Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY LÂM NGHIỆP HÀM YÊN GIAI ĐOẠN 2010-2014
2.2. Thực trạng quản trị nhân lực tại Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên
2.2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên
Công ty đã xây dựng được hệ thống bảng mô tả chức danh công việc cho từng chức danh công việc cụ thể. Việc này đã giúp ích rất nhiều cho các nhân viên mới vào làm việc hoặc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Tuy nhiên, việc phân tích công việc mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng hệ thống bản mô tả chức danh công việc. Mặt khác, hệ thống bản mô tả chức danh công việc chỉ mới là tài liệu giới thiệu cho các nhân viên mới vào làm việc chứ chưa được dùng làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân lực như: Lập kế hoạch nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao lao động, đào tạo, kỷ luật và an toàn lao động.
Bảng 2.9: Bản mô tả chức danh công việc của Trưởng phòng tổ chức hành chính tại công ty Lâm nghiệp Hàm Yên năm 2014.
Bản mô tả công việc
Chức danh: Trưởng phòng tổ chức hành chính Mã số công việc: 12225
Các mối quan hệ:
Bên trong: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo và chịu trách nhiệm với Giám đốc về toàn bộ Hành chính- Văn phòng- Nhân sự công ty. Phối hợp với các bộ phận khác trong tuyển chọn, huấn luyện, bố trí, động viên, kích thích nhân viên. Kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của công ty. Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về nhân sự, hành chính.
Bên ngoài: Tổ chức cấp trên: Các vấn đề về tổ chức, nhân sự. Cán bộ các công ty khác: Điều phối cán bộ trong công tác. Viên chức chính quyền: Thực hiện quy chế pháp luật và các hoạt động cộng đồng; Sở lao động: Công đoàn, nhà cung cấp lao động, phối hợp tuyển chọn lao động, giải quyết chế độ chính sách...
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, năng lực - Quản lý hành chính nhân sự
- Thiết lập hệ thống quy trình nhân sự thống nhất toàn công ty.
- Thiết lập hệ thống các quy định, chế độ chính sách nhân sự.
- Trợ lý Giám Đốc trong việc quản lý phát triển nhân sự cấp cao - Thiết lập hệ thống đào tạo và quản lý đào tạo.
- Thành lập cơ cấu, phân công công việc nhân sự.
- Đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên nhân sự, đảm bào nguồn nhân lực kế cận Chức năng nhiệm vụ cụ thể
- Xây dựng văn hoá doanh nghiệp và triển khai các chương trình hành động - Chịu trách nhiệm đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng và các đối tác bên thứ ba về vấn đề nhân sự
- Quản lý chung công việc nhân sự toàn công ty
- Những công việc khác phát sinh theo yêu cầu và không trái với quy định của phápluật.
- Các công việc hành chính văn phòng.
Điều kiện làm việc Yêu cầu
Yêu cầu về năng lực
1-Tốt nghiệp đại học chuyên nghành Luật, Quản trị
nguồn nhân lực, kinh tế lao động... Trình độ văn hóa
2-Tiếng Anh bằng B Trình độ ngoại ngữ
3-Sử dụng thành thạo tin học văn phòng. Trình độ tin học 4-Am hiểu Luật lao động và các Quy định liên quan. Kiến thức 5-Tư duy nhận thức, phân tích và giải quyết vấn đề tốt. Kỹ năng 6-Có khả năng tổ chức công việc khoa học hợp lý.Cẩn
thận, chu đáo, trách nhiệm. Khả năng
7- Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự và ít nhất 03 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chính nhân sự
-Ưu tiên ứng viên hiểu biết về ISO; 5S, và đã làm quản lý tại đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
Số năm kinh nghiệm
8- Tốt Thể chất và sức khỏe
9- Nam Giới tính
10-Từ 27 trở lên Độ tuổi
Ngày … tháng … năm PGĐ nhân sự
(Nguồn phòng tổ chức hành chính Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên)
Nhìn chung, công tác phân tích công việc để thiết lập hệ thống các công cụ phục vụ quá trình quản lý lao động mới chỉ thực hiện ở giai đoạn đầu và cần thực hiện thành hệ thống góp phần vào việc nâng cao công tác quản trị nhân lực.
2.2.2.2. Công tác hoạch định nhân lực của công ty - Công tác phân tích hiện trạng nhân lực
Hàng năm công tác phân tích hiện trạng nhân lực tại công ty Lâm nghiệp Hàm Yên được tiến hành theo một trong hai hình thức sau:
+ Thứ nhất, phụ trách các phòng, ban phân xưởng báo cáo về tình hình nhân lực về số lượng; nhu cầu cần bổ sung lao động và cán bộ quản lý. Trên cơ sở khối lượng quản lý và định biên của công ty kết hợp với báo cáo của các phân xưởng, phòng, ban, lãnh đạo công ty sẽ đánh giá, và đưa vào kế hoạch bổ sung, điều chỉnh nhân lực cho các các phòng, ban, phân xưởng.
+ Thứ hai, các phòng, ban, phân xưởng tự kiểm tra, rà soát tình hình nhân lực của đơn vị mình, chủ yếu về số lượng, báo cáo lên công ty để đưa vào kế hoạch nhân lực hàng năm.
Hình 2.2. Công tác hoạch định nhân lực của công ty Lâm nghiệp Hàm Yên (Nguồn phòng tổ chức hành chính Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên)
Kiểm kê các nguồn lực hiện có
Mô phỏng sự tiến triển của nguồn lực
Dự báo nhu cầu nhân lực
So sánh nguồn hiện có với dự báo
Kế hoạch hành động
Về thực chất, đây chưa phải là công tác đánh giá nhân lực tại công ty về tất cả các mặt cơ cấu, số lượng, chất lượng mà mới chỉ quan tâm đến số lượng lao động, chưa có sự đánh giá đội ngũ lao động về trình độ, khả năng hoàn thành nhiệm vụ, khả năng đáp ứng sự thay đổi trong tương lai. Việc rà soát về số lượng lao động tại các bộ phận chưa dựa trên cơ sở định mức lao động khoa học, vì vậy hiện tượng có nơi thiếu lao động thực sự có nơi lại thừa lao động. Công việc phân tích chất lượng đội ngũ lao động, khả năng hoàn thành của họ về cơ bản chưa được thực hiện, tất cả mới chỉ dựa vào những nhân định mang tính định tính, không có có các tiêu chuẩn lượng hóa.Vì vậy có thể đánh giá đơn vị nào đó còn yếu kém, nhưng cụ thể yếu kém ở điểm nào và khắc phục ra sao thì chưa làm được.
- Dự báo nhu cầu và phân tích quan hệ cung cầu nhân lực.
Công tác dự báo, phân tích cung cầu lao động hiện còn rất bị động, phụ thuộc rất nhiều vào các đơn hàng, thiếu sự chuẩn bị về nguồn lao động và các phương pháp thu hút lao động có hiệu quả nên trong những năm qua công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tuyển dụng lao động, cụ thể:
+ Đối với những công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, việc tuyển dụng đáp ứng nhu cầu công việc rất khó khăn, phải mất nhiều thời gian mới tuyển đủ số lao động cần thiết cho công việc.
+ Đối với cán bộ quản lý, do không có sự chuẩn bị tốt về dự báo, phân tích thực trạng nhân lực trong công ty nên công ty rất lúng túng.Việc tuyển chọn lao động loại này không có nhiều, phần lớn phải thực hiện điều động luân chuyển trong công ty.
2.2.2.3. Công tác tuyển dụng và bố trí nhân lực của công ty
* Công tác tuyển dụng
Cơ sở lập kế hoạch nhu cầu tuyển dụng lao động: Căn cứ kế hoạch lao động hàng năm của doanh nghiệp; số lượng lao động hiện có; dự kiến số lao động nghỉ chế độ trong năm, phòng Tổ chức hành chính xác định nhu cầu lao động cần tuyển báo cáo Giám đốc, phó giám đốc nhân sự phương án tuyển lao động của năm kế hoạch.
Bước 1: Lập kế hoạch
Cấp công ty căn cứ vào kế hoạch phát triển năng lực sản xuất của công ty, lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm.Các phòng chuyên môn, phân xưởng: căn cứ nhiệm vụ sản xuất được giao, căn cứ vào tình hình lao động thực tế của đơn vị lập
phiếu dự trù xin bổ sung lao động.Phòng Tổ chức hành chính nhận phiếu bổ sung lao động, tổng hợp và lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 2: Triển khai kế hoạch tuyển dụng
- Công ty: ra thông báo tuyển dụng với nội dung: Đối tượng tuyển dụng; Số lượng cần tuyển; Thời hạn tuyển.
- Phòng Tổ chức hành chính:
+ Gửi thông báo;
+ Tiếp nhận hồ sơ;
+ Tập hợp hồ sơ báo cáo lãnh đạo công ty;
+ Lên lịch phỏng vấn đối với nhân viên nghiệp vụ;
+ Thông báo lịch khảo sát tay nghề, trả lời kết quả;
+ Tập trung học tập nội quy, quy chế, ký HĐLĐ thử việc;
+ Ra quyết định điều động về các bộ phận;
+ Theo dõi và nhận xét sau thời gian thử việc tại các đơn vị: ký hợp đồng dài hạn hoặc xem xét đào tạo lại (đối với công nhân có tay nghề yếu).
- Phòng Tổ chức hành chính:
+ Gửi thông báo;
+ Tiếp nhận hồ sơ;
+ Tập hợp hồ sơ báo cáo lãnh đạo công ty;
+ Lên lịch phỏng vấn đối với nhân viên nghiệp vụ;
+ Thông báo lịch khảo sát tay nghề, trả lời kết quả;
+ Tập trung học tập nội quy, quy chế, ký HĐLĐ thử việc;
+ Ra quyết định điều động về các bộ phận;
+ Theo dõi và nhận xét sau thời gian thử việc tại các đơn vị: ký hợp đồng dài hạn hoặc xem xét đào tạo lại (đối với công nhân có tay nghề yếu)
- Đối với các đơn vị tiếp nhận lao động:
Cử người phân công giúp đỡ lao động mới tuyển dụng. Theo dõi và đánh giá kết quả trong thời gian thử việc tại đơn vị: đảm bảo tính công khai, tránh nể nang, đúng với năng lực của từng lao động. Trưởng đơn vị tiếp nhận lao động phải có trách nhiệm tiếp tục đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho lao động mới tuyển đảm bảo theo kịp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất- kinh doanh của công ty.
Hình 2.3. Quy trình tuyển dụng
(Nguồn: Phòng TC- HC Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên) Lập kế hoạch
Triển khai kế hoạch tuyển dụng
Ra thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận hồ sơ
Làm lịch phỏng vấn, khảo sát tay nghề
Trả lời kết quả
Tập trung học nội quy, quy chế, ký hợp đồng lao động thử việc
Ra quyết định điều động về các bộ phận
Theo dõi thử việc
Ký hợp đồng lao động
Đào tạo lại Giám đốc
Bảng 2.10: Thực hiện kế hoạch tuyển dụng của công ty Lâm nghiệp Hàm Yên 6 tháng đầu năm 2014
TT Chỉ tiêu
Kế hoạch tuyển dụng cả năm
(người)
Thực hiện tuyển dụng 6 tháng đầu
năm (người)
Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch năm
(%)
Tổng cộng 95 76 80
1 Phòng TCHC 6 3 50
2 Phòng Kế toán 6 4 66,7
3 Phòng kỹ thuật 15 12 80
4 Phân xưởng 36 31 86
5 Phòng kế hoạch 15 10 66,6
6 Phòng xây
dựng công trình 17 16 94
(Nguồn: Phòng TC- HC Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên) Qua bảng 2.10 cho ta thấy đa số lao động ít tuyển dụng được theo kế hoạch.
Kết quả tuyển dụng này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp nên quan tâm hơn nữa đến tuyển dụng lao động, áp dụng các phương pháp tuyển mộ rộng rãi để thu hút được nhiều người lao động từ nhiều nguồn khác nhau đến tham gia nộp đơn xin việc.
* Công tác bố trí lao động của công ty - Công tác thuyên chuyển, đề bạt cán bộ
Mục đích của công tác thuyên chuyển, đề bạt cán bộ lên chức vụ mới nhằm nâng cao chất lượng quản trị nhân lực của công ty. Do vậy, việc thuyên chuyển, đề bạt cán bộ lên chức vụ mới của công ty được xem xét và cân nhắc cẩn thận. Khi có nhu cầu về cán bộ quản lý công ty đã tiến hành xem xét, cất nhắc từ lực lượng hiện có, họ là những cán bộ nhân viên có tay nghề năng lực trình độ, có đủ khả năng đảm nhận công việc ở vị trí công tác mới.
Việc thuyên chuyển giữa các vị trí giúp cho công nhân của công ty có điều kiện phát triển, nâng cao tay nghề, đồng thời tránh được sự nhàm chán cho người lao động trong công việc giữa cán bộ tổ sản xuất, phòng ban chức năng còn rất hạn chế.
Đối với công tác đề bạt, thăng tiến, công ty chưa có sự chuẩn bị lựa chọn người để quy hoạch, đào tạo, do đó thường bị động trong các trường hợp phải thuyên chuyển cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác. Cũng chính vì sự thiếu chuẩn bị đội ngũ cán bộ này, nên trong những năm qua vẫn có tình trạng thiếu cán bộ quản lý cấp phân xưởng.
Bảng 2.11: Báo cáo đề bạt của công ty Lâm nghiệp Hàm Yên năm 2014 Đơn vị tính: Người
TT Chỉ tiêu
Năm 2014
Số lượng Tỷ trọng%
I Tổng số CBCNV 1605
II Đề bạt 12 0,74
1 Giám đốc công ty 0
2 Phó giám đốc công ty 1
3 Trưởng phòng công ty 1
5 Phó phòng công ty 1
6 Tổ trưởng 4
7 Tổ phó 5
III Nâng bậc 68 4,23
1 Công nhân kỹ thuạt 53
2 Quản lý 15
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên) - Công tác thôi việc, sa thải, hưu trí
Là công ty trồng rừng và chế biến gỗ nên việc sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn với công nhân thường xảy ra, đặc biệt là lực lượng lao động trẻ.
Việc giải quyết chế độ hưu trí cho người lao động thực hiện đúng theo luật lao động. Việc sa thải được thực hiện nghiêm túc theo nội quy, thoả ước lao động của công ty không có tình trạng nể nang né tránh.
2.2.2.4. Đào tạo và phát triển nhân lực
Theo thực trạng nguồn lao động của công ty năm 2010 thì số lao động có trình độ từ trung cấp đến đại học còn quá ít, chiếm khoảng 3%.Số công nhân kỹ thuật đều do công ty tự đào tạo, tuy số lượng hàng năm đều tăng lên nhưng do chủ yến xuất phát từ kinh nghiệm truyền đạt của những người có tay nghề lâu năm hướng dẫn nên đào tạo còn chưa thật sự bài bản khoa học. Số công nhân có tay nghề bậc 1 còn chiếm tỷ lệ lớn (trên 90%). Do vậy để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty tiến hành lập kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề trong thời gian từ 3- 5 tháng hoặc liên tục trong cả năm.
Tổ chức công tác đào tạo- phát triển nhân lực của công ty Lâm nghiệp Hàm Yên phụ thuộc vào khối văn phòng, khối sản xuất kinh doanh (phân xưởng, tổ sản xuất,…).
Về quan điểm chủ trương: Công tác đào tạo và phát triển nhân lực của công ty được quản lý thống nhất trong toàn công ty và tổ chức thực hiện theo phân cấp, trong đó giám đốc là người quản lý cao nhất có trách nhiệm quản lý thống nhất trong toàn công ty, phòng tổ chức hành chính và phòng kỹ thuật là 02 đơn vị trực tiếp chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ này. Các đơn vị thuộc khối quản lý và sản xuất kinh doanh có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo và có kế hoạch đào tạo lực lượng lao động đáp ứng yêu cầu công tác và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Công tác đào tạo và phát triển nhân lực của công ty trong những năm qua được tổ chức thực hiện như sau:
- Về mặt hình thức: Công ty đã tiến hành thực hiện theo các hình thức đào tạo phong phú đa dạng bao gồm cả đào tạo mới, đào tạo lại, đào tạo bổ xung
Trong giai đoạn 2010-2014 công ty đã tổ chức được nhiều khóa học cho công nhân với số liệu cụ thể được trình bày trong bảng 2.12.
Hoạt động đào tạo tại công ty Lâm nghiệp Hàm Yên luôn được tiến hành ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Riêng đối với cán bộ quản lý nếu có nhu cầu cá nhân muốn đi học nâng cao trình độ thì công ty luôn khuyến khích, nếu lãnh đạo xét thấy việc học nâng cao là cần thiết thì có thể hỗ trợ cho học viên một phần học phí. Qua bảng trên ta thấy hàng năm công ty bỏ ra một khối lượng kinh phí khá nhiều để đào tạo thêm các cán bộ và công nhân để phục vụ cho công ty ngày phát triển. Công ty luôn chú trọng đến đào tạo thêm công nhân nhiều hơn là đào tạo cán bộ bởi lẽ mỗi một một năm công ty nhận rất nhiều đơn đặt hàng, chính vì vậy cần đòi hỏi khá nhiều công nhân.
Hiện quỹ đào tạo, phát triển của công ty Lâm nghiệp Hàm Yên nhìn chung là rất hạn hẹp, chủ yếu được huy động từ các nguồn sau:
- Quỹ đào tạo tính trong chi phí sản xuất năm;
- Quỹ đầu tư và phát triển;
- Quỹ hợp tác đào với các nhà cung cấp.
Vì vậy quỹ đào tạo và phát triển của công ty là rất hạn chế, đôi khi gây rất nhiều khó khăn cho công tác đào tạo và phát triển nhân lực của công ty. Tuy nhiên hàng năm, các đơn vị đã lập kế hoạch đào tạo và kinh phí đào tạo để đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch đào tạo và phát triển.Vì vậy, công ty cũng đã có một số giải pháp thích hợp nhằm đảm bảo được nguồn kinh phí đào tạo, đáp ứng đủ những yêu cầu đào tạo và phát triển của công ty với phương châm tiết kiệm, nâng cao hiệu quả sử dụng quỹ đào tạo và đảm bảo được chất lượng đào tạo theo kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch đào tạo và sử dụng nhân lực trong công ty hàng năm được Ban lãnh đạo quan tâm và giao việc triển khai thực hiện việc lập kế hoạch từ phòng ban tới phân xưởng, tổ sản xuất cho Phòng tổ chức hành chính, sau đó tổng hợp phân tích báo Ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Công việc này được thực hiện cho từng quý trong năm để kịp thời điều chỉnh đảm bảo nhân lực đáp ứng cho các bộ phận