CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI
1.2. Nội dung công tác quản lý vận hành và bảo dƣỡng sửa chữa nhà máy điện
1.2.4. Nội dung công tác quản lý vật tƣ
1.2.4.1. Quy trình lập kế hoạch, phê duyệt và mua sắm vật tƣ:
Công tác lập kế hoạch, phê duyệt và mua sắm đƣợc thực hiện dựa trên sự phối hợp giữa ba bên bao gồm Tổng Công ty, Nhà máy và Đơn vị sửa chữa để tiến hành rà soát và sử dụng vật tƣ.
Nhà máy điện có trách nhiệm phối hợp Đơn vị sửa chữa làm rõ về mặt kỹ thuật các hạng mục Vật tƣ theo yêu cầu của đơn vị dự thầu mua sắm trong quá trình đấu thầu hoặc đơn vị cung cấp trong quá trình thực hiện hợp đồng mua sắm.
Trong trường hợp Tổng Công ty thực hiện Thủ tục mua sắm, Tổng Công ty có trách nhiệm thông báo, sao gửi các hợp đồng mua sắm để Nhà máy biết và ủy quyền thực hiện công tác kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa theo các hợp đồng. Trong trường hợp Nhà máy thực hiện Thủ tục mua sắm, Nhà máy có trách nhiệm báo cáo Tổng Công ty quá trình thực hiện Thủ tục mua sắm.
Nhà máy thực hiện công tác kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, quản lý kho đối với các vật tƣ đƣợc cung cấp. Nhà máy báo cáo Tổng Công ty kết quả thực hiện hợp đồng mua sắm bao gồm tiến độ giao hàng, chất lƣợng, số lƣợng hàng hóa, các sai khác về kỹ thuật, xuất xứ (nếu có), các phát sinh hợp đồng (nếu có).
a. Vật tư O&M biến đổi:
Sau 15 ngày kể từ khi kế hoạch năm thứ (y) đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt, Nhà máy gửi Tổng Công ty đề xuất cung cấp vật tƣ O&M biến đổi cho 06 tháng cuối năm y và 06 tháng đầu năm y+1 bao gồm danh mục, đặc tính kỹ thuật, khối lƣợng vật tƣ cần cung cấp theo từng quý.
Sau 15 ngày kể từ khi nhận đƣợc đề xuất cung cấp Vật tƣ O&M biến đổi năm, Tổng Công ty xem xét, yêu cầu Nhà máy giải trình làm rõ (nếu cần) và phê duyệt đề xuất trên.
Sau 01 tháng kể từ khi phê duyệt đề xuất cung cấp vật tƣ, Tổng Công ty thực hiện hoặc giao Nhà máy các Thủ tục mua sắm với tiến độ phù hợp với đề xuất cung cấp vật tƣ.
Nhà máy chịu trách nhiệm thực hiện công tác theo dõi, thống kê Vật tƣ O&M biến đổi trong quá trình sản xuất.
Trong trường hợp Vật tư O&M biến đổi không đủ để phục vụ sản xuất cho đến kỳ cung cấp sau, Nhà máy lập danh mục vật tƣ O&M biến đổi bổ sung và thực hiện các bước nêu trên.
b. Vật tư bảo dưỡng sửa chữa:
Vật tƣ mua sắm để sử dụng cho công tác bảo dƣỡng sửa chữa đƣợc chia ra thành các loại nhƣ sau:
- Vật tư tiêu hao sửa chữa thường xuyên.
- Vật tƣ tiêu hao sửa chữa định kỳ.
- Vật tƣ sửa chữa định kỳ.
Trước mỗi kỳ bảo dưỡng sửa chữa, Đơn vị sửa chữa gửi Nhà máy điện/Tổng Công ty đề xuất cung cấp Vật tƣ sửa chữa định kỳ bao gồm danh mục, đặc tính kỹ thuật, khối lƣợng vật tƣ cần cung cấp. Đề xuất danh mục vật tƣ phải đƣợc lập dựa trên các cơ sở sau:
- Kế hoạch sửa chữa định kỳ và phạm vi công việc đƣợc các bên thống nhất trên cơ sở phạm vi công việc Hợp đồng bảo dƣỡng sửa chữa và thực tế vận hành nhà máy điện.
- Vật tƣ tồn kho.
- Khuyến cáo vật tƣ sửa chữa định kỳ của OEM.
- Danh mục, số lƣợng vật tƣ sử dụng các kỳ sửa chữa đã thực hiện.
- Đối với vật tƣ thuộc phạm vi cung cấp hợp đồng sửa chữa dài hạn với OEM, thời gian thực hiện đề xuất cung cấp vật tƣ theo quy định hợp đồng trên.
Sau 20 ngày kể từ khi nhận đƣợc đề xuất cung cấp vật tƣ phục vụ kỳ sửa chữa định kỳ, Nhà máy xem xét, yêu cầu Đơn vị sửa chữa giải trình làm rõ (nếu cần) và báo cáo Tổng Công ty xem xét, phê duyệt.
Sau 10 ngày kể từ khi nhận đƣợc đề xuất cung cấp vật tƣ sửa chữa định kỳ, Tổng Công ty xem xét, yêu cầu Nhà máy/Đơn vị sửa chữa giải trình làm rõ (nếu cần) và phê duyệt đề xuất.
Sau 01 tháng kể từ khi phê duyệt đề xuất cung cấp vật tƣ, Tổng Công ty thực hiện hoặc giao Nhà máy thực hiện các Thủ tục mua sắm. Vật tƣ sửa chữa định kỳ cần được cung cấp 01 tháng trước kỳ sửa chữa định kỳ.
Đối với vật tƣ thuộc phạm vi cung cấp Hợp đồng sửa chữa dài hạn với Nhà thầu OEM, việc lập kế hoạch và thực hiện cung cấp Vật tƣ sửa chữa định kỳ đƣợc thực hiện theo quy định Hợp đồng trên.
Đơn vị sửa chữa chịu trách nhiệm phối hợp Nhà máy chịu trách nhiệm thực hiện công tác theo dõi, thống kê Vật tƣ sửa chữa định kỳ sử dụng trong quá trình sửa chữa định kỳ, báo cáo Tổng Công ty.
c. Vật tư dự phòng:
15 ngày sau khi kết thúc kỳ sửa chữa định kỳ năm y, Nhà máy gửi Đơn vị sửa chữa/Tổng Công ty danh mục vật tƣ tồn kho cập nhật.
15 ngày sau khi nhận đƣợc danh mục vật tƣ dự phòng tồn kho cập nhật, Đơn vị sửa chữa gửi Nhà máy điện/Tổng công ty đề xuất danh mục vật tƣ dự phòng năm y+1, đề xuât cung cấp vật tƣ dự phòng bổ sung năm. Đề xuất danh mục vật tƣ phải đƣợc lập dựa trên các cơ sở sau:
- Vật tƣ dự phòng đã sử dụng trong năm y.
- Vật tƣ tồn kho.
- Tình trạng thiết bị nhà máy.
- Vật tƣ khẩn cần cung cấp trong năm.
Sau 20 ngày kể từ khi nhận đƣợc đề xuất danh mục vật tƣ dự phòng năm y+1, đề xuất cung cấp vật tƣ dự phòng bổ sung năm, Nhà máy xem xét, yêu cầu Đơn vị sửa chữa giải trình làm rõ (nếu cần) và báo cáo Tổng Công ty phê duyệt.
Sau 10 ngày kể từ khi nhận đƣợc đề xuất danh mục vật tƣ dự phòng năm y+1, đề xuất cung cấp vật tƣ dự phòng bổ sung năm, Tổng Công ty xem xét, yêu cầu Nhà máy/Đơn vị sửa chữa giải trình làm rõ (nếu cần) và phê duyệt đề xuất. Sau 01 tháng kể từ khi phê duyệt đề xuất cung cấp vật tƣ, Tổng Công ty thực hiện hoặc giao Nhà máy thực hiện các Thủ tục mua sắm.
Đối với vật tƣ thuộc phạm vi cung cấp Hợp đồng sửa chữa dài hạn với Nhà thầu OEM, việc lập kế hoạch và thực hiện cung cấp Vật tƣ sửa chữa định kỳ đƣợc thực hiện theo quy định Hợp đồng trên.
Đơn vị sửa chữa chịu trách nhiệm phối hợp Nhà máy chịu trách nhiệm thực hiện công tác theo dõi, thống kê Vật tƣ dự phòng sử dụng trong quá trình sửa chữa định kỳ.
d. Vật tư khẩn, vật tư thay thế khác:
Ngay sau khi xảy ra sự cố/bất thường, Đơn vị sửa chữa gửi Nhà máy đề xuất cung cấp Vật tƣ khẩn. Sau 01 ngày kể từ khi nhận đƣợc đề xuất cung cấp Vật tƣ khẩn Nhà máy xem xét, yêu cầu Đơn vị sửa chữa giải trình làm rõ (nếu cần) và phê duyệt đề
xuất. Sau 07 ngày đối với Vật tƣ khẩn và sau 01 tháng đối với Vật tƣ thay thế khác sau khi phê duyệt đề xuất, Nhà máy thực hiện các Thủ tục mua sắm.
Nhà máy thực hiện công tác kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, quản lý kho đối với các vật tƣ đƣợc cung cấp.
15 ngày sau khi kết thúc Quý, Nhà máy báo cáo Tổng Công ty công tác mua sắm Vật tƣ khẩn, Vật tƣ thay thế khác bao gồm danh mục vật tƣ, quá trình thực hiện Thủ tục mua sắm.
1.2.4.2. Quy trình quản lý vật tƣ tại kho nhà máy a. Tiếp nhận vật tư
Tất cả các loại vật tƣ đƣợc cung ứng về, phải tổ chức nghiệm thu ngay và làm các thủ tục nhập kho đúng quy định.
Căn cứ vào hồ sơ tài liệu pháp lý kèm theo vật tƣ và Biên bản nghiệm thu, Biên bản kiểm định, thí nghiệm (nếu có) Bộ phận kho nhà máy sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho ghi rõ số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu, tên đơn vị bán vật tƣ và đầy đủ chữ ký cần thiết mới hợp lệ, đủ điều kiện nhập kho. Phiếu nhập kho lập tối thiểu 03 liên để lưu và theo dõi tại các đơn vị trong Công ty.
Trường hợp vật tư về kho nhưng chưa đủ thủ tục nhập kho thì phải báo cáo Lãnh đạo Nhà máy cho phép làm thủ tục gửi kho. Nếu cần sử dụng phải có ý kiến của Giám đốc Nhà máy đồng ý và tổ chức nghiệm thu, hoàn tất thủ tục nhập kho trong vòng 03 ngày kể từ khi tạm nhập vật tƣ.
Đối với vật tƣ nhập khẩu, sau khi nhận vật tƣ cần lập danh sách với hạng mục số lƣợng và giá trị nguyên tệ rồi áp giá quy đổi ra VNĐ, phân bổ giá trị cho từng hạng mục vật tƣ nhập kho để tiến hành nhập kho.
Các vật tƣ thu hồi đều phải xác định chất lƣợng và giá trị còn lại. Hội đồng nghiệm thu kỹ thuật lập biên bản đánh giá phần trăm sử dụng còn lại, sau đó xác định giá trị còn lại của vật tƣ để nhập kho.
Hội đồng nghiệm thu kiểm tra thông số kỹ thuật sai khác/tương đương được xác nhận tại biên bản nghiệm thu, tập hợp các thông tin thực tế từ hình ảnh của
hàng hóa để lưu giữ. Trường hợp vật tư nhập kho bị hao hụt mất mát so với số lƣợng ghi trong hóa đơn thì chỉ đƣợc nhập kho theo số lƣợng thực tế. Nhà máy kiểm tra số lƣợng hao hụt mất mát, lập biên bản và báo cáo Tổng Công ty để xử lý
b. Quản lý vật tư trong kho
Vật tƣ trong kho phải đƣợc phân loại và có trang bị cần thiết để quản lý theo yêu cầu của từng chủng loại vật tƣ. Khi đƣa vật tƣ lên kệ phải kiểm tra vật tƣ mới và vật tư tồn kho (nếu có), trong trường hợp phát hiện sai khác phải báo ngay Bộ phận kho để xử lý.
Mỗi loại vật tƣ đƣợc sắp xếp khoa học và để ở một vị trí đƣợc đánh dấu, ghi ký hiệu vị trí vào thẻ kho để dễ tìm kiếm. Mỗi loại vật tƣ đều có thẻ kho ghi số liệu nhập ban đầu, Quản lý kho cập nhật chi tiết số liệu nhập, xuất vật tƣ ngày và số liệu qua các đợt kiểm kê.
Các loại vật tƣ để trong kho đƣợc bảo quản, bảo dƣỡng định kỳ theo đúng yêu cầu kỹ thuật của nhà chế tạo hoặc theo Quy trình hướng dẫn chung cho từng chủng loại vật tƣ, nhằm đảm bảo vật tƣ đƣợc duy trì ở trạng thái tốt nhất.
Tổ chức kiểm tra kho đột xuất hoặc định kỳ vật tƣ tháng để kịp thời phát hiện những hiện tượng bất thường (vật tư bị thiếu hụt, hư hỏng…), trong trường hợp nghiêm trọng giữ nguyên hiện trường, báo cáo Giám đốc Nhà máy và trình báo các cơ quan chức năng liên quan để tổ chức kiểm tra hiện trường, điều tra kết luận và xử lý.
Thẻ kho là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của Quản lý kho, đồng thời cũng là sổ chi tiết làm cơ sở để đối chiếu với vật tƣ tồn kho và bảng kê tồn kho, bảng kê tình trạng nhập, xuất, tồn kho. Thẻ kho đặt tại kho do Quản lý kho ghi chép và bảo quản, Kế toán vật tƣ đối chiếu và ký tên xác nhận.
Định kỳ tháng, quý, năm đối chiếu thẻ kho với thực tế để xác định thừa thiếu và phân loại vật tƣ không sử dụng, những vật tƣ có nhu cầu sử dụng nhiều nhƣng đã hết để có biện pháp cung ứng kịp thời.
c. Xuất vật tư sử dụng
Căn cứ vào kế hoạch đƣợc duyệt, dự toán công trình đƣợc duyệt, Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ và số lƣợng tồn kho thực tế để làm phiếu xuất.
Không được xuất vật tư khi không có đủ chứng từ hợp lệ. Trường hợp sự cố đột xuất phải đƣợc sự đồng ý của Giám đốc Nhà máy mới đƣợc làm thủ tục tạm xuất kho nhƣng trong thời hạn 03 ngày hoàn tất đầy đủ thủ tục theo quy định.
Phiếu xuất kho lập ít nhất 03 liên theo mẫu do Bộ tài chính ban hành đƣợc lập cho một hay nhiều loại vật tƣ ở cùng một kho và đƣợc sử dụng cho cùng một mục đích thuộc một đối tƣợng hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho để sử dụng ghi rõ đối tƣợng sử dụng, lý do, mục đích sử dụng, số thứ tự, số phiếu xuất, tên quy cách vật tƣ, số cơ phận, đơn vị tính, số lƣợng yêu cầu xuất, ngày, tháng, năm lập phiếu…
và có đầy đủ chữ ký theo quy định.
Nếu do tiến độ công trình yêu cầu, vật tƣ mua về cần chuyển ngay đến đơn vị sử dụng thì phải làm đầy đủ và đúng thủ tục nhập xuất kho. Đơn vị sử dụng vật tƣ cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận ký phiếu xuất kho.
Cuối tháng, quý các đơn vị sử dụng, nếu vật tƣ còn thừa nhƣng vẫn đƣợc dùng cho sửa chữa trong tháng, quý sau thì không cần nhập lại kho nhƣng đơn vị sử dụng lập bảng kê chi tiết số vật tƣ còn thừa.
Đối với vật tƣ thừa nhƣng không có nhu cầu sử dụng cho tháng, quý sau thì đơn vị sử dụng giao vật tƣ về nhập lại kho Nhà máy theo quy định. Khi nhập hoàn trả về kho phải thực hiện việc xem xét chất lƣợng và khả năng sử dụng nếu vật tƣ đƣợc nhƣ chính phẩm thì nhập trả về kho đã xuất ra, nếu vật tƣ không còn đƣợc nhƣ chính phẩm thì tổ chức đánh giá lại, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo quy định.
Cuối năm những vật tƣ còn lại tại đơn vị sử dụng, bất kể năm sau còn dùng hay không, các đơn vị sử dụng phải lập bảng kê và làm thủ tục nhập lại kho. Năm sau nếu vật tƣ đó có nhu cầu sử dụng tiếp thì các đơn vị sử dụng lập kế hoạch, làm thủ tục đề nghị lãnh theo quy định.
d. Thu hồi và thanh lý vật tư
Thu hồi vật tư mới và cũ
Tất cả các vật tƣ dƣ thừa không sử dụng hết cho nhu cầu sản xuất, sửa chữa, và xây dựng cơ bản thì đơn vị sử dụng vật tƣ phải kịp thời làm thủ tục nhập lại kho.
Tổ chức kiểm tra đột xuất, nếu phát hiện vật tƣ dƣ thừa mà đơn vị sử dụng không nhập trả kho thì báo cáo Giám đốc Nhà máy buộc đơn vị sử dụng vật tƣ đó nhập trả kho. Nếu để vật tư hư hỏng, mất mát thì người phụ trách đơn vị sử dụng chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
Các đơn vị không đƣợc sử dụng vật tƣ thu hồi, vật tƣ cũ để lâu ngày mà không làm thủ tục nhập kho. Nếu cá nhân hoặc đơn vị nào lấy vật tƣ cũ sử dụng vào mục đích cá nhân hoặc làm thất thoát, đem bán ra ngoài… thì tùy mức độ mà chịu hình thức kỷ luật của Công ty hoặc trách nhiệm trước pháp luật.
Thanh lý, xử lý vật tư
Việc thanh lý vật tƣ nhất thiết phải thực hiện thông qua Hội đồng thanh lý tài sản của Công ty. Việc thanh lý và nhƣợng bán vật tƣ phải đƣợc tiến hành khẩn trương để thu hồi vốn, hoàn trả nguồn vốn hình thành.
Khi có vật tƣ cần thanh lý, thành lập Hội đồng và tổ chức thực hiện theo những quy định hiện hành.
Định kỳ 06 tháng một lần tổ chức thông báo bán trong ngành (nếu có), sau đó tổ chức bán đấu giá rộng rãi và công khai, không để tồn kho quá 06 tháng kể từ ngày hoàn tất thủ tục thanh lý tài sản.
1.2.4.3. Quy trình quản lý thông tin vật tƣ
Quy định quản lý thông tin vật tƣ áp dụng trong nhà máy điện Tổng Công ty Điện lực Dầu khí Việt Nam đƣợc đƣa ra nhằm thống nhất quản lý việc áp dụng mã, thông tin kỹ thuật cho vật tƣ giữa các nhà máy điện, đơn vị bảo dƣỡng sửa chữa và Tổng Công ty. Mục tiêu của Quy định đảm bảo thông tin chính xác về vật tƣ, công cụ trong quá trình lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng, thu hồi, kiểm kê và quản lý chi phí liên quan nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vận hành - bảo dƣỡng sửa chữa trong toàn Tổng Công ty.
Tất cả các vật tƣ tại nhà máy điện PV Power đều đƣợc quản lý theo Mã. Mã vật tƣ đƣợc quản lý chi tiết theo cấu trúc phân nhóm hình cây, theo cấu trúc Mã: mã của một vật tƣ, công cụ là một chuỗi số gồm 8 chữ số đƣợc phân nhóm theo bảng 1.1 nhƣ sau: