Chương 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY LÂM NGHIỆP HÀM YÊN
3.2. Giải pháp tăng cường công tác quản trị nhân lực tại công ty Lâm nghiệp Hàm Yên
3.2.4. Xây dựng quy trình đánh giá thực hiện công việc và tổ chức đánh giá thực hiện công việc
Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nhân lực thì một trong những biện pháp rất quan trọng đó là việc xây dựng qui trình đánh giá thực hiện công việc của người lao động và tiến hành đánh giá thực hiện công việc một cách định kỳ. Đánh giá thực hiện công việc của người lao động tại công ty trong thời gian sắp tới nhằm vào 02 mục tiêu cơ bản sau:
- Đánh giá được tình hình thực hiện công việc thực tế của người lao động:
Để đo lường mức độ thực hiện công việc của từng người lao động và thông tin phản hồi cho người lao động để không ngừng hoàn thiện bản thân.
- Thông qua đánh giá thực hiện công việc sẽ phân biệt được kết quả thực hiện công việc giữa các cá nhân để ra quyết định khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và phát triển, xây dựng kế hoạch về nhân lực, chế độ lương bổng cho phù hợp để thúc đẩy việc tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực.
Để đạt được các mục tiêu trên, công ty cần tiến hành các bước để đưa hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người lao động vào áp dụng như sau:
- Bước 1, lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá mà đưa ra phương pháp thích hợp, không quá lệ thuộc và cứng nhắc. Phòng Tổ chức hành chính cần chủ động đề xuất phương pháp đánh giá tùy thuộc vào từng vị trí công việc. Sử dụng các phương pháp đánh giá thực hiện công việc cụ thể của các nhân viên như sau:
Phương pháp thang đo đồ họa, Phương pháp danh mục kiểm tra, Phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng, Phương pháp quản lý bằng mục tiêu.
- Bước 2, xác định chu kỳ đánh giá, việc đánh giá thực hiện công việc được Quy định cụ thể cho từng loại lao động: lao động quản lý, lao động gián tiếp và lao động trực tiếp.
- Bước 3, lựa chọn và đào tạo người đánh giá
Người đánh giá được lựa chọn chủ yếu là người quản lý trực tiếp của các nhân viên và các chuyên viên nhân sự của phòng Tổ chức hành chính, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, Phòng kỹ thuật. Sau khi đã lựa chọn được người đánh giá thì
tổ chức đào tạo cho người đánh giá các kỹ năng về đánh giá thực hiện công việc:
Đào tạo về hệ thống đánh giá, mục đích đánh giá, cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá. Đồng thời, trong quá trình thực hiện, phòng Tổ chức hành chính cần thực hiện tốt vai trò tư vấn, kiểm tra giúp cho người đánh giá tránh các lỗi thường gặp trong quá trình đánh giá.
- Bước 4, phỏng vấn đánh giá và thông tin phản hồi: Tổ chức cuộc họp chính thức giữa người quản lý trực tiếp và nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua, tiềm năng của họ, và các biện pháp để hoàn thiện thực hiện công việc của người lao động.
- Bước 5, tổng hợp kết quả và lưu hồ sơ nhân sự: Sau khi tiến hành đánh giá, phòng Tổ chức hành chính cần tiến hành tổng hợp kết quả đánh giá của từng nhân viên để cập nhật hồ sơ dữ liệu của nhân viên để làm cơ sở truy xuất khi ra quyết định nhân sự. Dựa vào việc tổng hợp này công ty sẽ đưa ra các chính sách nhân sự để duy trì, đào tạo phát triển và sử dụng một cách có hiệu quả nhân lực của đơn vị.
Khi thực hiện việc triển khai đánh giá thực hiện công việc cần chú ý đến các yếu tố sau:
- Công ty cần ra quyết định ban hành qui trình đánh giá thực hiện công việc gồm các bước như trên và triển khai áp dụng cho các bộ phận phòng ban. Phòng Tổ chức hành chính là bộ phận chính chịu trách nhiệm về việc xây dựng qui trình, phổ biến qui trình, lập kế hoạch, tổ chức đánh giá một cách định kỳ.
- Qui trình đánh giá thực hiện công việc phải đảm bảo người đánh giá phải đánh giá đúng đối tượng mình quản lý và có đầy đủ thông tin để đánh giá như Giám đốc đánh giá các quản đốc, Trưởng các bộ phận; Trưởng các bộ phận đánh giá phó phòng, tổ trưởng hoặc nhân viên…
- Việc đánh giá phải được tiến hành một cách khách quan: Công ty cần xây dựng hệ thống các bảng tiêu chuẩn công việc, các định mức lao động để dựa vào đó có thể đánh giá thực hiện công việc một cách khách quan, vô tư phản ánh đúng thực tế kết quả thực hiện công việc của người lao động.
- Kết quả đánh giá thực hiện công việc của người lao động phải được sử dụng làm cơ sở cho các quyết định nhân sự khác: các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, các quyết đinh về tiền lương, tiền thưởng, các quyết định về bổ nhiệm, đào tạo phát triển, các chính sách nhân sự khác.
Khi làm tốt được công tác đánh giá và thực hiện công việc thì sẽ:
- Tạo động lực cho người lao động trong quá trình làm việc: người nào làm việc có hiệu quả cao thì sẽ nhận được mức thù lao tương ứng, khuyến khích người lao động không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề và các kỹ năng làm việc khác. Khi người lao động hoàn thiện các kỹ năng thực hiện công việc thì sẽ góp phần vào việc nâng cao năng xuất lao động, giảm thiểu các sai sót trong quá trình thực hiện công việc của người lao động. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nhân lực.
- Kết quả của đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để ra các quyết định nhân sự trong quá trình hoạt động của công ty: Từ kết quả thực hiện công việc của người lao động mà công ty sẽ biết được các điểm yếu, điểm mạnh của từng người lao động để có chính sách đào tạo phát triển phù hợp, rồi việc bố trí người lao động vào các vị trí công việc tương ứng, hoặc loại bớt những người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời, từ việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động sẽ góp phần vào việc giúp công ty nhận biết được hệ thống quản trị nhân lực thực sự có hiệu quả chưa, từ đó có các kế hoạch về nhân lực, kế hoạch tuyển dụng, chế độ lương bổng, đãi ngộ phù hợp.
Để công tác đánh giá thực hiện công việc làm cơ sở chính xác cho việc đưa ra quyết định quản trị nhân lực lực hiệu quả trong Ban lãnh đạo công ty cần:
* Có chuyên gia nhân sự trong ban lãnh đạo
Khi đặt mục tiêu tăng cao giá trị nhân lực, ban giám đốc điều hành công ty phải tiếp cận được các chuyên viên nhân sự cùng những thông tin cần thiết, giúp họ thấu hiểu mọi vấn đề từ đơn giản đến phức tạp về nhân sự trong một tổ chức.
Tốt nhất là nên có ít nhất một thành viên trong Phòng tổ chức hành chính là chuyên gia nhân sự. Người này cần có kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về quản
lý nhân sự, hoạch định hiệu quả làm việc, hoạch định tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo nhân viên.
Lãnh đạo công ty phải được thông báo thường xuyên về tình hình lực lượng lao động trong công ty (hoạt động hiện nay của công ty có đang giúp họ phát triển hay không, thái độ làm việc của nhân viên, các cấp độ phát triển kỹ năng, biện pháp nào đang áp dụng để giữ chân nhân tài hoặc tìm người thay thế khi người giỏi ra đi, đánh giá khả năng thu hút, giữ chân, và phát triển nhân sự giỏi mới…).
* Chú trọng đến phòng nhân sự
Nếu công ty đã đặt giá trị nhân lực lên hàng đầu thì hợp lý nhất là phòng nhân sự là bộ phận quan trọng nhất công ty, các thành viên trong phòng này phải là người giỏi chuyên môn và vững về công nghệ thông tin. Khi tuyển dụng thành viên cho phòng này, không nên chỉ chọn người theo nghề nhân sự mà mở rộng ra các ứng viên thật sự đam mê, muốn theo đuổi và thăng tiến trong công tác nhân sự trên cơ sở hiểu rõ mọi vấn đề phức tạp trong chiến lược phát triển nhân lực và các hệ thống quản lý.
Cần chú trọng ý kiến của phòng nhân sự trong các vấn đề tưởng chừng không mấy liên quan như chiến lược phát triển, thay đổi cách điều hành. Các cán bộ chủ chốt của phòng nhân sự cần được tham gia thảo luận về chiến lược kinh doanh.
Tham gia có nghĩa là đưa ra “khung nhân sự” - tình hình nhân sự hiện tại trong công ty và ngoài thị trường để đề xuất các quyết định về nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
* Có hệ thống thông tin phù hợp
Hệ thống thông tin về nhân lực phải có khả năng đánh giá mức độ đóng góp của mỗi nhân viên vào mục tiêu chiến lược của công ty bằng cách xác định năng suất làm việc của từng người và mức độ đóng góp vào hiệu quả chung của toàn công ty. Đồng thời, hệ thống này cũng phải đo lường điều kiện làm việc, năng lực và tiềm năng, đặc biệt là những khả năng đáp ứng của công ty khi năng suất làm việc của nhân viên tăng cao. Công nghệ thông tin cho phép định lượng, định tính để tổng kết và đánh giá các vấn đề này.