2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH THÔNG TIN DI ĐỘNG PHÚ THỌ
2.1.3. Bộ máy quản lý của Chi nhánh
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy chi nhánh thông tin di động Phú Thọ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận quản lý như sau:
Giám đốc chi nhánh
- Là người đứng đầu chi nhánh, điều hành mọi hoat động, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của chi nhánh.
- Thay mặt Trung tâm ký kết các hợp đồng trên địa bàn tỉnh.
Tổ kế hoạch & bán hàng
- Xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của chi nhánh.
GĐ chi nhánh
Tổ KD số 8
Vùng I Vùng II
Tổ KD số 2 Tổ
KD số 5 Tổ
KD số 1
Tổ KD số 3
Tổ KD số 6 Tổ
KD số 4 Tổ
KD số 7 Tổ Kinh doanh
( 02 Vùng) Tổ
CSKH &
thanh toán cước phí
Tổ Kế hoạch &
bán hàng
Tổ Kế toán - Tổng hợp
Tổ Kỹ thuật - ứng cứu thông tin
- Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng phương án hỗ trợ và giám sát triển khai các chính sách bán hàng, chương trình khuyến mại của Trung tâm.
- Quản lý, phát triển và hỗ trợ hệ thống kênh phân phối trên địa bàn tỉnh.
- Quản lý, quy hoạch, duy trì hệ thống hình ảnh, nhận diện thương hiệu Mobifone trên địa bàn tỉnh.
- Xây dựng kế hoạch huấn luyện, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên làm công tác bán hàng, marketing.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất kết quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh theo quy định
- Tổng hợp, phân tích thông tin thị trường, khuyến mại và các đối thủ cạnh tranh tại địa bàn.
Tổ kế toán - tổng hợp - Bộ phận kế toán:
+ Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng/quý/năm lập dự toán chi phí cho sản xuất kinh doanh đề xuất Giám đốc chi nhánh trình Trung tâm phê duyệt.
+ Thực hiện tổng hợp hóa đơn chứng từ hàng tháng của các trạm BTS trên địa bàn cũng như các chứng từ trong sản xuất kinh doanh. Đảm bảo thủ tục và thanh toán kịp thời cho các bộ phận, đối tác thuê ngoài và các tổ kinh doanh.
+ Theo dõi tình hình tài chính của chi nhánh và tham mưu cho giám đốc về những biện pháp nâng cao hiệu quả các nguồn chi phí.
- Bộ phận tổng hợp:
+ Chịu trách nhiệm về các vấn đề hành chính, nhân sự, tuyển dụng..
+ Chấm công, chấm điểm hàng tháng cho cán bộ, nhân viên. Chế độ tiền lương, bảo hiểm, trợ cấp...
+ Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy lao động, công tác an toàn vệ sinh tại các đơn vị của chi nhánh.
+ Theo dõi, thu thập, lưu trữ hồ sơ, văn bản liên quan đến sản xuất kinh doanh của chi nhánh.
Tổ chăm sóc khách hàng và thanh toán cước phí
- Bộ phận chăm sóc khách hàng:
+ Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại trên toàn tỉnh.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ, cung cấp thông tin liên quan đến chăm sóc khách hàng và xử lý phản ánh cho giao dịch viên các trung tâm giao dịch và đại lý.
+ Thực hiện báo cáo định kỳ và phát sinh về công tác chăm sóc khách hàng gửi Trung tâm.
+ Thực hiện công tác kiểm tra chất lượng thuê bao trả trước và trả sau của các tổ kinh doanh.
+ Thực hiện gọi ra chăm sóc khách hàng, thông báo về các chương trình khuyến mại và cảm ơn khách hàng có quà sinh nhật.
- Bộ phận Thanh toán cước phí:
+ Tiếp nhận kế hoạch giao cước hàng tháng và triển khai thu cước đối với các đại lý và tổ kinh doanh.
+ Phân chia danh sách, nhập địa bàn thu cước.
+ Hỗ trợ đại lý trong công tác: Xác nhận và thanh toán hoa hồng cho đại lý.
+ Cung cấp thông tin, cập nhật văn bản, chế độ chính sách thanh toán cước phí tới các Trung tâm giao dịch và đại lý, pháp nhân thu cước.
+ Quản lý công tác cước cao báo đỏ, cước hạn mức.
+ Quản lý công tác xác minh thuê bao hòa mạng mới, nhắn tin và chặn cắt các thuê bao phát triển sai quy định.
+ Quản lý, kiểm tra, cấp phát hóa đơn cho các cửa hàng, trung tâm giao dịch và đại lý thu cước. Triển khai các chương trình thu cước, tổng hợp và báo cáo công tác thanh toán cước phí tại chi nhánh theo từng thời kỳ.
Tổ kinh doanh
- Bộ phận giao dịch viên tại trung tâm giao dịch
+ Thực hiện công tác đấu nối thuê bao trả trước, trả sau, đăng ký, thay đổi thông tin và thực hiện các yêu cầu khác của khách hàng.
+ Chăm sóc khách hàng và giải quyết các khiếu nại trực tiếp tại địa bàn tổ kinh doanh.
+ Phối hợp với đại lý trong công tác thu cước, xác minh thuê bao.
+ Đảm bảo việc hoàn thiện, lưu trữ các hồ sơ thuê bao, công văn, giấy tờ khác tại tổ kinh doanh.
- Bộ phận thị trường
+ Cung cấp hàng hóa trực tiếp ra thị trường, hệ thống phân phối và thu tiền hàng.
+ Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch và phối hợp với tổ kinh doanh để phân tích và có các đề xuất đẩy mạnh tiến độ;
+ Đề xuất các phương án nhằm phát triển thuê bao mới;
+ Tổ chức, duy trì hệ thống điểm bán lẻ, đại lý trên địa bàn phụ trách. Theo dõi tình hình hoạt động của hệ thống điểm bán, đại lý chuyên; phát triển và hỗ trợ hệ thống điểm bán lẻ và hệ thống đại lý truyền thống;
+ Triển khai và bám sát các chương trình khuyến mãi thi đua bán hàng dành cho điểm bán, đại lý và khách hàng sử dụng mạng MobiFone tại địa bàn phụ trách;
+ Hỗ trợ đại lý và điểm bán trong công tác bán hàng, chăm sóc khách hàng, thu cước và giải quyết khiếu nại của khách hàng;
+ Hướng dẫn, hỗ trợ, giám sát đại lý và các điểm bán thực hiện các thủ tục nghiệp vụ, qui định của Công ty thông tin di động, Trung tâm. Hỗ trợ, đôn đốc hoàn thiện các thủ tục thanh toán hoa hồng cho đại lý theo qui định hiện hành.
+ Khảo sát các địa bàn và đại lý để có hướng phát triển đại lý mới, trang bị cơ sở vật chất cho đại lý; kiểm soát tình hình trang bị đại lý, điểm bán lẻ để có hướng đề xuất;
+ Thu thập thông tin thị trường, đối thủ. Nghiên cứu và tìm hiểu các điểm mạnh, yếu; các chương trình khuyến mãi, khuyến khích bán hàng của các đối thủ trên địa bàn để đề xuất biện pháp xử lý nhằm phát triển, mở rộng thị trường.
+ Nghiên cứu các biện pháp để hoàn thành các chỉ tiêu được giao.
+ Báo cáo định kỳ, lộ trình làm việc, báo cáo tuần, tháng, báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của kênh phân phối, tình hình thị trường; thực hiện các báo cáo nghiệp vụ theo sự phân công của phụ trách.
Tổ Kỹ thuật - ứng cứu thông tin
- Đảm bảo về mặt hoạt động của toàn bộ số lượng trạm BTS trên địa bàn tỉnh.
- Đảm bảo về chất lượng sóng, độ phủ trên toàn bộ địa bàn
- Nghiên cứu đề xuất lắp thêm các trạm BTS mới, hoặc dịch chuyển các vị trí đảm bảo phục vụ tốt khách hàng sử dụng tại địa bàn.
- Khi xảy ra sự cố như mất điện, hỏng hóc thiết bị... đảm bảo xử lý kịp thời, không để xảy ra tình trạng mất sóng.