CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSC THƯỜNG XUYÊN NSNN QUA
2.2.3. Thực trạng KSC thường xuyên NSNN tại KBNN ðăk R’lấp
Hình 2.2. Quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN ðắk R’lấp Chỳ thớch sơ ủồ:
Hướng ủi của hồ sơ, chứng từ kiểm soỏt chi Hướng ủi của chứng từ thanh toỏn
Cỏc nội dung KSC thường xuyờn NSNN qua KBNN ủược cụ thể húa qua Quy trình KSC thường xuyên NSNN. Tại KBNN ðắk R’lấp, quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc giao dịch một cửa, ủược ban hành tại Quyết ủịnh số 1116/Qð-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN. Có thể khái quát quy trình này như sau:
Bước 1: Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán cho cán bộ kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN, cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ, nhận hồ sơ chứng từ, viết phiếu, giao nhận hồ sơ chứng từ, hẹn ngày trả hồ sơ chứng từ. Sau ủú, toàn bộ quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ nội bộ trong hệ thống KBNN sẽ do cỏn bộ KSC ủảm nhiệm, ủến ngày hẹn trả hồ sơ, chứng từ, ủơn vị nhận hồ sơ, chứng từ thanh toỏn tại cỏn bộ KSC.
Bước 2: Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các
Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Giỏm ủốc
Trung tâm thanh toán Thanh toán viên
Thủ quỹ
7 5 5
3 1 2
6
ủiều kiện thanh toỏn chi trả ủối với từng nội dung chi, kế toỏn viờn trỡnh Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược ủy quyền) ký duyệt.
Bước 3: Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược ủy quyền) kiểm tra, nếu ủỏp ứng ủủ ủiều kiện sẽ ký duyệt và chuyển hồ sơ chứng từ cho cỏn bộ KSC ủể trỡnh Giỏm ủốc (hoặc người ủược ủy quyền) ký duyệt.
Bước 4: Giỏm ủốc (hoặc người ủược ủy quyền) xem xột nếu ủủ ủiều kiện thì ký duyệt.
Bước 5: Thực hiện thanh toỏn chuyển tiền cho ủơn vị thụ hưởng.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
a. Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ
Cán bộ KSC kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ, chứng từ, nếu cú sai sút thỡ cỏn bộ KSC hướng dẫn ủơn vị SDNS lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
* Theo quy trình giao dịch một cửa tại KBNN ðắk R’lấp, cán bộ KSC vừa tiếp nhận vừa xử lý hồ sơ, chứng từ, chưa tách bạch giữa cán bộ tiếp nhận hồ sơ và cỏn bộ xử lý hồ sơ KSC, ủiều này dễ phỏt sinh tỡnh trạng tiờu cực, nhũng nhiễu. Bờn cạnh ủú, cụng tỏc quản lý kiểm tra, giỏm sỏt hồ sơ, chứng từ trong công tác KSC thường xuyên tại KBNN ðắk R’lấp còn chưa chặt chẽ và gặp nhiều khó khăn trong việc giám sát, theo dõi hồ sơ, chứng từ do việc tiếp nhận, theo dõi xử lý hồ sơ, chứng từ tại KBNN ðắk R’lấp hiện vẫn thực hiện thủ công.
b. Tiến hành kiểm soát chi
(i) Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ.
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ.
ðối với hỡnh thức thanh toỏn theo dự toỏn, ủơn vị SDNS gửi ủến KBNN các tài liệu, chứng từ sau:
- Hồ sơ gửi lần ủầu: Dự toỏn năm ủược cấp cú thẩm quyền giao; danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, danh sách những người hưởng tiền cụng lao ủộng thường xuyờn theo hợp ủồng (gửi lần ủầu và gửi khi cú bổ sung, ủiều chỉnh); cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị ủịnh số 130/2005/Nð-CP gửi Quy chế chi tiờu nội bộ của ủơn vị; ủơn vị sự nghiệp cụng lập gửi Quyết ủịnh giao quyền tự chủ của cấp cú thẩm quyền, quy chế chi tiờu nội bộ của ủơn vị.
- Hồ sơ tạm ứng: Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách khi chưa cú ủủ ủiều kiện thanh toỏn trực tiếp hoặc tạm ứng theo tiến ủộ thực hiện hợp ủồng.
ðối với cỏc ủề nghị tạm ứng bằng tiền mặt (chi hành chớnh; chi mua hàng húa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trường hợp ủược thanh toỏn bằng tiền mặt...), hồ sơ tạm ứng là giấy rỳt dự toỏn (tạm ứng), trong ủú ghi rừ nội dung tạm ứng ủể KBNN cú căn cứ kiểm soỏt và theo dừi khi thanh toỏn tạm ứng.
ðối với cỏc ủề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản, trong trường hợp chi mua hàng húa, dịch vụ, ủơn vị SDNS gửi KBNN cỏc chứng từ bao gồm giấy rỳt dự toỏn (tạm ứng) ghi rừ nội dung tạm ứng, bảng kờ nội dung tạm ứng ủối với cỏc khoản chi nhỏ lẻ khụng cú hợp ủồng, hợp ủồng mua bỏn hàng húa, dịch vụ ủối với cỏc trường hợp khoản chi cú hợp ủồng. Trong trường hợp chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ, tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, ủơn vị SDNS gửi KBNN cỏc chứng từ gồm giấy rỳt dự toỏn (tạm ứng), quyết ủịnh phờ duyệt kết quả ủấu thầu, quyết ủịnh chỉ ủịnh thầu, quyết ủịnh phờ duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp cú thẩm quyền, hợp ủồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng: Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ
khoản tạm ứng sang thanh toỏn chi khoản chi ủó ủủ ủiều kiện chi thanh toỏn.
Khi thanh toỏn tạm ứng, ủơn vị SDNS gửi KBNN giấy ủề nghị thanh toỏn tạm ứng. Tựy theo từng nội dung chi mà cỏc ủơn vị gửi kốm theo cỏc tài liệu, chứng từ sau:
+ Trường hợp thanh toán tạm ứng chi tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toỏn ủó ủược Thủ trưởng ủơn vị ký duyệt, ủối với cỏc khoản chi cú giỏ trị nhỏ khụng vượt quỏ 5 triệu ủồng ủối với một khoản chi. Trường hợp thanh toỏn tạm ứng ủối với cỏc khoản chi tiền mặt cũn lại, ủơn vị SDNS gửi KBNN cỏc tài liệu, chứng từ thanh toán tương tự như thanh toán tạm ứng khoản chi chuyển khoản.
+ Trường hợp thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: ðơn vị SDNS gửi cỏc tài liệu, chứng từ kốm theo ủối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toỏn trực tiếp, bảng kờ chứng từ thanh toỏn (ủối với cỏc khoản chi ủược quy ủịnh sử dụng bảng kờ).
- Hồ sơ thanh toán trực tiếp: Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngõn sỏch khi cỏc khoản chi cú ủầy ủủ ủiều kiện chi NSNN theo quy ủịnh.
Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm giấy rút dự toán (thanh toán), các hồ sơ, tài liệu theo quy ủịnh ủối với từng khoản chi. Tựy theo từng nội dung chi, cỏn bộ KSC phải kiểm soỏt cỏc hồ sơ, tài liệu theo quy ủịnh ủối với từng khoản chi, cụ thể như sau:
+ Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
Nội dung chi thanh toán cho cá nhân gồm: tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng, học sinh, sinh viờn, tiền lương, phỳc lợi tập thể... ủược phản ỏnh từ mục 6000 ủến 6400 theo mục lục ngõn sỏch hiện hành.
• Kiểm soỏt chi cỏc khoản chi lương và phụ cấp lương: ðầu năm, ủơn vị SDNS gửi KBNN ðắk R’lấp dự toỏn chi thường xuyờn NSNN năm ủược duyệt trong ủú cú khoản chi về lương và phụ cấp lương, bảng ủăng ký biờn
chế quỹ lương ủược cơ quan cú thẩm quyền phờ duyệt. Trong năm, khi cú sự thay ủổi về biờn chế, quỹ lương, ủơn vị SDNS phải bổ sung ủăng ký ủiều chỉnh ủó ủược cơ quan cú thẩm quyền phờ duyệt. Hàng thỏng, khi nhận giấy rút dự toán NSNN kèm danh sách chi trả lương, phụ cấp lương và bảng tăng, giảm biờn chế, quỹ lương (nếu cú) do ủơn vị sử dụng NSNN gửi ủến, KBNN ðắk R’lấp ủối chiếu danh sỏch chi trả lương, phụ cấp lương với bản ủăng ký biờn chế quỹ lương năm hoặc bảng ủăng ký ủiều chỉnh, kiểm tra tớnh hợp pháp hợp lệ của giấy rút dự toán, kiểm tra số dư dự toán, tồn quỹ ngân sách...
• Kiểm soỏt chi học bổng, sinh hoạt phớ ủối với học sinh, sinh viờn: Cỏc khoản chi học bổng, sinh hoạt phớ ủối với học sinh, sinh viờn bao gồm chi về học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách, phần thưởng khuyến khớch học tập, sinh hoạt phớ cỏn bộ ủi học... Vào ủầu năm ngõn sỏch, cỏc trường cú học sinh, sinh viờn hưởng học bổng, sinh hoạt phớ phải gửi ủến KBNN dự toỏn chi thường xuyờn NSNN năm ủược cấp cú thẩm quyền giao trong ủú cú khoản chi về học bổng, sinh hoạt phớ, danh sỏch những người hưởng học bổng, sinh hoạt phớ gửi lần ủầu và gửi khi cú bổ sung ủiều chỉnh.
Hàng tháng, khi tiếp nhận giấy rút dự toán NSNN kèm bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí (nếu có), cán bộ KSC xử lý như kiểm soát chi lương và phụ cấp lương.
• Kiểm soát thanh toán khác cho cá nhân; các khoản thanh toán cho cá nhõn thuờ ngoài: Căn cứ vào dự toỏn NSNN ủược cấp cú thẩm quyền giao, nội dung thanh toỏn theo hợp ủồng kinh tế, hợp ủồng lao ủộng, thanh lý hợp ủồng (nếu cú), giấy rỳt dự toỏn NSNN của ủơn vị, KBNN ðắk R’lấp thực hiện thanh toỏn trực tiếp cho người ủược hưởng hoặc cấp qua ủơn vị ủể thanh toỏn cho người ủược hưởng.
* Trong công tác kiểm soát chi các khoản chi lương và phụ cấp lương, mặc dự cỏc ủơn vị sử dụng NSNN ủó thực hiện khỏ ủầy ủủ về chế ủộ tiền
lương cho cỏn bộ, viờn chức, người lao ủộng, nhưng nhiều ủơn vị cũn chậm khi tớnh lương mới sau cỏc ủợt ủiều chỉnh tiền lương theo quy ủịnh của nhà nước và khi cú sự thay ủổi về nhõn sự, dẫn ủến việc phải truy lĩnh qua nhiều thỏng lương. Bờn cạnh ủú, bảng tăng, giảm biờn chế quỹ lương cũng chưa ủược một số ủơn vị gửi kịp thời ủến KBNN ðắk R’lấp khi cú sự ủiều chỉnh.
ðối với cỏc khoản làm ủờm, làm thờm giờ hiện chưa cú quy ủịnh cụ thể về việc phải thể hiện ủược lũy kế số giờ làm thờm khi mang bảng thanh toỏn thờm giờ kốm hồ sơ, chứng từ liờn quan ủể thanh toỏn tại KBNN. Do vậy, KBNN ðắk R’lấp chưa cú căn cứ ủể kiểm soỏt khụng thanh toỏn cho số giờ vượt quá quỹ 200 giờ làm thêm một năm của mỗi cán bộ, công chức.
+ Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Cỏc khoản chi nghiệp vụ chuyờn mụn là những khoản chi ủảm bảo cho hoạt ủộng của toàn bộ bộ mỏy hoạt ủộng của cỏc ủơn vị, ủược quy ủịnh trong dự toỏn chi thường xuyờn quy ủịnh từ mục 6500 ủến 7000 của MLNS hiện hành. Hồ sơ, chứng từ của từng lĩnh vực thuộc khoản chi nghiệp vụ chuyên môn như sau:
• Chi thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin, tuyên truyền liên lạc:
Bảng kê chứng từ thanh toán.
• Chi mua vật tư văn phũng: Bảng kờ chứng từ thanh toỏn ủối với những khoản chi khụng cú hợp ủồng; hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn ủối với những khoản chi cú hợp ủồng. Trường hợp ủơn vị SDNS thực hiện việc khoỏn phương tiện theo chế ủộ, khoỏn văn phũng phẩm, khoỏn ủiện thoại thỡ phải cú văn bản quy ủịnh về mức chi, danh sỏch những người hưởng chế ủộ khoỏn gửi một lần vào ủầu năm và gửi khi cú phỏt sinh thay ủổi.
• Công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí.
• Chi hội nghị: Bảng kờ chứng từ thanh toỏn chi phớ hội nghị, ủối với những khoản chi khụng cú hợp ủồng; hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn
ủối với những khoản chi cú hợp ủồng.
• Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán chi phí thuê mướn ủối với những khoản chi khụng cú hợp ủồng; hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn ủối với những khoản chi cú hợp ủồng.
• Chi nghiệp vụ chuyên môn khác như chi mua sách báo tài liệu, ấn phẩm, mua sắm vật tư thiết bị dùng cho công tác chuyên môn (không phải tài sản cố ủịnh) và cỏc khoản chi cú tớnh chất ủặc thự khỏc: Bảng kờ chứng từ thanh toỏn ủối với những khoản chi cú hợp ủồng hoặc quyết ủịnh phờ duyệt kết quả ủấu thầu, quyết ủịnh chỉ ủịnh thầu, quyết ủịnh phờ duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp cú thẩm quyền theo quy ủịnh. Cỏn bộ KSC kiểm soỏt ủối chiếu số tiền trờn Giấy rỳt dự toỏn với bảng kờ chứng từ thanh toỏn mẫu số 01 ủược ban hành kốm theo Thụng tư số 161/2012/TT-BTC.
• Các khoản chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, bao gồm các khoản chi ủể mua hàng húa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyờn dụng khụng phải là tài sản cố ủịnh, chi mua ấn chỉ dựng cho cụng tỏc chuyờn mụn, ủồng phục, trang phục, bảo hộ lao ủộng, sỏch, chế ủộ dựng cho cụng tỏc chuyờn mụn và cỏc khoản chi phớ khỏc phục vụ hoạt ủộng chuyờn mụn của từng ngành ủược thực hiện kiểm soỏt như nhúm mục chi mua sắm, sửa chữa. Khi thanh toỏn, cỏc ủơn vị phải cú ủầy ủủ húa ủơn chứng từ hợp phỏp, hợp lệ. Khi cú nhu cầu chi nếu khoản chi dưới 20 triệu ủồng, ủơn vị tự mua. ðối với khoản chi từ 20 triệu ủến dưới 100 triệu ủồng, ủơn vị phải làm thủ tục chỉ ủịnh thầu theo hỡnh thức chào hàng cạnh tranh hạn chế. Từ 100 triệu ủến dưới 2 tỷ ủồng, ủơn vị phải thực hiện chào hàng cạnh tranh, trờn 2 tỷ ủồng tổ chức ủấu thầu. Sau khi hoàn thành cỏc thủ tục chọn thầu, ủơn vị ký hợp ủồng, thực hiện mua sắm và chuyển hồ sơ ủến KBNN nơi giao dịch ủể thanh toỏn. Căn cứ vào hồ sơ hợp pháp, hợp lệ, KBNN ðắk R’lấp kiểm tra kiểm soát và thanh toỏn cho ủơn vị.
* Trong quỏ trỡnh KSC vẫn cũn nhiều khoản chi xỏc ủịnh ranh giới chuyên môn nghiệp vụ và mục chi khác chưa rõ ràng, vẫn xảy ra trường hợp hồ sơ chứng từ chưa ủược ủảm bảo theo chế ủộ, dẫn ủến khú khăn trong khõu kiểm soỏt của KBNN ðắk R’lấp. Việc chọn thầu ủụi lỳc cũn thể hiện tớnh hỡnh thức, khụng minh bạch và thực chất, giỏ ủược chọn chưa phản ỏnh ủỳng giỏ thị trường, do ủú cũn tồn tại tỡnh trạng lóng phớ NSNN.
+ Kiểm soỏt chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố ủịnh: Mua sắm, sửa chữa tài sản là công tác thường xuyên, liên tục nhằm trang bị máy móc, phương tiện làm việc tốt nhất phục vụ hoạt ủộng của ủơn vị.
Cỏc hồ sơ chứng từ liờn quan do ủơn vị sử dụng NSNN gửi ủến bao gồm: Bảng kờ chứng từ thanh toỏn (ủối với những khoản chi khụng cú hợp ủồng); hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn (ủối với những khoản chi cú hợp ủồng). Trường hợp mua sắm chi thường xuyờn hoặc gúi thầu mua sắm chi thường xuyờn cú giỏ trị dưới 20 triệu ủồng, ủơn vị lập và gửi KBNN bảng kờ chứng từ thanh toỏn (khụng phải gửi hợp ủồng, húa ủơn chứng từ liờn quan ủến khoản mua sắm cho KBNN).
ðối với các khoản chi sửa chữa, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ (trừ cỏc khoản chi dịch vụ cụng cộng như ủiện, nước, ủiện thoại, vệ sinh mụi trường...) cú giỏ trị từ 20 triệu ủồng ủến dưới 100 triệu ủồng, chứng từ kốm theo là hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn, quyết ủịnh chỉ ủịnh thầu ủược thủ trưởng ủơn vị phờ duyệt.
ðối với các khoản chi sửa chữa, mua sắm tài sản, hàng háo, dịch vụ (trừ cỏc khoản chi dịch vụ cụng cộng) cú giỏ trị từ 100 triệu ủồng trở lờn, chứng từ kốm theo là hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn, quyết ủịnh phờ duyệt kết quả ủấu thầu của cấp cú thẩm quyền (trừ những trường hợp khỏc theo quy ủịnh).
* Nhìn chung, công tác kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa qua
KBNN ðắk R’lấp ủược thực hiện khỏ chặt chẽ. Cụng tỏc triển khai cỏc văn bản mới về KSC thường xuyờn NSNN ủược thực hiện thường xuyờn và kịp thời, ủồng thời cỏn bộ KSC tớch cực hướng dẫn ủến cỏc ủơn vị sử dụng NSNN cỏc quy ủịnh của Nhà nước trong KSC thường xuyờn NSNN, gúp phần giỳp cỏc ủơn vị chủ ủộng hơn trong việc lập hồ sơ, chứng từ, qua ủú nâng cao hiệu quả KSC thường xuyên NSNN qua KBNN ðắk R’lấp.
+ Kiểm soát chi thường xuyên các khoản khác
Nhúm mục chi khỏc trong dự toỏn ủược giao của ủơn vị sử dụng NSNN bao gồm các mục chi thường xuyên còn lại, không thuộc các nhóm mục thanh toán cá nhân, nghiệp vụ chuyên môn và mua sắm, sửa chữa. ðối với những khoản chi thuộc nhúm mục này, hồ sơ chứng từ bao gồm hợp ủồng hoặc bảng kờ chứng từ thanh toỏn ủối với cỏc khoản chi khụng cú hợp ủồng, thanh lý hợp ủồng, húa ủơn ủối với những khoản chi cú hợp ủồng.
Sau khi cỏn bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ của ủơn vị sử dụng NSNN, nếu chưa ủủ ủiều kiện thanh toỏn do hồ sơ chưa ủầy ủủ, sai cỏc yếu tố trờn chứng từ thỡ trả lại hồ sơ và hướng dẫn ủơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy ủịnh. Cỏc yếu tố trờn giấy rỳt dự toỏn phải ủược ghi ủầy ủủ, rừ ràng, khụng tẩy xóa.
(ii) Kiểm tra các yếu tố hạch toán
Tựy theo từng nội dung chi thỡ ủơn vị phải hạch toỏn ủỳng mó chương, mó ngành kinh tế, mó nội dung kinh tế theo ủỳng quy ủịnh tại Quyết ủịnh số 33/2008/Qð-BTC ngày 02/6/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước. Cán bộ KSC tại KBNN ðắk R’lấp sẽ kiểm tra, ủối chiếu việc hạch toỏn của ủơn vị SDNS theo danh mục mó số Chương ủược liệt kờ tại phụ lục số 01, danh mục mó số ngành kinh tế ủược liệt kờ tại phụ lục số 02 và danh mục mó số nội dung kinh tế ủược liệt kờ tại phụ lục số 03 ban hành kốm theo Quyết ủịnh trờn.