CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
2.6. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
Tổ chức kho là một loạt các quá trình và thao tác liên tục nhận - đăng ký - xử lý - sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu với mục đích vừa sử dụng kho tốt nhất vừa bảo quản tài sản tốt nhất.
Tô Thị Thúy Hằng Tổ chức kho đúng đắn sẽ tiết kiệm được nhân lực, phương tiện và diện tích cho thư viện; tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ thư viện và tăng cường chất lượng phục vụ bạn đọc; tiết kiệm ngân sách trong việc phục hồi, phục chế các tài liệu mất mát, hư hỏng đồng thời giải quyết hai nhiệm vụ đối lập nhau nhưng có quan hệ biện chứng với nhau đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu và bảo quản lâu dài vốn tài liệu. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của thư viện mà phân chia bố trí kho cho hợp lý, song việc xác định mức độ cần thiết của sự phân chia là nhiệm vụ không đơn giản. Tình trạng riêng biệt của các bộ phận kho đưa tới những vấn đề như sự tản mạn các nguồn tin và đi tới chỗ mâu thuẫn với sự tập trung và yêu cầu phân chia cán bộ để xử lý, bảo quản. Nhiệm vụ chủ yếu của phân chia kho là tạo ra một trật tự trong kho, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng và bảo quản tốt tài liệu.
Căn cứ vào tình hình thực tế các thư viện quận, huyện Thủ đô Hà Nội tiến hành tổ chức kho đóng và kho mở.
Tổ chức kho là một hoạt động nghiệp vụ liên quan mật thiết với công tác phục vụ trong một thư viện, mỗi một cách tổ chức sắp xếp đều mang tính đặc thù về những ưu khuyết điểm của nó. Qua thực tế cho thấy kho đóng có khá nhiều ưu điểm:
Phù hợp với thư viện có số lượng sách lớn.
Thích ứng cho những thư viện có chức năng chính là lưu trữ.
Tiết kiệm được không gian, phát triển kho đúng kế hoạch đã định.
Bảo quản được sách, hạn chế hư hao mất mát.
Phục vụ độc giả và kỹ thuật nghiệp vụ là hai hoạt động song phương của công tác thư viện. Phục vụ giúp ta nắm bắt yêu cầu độc giả làm nảy sinh những sáng kiến, cải tiến hoặc học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ,... ngược lại, chính kỹ thuật nghiệp vụ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để phục vụ đạt hiệu
Tô Thị Thúy Hằng vụ, trong đó còn có một động tác cực kỳ quan trong nhất là đối với loại hình kho đóng là đưa bộ phiếu mô tả của cuốn sách đó vào bộ máy tra cứu của thư viện (Hệ thống Mục lục).
Hệ thống Mục lục là bộ mặt của thư viện bởi nó phản ánh đầy đủ thông tin về sách có trong kho, do đó sắp xếp, kiểm tra và rà soát tủ phiếu là công việc hết sức cần thiết và đòi hỏi một tinh thần trách nhiệm cao của cán bộ nghiệp vụ mà cụ thể là trưởng phòng kỹ thuật nghiệp vụ- người chịu trách nhiệm chính trong khâu kỹ thuật. Kho sách thường xuyên thay đổi, chẳng hạn như thêm sách mới, sách cũ đã hư hỏng, sách thanh lý, hoặc độc giả trong quá trình tra tìm đã xé mất phiếu mô tả của một cuốn sách nào đó nhưng sách vẫn còn trong kho,... chí có kiểm tra thường xuyên chúng ta mới có thể phát hiện và chấn chính kịp thời những trường hợp trên, như thế kho sách và hệ thống mục lục mới như một, đây là nhân tố quan trọng nhất để duy trì và đẩy mạnh công tác phục vụ.
Xã hội không ngừng thay đổi, kéo theo hàng loạt những đổi thay trong cuộc sống của con người. Một khi đời sống vật chất đã khá đầy đủ con người sẽ quan tâm hơn đến đời sống tinh thần, trong đó sách và thư viện chiếm vai trò tối quan trọng. Vai trò Thư viện đổi thay để trở thành "Trung tâm truyền thông tri thức". Quan niệm mở đã khiến thư viện quận, huyện chuyển dần sang phục vụ theo hình thức kho mở.
Thực tế đã chứng minh hiệu suất phục vụ không ngừng tăng cao là hoàn toàn nhờ vào những yếu tố sau:
Toàn bộ sách, báo, tạp chí, tài liệu và cả máy tính... độc giả đều có thể tiếp cận dễ dàng, tạo cho họ một cảm giác thoải mái trong lựa chọn và sử dụng. Xóa đi bức tường ngăn cách giữa kho sách và độc giả, thu hút độc giả đến với thư viện ngày càng nhiều hơn.
Kho sách được xếp theo môn loại dựa vào số phân loại không phân biệt ngôn ngữ hay kích cỡ, độc giả có thể tự truy tìm trên hệ thống tra cứu
Tô Thị Thúy Hằng và trực tiếp vào kho lấy sách, do đó nội dung kho sách sẽ được giới thiệu đầy đủ và khai thác tối đa.
Với cách sắp xếp theo môn loại đã tập trung những tài liệu cùng chung một đề tài vào một nơi, đây là thuận lợi lớn nhất cho quá trình học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của độc giả.
Kho đóng và kho mở, mỗi một hình thức đều có những ưu thế đặc thù, cái này không thể phủ nhận cái kia và ngược lại cũng vậy. Điều chính yếu là có khai thác triệt để những ưu điểm của chúng hay không? Bên cạnh đó còn phải xem xét đến những yếu tố khách quan trong đó có xu hướng phát triển xã hội theo quan niệm "mở", để thấy rõ tính tất yếu của kho sách từ "đóng"
đến "mở".
Đảm bảo việc sắp xếp tài liệu một cách khoa học, hợp lý phải thỏa mãn tối ưu ba yêu cầu: Tài liệu phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy; tiết kiệm được diện tích và thuận lợi cho công tác bảo quản và kiểm kê.
Hiện nay, có khá nhiều phương pháp sắp xếp khác nhau: sắp xếp theo phân loại, sắp xếp theo chủ đề, sắp xếp theo số ĐKCB, sắp xếp theo vần chữ cái của họ, tên tác giả, sắp xếp theo thời gian xuất bản, sắp xếp theo nơi xuất bản, sắp xếp theo ngôn ngữ, sắp xếp theo khổ sách…..nhưng chủ yếu sử dụng hai phương pháp: theo phân loại và số ĐKCB. Tuy nhiên mỗi phương pháp không tồn tại độc lập mà kết hợp với nhau. Các thư viện quận, huyện Thủ đô Hà Nội tiến hành sắp xếp theo phân loại tài liệu kết hợp với số ĐKCB.
VD: Ký hiệu xếp giá của Thư viện quận Tây Hồ:
808.06 VV 207
Số phân loại Số ĐKCB Số ký hiệu kho
Tô Thị Thúy Hằng 2.6.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu
“Bảo quản là việc thiết lập những hành động để ngăn chặn, dừng hoặc làm trì hoãn sự xuống cấp của vốn tài liệu thư viện thông qua việc quản lý điều kiện môi trường kho tàng, nơi lưu giữ tài liệu và kỹ thuật đảm bảo an ninh, cách thức tiếp xúc với tài liệu cũng như việc giáo dục cho độc giả và nhân viên thư viện. Việc chuyển dạng tài liệu cũng là một dạng của bảo quản như là việc thay đổi định dạng tài liệu để giữ gìn nội dung có trong tài liệu”.
[7, tr. 367]
Bảo quản vốn tài liệu là công việc quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào. Vì bảo quản vốn tài liệu không những đảm bảo sự toàn vẹn hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu trong kho, giúp gìn giữ di sản văn hoá dân tộc, tăng tuổi thọ tài liệu tiết kiệm nguồn ngân sách của Nhà nước mà còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, tài liệu quý hiếm càng nhiều thì việc tổ chức bảo quản càng phải khoa học, quy trình quản lý phải nghiêm ngặt và chặt chẽ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu tất cả 100% thư viện quận, huyện Thành phố Hà Nội đã tiến hành các biện pháp nhằm bảo quản vốn tài liệu như sau:
- Xây dựng hệ thống kho tàng đúng quy cách để tổ chức và bảo quản tốt vốn tài liệu.
- Tổ chức các lớp hướng dẫn người dùng tin sử dụng các thiết bị thư viện, đồng thời giáo dục người dùng tin nâng cao ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu.
- Lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy. Cán bộ thư viện được tập huấn cách thức chữa cháy, sử dụng các phương tiện cứu hoả.
- Các thư viện đã đề ra một số nội quy phòng đọc như: không viết bẩn, vẽ bẩn lên tài liệu, không cắt xén tài liệu, nếu người dùng tin vi phạm sẽ bị phạt theo nội quy.
Tô Thị Thúy Hằng - Sao chụp những tài liệu quý hiếm, cũ và phục vụ người dùng tin bằng những bản sao.
- Thường xuyên quét dọn, hút bụi trong kho, tiến hành phục chế những sách báo bị hư rách; tiến hành những đợt tiêu diệt chuột, mối mọt, côn trùng… xâm hại tài liệu.
- Thực hiện việc chiếu sáng kho tài liệu một cách hợp lý, bằng ánh sáng tự nhiên và hệ thống chiếu sáng nhân tạo.