Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ MÔI TRƯỜNG VÀ QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TUYÊN QUANG
2.1. Những đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Dịch vụ môi trường và quản lý đô thị Tuyên Quang
2.2.3. Thực trạng công tác sử dụng lao động
2.2.3.1. Tình hình sử dụng lao động về số lượng, chất lượng và cơ cấu
Công ty Cổ phần Dịch vụ môi trường và quản lý đô thị Tuyên Quang có tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 342 người. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông - Hội đồng quản trị
- Ban kiểm soát - Ban giám đốc Chức năng nhiệm vụ
* Đại hội đồng cổ đông
- Thông qua định hướng phát triển của Công ty
- Quyết định loại cổ phần, tổng số cổ phần từng loại được quyền chào bán, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiễm thành viên Hội đồng quản trị và thành viên Ban kiểm soát
- Biểu quyết đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50%
tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty.
- Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ Công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán trong phạm vi số lượng của Công ty.
- Thông qua báo cáo hàng năm, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập, sử dụng các quỹ theo đề nghị của Hội đồng quản trị.
- Ấn định mức thù lao và các quyền lợi của các thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông công ty.
- Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại - Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
* Hội đồng quản trị
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty
- Kiến nghị loại cổ phần, tổng số cổ phần được chào bán của từng loại
- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác
- Quyết định chào bán cổ phần và trái phiếu của Công ty
- Quyết định mua lại không quá 10% tổng số cổ phần của từng loại đã được chào bán trong mỗi 12 tháng
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư có giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty
- Quyết định giải pháp phát triển mở rộng thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và các hợp đồng có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty.
* Giám đốc
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty - Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng vật tư thiết bị.
- Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng.
- Phê duyệt kế hoạch sản xuất, tiêu thụ từng tháng, quý, năm.
- Đảm bảo nguồn nhân lực, tài chính cho hoạt động hệ thống chất lượng.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho việc in ấn, ban hành lưu trữ hồ sơ, tài liệu của hệ thống.
- Phụ trách chung công tác kiểm soát chất lượng toàn công ty.
* Ban kiểm soát
- Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt đông kinh doanh
- Thẩm định báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị
- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty.
* Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
- Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, quý, năm.
- Xem xét nhu cầu của khách hàng, diễn biến của thị trường.
- Tổ chức nghiên cứu, tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ bán hàng.
- Ký duyệt các hợp đồng tiêu thụ do giám đốc uỷ quyền.
- Xem xét về giá cả bán hàng.
- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng tiêu thụ.
- Chỉ đạo giải quyết các khiếu nại của khách hàng về số lượng, giá cả, dịch vụ.
- Tổng hợp thị phần ở từng thị trường.
- Lập kế hoạch phát triển thị trường.
* Trưởng phòng kế toán
- Điều hành phòng kế toán tiến hành công tác kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành và quy định của nhà nước.
- Lập các báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các kế toán viên lập.
- Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp.
- Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh và quyết toán với cấp trên.
- Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể hiện quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi công ty.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho bộ phận liên quan trong công ty và cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
* Phòng kinh doanh
- Phụ trách mảng kinh doanh về truyền thông bao gồm quảng cáo, marketing.
- Xây dựng chiến lược, thông điệp, kế hoạch, ngân sách truyền thông hàng năm đến các nhóm đối tượng mục tiêu.
- Thực hiện việc truyền thông điệp đến các nhóm đối tượng mục tiêu thông qua các công cụ truyền thông (khách hàng, cổ đông, cán bộ & nhân viên, công đồng
xã hội, ứng viên)
- Phát triển và quản lý các công cụ truyền thông (hệ thống website, ấn phẩm nội bộ, poster, banner, brochure, folder, lịch hàng năm)
- Xây dựng, quản trị bộ nhân diện thương hiệu và phát triển thương hiệu Công ty. Định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty. Hoạt động cải tiến, có thể là mở rộng hoặc/và khắc sâu giá trị cốt lõi của thương hiệu, có thể là xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu mới.
- Thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu. Thực hiện đối phó với các rủi ro xảy ra trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu của Công ty.
- Tổ chức họp báo, viết và biên tập các bài viết PR, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo, quảng bá hình ảnh của Công ty.
- Tổ chức sự kiện, lên ý tưởng, nội dung cho các chương trình (các sự kiện phát triển văn hóa công ty; các sự kiện lớn trong Công ty: Hội nghị khách hàng, khai trương, triển khai sản phẩm).
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng nhằm có được sự hỗ trợ tốt nhất cho việc quảng bá thương hiệu.
- Tìm kiếm, đánh giá, đề xuất tham gia, thực hiện hồ sơ và theo dõi kết quả các giải thưởng trong và ngoài nước để nâng cao hình ảnh thương hiệu của Công ty.
- Tìm kiếm, đánh giá, đề xuất tham gia, thực hiện hồ sơ và theo dõi kết quả các chương trình tài trợ xã hội theo kế hoạch truyền thông hàng năm nhằm quáng bá hình ảnh thương hiệu của Công ty.
* Phòng hành chính nhân sự
- Quản lý tình hình nhân sự toàn công ty, bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận để Giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngân
sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng BHXH, BHYT, BHTN chi phí đồng phục,…). Tham gia các chương trình khảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng hàng năm đối với toàn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển).
- Tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch và phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
- Xây dựng quy chế tiền lương để Giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người lao động Công ty.
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi…
- Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình phúc lợi, khen thưởng hàng năm để xin ý kiến tại Hội nghị Người lao động hàng năm.
- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành
- Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh Công ty.
- Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty.
* Phòng quản trị, phục vụ
- Đảm bảo các công tác hậu cần phục vụ để đảm bảo công việc tại Công ty:
lễ tân, khánh tiết, văn phòng phẩm, đồng phục, đặt vé máy bay, khách sạn, visa, hộ chiếu.
- Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về việc cấp mới/sửa đổi/bổ sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và các việc liên quan đến bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm, các thành viên góp. Soạn thảo các văn bản hành chính như lịch công tác tuần, đặt lịch họp, lịch làm việc cho Ban giám đốc, quản lý xe ô tô theo Quy định và phục vụ lái xe trong Công ty theo điều động.
- Thực hiện mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng công cụ tài sản dùng chung của Công ty (trừ tài sản về hệ thống công nghệ thông tin).
Phối hợp với phòng Kế toán Công ty thực hiện các hoạt động kiểm kê tài sản định kỳ/đợt xuất và thanh lý tài sản.
- Đảm bảo công tác an ninh, an toàn, phòng cháy, chữa cháy trong Công ty.
- Tổ chức thực hiện hậu cần tổ chức các sự kiện của Công ty: các cuộc họp, các sự kiện của Công ty hàng năm (kỳ nghỉ hè, kỳ nghỉ sau hội nghị chiến lược, hội nghị khách hàng, du xuân, tổng kết, sơ kết)
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành văn phòng đảm bảo phục vụ hoạt động của Công ty từng thời kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc cho từng phòng/ban, người lao động đầy đủ theo từng thời kỳ.
Công ty Cổ phần Dịch vụ môi trường và quản lý đô thị Tuyên Quang luôn coi năng lực đội ngũ nhân viên (được thể hiện ở cả số lượng và chất lượng) là nhân tố quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty luôn chú trọng đến các biện pháp phát triển nguồn nhân lực có chất lượng trong mọi ví trị công tác của công ty sao cho phù hợp với công việc của từng vị trí nhằm phát huy tối đa năng lực của người lao động từ đó đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Hiện nay cơ cấu lao động của Công ty bao gồm:
- Cán bộ lãnh đạo là 16 người (chiếm 4,68%), bao gồm Giám đốc, phó Giám đốc, Trưởng các phòng ban, phó trưởng phòng.
- Nhân viên các phòng ban có 38 người (chiếm 11,11%), bao gồm nhân viên của các phòng ban quản lý.
- Lao động trực tiếp có 288 người (chiếm 84,21%), là nhân viên các phòng ban, công nhân sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Trong đó, 325 người là nhân viên hợp đồng dài hạn, 12 người là nhân viên hợp đồng ngắn hạn và 5 người là nhân viên tập sự. Việc xem xét số lượng và chất lượng nhân lực của Công ty cần được tiến hành trên cơ sở kết hợp các tiêu chí cụ thể chung như sau:
Thống kê về mặt tuổi đời, lao động của Công ty chia thành các nhóm lứa tuổi, bao gồm:
Bảng 2.4. Bảng tổng hợp lao động theo độ tuổi
Độ tuổi Số lượng Tỷ lệ %
Nhỏ hơn 25 tuổi 33 9,65
Từ 25 đến 30 tuổi 245 71,64
Từ 30 đến 40 tuổi 45 13,16
Từ 41 đến 55 tuổi 19 5,56
Cộng 342 100
(Nguồn: Phòng kế toán ) Số liệu được biểu diễn theo đồ thị sau:
0 50 100 150 200 250
Nhỏ hơn 25 tuổi
Từ 25 đến 30 tuổi
Từ 30 đến 40 tuổi
Từ 41 đến 55 tuổi Số lượng Tỷ lệ %
Hình 2.6. Đồ thị biểu diễn số lượng lao động và tỷ lệ % lao động theo độ tuổi
Như vậy, có thể thấy nhân lực của Công ty có độ tuổi rất trẻ, số lao động tuổi đời dưới 40 chiếm tới 94,44% trên tổng số lao động trong Công ty. Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, đồng thời xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Công tác sắp xếp và sa thải lao động
* Thuyên chuyển và đề bạt
Thuyên chuyển, đề bạt có ảnh hưởng rất lớn sự thỏa mãn nghề nghiệp. Mặc dù hoạt động này thực sự tạo sự thỏa mãn nghề nghiệp cho người lao động, hay nói cách khác công tác quản trị nhân lực Công ty đưa ra các quy định sau:
+ Thuyên chuyển và đề bạt phải thoả mãn nhu cầu của người lao động, các nhà quản lý cần quan tâm xem việc thuyên chuyển, đề bạt có thoả mãn nhu cầu của người lao động hay không, người lao động có hài lòng về công việc mới hay không.
+ Người lao động có đủ khả năng và kiến thức, phẩm chất và lòng nhiệt tình để thực hiện công việc mới đó hay không. Nếu người lao động được bố trí công việc không đúng với trình độ của họ sẽ làm cho họ cảm thấy chán nản, ảnh hưởng đến năng suất lao động. Do đó, trước khi thuyên chuyển hay đề bạt cần căn cứ vào sự thực hiện công việc của người lao động ở công việc hiện tại và những yêu cầu đối với công việc mới. Tránh tình trạng người lao động khi ở công việc mới không phát huy được năng lực của mình
+ Thuyên chuyển, đề bạt phải đảm bảo sự công bằng và hợp lý, phải công khai như vậy người lao động sẽ không bất bình, nếu như công việc này thực hiện tốt sẽ giúp cho người lao động phấn đấu để vươn lên trong công việc, tạo ra sự hi vọng cho người lao động.
+ Thuyên chuyển, đề bạt phải trên cơ sở yêu cầu của công việc: Tránh tình trạng thuyên chuyển, đề bạt bừa bãi dẫn đến ở vị trí này thì thừa lao động, ở vị trí kia lại thiếu lao động. Điều đó gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác người lao động ở vị trí mới họ sẽ cảm thấy chán nản do không có việc làm.
Công việc này có ý nghĩa rất lớn đối với người lao động chính vì vậy Công ty đã thường xuyên theo dõi, giám sát hiệu quả công việc để phát hiện ra những người thực sự có năng lực đồng thời tiến hành bỏ phiếu kín khi đề bạt một người vào vị trí công việc cao hơn, sau đó thăm dò ý kiến của quần chúng.
Năm 2011: Số lao động được đề bạt, thăng tiến 01 người, năm 2012 là 01 người. Năm 2011: Số lao động xin thôi việc 01 người, năm 2012 số lao động xin nghỉ việc là 02 người. Nguyên nhân, là chuyển sang Công ty khác do không thỏa mãn về đãi ngộ và điều kiện làm việc.
Đối với công tác đề bạt, thăng tiến, Công ty lập kế hoạch nhân lực và có sự chuẩn bị lựa chọn để quy hoạch, đào tạo, do đó thường chủ động trong các trường hợp phải thuyên chuyển nhân viên trong cùng một bộ phận.
* Kỷ luật nghiêm minh
Kỷ luật lao động có vai trò to lớn trong sản xuất kinh doanh, để thống nhất hành động của người lao động, uốn nắn những hành vi không tích cực, ngăn ngừa những hành vi tiêu cực, để có thể đạt được mục tiêu cuối cùng của tổ chức.
Theo học thuyết kỳ vọng của Herzberg thì kỷ luật cũng là biện pháp tạo sự thỏa mãn nghề nghiệp.
Đứng trên quan điểm lao động : Kỷ luật lao động là sự chấp hành và thực thi một cách tự nguyện, tự giác của người lao động về các nội quy, quy chế của công ty nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, của người lao động.
Kỷ luật nghiêm minh tạo ra sự công bằng cho người lao động, tạo ra cho người lao động những hành vi tích cực, không chỉ như vậy kỷ luật nghiêm minh còn giúp cho người lao động biết được những hành vi nào sẽ được tổ chức chấp nhận, để từ đó họ có ý thức tự giác về hành vi của mình. Chấp hành kỷ luật lao động tức là người lao động đã tạo ra cho mình sự tự do riêng, vì khi đó người lao động sẽ không bị nhắc nhở, họ sẽ cảm nhận được sự tôn trọng từ người khác đối với mình.
Tuy nhiên, kỷ luật phải nghiêm minh không phân biệt người này người khác có như vậy mới tạo ra tâm lý thoải mái cho người lao động.