CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN TÍN DỤNG TẠI AGRIBANK CHI NHÁNH TỈNH TUYÊN
2.3 Phân tích KPI của bộ phận tín dụng Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
2.3.1 Giới thiệu về bộ phận tín dụng, quy trình xây dựng KPI, nguyên tắc, quy trình, phương pháp và thang điểm đánh giá KPI tại bộ phận tín dụng
2.3.1.1 Giới thiệu về bộ phận tín dụng
Bộ phận tín dụng là nơi tiếp xúc khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ cấp tín dụng, từ đó xem xét, đánh giá, thẩm định và đề xuất cấp tín dụng cho khách
48
hàng. Tại Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang bộ phận cấp tín dụng được phân bố tại các phòng ban cụ thể như sau:
- Tại Hội sở Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang có 02 phòng khách hàng có chức năng cấp tín dụng đó là: Phòng khách hàng doanh nghiệp, phòng khách hàng hộ sản xuất vấc nhân, và 03 phòng giao dịch trực thuộc thuộc sở Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
- Tại chi nhánh loại 2 – Chi nhánh Ngân hàng huyện, thành phố phòng có chức năng cấp tín dụng là phòng kế hoạch kinh doanh và 21 phòng giao dịch trực thuộc các Agribank chi nhánh huyện, thành phố.
Tổng số cán bộ tín dụng tín dụng trong Agibank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang là: 178 người, trong đó tại Hội sở Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang là: 17 người, tại 7 chi nhánh loại 2 là: 161 người
Theo mô hình tổ chức, bộ máy hoạt động và việc phân cấp ủy quyền trong hệ thống Agribank, nên việc đánh giá hiệu quả công việc của bộ phận tín dụng tại Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang được đánh giá độc lập tại Hội đồng lương của 8 đơn vị kinh doanh bao gồm 01 Hội sở tỉnh và 07 Agribank chi nhánh huyện, thành phố.
2.3.1.2 Quy trình xây dựng KPI
Các cán bộ trong phòng, tổ có chức năng nhiệm vụ cấp tín dụng xây dựng bản mô tả công việc của từng chức danh trong bộ phận phòng, tổ.
Trưởng các phòng tổ có chức năng cấp tín dụng tổng hợp bản mô tả công việc xác định trọng số cho từng nhiệm vụ đã được mô tả gửi về thư ký Hội đồng tiền lương hoặc người được Giám đốc Agribank giao nhiệm vụ xây dựng quy chế giao nhận khoán trong đơn vị.
Thư ký Hội đồng tiền lương Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang hoặc người được Giám đốc giao nhiệm vụ xây dựng dự thảo quy chế giao nhận khoán trong đơn vị tổng hợp các bản mô tả công việc xác định nhiệm vụ cụ thể đặc trưng cho từng đơn vị, từng cá nhân cụ thể từ đó xây dựng chỉ số và trọng số cho từng nhiệm vụ. Việc xây dựng bộ chỉ số và trọng số cho từng nhiệm vụ phải thể hiện và gắn liền với đặc trưng của từng chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận đó.
Dự thảo sau khi xây dựng xong được chuyển đến toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị tham gia, góp ý và cho ý kiến để hoàn thiện và ban hành.
Thư ký Hội đồng tiền lương Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang hoặc người được Giám đốc giao nhiệm vụ xây dựng dư thảo quy chế giao nhận khoán trong đơn vị tổng hợp các ý kiến tham gia, xem xét, chỉnh sửa (nếu phù hợp) và đề
49
xuất Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng tiền lương của Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang ký Quyết định ban hành.
Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng tiền lương Agribank Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang ký quyết định ban hành để thực hiện.
Để phù hợp với mục tiêu và định hướng hoạt động kinh doanh của từng thời kỳ, từng giai đoạn, từng năm thì Quyết định này có thể chỉnh sửa và bổ xung cho phù hợp. Việc chỉnh sửa bổ xung cũng thực hiện quy trình như trên.
Hiện tại việc xây dựng các chỉ số đánh giá kết quả công việc tại chi nhánh do Trưởng phòng kế hoạch nguồn vốn đang thực hiện.
2.3.1.3 Nguyên tắc đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho người lao động Đảm bảo tính khách quan, công bằng, công khai và tạo động lực làm việc;
Quá trình đánh giá được xem xét cụ thể từng tháng và tất cả các chỉ số đều được đo đếm cụ thể trên hệ thống giao dịch IPCASII mà người lao động cũng có thể xem được.
Điểm khoán: Bao gồm điểm khoán của chỉ tiêu khoán chung quy định tại phần I trên đây và điểm khoán theo từng chỉ tiêu khoán được quy định cụ thể đối với từng đối tượng tại mục B dưới đây.
Điểm cộng, điểm trừ tại mỗi chỉ tiêu nhận khoán: Tối đa bằng điểm khoán.
Các chỉ số giao kế hoạch được giao theo năm, chia quý, chia tháng để quyết toán khoán. Riêng chỉ tiêu nguồn vốn, dư nợ, thu dịch vụ được giao theo số lũy kế từ đầu năm đến thời điểm giao khoán. Các chỉ tiêu khác do Ban Giám đốc quyết định.
2.3.1.4 Quy trình đánh giá:
Bước 1: Quyết toán số liệu với người lao động.
Người lao động thực hiện đánh giá các chỉ số đo lường công việc của cá nhân mình chuyển cho người quản lý của phòng ban/bộ phận mình.
Người quản lý của từng bộ phận tổng hợp và kiểm tra, đánh giá các chỉ số đo lường của từng cán bộ nơi mình quản lý, đề xuất ý kiến và mức độ xếp loại hoàn thành công việc cho từng người lao động, chuyển cho thường trực Hội đồng tư vấn thi đua.
Hội đồng tư vấn thi đua là đơn vị giúp việc cho Hội đồng tiền lương của Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang có nhiệm vụ kiểm soát việc thực hiện các chỉ số đo lường mức độ hoàn thành công việc.
Bước 2: Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện đánh giá các chỉ số đo lường chất lượng công việc.
50
Thường trực Hội đồng tư vấn thi đua tổng hợp kết quả đánh giá và xếp loại mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân người lao động của các bộ phận.
Kiểm tra, đối chiếu với các dữ liệu thực hiện được quản lý tại hệ thống giao dịch IPCASII của Agribank:
- Nếu đúng: Thực hiện tổng hợp và đề xuất ý kiến của Hội đồng tư vấn đối với việc xếp loại cho từng cá nhân người lao động theo ý kiến của các phòng tổ đã đánh giá.
- Nếu sai: Thông tin cho người quản lý đơn vị có sai sót về những sai sót đối với các chỉ số đánh giá của từng cá nhân và thực hiện điều chỉnh đúng các chỉ số đánh giá theo số liệu đã khai thác và lưu trữ tại hệ thống giao dịch IPCASII của Agribank và đề xuất ý kiến xếp loại cho từng cá nhân người lao động.
Bước 3: Đề xuất quyết định đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
Hội đồng tư vấn họp thống nhất kết quả rà soát mức độ hoàn thành các chỉ số đo lường hiệu quả công việc và đề xuất ý kiến xếp loại mức độ hoàn thành cho từng cá nhân người lao động để trình Hội đồng tiền lương của chi nhánh.
Bước 4: Quyết định đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành
Hội đồng tiền lương họp đánh giá và xếp loại mức độ hoàn thành công việc cho người lao động trên cơ sở Hồ sơ Hội đồng tư vấn đã trình và quyết định điều chỉnh mức độ hoàn thành công việc cho người lao động (nếu có).
Chủ tịch Hội đồng tiền lương ký quyết định đánh giá xếp loại mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở ý kiến của các thành viên Hội đồng tiền lương đã thống nhất tại cuộc họp.
2.3.1.5 Phương pháp đánh giá.
Bộ chỉ số chung
Chỉ số: Chấp hành quy định về thời giờ làm việc, trang phục, chuẩn mực văn hóa Agribank (5 điểm):
Chấp hành tốt quy định được tính 5 điểm
Đi làm muộn, về sớm dưới 5 phút hoặc không chấp hành đúng quy định về trang phục, chuẩn mực văn hóa Agribank trừ 3 điểm/1 lần.
Đi làm muộn, về sớm trên 5 phút hoặc trong giờ làm việc tự ý rời khỏi vị trí làm việc mà không có lý do đáng, không báo cáo lãnh đạo phòng trừ 5 điểm/1 lần.
- Nghỉ tự do không báo cáo (chưa đến mức kỷ luật) trừ 10 điểm/ngày.
- Nếu vi phạm chuẩn mực trong ứng xử, giao tiếp với khách hàng và đối tác dẫn đến phàn nàn, khiếu nại trừ 10 điểm/1 lần.
Chỉ số huy động vốn:
51
Mức cơ sở: Là mức khoán số nguồn vốn huy động bình quân của tháng đầu tiên tính từ thời điểm quy định khoán này có hiệu lực thi hành.
Mức khoán cơ sở được quy định đối với từng chức danh như sau:
- Giám đốc, Phó Giám đốc chi nhánh: 2 tỷ đồng/tháng.
- Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Phó Chủ tịch chuyên trách CĐCS, Giám đốc, Phó Giám đốc phòng giao dịch: 1,8 tỷ đồng/tháng.
- Cán bộ khác: 1,5 tỷ đồng/tháng.
Mức tăng trưởng: Mức tăng trưởng so với mức khoán cơ sở là 2% mỗi tháng và được lũy tiến liên tục qua các tháng. Trường hợp trong tháng không đạt số dư bình quân theo quy định nhưng số dư bình quân năm tính đến thời điểm quyết toán khoán đạt mức khoán thì được tính là hoàn thành chỉ tiêu huy động vốn cá nhân.
Điểm khoán: Người lao động hoàn thành chỉ tiêu khoán được tính 10 điểm.
Nếu không đạt mức khoán thì tính điểm theo mức độ hoàn thành. Trường hợp vượt mức khoán thì phần vượt được bảo lưu sang tháng tiếp theo, không xác định điểm cộng đối với chỉ tiêu này.
Chỉ số: Thu dịch vụ:
Mức khoán: 500.000 đồng/tháng.
Điểm khoán: Nếu hoàn thành được tính 5 điểm.
Trường hợp không đạt mức khoán thì tính điểm theo mức độ hoàn thành.
Trường hợp vượt mức khoán thì phần vượt được bảo lưu sang tháng tiếp theo, không xác định điểm cộng đối với chỉ tiêu này.
Chỉ số: Phát triển các dịch vụ gia tăng trên tài khoản:
Mức khoán: 3 dịch vụ gia tăng/tháng, bao gồm các dịch vụ gia tăng như: Thu tiền điện, tiền nước, cước viễn thông, cước truyền hình, cước internet, E- Mobilebanking, Internet banking, Mobile banking…
Điểm khoán: Người lao động hoàn thành chỉ tiêu giao khoán được tính 3 điểm.
Trường hợp không đạt mức khoán thì không có điểm. Trường hợp vượt mức khoán thì phần vượt được bảo lưu sang tháng tiếp theo, không xác định điểm cộng đối với chỉ tiêu này
Bộ chỉ số cụ thể
Đối với chức danh Trưởng phòng có chức năng cấp tín dụng
- Thực hiện tốt công tác tham mưu, quản lý chỉ đạo điều hành nghiệp vụ tín dụng theo chức năng nhiệm vụ của phòng được 35 điểm.
52
- Agribank Chi nhánh Tỉnh Tuyên Quang hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh được 42 điểm. Cụ thể:
+ Hoàn thành chỉ tiêu dư nợ doanh nghiệp cuối kỳ (số liệu toàn chi nhánh) từ 95% đến 100% so với kế hoạch được tính 10 điểm. Đạt trên 100% kế hoạch thì cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, đạt dưới 95% kế hoạch thì cứ giảm 1% bị trừ 1 điểm.
Chỉ tiêu dư nợ được giao theo năm, theo quý, chia theo tháng để quyết toán khoán.
+ Hoàn thành chỉ tiêu dư nợ doanh nghiệp bình quân (số liệu toàn chi nhánh) từ 95% đến 100% so với kế hoạch được tính 10 điểm. Đạt trên 100% kế hoạch thì cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, đạt dưới 95% kế hoạch thì cứ giảm 1% bị trừ 1 điểm.
Trong đó: Chỉ tiêu dư nợ bình quân kế hoạch = (Dư nợ đầu kỳ + Dư nợ kế hoạch cuối kỳ)/2.
+ Tỷ lệ nợ xấu doanh nghiệp trên tổng dư nợ doanh nghiệp (số liệu toàn chi nhánh) bằng hoặc thấp hơn kế hoạch được 5 điểm. Nếu tỷ lệ nợ xấu tăng hoặc giảm 0,1 so với kế hoạch thì bị trừ (-) hoặc được cộng (+) 1 điểm.
+ Hoàn thành chỉ tiêu thu lãi cho vay được 10 điểm. Trong đó: Chỉ tiêu khoán thu lãi = Dư nợ cuối tháng trước * Lãi suất cho vay cuối tháng trước (Không bao gồm các khoản cho vay đồng tài trợ). Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
+ Phòng hoàn thành chỉ tiêu thu dịch vụ do Giám đốc giao được tính 7 điểm.
Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
Đối với chức danh Phó trưởng phòng có chức năng cấp tín dụng
- Thực hiện tốt công tác tham mưu, quản lý chỉ đạo điều hành nghiệp vụ tín dụng theo chức năng nhiệm vụ và sự phân công của phòng được tính 20 điểm.
(Mỗi lần thực hiện không tốt để Ban Giám đốc/Lãnh đạo phòng nhắc nhở trừ 3 điểm).
- Phòng nhận khóa hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh được tính 57 điểm. Cụ thể:
+ Hoàn thành chỉ tiêu dư nợ cuối kỳ được tính 10 điểm. Cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, giảm 1% bị trừ 1 điểm. Chỉ tiêu dư nợ được giao theo năm, theo quý, chia theo tháng để quyết toán khoán.
+ Hoàn thành chỉ tiêu dư nợ bình quân được tính 10 điểm. Cứ tăng hoặc giảm 1% so với kế hoạch được cộng hoặc bị trừ 1 điểm tương ứng. Trong đó: Chỉ tiêu dư nợ bình quân kế hoạch = (Dư nợ đầu kỳ + Dư nợ kế hoạch cuối kỳ)/2.
+ Tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ bằng hoặc thấp hơn kế hoạch được 10 điểm.
Nếu tỷ lệ nợ xấu tăng hoặc giảm 0,1 so với kế hoạch thì bị trừ (-) hoặc được cộng (+) 1 điểm.
53
+ Hoàn thành chỉ tiêu thu lãi cho vay được tính 10 điểm. Trong đó: Chỉ tiêu khoán thu lãi = Dư nợ cuối tháng trước * Lãi suất cho vay cuối tháng trước (Không bao gồm các khoản cho vay đồng tài trợ). Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
+ Hoàn thành chỉ tiêu thu nợ sau xử lý rủi ro, thu nợ đã bán cho VAMC được 10 điểm. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
+ Hoàn thành kế hoạch thu phí dịch vụ được 7 điểm. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
Đối với chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc phòng giao dịch:
- Được tính 10 điểm khi thực hiện tốt công tác quản lý chỉ đạo điều hành nghiệp vụ phòng giao dịch theo chức năng nhiệm vụ của phòng (công việc định tính).
(Mỗi lần thực hiện không tốt để lãnh đạo phải nhắc nhở trừ 3 điểm)
- Được tính 67 điểm khi phòng hoàn thành các chỉ tiêu giao khoán cụ thể:
+ Nguồn vốn huy động cuối kỳ: Hoàn thành từ 98% đến 100% so với kế hoạch được tính 10 điểm.
Đạt trên 100% kế hoạch thì cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, đạt dưới 98% kế hoạch thì cứ giảm 1% bị trừ 1 điểm.
+ Nguồn vốn huy động bình quân trong kỳ: Hoàn thành từ 98% đến 100% so với kế hoạch được tính 10 điểm.
Đạt trên 100% kế hoạch thì cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, đạt dưới 98% kế hoạch thì cứ giảm 1% bị trừ 1 điểm. Trong đó: Chỉ tiêu nguồn vốn bình quân kế hoạch = (Nguồn vốn đầu kỳ + Nguồn vốn kế hoạch cuối kỳ)/2.
+ Dư nợ cuối kỳ: Hoàn thành từ 98% đến 100% so với kế hoạch được tính 10 điểm. Đạt trên 100% kế hoạch thì cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, đạt dưới 98% kế hoạch thì cứ giảm 1% bị trừ 1 điểm.
+ Dư nợ bình quân trong kỳ: Hoàn thành từ 98% đến 100% so với kế hoạch được tính 10 điểm.
Đạt trên 100% kế hoạch thì cứ tăng 1% được cộng 1 điểm, đạt dưới 98% kế hoạch thì cứ giảm 1% bị trừ 1 điểm. Trong đó: Chỉ tiêu dư nợ bình quân kế hoạch = (Dư nợ đầu kỳ + Dư nợ kế hoạch cuối kỳ)/2.
+ Tỷ lệ nợ xấu/tổng dư nợ: 5 điểm. Nếu tỷ lệ nợ xấu tăng hoặc giảm 0,1 so với kế hoạch thì bị trừ (-) hoặc được cộng (+) 1 điểm.
54
+ Thu lãi: 12 điểm. Trong đó: Chỉ tiêu khoán thu lãi = Dư nợ cuối tháng trước
* Lãi suất cho vay cuối tháng trước. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
+ Thu dịch vụ: 7 điểm. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
+ Thu nợ sau XLRR, nợ đã bán VAMC: 3 điểm. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
Đối với nhân viên tín dụng:
- Thực hiện tốt việc hỗ trợ nghiệp vụ cho các chi nhánh loại II, phòng giao dịch trực thuộc tỉnh theo sự phân công của Lãnh đạo phòng được 10 điểm. Mỗi lần thực hiện không tốt để Lãnh đạo phòng nhắc nhở trừ 3 điểm.
- Hoàn thành chỉ tiêu dư nợ cuối kỳ được tính 10 điểm. Cứ tăng hoặc giảm 1%
thì được cộng 1 điểm hoặc bị trừ 1 điểm.
- Hoàn thành chỉ tiêu dư nợ bình quân được tính 12 điểm. Cứ tăng hoặc giảm 1% so với kế hoạch được cộng hoặc bị trừ 1 điểm tương ứng. Trong đó: Chỉ tiêu dư nợ bình quân kế hoạch = (Dư nợ đầu kỳ + Dư nợ kế hoạch cuối kỳ)/2.
- Tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ được giao quản lý bằng hoặc thấp hơn kế hoạch được 10 điểm. Nếu tỷ lệ nợ xấu tăng hoặc giảm 0,1 so với kế hoạch thì bị trừ (-) hoặc được cộng (+) 1 điểm.
- Hoàn thành chỉ tiêu thu lãi cho vay được tính 15 điểm. Trong đó: Chỉ tiêu khoán thu lãi = Dư nợ cuối tháng trước * Lãi suất cho vay cuối tháng trước (Không bao gồm các khoản cho vay đồng tài trợ). Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
- Hoàn thành chỉ tiêu thu nợ sau xử lý rủi ro, thu nợ đã bán cho VAMC được 10 điểm. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
- Hoàn thành chỉ tiêu khoán về thu phí dịch vụ được 10 điểm. Hoàn thành mức khoán đến đâu tính điểm đến đó.
2.3.1.6 Thang điểm xếp loại
Dựa trên bộ chỉ số và phương pháp đánh giá quy từng mức độ thực hiện theo thang điểm được áp dụng trên, người lao động tại Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang nói chung và người lao động tại bộ phận tín dụng nói riêng được đánh giá và xếp loại mức độ hoàn thành theo các mức độ dưới đây: