Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu tư tại Trường ĐHCNQN
3.2.4. Giải pháp về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư
Công tác quản lý dự án cần được thực hiện theo một thủ tục nhất định do Trường ĐHCNQN đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo.
Với việc xây dựng nên thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong quá trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện công tác quản lý dự án một cách nhanh chóng, tránh khỏi các công việc bị chồng chéo, gây khó khăn cho công tác quản lý dự án. Rõ ràng khi đã có một thủ tục xác định, công tác quản lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp cho người quản lý dự án có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất để quản lý dự án.
b. Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án:
b.1. Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án:
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đ ến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng …
Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Trường ĐHCNQN đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, đảm bảo công tác cập nhật thông tin và thư viện hồ sơ thực hiện dự án với những dự án đang trong thời gian thực hiện .
Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thể bao gồm:
+ Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Trường ĐHCNQN phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án.
+ Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư đã được phân chia ở trên.
+ Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình + Các bản ghi nhớ
+ Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện công trình.
+ Các báo biểu
+ Cập nhật các lịch biểu + Các cấu trúc phân việc..
Với việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Ban ĐTPT và ban QLDA có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn để sửa chữa vấn đề; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý cấp cao hay bộ phận kiểm soát của Trường ĐHCNQN; giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn; mọi thành viên trong Trường ĐHCNQN hoàn toàn có thể tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần thiết nếu các thông tin này được lưu trữ và cất giũ tại vị trí mà mọi người đều có thể truy cập được. Nói tóm lại, Hồ sơ thực hiện dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án đầu tư tại Trường ĐHCNQN.
Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án .
Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm:
- Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện
- Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục
- Thông tin về các bên liên quan của dự án
- Các trách nhiệm của các thành viên của Ban quản lý dự án…
Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lôgíc để người xem có thể tìm kiếm thông tin nhanh
chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý .
Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện vói thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót công việc trong quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự đầu tư.
3.2.5. Những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo nội dung quản lý
a. Các giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án:
Một đặc trưng cơ bản của các dự án đầu tư xây dựng là vốn đầu tư thường lớn, thời gian thi công dài nên vốn đầu tư bị nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiể thời gian thực hiện dự án trong phạm vi cho phép. Để đạt được điều này, trong công tác quản lý tiến độ dự án cần thực hiện những điều sau:
Thứ nhất, phải lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Trường ĐHCNQN nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt.
Thứ hai, thực hiện tốt việc ghi chép nhật kí thi công công trình, báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo tuần, quý…một cách thường xuyên, giám sát và đôn đốc nhà thầu hoàn thầu gói thầu của dự án đảm bảo tiến độ.
Thứ ba, Ban quản lý dự án có kế hoạch lịch trình cụ thể trong việc bàn giao từng hạng mục công trình, tạo thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo.
Đặc biệt, chúng ta có thể rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án bằng cách đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nằm trên đường găng của dự án, tuy nhiên như thế sẽ phải chịu một khoản chi phí nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc đó.
b. Các giải pháp cho công tác quản lý chi phí:
Một dự án hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phí thực hiện dự án cũng đúng bằng chi phí dự toán.
Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý chi phí dự án là làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Như đã nêu ở trên, thời gian hoàn thành dự án có thể được rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít.
Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện công việc. Với việc lợi dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đưa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất như sau:
Đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc dự án bằng cách tăng cường thêm giờ, tăng thêm số lượng lao động và máy móc thiết bị. Khi đó chi phí trực tiếp sẽ tăng lên. Tuy nhiên với thời gian rút ngắn, những khoản chi phí gián tiếp giảm đi thậm chí giảm được cả khoản tiền phạt nếu không hoàn thành đúng thời hạn. Ban quản lý dự án cần lựa chọn mức độ rút ngắn thời gian thực hiện các công việc một cách hợp lý sao cho chi phí trực tiếp tăng thêm không vượt quá khoản thu được do việc giảm chi phí gián tiếp cộng với số tiền thưởng do hoàn thành tiến độ trước thời hạn.
Bởi thế, để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi công, Ban quản lý dự án cần lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bước từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án.
Ngoài ra, trong quá trình đầu tư xây dựng công trình, việc thất thoát lãng phí vốn đầu tư cũng thường xảy ra. Vì vậy, cần phải có những biện pháp nhằm ngăn chặn vấn đề lãng phí như sau:
- Phối hợp chặt chẽ giữa Ban quản lý dự án với đơn vị tư vấn để đưa ra phương án đầu tư hợp lý và tổng dự toán chính xác.
- Thực hiện thi công theo đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng công trình, tránh việc thi công không đảm bảo kỹ thuật nhằm đạt tiến độ mà chất lượng
công trình không đảm bảo, đến lúc đó lại mất công phái đi làm lại gây lãng phí.
- Phân bổ nguồn vốn hợp lí cho từng giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời phải thường xuyên tổng hợp số liệu về chi phí nhằm quản lý sát sao, đưa ra biện pháp đối phó kịp thời khi xảy ra sự cố (ví dụ như thiếu vốn tạm thời…)
c. Các giải pháp cho quản lý chất lượng dự án:
Giữa quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý chất lượng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thời gian có thể rút ngắn, chi phí có thể giảm nhưng phải luôn luôn đảm bảo được chất lượng của dự án. Quản lý chất lượng là một công việc phức tạp, xuyên suốt quá trình quản lý dự án.
Quản lý chất lượng dự án phải được chú ý ngay từ giai đoạn khảo sát, lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật cơ sở vì chất lượng của giai đoạn này là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng của toàn dự án. Ban Đầu tư phát triển, Ban quản lý dự án cần kết hợp với Công ty tư vấn thiết kế và giám sát chặt chẽ công tác lập báo cáo đầu tư, hồ sơ thiết kế cơ sở và hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công.
Quản lí chặt chẽ giai đoạn thi công, Ban quản lý dự án cùng cơ quan tư vấn giám sát kiểm soát gắt gao việc thực hiện công trình để đảm bảo các đơn vị thi công làm đúng theo thiết kế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng dự án.
Tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý chất lượng công trình theo các quy chế, Thông tư, Nghị định của Chính phủ trong công tác quản lý dự án đầu tư.