CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tƣ
Thực tế hiện tại các nhà máy vẫn đang phải tiêu tốn rất nhiều thời gian/nhân lực để tiếp tục cập nhật hiệu chỉnh các dữ liệu liên quan đến vật tƣ, thiết bị, công tác rà soát danh mục vật tƣ trùng lặp, công tác xây dựng định mức (đặc biệt là định mức lưu kho) và xây dựng bộ dữ liệu quản lý định mức lưu kho trên hệ thống (bao gồm: mức Min, mức Max, Leadtime, ROP-reorder point).
Đồng thời qua quá trình theo dõi việc xây dựng thông tin vật tƣ của các nhà máy, giữa các nhà máy chƣa nhận dạng đƣợc tỷ lệ thiết bị/vật tƣ giống nhau. Trong công tác hợp tác/tìm kiếm cơ hội chia sẻ vật tƣ, phụ tùng thay thế giữa các đơn vị trong ngành hiện tại gần nhƣ không thực hiện đƣợc, nguyên nhân:
- Dữ liệu cùng một vật tƣ của các đơn vị không đồng nhất về mô tả nên rất khó xác nhận, kiểm tra sự tương thích phù hợp để chia sẻ, hợp tác;
- Đơn vị này không nắm đƣợc đơn vị khác có những vật tƣ, phụ tùng thay thế nào giống/tương đương với vật tư của bên mình nên khi cần thiết thường phải trao đổi thông tin qua lại khá nhiều để xác định đúng vật tƣ, phụ tùng cần thiết hay không;
Do vậy, hiện nay thực sự cần thiết và cấp thiết phải có những quy tắc, hướng dẫn chung nhất về công tác quản lý thông tin vật tư. Các quy tắc và hướng dẫn này phải bao hàm đƣợc các yếu tố cơ bản:
- Mang lại tính thống nhất về mô tả vật tƣ, thiết bị giữa các đơn vị thành viên, giữa nội bộ các bộ phận trong cùng một đơn vị;
- Tạo kết nối/thông tin thống nhất giữa người sử dụng, người quản lý và người thực hiện mua sắm;
- Mang lại sự thống nhất, nhất quán trong công tác vật tƣ giữa các khâu, các phòng ban đơn vị trong tổ chức;
- Kết nối đƣợc đơn vị với các nhà sản xuất, cung cấp…
3.3.2. Nội dung công việc phải thực hiện
Công tác chuẩn hóa vật tƣ là nhiệm vụ lớn đòi hỏi sự tham gia phối hợp của tất cả các cấp thực hiện trong thời gian 3-5 năm để đƣa công tác quản lý mã vật tƣ vào đúng quỹ đạo. Để thực hiện các mục tiêu trên, tôi xin đề xuất hệ thống các giải pháp, nhiệm vụ cụ thể theo bảng 3.10:
Bảng 3.10. Nội dung triển khai chuẩn hóa công tác quản lý vật tƣ
Stt Nội dung Thời gian
1
Rà soát, thống nhất, chuẩn hóa từ điển tên gọi vật tƣ trong toàn Tổng Công ty, bổ sung thêm từ đồng nghĩa vùng miền và tên gọi tiếng Anh để tham khảo, đối chiếu.
1-6/2016
2
Ký thỏa thuận hợp tác với Công ty Lọc Hóa dầu Bình Sơn (BSR) và mua bản quyền bộ tiêu chuẩn SHELL-MESC và các phần mềm liên quan đến công tác chuẩn hóa vật tƣ
1-12/2016
3
Chuẩn hóa phân lớp vật tƣ và xây dựng bộ đặc tính kỹ thuật chuẩn, các template vật tƣ thuộc nhà máy điện PV Power phục vụ cho công tác làm sạch dữ liệu
1-12/2016
4 Chuẩn hóa các vật tư trùng lặp tích hợp với bộ tiêu chuẩn tương
ứng của SHELL-MESC 2017-2018
5
Hoàn thiện, bổ sung đặc tính kỹ thuật, hình ảnh cho các vật tƣ, phân loại, liên kết giữa vật tƣ với các hệ thống thiết bị nhà máy trong quá trình sửa chữa và mua sắm vật tƣ để cập nhật lên hệ thống CMMS. Tiến tới xây dựng một cơ sở dữ liệu thống nhất, hoàn chỉnh về vật tƣ trên hệ thống CMMS của Tổng Công ty.
2018-2019
6 Tiến hành kiểm kê, kiểm đếm, dán nhãn và áp dụng quản lý mã
vạch toàn bộ số lƣợng vật tƣ trong các kho của các nhà máy. 2019
Stt Nội dung Thời gian
7
Tiếp tục chuẩn hóa các danh mục vật tƣ còn lại và tự thực hiện chuẩn hóa danh mục vật tư mới, xây dựng các quy định, hướng dẫn để duy trì tính thống nhất, nhất quán của dữ liệu;
- Tiếp tục làm giàu cơ sở dữ liệu cho các vật tƣ mới, vật tƣ có sẵn. Phát triển quy trình quy định để thu thập thông tin, nâng cao chất lƣợng cơ sở dữ liệu;
- Xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu mua sắm, danh mục các nhà cung cấp trên cơ sở dữ liệu chuẩn hóa;
2020 trở về sau
Yêu cầu về chuẩn hóa vật tƣ, thiết bị là một yêu cầu, nhu cầu thực tế hết sức khách quan, cần thiết và đã đƣợc nhận dạng, chứng minh thông qua việc các tổ chức đã tổ chức thực hiện, tổng kết, đúc kết và nghiên cứu, phát triển ra các bộ tiêu chuẩn và áp dụng rộng rãi trên thế giới và đem lại rất nhiều hiệu quả cho các nội bộ tổ chức này. Sau đó đƣợc mở rộng cho các đối tác, khách hàng, các tổ chức họ tham gia góp vốn/hợp tác. Hiện nay, nhu cầu chuẩn hóa dữ liệu đã rất phổ biến nên đã có nhiều tổ chức thực hiện công việc này một cách chuyên nghiệp ra đời. Các tổ chức này đã thu thập xây dựng hệ thống dữ liệu khổng lồ để tham chiếu và đồng thời cũng phát triển các công cụ tin học thông minh, hệ thống hỗ trợ công tác chuẩn hóa.
Thông thường công tác làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu vật tư đưa dữ liệu đạt các mức (chất lƣợng) từ I đến IV tùy theo mức độ chi tiết dữ liệu thu thập đƣợc, mục đích thực hiện. Tuy nhiên, kết quả mong đợi nhất là đƣa dữ liệu đến mức IV
- Mức I: Vật tƣ thiết bị đƣợc nhận dạng căn cứ trên thông số quản lý của nhà cung cấp để đặt/mua đƣợc vật tƣ này từ nhà cung cấp đó.
- Mức II: Vật tƣ/thiết bị đƣợc nhận dạng và đủ thông tin để xác định vật tƣ thuộc lớp nào đó trong tiêu chuẩn chuẩn hóa sử dụng để thực hiện đƣợc một số phân tích cơ bản.
- Mức III: Vật tƣ/thiết bị đƣợc nhận dạng và đƣợc mô tả một phần, và một số thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn phân nhóm đã đƣợc xác định. Dữ liệu đã đáp ứng đƣợc phần nào và đã có thể sử dụng để hỗ trợ một số giao dịch.
- Mức IV: Vật tƣ/thiết bị đƣợc nhận dạng và tất cả các tính chất/yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn đã đƣợc xác định. Dữ liệu đã hoàn chỉnh và đáp ứng yêu cầu sử dụng cho tất cả các bộ phận.
Để thực hiện các chuẩn hóa dữ liệu, tôi xin xuất mô hình 3.2 nhƣ sau:
Hình 3.2. Mô hình chuẩn hóa vật tƣ theo đề xuất
HTQL
vật tƣ Dữ liệu cũ
Điền dữ liệu vào các Template
Chuẩn hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn
Dữ liệu mới về vật tƣ Xuất dữ liệu
Cập nhật dữ liệu
Kiểm tra, Xuất dữ liệu
mới
Các bước chủ yếu của công tác làm sạch chuẩn hóa dữ liệu:
- Trích xuất dữ liệu nguồn: Đây là bước đầu tiên trong quá trình làm sạch, làm giàu và chuẩn hóa dữ liệu. Dữ liệu cần trích xuất có thể nằm bất cứ đâu trong đơn vị/hệ thống và dữ liệu nguồn tối thiểu đã đạt Mức 1;
- Trích xuất các dữ liệu tham chiếu: dựa vào nguồn dữ liệu trích xuất ban đầu nhà cung cấp dịch vụ chuẩn hóa cần xác định nội dung thông tin trong dữ liệu nguồn đó: nhƣ tên nhà cung cấp, nhà sản xuất, số P/N#.
- Nhận dạng vật tƣ có khả năng trùng lặp trên cơ sở dữ liệu tham chiếu ở bước trên. Tất nhiên ở bước này khả năng phát hiện vật tư trùng lặp là rất hạn chế.
- Gán nhóm/phân nhóm cho vật tư thiết bị: Đây là bước xử lý, phân tích thiết bị vật tƣ thuộc nhóm nào và chuẩn bị thu thập thêm các thông tin để đƣa dữ liệu lên
Mức 2. Việc phân nhóm này dựa trên dữ liệu ban đầu và không phải là bất định, nó có thể đƣợc điều chỉnh khi đi khảo sát kỹ hơn qua tài liệu, kiểm tra thực tế.
- Nhận dạng vật tƣ trùng lặp trên cơ sở phân nhóm và dữ liệu tham chiếu:
trong khâu này vật tƣ đƣợc phân thành từng nhóm và căn cứ thêm vào các thông tin tham chiếu để nhận dạng vật tƣ trùng lặp. Dữ liệu cần thiết theo tiêu chí phân nhóm càng đầy đủ thì khả năng nhận dạng trùng lặp càng cao. Kết quả này đã có thể áp dụng và có tác động tích cực đến các tác nghiệp mua sắm và lưu kho.
- Phát triển mô tả theo cấu trúc phân nhóm Mức 2: Đây quá trình xây dựng lại mô tả theo yêu cầu/tiêu chí của phân nhóm và theo mẫu nhận dạng của phân nhóm.
- Phát triển/làm giàu dữ liệu theo biểu mẫu (format) của phân nhóm: Đây là bước quan trọng nhất của quá trình làm giàu dữ liệu và chuẩn hóa. Mục tiêu là thu thập đƣợc đầy đủ và kiểm chứng đƣợc các thông tin của vật tƣ thiết bị theo mẫu.
- Quá trình trích xuất giá trị/chỉ tiêu kỹ thuật: Đây là quá trình phân tích mô tả vật tƣ theo mẫu để trích xuất các giá trị liên quan. Việc này đƣợc coi là hoàn thành nếu tất cả các giá trị bắt buộc theo mẫu đƣợc điền đầy. Đây là một quá trình bán tự động và thực hiện bởi các nhân sự có chuyên môn sâu.
- Quá trình chuẩn hóa các giá trị/chỉ tiêu kỹ thuật: phân tích, chuẩn hóa đơn vị đo của các giá trị, chỉ tiêu kỹ thuật chung. Đây là quá trình tự động cần sự hỗ trợ của công cụ và nhân sự vận hành kinh nghiệm để có thể thực hiện theo nhóm/theo lô.
- Phát triển mô tả chi tiết theo Mức 3, Mức 4: Đây là quá trình tự động và thông thường đây là mức cuối đạt được của dữ liệu chuẩn hóa.
- Thực hiện kiểm tra lại: bước này bao gồm các bước kiểm tra đánh giá để đảm bảo nhận dạng được các trường dữ liệu bắt buộc vẫn còn thiếu. Nó có thể bao gồm cả việc liên lạc trực tiếp của nhà chuẩn hóa với nhà sản xuất, tra cứu thông tin trên Internet, mạng và hình ảnh…
- Phân tích phát hiện vật tƣ thiết bị trùng lặp: ở giai đoạn này khả năng phát hiện vật tƣ trùng lặp đạt mức cao nhất và cho độ chính xác cao.
- Kiểm tra thực tế: bước này tuy không là yêu cầu bắt buộc chuẩn hóa nhưng nên thực hiện đặc biệt là đối với danh mục xác định là trùng lặp.
Lưu ý trong quá trình này tùy thuộc vào bộ tiêu chuẩn, bộ mã code và kinh nghiệm, tiêu chí chuẩn hóa, quan điểm chuẩn hóa mà cùng một vật tƣ thiết bị có thể đƣợc gán nhóm/code khác nhau ví dụ theo Nhà sản xuất, theo thiết bị gốc…
Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng nếu trong công tác chuẩn hóa mà đưa ra quá nhiều các chỉ tiêu kỹ thuật nhƣng không thực sự cần thiết thì cũng có thể làm tăng lƣợng tồn kho. Ví dụ: cùng là các cáp điện có tất cả các chỉ tiêu theo mẫu chuẩn là giống nhau mà tiếp tục chuẩn hóa thêm thông tin các màu vỏ cáp khác nhau: đen, trắng, xanh, đỏ… là các loại khác nhau cần phải phân biệt, mua sắm, lưu kho thì chắc chắn giá trị lưu kho sẽ cao/hoặc yêu cầu nhà sản xuất cung cấp riêng màu sắc thì Công ty sẽ phải mua giá cao hơn do quy cách đơn chiếc.
Do có khá nhiều các tiêu chuẩn chuẩn hóa vật tƣ, phụ tùng thiết bị đã đƣợc thế giới phát triển nên sau khi đánh giá kỹ lƣỡng và toàn diện các mặt tôi xin đề xuất lựa chọn tiêu chuẩn SHELL-MESC làm tiêu chuẩn để thực hiện công tác chuẩn hóa. Cơ sở để lựa chọn bộ tiêu chuẩn SHELL-MESC là:
- Bộ tiêu chuẩn Shell-MESC có cấu trúc của bộ code nhỏ gọn nhƣ trong bảng 3.2 (10 chữ số) nhƣng cho phép xác định (chỉ đích danh) đến từng thiết bị, vật tƣ, phụ tùng (thực hiện 3 chức năng Classification, Indentifcation và Categorization) rất phù hợp với cấu trúc mở mã của PV Power (8 chữ số, 4 lớp), trong khi các bộ code khác nhƣ UNPSC chỉ riêng để thực hiện 1 chức năng Classification đã phải dùng đến 10 chữ số và bổ sung thêm đoạn code riêng của từng tổ chức. NCS để quản lý hơn 16 triệu đầu mục phải sử dụng code với 18 ký tự.
Bảng 3.2. Cấu trúc mã Shell-MESC
Bảng 3.3. Ví dụ minh họa về cấu trúc của Shell-MESC
- Bộ tiêu chuẩn Shell-MESC có template cho từng chủng loại vật tƣ cụ thể, có danh mục attributes (các thông số kỹ thuật) cho từng chủng loại vật tƣ cụ thể.
Bên cạnh đó Bộ tiêu chuẩn có thể sử dụng để chuẩn hóa không chỉ các thiết bị, vật tƣ, phụ tùng chung của tổ chức mà cả những thiết bị, vật tƣ, phụ tùng riêng của từng đơn vị thành viên trong tổ chức. Bộ mã cho phép phân biệt rõ ràng giữa các loại vật tƣ, OEM spare part, generic item, vật tƣ đƣợc centrally coded by Shell, locally coded, special requirements/testing/certificate, repair items…
- Bộ tiêu chuẩn SHELL-MESC đƣợc phát triển để chuẩn hóa vật tƣ, phụ tùng, thiết bị trong nội bộ các công ty của Tập đoàn SHELL đến nay đã gần 80 năm.
Catalog của SHELL-MESC với khoảng 130.500 đầu mục đƣợc xây dựng để sử dụng cho các vật tƣ, thiết bị (Số liệu tham khảo MESC 13A phát hành tháng 10 năm 2012).
- Đặc biệt bộ tiêu chuẩn Shell-MESC đã đƣợc áp dụng rất thành công trong các công ty của Shell ở khắp nơi trên thế giới, cũng nhƣ các công ty Shell có cổ phần, liên kết và cho cả các nhà thầu cho các dự án của Shell.
- Hiện tại ở Việt Nam có BSR đã đang áp dụng bộ tiêu chuẩn Shell-MESC để quản lý mã, thông tin vật tƣ. Khi áp dụng bộ tiêu chuẩn Shell-MESC cũng là cơ sở để PV Power có thể hợp tác sâu hơn với BSR trong các lĩnh liên quan nhƣ: tƣ vấn quản lý vật tƣ, thiết kế, kỹ thuật và bảo dƣỡng...
3.4.3. Người chịu trách nhiệm thực hiện giải pháp
Qua các khảo sát và học tập mô hình đã triển khai thành công cho Shell và Tập đoàn Petronas-Malaysia về việc sử dụng bộ code Shell- MESC cho toàn bộ các công ty thành viên của Tập đoàn Shell và Tập đoàn Petronas, vì vậy tôi kiến nghị
PV Power và các nhà máy điện xem xét triển khai đồng bộ việc chuẩn hóa dữ liệu vật tƣ, thiết bị theo tiêu chuẩn MESC trên cơ sở tận dụng nguồn dữ liệu chuẩn Shell-MESC đƣợc sử dụng rộng rãi trên 70 quốc gia/đƣợc phát triển trong hơn 80 năm qua và kế thừa bộ dữ liệu đã đƣợc chuẩn hóa cho đơn vị trong Tập đoàn Dầu khí (ví dụ cơ sở dữ liệu đã đƣợc chuẩn hóa của BSR).
Để thực hiện có hiệu quả công tác chuẩn hóa vật tƣ, cần phải thành lập một tổ chuyên trách gồm các thành viên từ Tổng Công ty đến các các nhà máy:
- PV Power sẽ thành lập hoặc chỉ định 01 đơn vị đầu mối chuyên trách để quản lý, chỉ đạo và để phối hợp các nhà máy trong công tác Xây dựng quy tắc chuẩn hóa mã, cơ sở dữ liệu thông tin kỹ thuật vật tƣ nhà máy điện PV Power.
- Các Nhà máy PV Power có thực hiện việc quản lý thiết bị, vật tƣ phụ tùng thay thế cũng sẽ lập 01 tổ công tác chuyên trách phụ trách công tác chuẩn hóa và để phối hợp với đơn vị chuyên trách của PV Power và các đơn vị thành viên khác;
- Nên thuê 01 đơn vị chuyên nghiệp để thực hiện/hỗ trợ triển khai tại các đơn vị và tổ chức giám sát tập trung cùng với đơn vị chuyên trách của PV Power để đảm bảo tính chuyên nghiệp, tính thống nhất và hiệu quả cao trong công tác triển khai.
3.4.4. Chi phí cho giải pháp
Giá triển khai dự án chuẩn hóa dữ liệu có thay đổi đáng kể trong những năm gần đây. Chi phí để chuẩn hóa hoàn chỉnh 01 vật tƣ thiết bị theo chuẩn NATO đƣợc thống kê và ghi nhận bởi US Department of Defense là 38$/item vào năm 2005.
Hiện nay, tốc độ chuẩn hóa, chất lƣợng chuẩn hóa và giá chuẩn hóa đều đƣợc cải thiện và giá trung bình rơi vào khoảng 12$/item (nguồn tài liệu thống kê của ECCMA, tác giả Mr. Peter R. Benson is a founding Director of the Electronic Commerce Code Management Association (ECCMA)).
Trong quá trình triển khai dự án tại Công ty Lọc Hóa dầu Bình Sơn (BSR), đơn giá chuẩn hóa đã giảm đi đáng kể chỉ rơi vào khoảng 8$/item (theo số liệu của BSR), nên khi áp dụng triển khai phối hợp với BSR để chuẩn hóa thông tin vật tƣ tại PV Power đơn giá dự kiến chỉ rơi vào khoảng 5$/item do tận dụng đƣợc cơ sở dữ liệu vật tƣ và kinh nghiệm triển khai của BSR.