Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
2.2. Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty CP Đầu tư và Xây dựng Xuân Mai giai đoạn 2010-2014
2.2.3. Thực trạng quản lý tiến độ thực hiện dự án tại công ty
Tiến độ thực hiện dự án là một trong những chỉ tiêu quan trọng trong quản lý dự án.Tiến độ thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí và nhiều khi làm giảm chất lượng công trình, và ngược lại muốn đẩy nhanh tiến độ thì phải tăng chi phí thực hiện.
2.2.3.1. Quản lý tiến độ thi công xây lắp đối với các nhà thầu
Việc giám sát về tiến độ cũng như chất lượng công trình do Ban quản lý dự án trực thuộc công ty thực hiện. Ban quản lý dự án cùng nhà thầu triển khai thực hiện đúng tiến độ đã đề ra trong hợp đồng và căn cứ bảng tổng tiến độ của dự án do ban quản lý dự lập được ban lãnh đạo công ty phê duyệt, nhà thầu căn cứ vào đó lập lên bảng tiến độ chi tiết cho phần công việc cụ thể của mình. Việc thực hiện đúng theo kế hoạch là việc bắt buộc đối với nhà thầu (trừ trường hợp bất khả kháng). Nếu thời gian thực hiện chậm lại công ty sẽ xử lý theo điều khoản hợp đồng đã kí kết và theo quy định của pháp luật.
2.2.3.2. Phương pháp lập và quản lý tiến độ thi công dự án tại công ty:
Hiện tại công ty đang sử dụng phương pháp lập tiến độ theo sơ đồ ngang, căn cứ vào bản vẽ thiết kế bóc tách khối lượng công việc tùy theo từng hạng mục sẽ thực hiện, thông qua phần mềm “ Microsoft Project”(MP) để lập lên bảng tổng tiến độ chung cho toàn dự án.
MP sử dụng biểu đồ Gantt để thể hiện tiến độ của dự án trên cơ sở bản vẽ thiết kế, ước lượng thời gian và trình tự sắp xếp các công việc. MP chỉ thuần túy lập kế hoạch tiến độ về mặt thời gian và không thực hiện việc khai báo các tài nguyên (nguồn lực, thiết bị, vật tư) vào bảng tiến độ dự án.
Song song với việc lập kế hoạch tiến độ là lập kế hoạch vốn để thực hiện đáp ứng kế hoạch tiến độ theo từng thời kỳ của dự án
Hình 2.3. Phương pháp lập tiến độ tại công ty
Ưu điểm của phương pháp lập tiến độ theo MP là nhìn tiến độ của dự án một cách tổng thể giúp cho những thành phần thực hiện dự án biết được tại thời điểm nhất định tình trạng tiến độ dự án, từ đó đưa ra phương pháp giám sát, kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp. Biểu đồ Gant dễ sử dụng và cho ta thấy đường găng của dự án.
Nhược điểm của phương pháp: Kế hoạch tiến độ chỉ có thể theo dõi, giám sát về mặt thời gian, không thể hiện được sự thay đổi về mặt nguồn lực và chi phí. Do các dự án thực hiện của công ty thường là các dự án có tổng mức đầu tư lớn, thời gian thực hiện lâu. MP không thể khai báo tài nguyên của dự án nên không thể đánh giá được tại thời điểm nào cần các nguồn tài nguyên gì, số lượng bao nhiêu cũng như việc điều phối chúng cho có hiệu quả.
VD: Tại thời điểm không cho biết cần bao nhiêu nhân công, thiết bị máy móc để thực hiện dự án, không cho biết cần bố trí chúng như thế nào. Toàn bộ việc ước tính thời gian thực hiện công việc tính toán dựa trên kinh nghiệm các dự án tương tự.
Việc quản lý tiến độ thi công hiện tại của công ty là dựa vào tổng tiến độ thi công do BQLDA lập ra trình lên các cấp có thẩm quyền công ty phê duyệt, trên cơ sở đó căn cứ vào từng giai đoạn thi công, từng hạng mục thi công, các đơn vị thi công lập ra bảng tiến độ chi tiết chi từng công việc cụ thể mà đơn vị thực hiện trình
công ty phê duyệt. Căn cứ vào đó BQLDA, TVGS kiểm soát tiến độ thi công của từng đơn vị nhà thầu.
Bảng 2.8. Quy trình lập và quản lý tiến độ thi công của công ty
CÁC BƯỚC TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỜI
GIAN
Bước 1 Ban QLDA (Ban ĐH) Bước 2
(làm đồng thời với bước 3)
Ban QLCDA 01
ngày Bước 3
(làm đồng thời với bước 2)
Phòng Kinh tế - Kế hoạch
01 ngày
Bước 4 UB giám sát 01
ngày Bước 5 CT HĐQT,
TGĐ
01 ngày Bước 6
Đơn vị thi công tại dự
án
01 ngày
Bước 7 BQLDA 02ngày
Bước 8 BQLDA, TVGS
Bước 9
BQLDA, TVGS, ĐVTC
Lập bảng tổng tiến độ toàn dự án
Kiểm tra, xác nhận
Kiểm tra, xác nhận
Kiểm tra, xác nhận
Nhập dữ liệu kiểm soát tiến độ
Lưu hồ sơ Kiểm soát, phê duyệt
Phê duyệt
Căn cứ tổng tiến độ lập bảng tiến độ chi tiết
2.2.3.3. Thực trạng tiến độ thi công tại các dự án tiêu biểu cho công ty làm chủ đâu tư được thể hiện qua bảng (2.9)
Bảng 2.9. Tiến độ chung của một số dự án tiêu biểu
STT Nội dung công việc Tiến độ thi
công theo HĐ
Tiến độ thi công thực tế
1 Dự án CT2 TTHC mới Hà Đông 2008-2012 2011-2015
2 Dự án khu chung cư Ngô Thì Nhậm - Hà Đông 2008-2010 2008-2011 3 Dự án nhà cho người có thu nhập thấp Phường
Kiến Hưng Quận Hà Đông 2010-2012 2010-1013
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp các dự án đầu tư) Bảng 2.10. Tiến độ chi tiết tại dự án tòa nhà cao tầng hỗn hợp nhà ở CT2
Trung tâm Hành Chính mới quận Hà Đông
STT Nội dung thực hiện Thời gian theo HĐ Thời gian thi công TC Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc
I Phần ngầm
1
- Thi công ép cọc bê tông
DƯL thí nghiệm 08/07/11 12/07/11 08/07/11 12/07/11 0 - Thi công ép cọc bê tông
DƯL đại trà 08/07/11 01/12/12 08/07/11 12/01/12 42 - Thi công ép cừ biện pháp
tường chắn đất 10/08/11 10/11/11 10/08/11 25/11/11 15 - Thi công ép cọc bê tông
DƯL móng cẩu tháp 26/10/11 26/10/11 26/10/11 26/10/11 0 2 - Thí nghiệm nén tĩnh 17/07/11 9/12/11 17/07/11 9/12/11 0 II Phần thân
1 Sản xuất cấu kiện đơn
nguyên B. 15/02/12 30/12/13 15/02/12 30/01/14 30 2 Sản xuất cấu kiện đơn
nguyên A. 23/08/12 30/12/13 23/08/12 30/01/14 30
STT Nội dung thực hiện Thời gian theo HĐ Thời gian thi công TC Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc
3
Thi công kết cấu tầng từ sàn cos 0.00 đến sàn tầng mái đơn nguyên A và đến tầng 11 đơn nguyên B
01/06/13 30/12/13 01/06/12 30/03/14 88
4 Thi công kết cấu tầng 11
đến sàn mái đơn nguyên B 01/06/13 30/12/13 01/06/12 30/01/14 30 III Phần hoàn thiện
1 Xây. trát tường biên khối
nhà A và B 01/06/13 10/02/14 01/06/13 20/04/14 68 2 Thi công hoàn thiện 15/02/14 30/11/14 15/02/14 Chưa kết
thúc 3 Xây dựng và lắp đặt hệ
thống cơ điện 15/03/14 30/11/14 15/03/14 Chưa kết thúc 4 Cung cấp và lắp đặt hệ
thống của gỗ và phụ kiện 15/03/13 30/11/14 15/03/13 29/12/14 29 5 Thi công lắp đặt hệ thống
trần thạch cao, trần chịu nước, trần nhôm
27/05/14 27/10/14 27/05/14 Chưa kết thúc 6 Thi công cửa, vách nhôm
kính, buồng tắm đứng căn hộ 20/07/14 28/10/14 20/07/14 Chưa kết thúc 7 Cung cấp và lắp đặt cửa
nhựa composite khu WC 01/08/14 30/09/14 01/08/14 30/12/14 90 8 Cung cấp và lắp đặt hệ
thống tủ bếp, tủ lavabo, tủ giầy, quầy bar
12/07/14 30/10/14 12/07/14 30/12/14 60
9 Cung cấp và lắp đặt cửa kỹ
thuật, cửa chống cháy 15/07/14 29/10/14 15/07/14 30/12/14 30 10 Cung cấp và lắp đặt hệ
thống thang máy 10/09/14 30/11/14 19/10/14 Chưa kết thúc
STT Nội dung thực hiện Thời gian theo HĐ Thời gian thi công TC Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc
11 Cung cấp và lắp đặt hệ
thống sàn gỗ 01/11/14 11/12/14 26/11/14 Chưa kết thúc
12 Lắp đặt thang máy chở rác 26/06/14 08/10/14 26/07/14 05/12/14 57 (Nguồn: Tổng hợp tiến độ thi công các dự án đầu tư)
Bảng 2.11. Tiến độ chi tiết tại dự án tòa nhà chung cư Ngô Thì Nhậm Hà Đông
STT Nội dung thực hiện
Thời gian theo HĐ Thời gian thi công TC Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc
I Phần ngầm 15/03/08 14/10/08 15/03/08 31/10/08 16 II Phần thân 1/11/08 1/04/09 1/11/08 1/04/09 0 III Phần hoàn thiện 1/04/09 30/7/10 1/04/09 30/7/11 360
(Nguồn: Tổng hợp tiến độ thi công các dự án đầu tư) Bảng 2.12. Tiến độ chi tiết tại dự án tòa nhà chung cư cho người có thu nhập
thấp Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông
STT Nội dung thực hiện
Thời gian theo HĐ Thời gian thi công TC Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc
I Phần ngầm 19/08/11 19/3/12 19/08/11 19/3/12 0 II Phần thân 19/3/12 19/8/12 19/3/12 20/11/12 92 III Phần hoàn thiện 19/8/12 31/12/12 20/11/12 30/6/13 220
(Nguồn: Tổng hợp tiến độ thi công các dự án đầu tư) Nhìn bảng tiến độ của 3 dự án tiêu biểu mà công ty thực hiện trong giai đoạn 2010 -2014 cho thấy: Nhìn chung tiến độ của các nhà thầu chậm hơn so với tiến độ thi công được phê duyệt, tiến độ thực hiện dự án cũng chậm triển khai so với kế hoạch.
Những tồn tại trong công tác quản lý tiến độ
Khâu quy hoạch, khảo sát thiết kế, lập dự án khả thi thấp: Một số dự án không có quy hoạch hoặc quy hoạch chất lượng thấp, khảo sát thiết kế không tốt, sai sót về khối lượng công trình lớn, trong quá trình thi công phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình. Khâu thiết kế hiện nay có điểm yếu là tính chuyên nghiệp không cao, trình độ nhân viên thấp từ đó dẫn đến các giải pháp kỹ thuật thiết kế, không hợp lý làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng công trình, những giải pháp cho tổng công trình thiếu cụ thể, không sát với thực tế nên giá thành công trình nhiều khi không kiểm soát được và rất cao.
Khâu thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư: Tình trạng phê duyệt lại nhiều lần là khá phổ biến hiện nay. Thậm chí một số dự án được phê duyệt, điều chỉnh sau khi đã hoàn thành quá trình xây lắp, thực chất là hợp pháp hóa các thủ tục thanh quyết toán khối lượng phát sinh, điều chỉnh.
Khâu tổ chức thực hiện: Tiến độ xây dựng công trình chậm diễn ra phổ biến ở rất nhiều dự án. Tiến độ thi công bị chậm dẫn đến nguyên vật liệu bị trượt giá, tác động đối với lưu thông, vận chuyển. Và kết quả là gây lãng phí vốn.
Khâu nghiệm thu thanh toán: Công tác nghiệm thu thanh toán thường căn cứ theo thiết kế dự toán, hoàn toàn là bản sao của thiết kế, hình thức dẫn đến khối lượng nghiệm thu không đúng với thực tế thi công.
Phân tích nguyên nhân
Nguyên nhân thể chế: Hiệu lực pháp lý của các văn bản pháp luật yếu. Nhiều dự án không tuân thủ các quy định như trình tự lập, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án và sự phù hợp với chính sách, quy hoạch,kế hoạch của nhà nước trong việc quyết định đầu tư. Chưa có cơ chế phối hợp hiệu quả giữa các bên tham gia dự án do thiếu các quy định pháp lý có tính hiệu lực cao cũng như các cơ chế hòa nhập hiệu quả để quản lý các mặt phân giới này. Các doanh nghiệp xây dựng thiếu sự cạnh tranh để phát triển.
Nguyên nhân về trình độ quản lý: Năng lực các tổ chức, quản lý quy hoạch còn yếu nhất là ở các cục chuyên ngành và các địa phương. Năng lực tư vấn còn
yếu nhất là khả năng phân tích thị trường, phân tích tài chính, kinh tế của dự án, phân tích tác động môi trường. Năng lực của tư vấn giám sát yếu, chưa có tổ chức tư vấn giám sát riêng. Năng lực của các ban điều hành dự án trong việc quản lý mặt phân giới giữa các tổ chức tham gia dự án còn hạn chế. Một đơn vị quản lý đôi khi phải quản lý nhiều gói thầu của các dự án khác nhau. Năng lực của nhà thầu yếu về tài chính, thiết bị, phòng thí nghiệm hiện trường. Tình trạng thi công các công trình ngoài không có kế hoạch vốn.
Nguyên nhân về kỹ thuật, công cụ quản lý: Công cụ và kỹ thuật đánh giá tác động môi trường của dự án và các bên tham gia dự án đến dự án còn lạc hậu. Trong việc đánh giá căn cứ tồn tại dự án và các rủi ro của dự án cần tính đến tác động của các yếu tố môi trường của dự án và tính đến tác động của những mong chờ của các bên tham gia dự án hiện tại cũng như trong tương lai một cách đầy đủ. Khung logic của dự án chưa được sử dụng như một công cụ quản lý dự án hữu hiệu. Chưa vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý mặt phân giới giữa các bên tham gia dự án một cách hiệu quả. Chưa ứng dụng phổ biến các công cụ quản lý dự án tiên tiến vào việc quản lý thời gian và quản lý chi phí của dự án như: Sử dụng các phần mềm quản lý dự án để tối ưu hóa việc lập kế hoạch thực hiện dự án và bổ sung nguồn lực, lập báo cáo tiến độ và điều chỉnh kế hoạch.
Mặc dù hợp đồng và tiến độ đã được công ty phê duyệt song khi đơn vị thi công để xảy ra tình trạng chậm tiến độ thì công ty lại chưa có chế tài và việc phân định cụ thể trách nhiệm để đưa ra hình thức xử lý.