3.2. Một số giải pháp nhằm đẩy nhanh công tác quyết toán các dự án đã hoàn thành
3.2.1. Đẩy nhanh công tác lập hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành
- Chủ đầu tư phải chủ động thực hiện rà soát, phân loại các DAHT còn tồn
hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành. Cụ thể một số trường hợp giải quyết như sau:
+ Trường hợp thiếu hồ sơ do bị thất lạc thì chủ đầu tư chủ động liên hệ với cơ quan chuyên môn liên quan như: Sở Kế hoạch và đầu tư, Kho bạc nhà nước, Sở Xây dựng, Văn phòng UBND để đề nghị giúp đỡ cho sao lục lại những tài liệu hồ sơ dự án để có hồ sơ lập quyết toán DAHT. Đồng thời báo cáo giải trình rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm tập thể cá nhân liên quan và đề xuất biện pháp xử lý cụ thể riêng cho từng trường hợp báo cáo cấp có thẩm quyền (cấp quyết định đầu tư) xem xét quyết định;
+ Trường hợp DAHT thiếu hồ sơ do không thực hiện đầy đủ thủ tục đầu tư XDCB, chủ đầu tư lập hồ sơ báo cáo người quyết định đầu tư cho phép quyết toán theo thực tế trên cơ sở hồ sơ hoàn công và phải chịu trách nhiệm về việc không thực hiện đúng thủ tục theo quy định; trường hợp do không giải phóng được mặt bằng hoặc dự án bị chồng lấn mà chưa quyết toán thì phải báo cáo cụ thể với cấp có thẩm quyền để xử lý đối với từng trường hợp;
+ Chủ đầu tư, ban QLDA chủ động yêu cầu nhà thầu phối hợp với chủ đầu tư lập hồ sơ quyết toán A - B, trường hợp nhà thầu không phối hợp thì gửi công văn yêu cầu có thời hạn cụ thể (hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng), quá hạn nhà thầu không thực hiện thì báo cáo biện pháp xử lý với cấp có thẩm quyền; đồng thời cho phép quyết toán theo báo cáo của chủ đầu tư.
+ Trường hợp chủ đầu tư, ban quản lý dự án có thay đổi cơ cấu tổ chức thì tổ chức, cá nhân tiếp nhận hoặc kế thừa công việc hiện nay phải chịu trách nhiệm thực hiện công tác quyết toán DAHT theo qui định.
- Đối các nhà thầu:
+ Phối hợp với Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án lập và hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuộc phạm vi trách nhiệm thực hiện của nhà thầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với số liệu và tính pháp lý đối với các tài liệu hồ sơ có liên quan đã cung cấp cho chủ đầu tư lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo quy định.
- Thời hạn thực hiện đối với chủ đầu tư ở tất cả các cấp và nhà thầu:
+ Rà soát, phân loại, tổng hợp, xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân liên quan trước ngày 31/10/2016.
+ Hoàn thiện các thủ tục còn thiếu thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của chủ đầu tư, nhà thầu, lập hồ sơ quyết toán xong trước ngày 25/11/2016.
+ Đề xuất các biện pháp giải quyết đối với từng trường hợp vướng mắc vượt quá thẩm quyền xong trước ngày 31/12/2016.
+ Hoàn thiện lập hồ sơ quyết toán, đối với những trường hợp nhà thầu không phối hợp theo qui định tại Điểm 2 Mục I Thông báo số 557/TB-BTC ngày 19/8/2014 của Bộ Tài chính (theo đó, cho phép quyết toán theo báo cáo của chủ đầu tư ) xong trước ngày 31/12/2016.
+ Lập xong hồ sơ quyết toán các DAHT tồn đọng gửi cơ quan thẩm tra phê duyệt xong trước ngày 30/3/2016.
b. Đối với các DAHT mới đưa vào sử dụng
Chủ đầu tư phải chủ động yêu cầu nhà thầu phối hợp thực hiện lập hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành nộp đến cơ quan thẩm tra quyết toán theo quy định tại Thông tư số 19/2011/TT-BTC ngày 14/02/2011 của Bộ Tài chính quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước và Thông tư 28/2012/TT-BTC ngày 14/02/2012 của Bộ Tài chính quy định về quản lý vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách xã, phường, thị trấn.
3.2.2 . Hoàn thiện công tác thẩm tra quyết toán
3.2.2.1 Hoàn thiện Quy trình giao nhận – thẩm tra – phê duyệt quyết toán Thực tế cho thấy quy trình giao nhận – thẩm tra – phê duyệt quyết toán còn nhiều bất cập, chủ đầu tư phải đi lại nhiều lần, nhiều bộ phận, bổ sung tài liệu nhiều lần, tại cơ quan thẩm tra, quy trình thẩm tra trùng lặp, gây lãng phí thời gian và nguồn nhân lực cho công tác thẩm tra, giải pháp cho vấn đề này có thể thực hiện như sau:
a) Tiếp nhận hồ sơ:
Chủ Đầu tư:
- Giao nộp hồ sơ quyết toán - Bổ sung các tài liệu còn thiếu -Nhận phiếu hẹn trả kết quả
Hồ sơ Quyết toán
Bộ phận Một cửa liên thông, Ban Xúc tiến và Hỗ trợ đầu tư -IPA:
- Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ chủ đầu tư giao nộp với danh mục hồ sơ theo qui định.
- Lập phiếu giao nhận, hẹn lịch trả kết quả
Hồ sơ Quyết toán Bộ phận chuyên
môn thực hiện thẩm tra quyết toán
Hình 3.1: Quy trình giao nộp hồ sơ quyết toán.
Quy trình tiếp nhận hồ sơ được thực hiện tại bộ phận một cửa liên thông, Ban xúc tiến và hỗ trợ đầu tư –IPA Vĩnh Phúc, Chủ đầu tư và cán bộ kiêm nhiệm tại Ban xúc tiến (IPA) thực hiện kiểm tra hồ sơ theo danh mục đã được quy định,
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, Cán bộ kiêm nhiệm tại Ban IPA hướng dẫn CĐT hoàn thiện hồ sơ, hẹn ngày làm việc lại.
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện theo qui định, hai bên lập phiếu giao nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
Sau khi thực hiện thủ tục giao nhận hồ sơ quyết toán, Hồ sơ quyết toán được chuyển trực tiếp tới phòng chuyên môn trực tiếp thẩm tra quyết toán, bộ phận một cửa tại cơ quan thẩm tra quyết toán không thực hiện cập nhật thông tin trên hồ sơ, công việc này có thể thực hiện tại bước phát hành tờ trình, thông tin về dự án công trình quyết toán có thể được báo cáo từ phòng chuyên môn hoặc bộ phận IPA.
b) Thực hiện thẩm tra:
* Lãnh đạo bộ phận chuyên môn( trưởng, phó phòng) có trách nhiệm:
- Sau khi hồ sơ quyết toán được chuyển từ bộ phận một cửa tại cơ quan thẩm tra, lãnh đạo phòng tổ chức phân công nhiệm vụ cho các cán bộ thẩm tra, (cán bộ thẩm tra khối lượng và đơn giá) mà không phân chia thẩm tra đơn giá và thẩm tra khối lượng cho hai cán bộ khác nhau, trường hợp hồ sơ phức tạp, hồ sơ có tính chất đặc thù, lãnh đạo phòng có thể báo cáo lãnh đạo sở để thành lập tổ thẩm tra quyết toán, trường hợp đặc biệt, Lãnh đạo sở báo cáo lên cấp có thẩm quyền thành lập tổ công tác liên nghành về thẩm tra quyết toán.
- Kiểm soát qui trình, tổng hợp báo cáo, trình ký các tài liệu liên quan: Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán, công văn mời làm việc, Công văn bổ sung tài liệu,
- Tham gia giải quyết các nội dung khác.
* Cán bộ thẩm tra (đơn giá và khối lượng) có trách nhiệm:
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý, Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục về đầu tư XDCB.
- Kiểm tra đối chiếu đơn giá Hợp đồng, đơn giá phát sinh, đơn giá điều chỉnh bổ sung, và đơn giá quyết toán.
- Kiểm tra đối chiếu khối lượng Hợp đồng, khối lượng phát sinh, khối lượng điều chỉnh bổ sung, khối lượng nghiệm thu và khối lượng quyết toán.
- Kiểm tra các nội dung khác tùy theo từng trường hợp cụ thể: Kết luận thanh tra, biên bản kiểm tra, Kết luận kiểm toán,
- Tổng hợp, lập dự thảo biên bản làm việc kiêm báo cáo kết quả thẩm tra, tờ trình phê duyệt quyết toán.
- Các nhiệm vụ được giao khác: thẩm tra chi phí BTGPMB , chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác…
* Chủ đầu tư có trách nhiệm:
- Bổ sung, xuất trình tài liệu theo yêu cầu của cơ quan thẩm tra.
- Phối hợp với các nhà thầu thực hiện dự án giải trình số liệu quyết toán.
- Phối hợp làm việc với cơ quan thẩm tra, ký biên bản làm việc kiêm báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành.
- Phối hợp với Chủ đầu tư bổ sung, xuất trình tài liệu theo yêu cầu của cơ quan thẩm tra.
- Phối hợp với Chủ đầu tư giải trình số liệu quyết toán.
Trưởng phòng:
- Giao việc cho cán bộ thẩm tra
- Kiểm soát quy trình - Tổng hợp báo cáo - Trình ký các tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán, công văn bổ sung tài liệu, công văn mời họp.
- các công việc khác
Chủ đầu tư - Bổ sung tài liệu theo yêu cầu của cơ quan thẩm tra
- Phối hợp làm việc, ký biên bản thống nhất kết quả thẩm tra.
- Phối hợp với các nhà thầu thực hiện dự án, giải trình số liệu trong quá trình thẩm tra
Hồ sơ Quyết toán
Hình 3.2: Quy trình thẩm tra quyết toán.
Cán bộ thẩm tra (bao gồm cả đơn giá
và khối lượng):
- Kiểm tra, đối chiếu khối lượng và đơn giá Hợp đồng, phát sinh, Nghiệm thu,
- Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục về đầu tư XDCB.
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý
- Dự thảo biên bản làm việc, tờ trình phê duyệt quyết toán
- Các nội dung được giao khác tùy theo từng trường hợp cụ thể
Biên bản thống nhất kết quả thẩm
tra Các đơn vị tham gia
thực hiện dự án:
- Phối hợp với CĐT Bổ sung tài liệu theo yêu cầu của cơ quan thẩm tra
- Phối hợp với CĐT giải trình số liệu trong quá trình thẩm tra
c) Phê duyệt quyết toán
Trưởng phòng:
- Trình ký các tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán,
- Chuyển Biên bản làm việc kiêm báo cáo KQ thẩm tra và tờ trình đến bộ phận Văn phòng
Chủ đầu tư - Nhận kết quả thẩm tra quyết toán
- Thanh toán lệ phí thẩm tra quyết toán
Hình 3.2:Quy trình phê duyệt quyết toán và trả kết quả tại bộ phận một cửa.
Lãnh Đạo
Văn phòng:
- Phát hành tờ trình phê duyệt quyết toán.
- Nhập liệu vào hệ thống
- Chuyển hồ sơ tới UBND tỉnh, huyện, Ban xúc tiến và hỗ trợ đầu tư - IPA
Ban xúc tiến và hỗ trợ đầu tư - IPA - Cập nhật CSDL - Trả kết quả thủ tục hành chính
- Thu lệ phí thẩm tra, trả biên bản làm việc kiêm báo cáo kết quả thẩm tra.
Văn phòng UBND tỉnh, huyện - Trình người có thẩm quyền phê duyệt ( Chủ tịch UBND tỉnh UBND huyện)
- Chuyển quyết định phê duyệt quyết toán về ban xúc tiến và hỗ trợ đầu tư -IPA để trả kết quả cho Chủ đầu tư
* Lãnh đạo bộ phận chuyên môn( trưởng, phó phòng) có trách nhiệm:
- Sau khi thống nhất kết quả thẩm tra giữa cơ quan thẩm tra, và được hai
lập tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán chuyển lãnh đạo phòng, lãnh đạo phòng trình lên lãnh đạo sở (đối với cấp huyện là trưởng bộ phận chuyên môn, - phòng Tài chính) phê duyệt.
- Sau khi được lãnh đạo sở (đối với cấp huyện là trưởng bộ phận chuyên môn, - phòng Tài chính) phê duyệt, Biên bản và Tờ trình được chuyển xuống Văn phòng sở ( tại cấp huyện là bộ phận văn thư, văn phòng)
* Bộ phận văn phòng, văn thư có trách nhiệm:
- Nhập liệu vào CSDL tại cơ quan.
- Phát hành tờ trình.
- Chuyển hồ sơ đến cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán ( Văn phòng UBND tỉnh, UBND huyện…)
- Chuyển một bộ tờ trình sang bộ phận một cửa liên thông để theo dõi.
* Văn phòng UBND tỉnh, UBND huyện có trách nhiệm:
- Kiểm tra thủ tục hành chính.
- Dự thảo quyết định.
- Trình ký.
- Chuyển hồ sơ sang bộ phận một của liên thông để trả kết quả cho chủ đầu tư,
* Bộ phận MCLT có trách nhiệm:
- Trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính theo qui định.
- Nhập liệu, theo dõi, báo cáo.
- Thực hiện thu phí thẩm tra của chủ đầu tư,
*Chủ đầu có trách nhiệm:
- Nộp phí thẩm tra theo qui định tại bộ phận MCLT.
- Nhận kết quả thủ tục hành chính tại bộ phận MCLT.
3.2.2.2 Tổ chức thẩm tra phê duyệt quyết toán
a. Đối DAHT thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh, huyện phê duyệt - Sở Tài chính thẩm tra quyết toán DAHT và trình UBND tỉnh phê duyệt quyết toán đối với các dự án do UBND tỉnh quyết định đầu tư; Phòng Tài chính – Kế hoạch thẩm tra quyết toán DAHT và trình UBND huyện phê duyệt quyết
toán đối với các dự án do UBND huyện quyết định đầu tư, đồng thời tổ chức thẩm tra các DAHT do UBND xã quyết định đầu tư khi UBND cấp xã có văn bản đề nghị.
- Công tác thẩm tra quyết toán phải tuân thủ quy định của Bộ Tài chính tại các thông tư (Thông tư 04/2014/TT-BTC ngày 04/1/2014; Thông tư số 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 và Thông tư 28/2012/TT-BTC ngày 14/02/2012). Theo đó:
Bước 1: Nhận hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành do chủ đầu tư giao nộp, đây là bước quan trọng yêu cầu phải nhận đúng, đủ các loại hồ sơ theo qui định.
Bước 2: Thẩm tra đầy đủ các nội dung về hồ sơ pháp lý dự án, nguồn vốn đầu tư, chi phí đầu tư của dự án, giá trị tài sản hình thành qua đầu tư, xác định công nợ của dự án sau thẩm tra, xác định giá trị vật tư thiết bị tồn đọng (nếu có);
lập báo cáo thẩm tra và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán DAHT.
Yêu cầu công tác thẩm tra phê duyệt phải đảm bảo thời gian theo quy định của Bộ Tài chính.
Trong quá trình thẩm tra quyết toán, nếu thiếu hồ sơ, cơ quan thẩm tra có văn bản yêu cầu bổ sung. Chủ đầu tư có trách nhiệm bổ sung theo yêu cầu. Thời gian quyết toán tính lại từ khi nhận đủ hồ sơ.
b. Đối với DAHT thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã phê duyệt:
- Chủ tịch UBND xã (Người quyết định đầu tư) tổ chức thẩm tra phê duyệt quyết toán DAHT; Trường hợp các đơn vị chức năng thuộc thẩm quyền quản lý không đủ năng lực thẩm tra quyết toán DAHT thì Người quyết định đầu tư lựa chọn một trong các hình thức sau:
+ Thuê kiểm toán độc lập kiểm toán quyết toán DAHT.
+ Đề nghị Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện thẩm tra quyết toán DAHT.
- Trường hợp cần thiết, thành lập tổ thẩm tra quyết toán (có đủ thành viên của các cơ quan liên quan) đề thực hiện thẩm tra trước khi phê duyệt quyết toán.