Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI VÀ QUẢN LÝ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1. Tổng quản lý luận về BHXH và thu BHXH
1.1.4. Nội dung quản lý thu bảo hiểm xã hội
Một trong những nội dung của công tác quản lý thu BHXH là quản lý đối thượng tham gia, mà cụ thể là NLĐ và người SDLĐ. Đầu tiên về đối
14
tượng tham gia BHXH, việc làm rất cần thiết là phải quản lý được các đơn vị SDLĐ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo các địa bàn hành chính quản lý, kể cả những người buôn bán nhỏ, hộ sản xuất kinh doanh trong các làng nghề truyền thống có thuê mướn và SDLĐ thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH. Sau khi xác định đầy đủ các đối tượng thuộc diện tham gia BHXH theo luật định, tổ chức BHXH sẽ tiến hành hướng dẫn các chủ SDLĐ đăng kí tham gia BHXH cho NLĐ thuộc phạm vi đơn vị, đồng thời tiến hành quản lý và kiểm tra việc thực hiện đóng đúng quy định của Nhà nước về hoạt động BHXH của các đơn vị SDLĐ này.
Quy trình quản lý thu BHXH là tổng thể các công việc cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất. Để thực hiện tốt nhất mục tiêu của công tác thu BHXH cần thiết phải tiến hành một quy trình thu kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sử dụng lao động tham gia và cán bộ chuyên trách thu của cơ quan BHXH. Hiện nay, căn cứ vào thời gian đơn vị SDLĐ tham gia mà có 02 quy trình thu riêng sau:
* Đối với các đơn vị SDLĐ lần đầu tiên tham gia BHXH, quy trình quản lý thu BHXH gồm các bước công việc theo thứ tự sau:
- Đơn vị SDLĐ lập hồ sơ đăng kí tham gia BHXH bao gồm:
+ Công văn gửi BHXH tỉnh, thành phố xin đăng kí tham gia BHXH.
+ Bảng kê khai danh sách số lao động tham gia BHXH.
- Sau khi nhận được hồ sơ của đơn vị SDLĐ, BHXH tỉnh, huyện sẽ thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ, tính toán mức đóng, cấp sổ và tổ chức thu.
* Đối với đơn vị SDLĐ đang tham gia BHXH, quy trình quản lý thu BHXH bao gồm các công việc sau:
- Lâp bảng kê khai danh sách lao động tham gia BHXH;
- Lập bảng kê khai tăng giảm lao động và quỹ lương đóng BHXH;
- BHXH tỉnh tiến hành thẩm định bảng kê khai và tiến hành thu, cấp sổ BHXH bổ sung cho các đối tượng mới tham gia BHXH.
15
Qua công tác quản lý thu, tổ chức BHXH sẽ nắm bắt được số lượng các đơn vị SDLĐ và số lao động thuộc diện tham gia BHXH trên địa bàn huyện, tỉnh… Đây là việc làm rất cần thiết để tiến hành các nghiệp vụ tiếp theo của công tác thu BHXH.
Việc xác định các thành viên tham gia hệ thống BHXH là một trong những nhiệm vụ lớn và quan trọng nhất của công tác quản lý thu BHXH. Căn cứ vào loại hình BHXH, đối tượng tham gia có thể được phân thành hai loại bắt buộc và tự nguyện.
Nhiệm vụ của người làm công tác quản lý thu BHXH là phải xác định rõ đối tượng thuộc phạm vi mình quản lý phải tham gia BHXH, từ đó có những biện pháp thực hiện công tác thu BHXH tốt hơn. Để quản lý dễ dàng, cơ quan BHXH thường phối hợp với các cơ quan cấp phép cho DN hoạt động để nắm rõ số lượng đơn vị SDLĐ trên địa bàn.
Khi tiến hành quản lý việc đăng kí tham gia vào hệ thống BHXH của chủ SDLĐ, cơ quan BHXH sẽ đưa ra các tiêu thức, yêu cầu bắt buộc chủ SDLĐ có trách nhiệm cung cấp thông tin như: tên đơn vị, loại hình hoạt động KD, số lao động hiện có… đối với NLĐ cần phải cung cấp thông tin về tên, năm sinh, giới tính,… Việc cung cấp những thông tin này sẽ tránh được sự trùng lặp giữa các đối tượng và sẽ được cơ quan BHXH mã hoá bằng dãy kí tự để cho công tác quản lý trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian.
Danh sách lao động trong từng đơn vị sẽ do mỗi đơn vị tự lập theo mẫu quy định của BHXH Việt Nam, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong thủ tục hành chính. Bên cạnh đó sự biến động tăng giảm lao động của đơn vị cũng được cập nhật thường xuyên, liên lạc để bảo vệ quyền lợi của NLĐ.
b. Quản lý mức thu BHXH
Xuất phát từ mục đích của BHXH là nhằm bù đắp hoặc thay thế một phần thu nhập cho NLĐ khi họ không may gặp rủi ro cho nên khi thiết kế
16
khoản đóng góp vào quỹ BHXH hầu hết các quốc gia trên thế giới đều căn cứ vào thu nhập, tiền lương - tiền công của NLĐ, thực hiện khấu trừ tiền lương của NLĐ và các khoản đóng góp của chủ SDLĐ chuyển về đơn vị quản lý thực hiện BHXH.
Thông thường mức đóng góp BHXH thường căn cứ vào tiền lương của NLĐ (lương chính, các khoản phụ cấp…) và tổng quỹ lương của toàn doanh nghiệp. Ở nước ta tiền lương - tiền công tháng đóng BHXH được quy định cụ thể trong Luật BHXH 2006 và quyết định 1111 QĐ/BHXH 2011 như sau:
- Đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định:
Tiền lương làm căn cứ đóng là tiền lương theo ngạch, bậc và các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề (nếu có), hệ số chênh lệch bảo lưu. Tiền lương này tính trên mức lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng.
Công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nước một thành viên, Công ty TNHH nhà nước từ hai thành viên trở lên được chuyển đổi từ Công ty nhà nước, sau đó thành lập các Công ty Cổ phần hạch toán độc lập thì người lao động trong các công ty cổ phần này đóng BHXH theo mức tiền lương do đơn vị quyết định.
- Đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do đơn vị quyết định:
Tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH là mức tiền lương, tiền công ghi trên hợp đồng lao động. Tiền lương, tiền công này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng. Nếu mức tiền lương, tiền công cao hơn 20 tháng lương tối thiểu chung thì tiền lương, tiền công tham gia BHXH bằng 20 tháng lương tối thiểu chung.
Để quản lý được nguồn đóng góp này, cơ quan BHXH cần phải theo dõi chặt chẽ diễn biến thu nhập của từng cá nhân NLĐ trong từng đơn vị SDLĐ. Thường xuyên thực hiện kiểm tra, đối chiếu tổng quỹ lương của đơn
17
vị tham gia hàng tháng, trên cơ sở đó tính số tiền mỗi bên phải nộp vào quỹ BHXH. Bản kê khai tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH của NLĐ và bản kê khai tổng quỹ lương sẽ do mỗi đơn vị lập theo biểu mẫu của BHXH Việt Nam cùng với sự biến động của số người tham gia BHXH, mức lương, tiền lương thay đổi của từng NLĐ.
Do đặc thù công tác thu BHXH là phải thu nhiều đối tượng bằng nhiều hình thức khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản...) nên với mỗi hình thức chuyển tiền đều phải quản lý chặt chẽ để tránh nhầm lẫn, thất thoát... Với hình thức chuyển khoản và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, việc phối hợp với hệ thống ngân hàng, kho bạc phải hết sức chặt chẽ, đảm bảo việc cập nhật số tiền đã chuyển của các đơn vị chính xác, tránh nhầm lẫn và kịp thời với hình thức chuyển tiền thu bằng tiền mặt phải đảm bảo nguyên tắc quản lý thu, chi tiền mặt, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc. Nếu trường hợp đặc biệt không thể chuyển được ngay, kế toán thu BHXH phải thực hiện việc vào sổ sách, viết hoá đơn thu chi tiền mặt và chuyển kịp thời về tài khoản chuyển thu tại ngân hàng, kho bạc.
Mức đóng BHXH của mỗi nước chịu sự chi phối của rất nhiều yếu tố khác nhau như: đặc điểm dân số, điều kiện kinh tế - xã hội, sự văn minh của người dân, căn cứ đóng và tỷ lệ hưởng của người tham gia như thế nào… Do đó người quản lý phải nắm vững những yếu tố cơ bản này để đưa ra mức đóng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của quốc gia mình trong mỗi thời kì nhất định để đem lại hiệu quả tốt nhất cho chính sách BHXH. Mặt khác, cơ quan quản lý nhà nước về BHXH phải xây dựng được mức đóng phù hợp với tất cả các đối tượng, tương quan tỷ lệ đóng giữa người SDLĐ và người NLĐ không được quá chêch lệch, không được làm cho chủ SDLĐ muốn trốn tránh trách nhiệm tham gia BHXH cho NLĐ.
Sau khi đã thiết kế được mức đóng phù hợp, mức đóng góp của từng đơn vị và từng NLĐ sẽ được quản lý chặt chẽ trên cơ sở danh sách tham gia
18
BHXH của từng đơn vị. Mức lương hoặc tiền công của từng NLĐ và tổng quỹ lương của người tham gia trong từng vùng đơn vị trực thuộc sao cho chỉ tiêu này luôn khớp với nhau.
Theo Luật BHXH năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, mức đóng BHXH bắt buộc hàng tháng là 20% tổng quỹ tiền lương - tiền công của NLĐ. Trong đó, NLĐ đóng 5% mức tiền lương, tiền công vào quỹ hưu trí và tử tuất (từ năm 2010 trở đi, cứ hai năm một lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng 8%); người SDLĐ đóng 15% trên tổng quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH của NLĐ như sau:
+ 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; trong đó, người SDLĐ giữ lại 2% để chi trả kịp thời cho NLĐ đủ điều kiện hưởng theo quy định và thực hiện quyết toán hàng quý với tổ chức BHXH,
+ 1% vào quỹ TNLĐ - BNN,
+ 11% vào quỹ hưu trí, tử tuất (từ năm 2010 trở đi, cứ hai năm một lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng 14%).
Từ 01/01/2014 trở đi, mức đóng BHXH bắt buộc bằng 26% tổng quỹ tiền lương - tiền công của NLĐ, trong đó người lao động đóng 8%; đơn vị SDLĐ đóng 18%.
c. Quản lý tiền thu bảo hiểm xã hội
Bất kì một hoạt động kinh tế - xã hội nào muốn thực hiện được đều phải có một nguồn tài chính riêng. Đối với hoạt động BHXH, quỹ BHXH được hiểu là một quỹ tài chính độc lập, tập trung, được tồn tích dần từ sự đóng góp của các bên tham gia BHXH và các nguồn thu hợp pháp khác và được Nhà nước bảo hộ; được sử dụng để chi trả các chế độ BHXH cho NLĐ theo quy định của pháp luật BHXH.
Để nắm được tình hình thu cũng như tình trạng quỹ BHXH ở bất cứ thời điểm nào thì phải có biện pháp quản lý tiền thu cho hợp lý như hệ thống tài
19
khoản sử dụng phải đảm bảo cho việc nộp BHXH của các đơn vị tham gia hay các bộ phận thu nộp được thuận lợi, an toàn, song không vì vậy mà để xảy ra tình trạng rải rác, chia nhỏ, làm mất đi tính tập trung trong quản lý. Đồng thời, cần quy định rõ thời điểm thực hiện thu, chuyển tiền thu về tài khoản tập trung… Từ đó nắm bắt được tình hình thu BHXH để kịp thời điều chỉnh, đảm bảo thu đúng, thu đủ, phục vụ tốt việc thực hiện chính sách BHXH sau này.
- Hình thức đóng tiền: Đơn vị, người tham gia BHXH, BHYT, BHTN có thể đóng bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt:
+ Chuyển khoản: Chuyển tiền đóng vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước.
+ Tiền mặt: Đơn vị nộp trực tiếp tại ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước.
- Chuyển tiền thu:
BHXH cấp dưới chuyển toàn bộ số tiền đã thu BHXH, BHYT, BHTN kịp thời về tài khoản chuyên thu của BHXH cấp trên theo quy định.
Số tiền thực thu BHXH, BHYT, BHTN là số tiền đã chuyển vào tài khoản chuyên thu của BHXH các cấp theo chứng từ báo của ngân hàng, Kho bạc nhà nước.
+ Tính lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN: Đơn vị đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN chậm quá thời hạn theo quy định thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN chưa đóng.
+ Quản lý thời gian nộp tiền:
Đóng hằng tháng:
Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương, tiền công tháng của những NLĐ tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH bắt buộc của từng NLĐ theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước.
20
Đóng hằng quý hoặc 6 tháng một lần (một năm 02 lần):
Đơn vị là doanh nghiệp thuộc ngành nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương, tiền công cho NLĐ theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh có thể đóng hằng quý hoặc 6 tháng một lần trên cơ sở đăng ký phương thức đóng với cơ quan BHXH. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.
Đóng theo địa bàn: Cơ quan, đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh. Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.