CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN TÍN DỤNG TẠI AGRIBANK CHI NHÁNH TỈNH TUYÊN
3.2. Giải pháp triển khai xây dựng hệ thống KPI cho công tác đánh giá người lao động tại bộ phận tín dụng của Agribank Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
3.2.2 Hoàn thiện điều kiện và giải pháp áp dụng hệ thống KPI cho công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho người lao động tại Bộ phận tín dụng của
3.2.2.1 Điều kiện để áp dụng thành công hệ thống KPI cho công tác đánh giá người lao động tại bộ phận tín dụng của Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
Để hoàn thiện thẻ điểm cân bằng (BSC) vào xây dựng áp dụng thành công hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất KPI cho công tác đánh giá người lao động thì cần đảm bảo và tiến hành thực hiện các giải pháp sau:
Đào tạo và hướng dẫn tới toàn thể người lao động về việc thực hiện hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất để đánh giá người lao động
Việc đào tạo, tập huấn kiến thức cho không chỉ Tổ giúp việc triển khai ứng dụng phương pháp đánh giá người lao động theo KPI mà cả lãnh đạo của các phòng chuyên môn nghiệp vụ, Giám đốc chi nhánh loại 2 nắm bắt và thấu hiểu phương pháp và tạo sự đồng thuận trong việc thực hiện trong toàn thể người lao động tại Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang nói chung và người lao động tại bộ phận tín dụng nói riêng.
Việc đào tạo và truyền thông khi sử dụng KPI nhằm mục đích tránh tình trạng người lao động có suy nghĩ không chính xác về mục đích của sử dụng KPI như là để xử phạt, giảm lương hay sa thải lao động. Làm tốt việc đào tạo và truyền thông sẽ tạo ra sự ủng hộ, đồng thuận khi triển khai, từ đó có được các ý kiến đóng góp tích cực, hiệu quả cho quá trình xây dựng hệ thống KPI tại Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
Quản lý KPI cho từng bộ phận bằng phần mềm ứng dụng
Thực tế khi ứng dụng phương pháp đánh giá người lao động theo hệ thống KPI cần nhiều thời gian và phải quản lý rất nhiều thông tin khác nhau trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn nghiệp vụ tại Agribank chi nhánh loại 1 và Agribank chi nhánh loại 2. Do đó, cần phải triển khai xây dựng thêm các phần mềm quản lý KPI trên toàn tỉnh và chia sẻ với mọi người thông qua trang website nội bộ.
Cơ sở dữ liệu này bao gồm các nội dung sau: Mô tả chỉ tiêu đo lường hiệu suất; giải thích cách thức tính toán các chỉ tiêu đo lường hiệu suất; phân loại các chỉ tiêu đo lường hiệu suất (kết quả cốt yếu, hiệu suất, hiệu suất cốt yếu); người chịu trách nhiệm thực hiện đo lường; hệ thống thu thập dữ liệu; những điều chỉnh cần thiết để có được thông tin cập nhật; Những chỉ tiêu của thẻ cân bằng điểm mà các chỉ tiêu
84
đo lường hiệu suất tác động đến; cách trình bày (loại đồ thị, biểu đồ, v.v…); chu kỳ đo lường đánh giá là bao nhiêu; các mối quan hệ nhân quả; mối liên hệ giữa chỉ tiêu và các yếu tố quyết định thành công; quyền hạn mà nhân viên cần có để tiến hành sửa chữa kịp thời.
Trả thù lao và khen thưởng gắn liền với kết quả đánh giá người lao động theo hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất
Mặc dù việc trả lương, thưởng không là điều kiện tiên quyết để áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất vào đánh giá người lao động nhưng đây lại là điều kiện cần để áp dụng thành công vào đánh giá người lao động. Việc đánh giá sẽ không có ý nghĩa nếu không gắn kết quả đánh giá với trách nhiệm và quyền lợi của các đơn vị cũng như cá nhân đảm nhận các chức danh trong đơn vị. Do vậy, cần điều chỉnh chính sách lương, thưởng và chính sách nhân sự khác gắn với kết quả đánh giá theo phương pháp này.
Duy trì và phát triển tổ giúp việc xây dựng và hoàn thiện để áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cho công tác đánh giá người lao động
Nhằm phát huy hiệu quả và lợi ích của công tác đánh giá người lao động dựa vào kết quả KPI thì việc duy trì tổ giúp việc hoàn thiện hệ thống KPI, cải tiến liên tục sao cho phù hợp với tình hình phát triển của đơn vị gắn với tình hình phát triển chung của Agribank là cần thiết.
Trao quyền cho đội ngũ người lao động “tuyến đầu”
Để có thể thành công trong việc tăng hiệu suất hoàn thành công việc thì phải trao quyền cho người lao động, nhất là đội ngũ nhân viên “tuyến đầu” là Trưởng các phòng chuyên môn nhiệm vụ tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh. Việc trao quyền cho đội ngũ nhân viên tuyến đầu thể hiện ở những điểm sau:
Hiệu quả hoạt động của hệ thống truyền đạt thông tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên, kể cả khả năng tiếp cận những thông tin chiến lược của tổ chức.
Việc trao quyền cho các Trưởng đơn vị để họ có những hành động kịp thời điều chỉnh những tình huống có ảnh hưởng xấu đến các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
Trao trách nhiệm cho các Trưởng các đơn vị để họ có thể xây dựng và lựa chọn các chỉ số đo lường hiệu suất của riêng bộ phận mình quản lý.
3.3.2.2 Các giải pháp để áp dụng thành công KPI tại bộ phận tín dụng của Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
Để nhanh chóng hoàn thiện và ứng dụng được KPI cho người lao động nói chung và người lao động tại bộ phận tín dụng nói riêng, tác giả xin đề xuất một số
85
giải pháp để áp dụng thành công KPI tại bộ phận tín dụng của Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang như sau:
Nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo trong việc thực hiện hệ thống KPI
Phòng tổng hợp phối hợp với Công đoàn cơ sở trong việc đào tạo, tuyên truyền cho người lao động hiệu rõ về KPI và đẩy mạnh hiệu quả việc áp dụng KPI trong đơn vị. Cụ thể một số công việc cần thực hiện như sau:
Xác định đối tượng đào tạo, truyền thông và lên kế hoạch và tổ chức đào tạo, truyền thông.
Xác định các hình thức đào tạo, truyền thông như thông qua đào tạo, truyền thông trực tiếp tại chỗ hay cầu truyền hình, xây dựng hệ thống câu hỏi để tổ chức thi tìm hiểu về BSC/KPI trên mạng…
Theo dõi, đánh giá tình hình xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất và việc đánh giá tình hình thực hiện công việc theo hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất của các đơn vị
Xây dựng phần mềm quản lý KPI
Cần giao cho phòng điện toán nghiên cứu và xây dựng phần mền quản lý KPI, cụ thể cần hệ thống hóa toàn bộ các chỉ tiêu đo lường hiệu suất trong công việc tại các đơn vị phòng tổ, chi nhánh trên một phần mềm hoặc chương trình quản lý.
Việc giám sát thực hiện KPI trên phần mềm quản lý giúp cho người quản lý nắm bắt thường xuyên kết quả đánh giá KPI của từng đơn vị phòng chuyên môn, chi nhánh loại 2 cũng như từng người lao động, để từ đó có các giải pháp phù hợp trong việc điều hành hoạt động kinh doanh dịch vụ Ngân hàng cho phù hợp. Bên cạnh đó, việc khai thác kết quả đánh giá người lao động theo KPI cũng được nhanh chóng, chính xác và là tiền đề góp phần vào việc thực hiện công tác nhân sự của chi nhánh.
Chi trả thù lao và khen thưởng gắn liền với kết quả đánh giá KPI của người lao động.
Tại Agribank quy định việc trả lương, và thù lao cho người lao động phải gắn với mức độ hoàn thành công việc của người lao động, do vậy việc xây dựng KPI phải phù hợp, tiên tiến và tạo động lực cho người lao động nhưng cũng cần phải đạt được các mức tiêu chiến lược trong hoạt động kinh doanh dịch vụ Ngân hàng, cho nên đối với việc xây dựng quy chế phân phối thù lao và phương pháp chi
86
trả thù lao cho người lao động không thể thực hiện qua loa, đại khái. Do vậy cần phải:
Rà soát, đánh giá và hoàn thiện hệ thống bản mô tả chức danh, công việc đối với toàn thể người lao động tại Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
Xây dựng KPI đánh giá giá trị công việc của các chức danh, và quy định về phân phối thù lao cho người lao động tại đơn vị.
Lấy ý kiến Ban chấp hành Công đoàn cơ sở về việc xây dựng quy chế quản lý và phân phối tiền lương và thù lao cho người lao động nhưng vẫn phải tuân thủ theo chỉ đạo định hướng về quy chế chi trả lương và
Triển khai trả lương theo quy định về phân phối tiền lương trong đó có dựa vào kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho người lao động theo KPI.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ giúp việc triển khai hoàn thiện và áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất
Tổ giúp việc triển khai hoàn thiện và áp dụng KPI là khởi đầu cho việc áp dụng thành công KPI vào công tác đánh giá hiệu quả công việc của người lao động, bản thân thành viên của tổ giúp việc này phải là trú trọng đến hiệu quả của công việc cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác triển khai KPI cho đơn vị. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ này thì cần tiến hành các công việc sau:
Định kỳ hàng tháng họp xem xét tình hình triển khai KPI và áp dụng đánh giá tại các đơn vị.
Đề ra các giải pháp hỗ trợ, thúc đẩy công tác này tại các đơn vị.
Đề xuất các giải pháp khen thưởng, kỷ luật đối với các bộ phận, cá nhân trong quá trình triển khai xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất.
Xây dựng giải pháp hạn chế tác động không tích cực khi triển khai thực hiện KPI đến người lao động tại bộ phận tín dụng
Việc triển khai thực hiện hệ thống đánh giá KPI luôn có xuất hiện những tác động không tích cực có thể xẩy ra. Và để hạn chế tối đa ảnh hưởng của của một số tác động không tích cực thì tác giả xin đề xuất các giải pháp tương ứng để xử lý như sau:
87
Tác động không tích cực (có thể xẩy ra) Giải pháp xử lý tác động 1. Tâm lý không đồng tình và tâm thế
không sẵn sàng thực hiện hệ thống đánh giá này.
Agribank chi nhánh tỉnh Tuyên Quang cần phải phổ biến cho toàn thể người lao động hiểu được mục đích và ý nghĩa, cũng như hiệu quả mà hệ thống đánh giá KPI đem lại khi tiến hành thực thi. Công đoàn nên tổ chức các hội thảo chuyên đề hoặc phát động các cuộc thi tìm hiểu về hệ thống đánh giá KPI.
2. Nhiều người không đồng tình với kết quả đánh giá của cấp trên vì cho rằng cấp trên đánh giá cảm tính.
Yêu cầu người lao động cung cấp minh chứng và tổ chức thảo luận dân chủ trong đơn vị để hạn chế sự đánh giá không công bằng, cảm tính.
3. Nhiều trường hợp KPI được đánh giá ở trên mức người lao động thực tế đạt được do người đánh giá ngại va chạm.
Hội đồng tư vấn cần phải rà soát lại kết quả đánh giá KPI của người lao động minh bạch, chính xác. Có đề xuất xử lý đối với những Trưởng phòng đánh giá chưa chính xác KPI của người lao động tại bộ phận mình quản lý
4. Tập thể có kết quả đánh giá KPI thấp nhưng lại có quá nhiều người lao động có kết quả đánh giá KPI cao, trong đó tập trung vào lãnh đạo các đơn vị.
Cấp trên trực tiếp xem xét việc tự đánh giá bản thân của lãnh đạo đơn vị.