song song : Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin về trách nhiệm. - Thông tin về lần xuất bản / Thông tin về trách nhiệm liên quan lần xuất bản. - Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, Năm xuất bản. - Khối lượng : Hình bản ; Khổ sách + Tài liệu kèm theo. - (Nhan đề tùng thư / Thông tin về trách nhiệm của tùng thư ; ISSN ; Số tập)
Phụ chú
ISBN: Giá tiền, số lượng in
Tô Thị Thúy Hằng Nghiêm Nhan
Tiếng đàn đêm : Tập truyện ngắn / Nghiêm Nhan, Thu Hằng. –H. : NXB Hội Nhà văn, 2003. -232 tr. ; 19cm
Với việc mô tả sách theo ISBD, thư viện Quận Ba Đình, huyện Gia Lâm đã tạo ra sản phẩm phục vụ việc tra cứu cho người dùng tin đó là Hệ thống mục lục phân loại.
2.5.2. Xử lý nội dung tài liệu
- Xử lý nội dung tài liệu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu để tiến hành các công đoạn: phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề cho tài liệu, tóm tắt và chú giải tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin.
Đối với thư viện các quận, huyện Thủ đô Hà Nội công tác xử lý nội dung tài liệu được sự hướng dẫn của phòng Phong trào và nghiệp vụ cơ sở Thư viện Thành phố Hà Nội và công tác xử lý nội dung mới chỉ dừng lại ở việc phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung, chủ đề mà tài liệu đề cập.
Công tác phân loại tài liệu giữ vai trò cốt lõi cho dù ngày nay với tiện ích tra cứu tài liệu do việc ứng dụng tin học, song công tác phân loại vẫn không hề mất đi mà còn luôn duy trì và phát triển. Các khung phân loại vẫn được nghiên cứu, triển khai thực hiện để phân loại tài liệu, tạo dựng CSDL, các loại hình sản phẩm – dịch vụ thông tin thư viện.
Tô Thị Thúy Hằng Hiện nay, toàn bộ hệ thống thư viện quận, huyện Thủ đô đều tiến hành phân loại tài liệu và sử dụng hai bảng phân loại chính là Bảng phân loại 19 lớp và Bảng Phân loại thập phân Dewey rút gọn.
- Bảng phân loại 19 lớp
Bảng phân loại 19 lớp có nguồn gốc từ Khung phân loại Thập tiến Quốc tế (UDC) do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Ban đầu có 17 lớp đến năm 1976, sau Đại hội Đảng IV, cả nước thống nhất đi lên chủ nghĩa xã hội, khoa học kỹ thuật, văn hóa phát triển kéo theo xuất bản phẩm phát triển, do đó Khung phân loại được nghiên cứu chỉnh sửa đặt tên là “Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp tỉnh” gồm 19 lớp, thêm K: Văn học dân gian, Đ: Văn học thiếu nhi.
Cấu trúc Bảng Phân loại dùng cho các Thư viện Công cộng Việt Nam gồm một bảng chính và 5 bảng trợ ký hiệu: Trợ ký hiệu hình thức, Trợ ký hiệu địa lý, Trợ ký hiệu ngôn ngữ, Trợ ký hiệu phân tích, Trợ kí hiệu dân tộc.
Các lớp chính của Khung phân loại 19 lớp:
0 Tổng loại 1 Triết học
2 Chủ nghĩa vô thần tôn giáo 3K Chủ nghĩa Mác - Lê nin 3 Chủ nghĩa xã hội - Chính trị 4 Ngôn ngữ học
5 Các khoa học tự nhiên 5A Nhân loại học
61 Y học 6 Kỹ thuật 63 Nông nghiệp 7 Nghệ thuật
7A Thể dục thể thao
Tô Thị Thúy Hằng 9 Lịch sử
91 Địa lý
K Văn học dân gian Tác phẩm văn học Đ Sách thiếu nhi Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Được xây dựng trên cơ sở Khung phân loại dùng cho các Thư viện Công cộng của Liên Xô có nguồn gốc UDC.
+ Sử dụng nhiều chữ cái tiếng Việt trong ký hiệu chính và trợ ký hiệu địa lý.
+ Thay đổi, bổ sung rõ nét trong các ngành khoa học xã hội và nhân văn.
+ Các đề mục về Việt Nam được mở rộng chi tiết, phù hợp với cơ cấu Chính trị - xã hội, lịch sử Việt Nam.
+ Ngành Khoa học tự nhiên và kỹ thuật thêm vào khái niệm khoa học mới có tốc độ phát triển nhanh: Điện tử, tin học, viễn thông
Kinh tế, tài chính, ngân hàng
+ Cập nhật tương đối kịp thời những thay đổi trên bản đồ địa lý, bản đồ chính trị thế giới hiện nay.
+ Là khung phân loại phù hợp dùng cho thư viện công cộng cỡ trung bình với vốn tài liệu không lớn.
+ Hệ thống Thư viện Công cộng Việt Nam và các thư viện khoa học khác sử dụng quen thuộc.
- Nhược điểm:
+ Sự sắp xếp các lớp chính chưa thật hợp lý nên khó nhớ (kết hợp cả số + chữ, thứ tự các lớp không trật tự…)
VD: 6 Kỹ thuật đặt sau 61 Y học + Thứ tự các số không liên tục
+ Đan xen giữa chữ và số
Tô Thị Thúy Hằng + Thứ tự các chữ cái không liên tục (việc ghép thêm ký hiệu chữ cái để mở khung phân loại không theo trật tự)
- Bảng phân loại thập phân Dewey
Tiến tới hội nhập và chuẩn hóa hoạt động thư viện, các thư viện quận, huyện Thủ đô đã bước đầu áp dụng các chuẩn nghiệp vụ vào hoạt động của mình đó là Bảng phân loại thập phân Dewey.
Các lớp chính của DDC gồm:
000 Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát 100 Triết học và tâm lý học
200 Tôn giáo
300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ
500 Khoa học 600 Công nghệ
700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí 800 Văn học
900 Lịch sử & địa lý Các bảng phụ:
Bảng 1: Tiểu phân mục chung
Bảng 2: Khu vực địa lý, và con người
Bảng 3: Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể
Bảng 4: Tiểu phân mục của từng ngôn ngữ Nhận xét
- Ưu điểm:
+Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên một khung phân loại chặt chẽ.
+ Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến dễ sử dụng, dễ
Tô Thị Thúy Hằng + Các ký hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loạt chữ số Ả rập – thuận lợi cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin.
+ Được cập nhật và sửa đổi thường xuyên
+ Có diện sử dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia và Mỹ thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn tin.
- Nhược điểm:
+ Tính tư tưởng trái với tư tưởng Mác – xít làm hạn chế rất nhiều đến khả năng áp dụng DDC tại Việt Nam
+ Sự phân nhóm, sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn không phản ánh được sự phát triển của thế giới khách quan
+ Những khái niệm về kiến trúc thượng tầng xếp trước các khái niệm cơ sở hạ tầng là biểu hiện của quan điểm duy tâm về sự phát triển của vật chất.
+ Cấu trúc khung phân loại thiếu tính logic, khoa học
+ Hệ thống ký hiệu thập phân chỉ đến 10 lớp rất khó cho việc:
=> Mở rộng khung khi khoa học phát triển
=>Không tìm được vị trí xứng đáng cho một số bộ môn khoa học + Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phương Tây quá nhiều so với châu lục khác
+ Nhiều khái niệm không phản ánh thực chất của vấn đề xã hội và bị xếp lẫn lộn, nhiều khi ở nhiều vị trí đối lập nhau.