Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG XUÂN MAI
3.2. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Xuân Mai
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ, thời gian thi công dự án đầu tư xây dựng
Để thực hiện việc quản lý tiến độ thời gian một cách có hiệu quả công ty cần làm các công việc sau:
Một là thực hiện chi tiết hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật thi công từ đó bám sát để lập kế hoạch tiến độ thi công sao cho khoa học dựa trên sự phân tích khảo sát về hiện trường, năng lực thực hiện và dự trù biến cố xảy ra.
Hai là: Trong giai đoạn thực hiện đầu tư dự án: Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc mạch lạc tránh chồng chéo, mệnh lệch bắc cầu qua nhiều khâu gián tiếp trung gian. Mặt khác, tổ chức lao động một cách khoa học trong quá trình xây dựng. Tổ chức các tổ đội thi công có trình độ tay nghề vững vàng. Các
đơn vị tổ chức thi công cần đảm bảo các điều kiện lao động và chế độ nghỉ ngơi hợp lý vì hoạt động xây lắp chủ yếu tiến hành ngoài trời và theo mùa vụ. Căn cứ vào tính chất công việc cũng như điều kiện mặt bằng để vận dụng các biện pháp thi công tương ứng như thi công tuần tự, thi công song song thi công dây chuyền. Tăng cường kỷ luật lao động và kết hợp với khuyến khích lợi ích vật chất khen phạt để phát huy tính tự giác và trách nhiệm cao của người lao động.
Thực hiện chế độ báo cáo, họp giao ban thường xuyên theo lịch hàng tuần, với những dự án trong giai đoạn kết thúc bàn giao đưa vào sử dụng thì tiến hành báo cáo, họp giao ban theo từng ngày để cùng nhau phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh nhằm giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án góp phần đẩy nhanh tiến độ.
Khuyến khích tạo điều kiện cho các đơn vị tham gia thi công áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cơ giới hóa xây dựng thay thế lao động thủ công bằng công cụ lao động hoàn thiện hơn, Có thể thực hiện việc cơ giới hóa từng phần, cơ giới hóa đầy đủ, tự động hóa. Việc áp dụng rộng rãi các công cụ cải tiến vận động người lao động.
1. Hoàn thiện hệ thống giám sát tiến độ
Kết quả của việc giám sát tiến độ được kết tinh từ các báo cáo mô tả những gì xẩy ra và tình hình hiện tại như thế nào, trên cơ sở đó BQLDA, TVGS thực hiện kiểm soát tiến độ bằng cách phân tích tình hình, quyết định phải làm gì và triển khai quyết định thực hiện đó, Chính vì vậy hệ thống giám sát phải đủ sức để giúp những thành viên tham gia quản lý tiến độ dự án nhận được thông tin cần thiết, Chính xác, kịp thời.
Nhận định được các nhân tố cần giám sát:
Để phục vụ công tác kiểm soát tiến độ có hiệu quả đòi hỏi công ty xác định vấn đề nào phải được đặc biệt chú ý trong thời gian thi công của dự án. Phải có các tiêu chí kiểm soát rõ ràng và mẫu báo cáo phải tập trung vào các tiêu chí kiểm soát đã được xác định trước.
Bảng 3.2. Các tiêu chí giám sát tiến độ
I./ Tiến độ thi công
TT
Công tác chính
Đ.vị
Tiến độ hợp đồng
Tiến độ hiệu chỉnh
Khối lượng kế hoạch
Khối lượng
thực hiện Đánh giá Bắt
đầu Kết thúc
Bắt đầu
Kết thúc
Hợp đồng
Tháng Tuần
Tháng Tuần
Lũy kế
% Hợp đồng
Tiến độ
1 … … … … … … … … … … … [Chậm
… tháng]
2 … … … … … … … … … … …
… …
II. Nhận xét, đánh giá
1/. Tình hình thi công và chất lượng thi công 1.1/. Công tác quản lý chất lượng:
1.2/. Các nội dung khác: [các vướng mắc, phát sinh trong thi công]
2/. Huy động máy móc thiết bị thi công, nhân lực và vật tư, vật liệu so với Tiến độ hợp đồng/Tiến độ hiệu chỉnh:
2.1/. Máy móc, thiết bị thi công 2.2/. Nhân lực
2.3/. Cung cấp vật tư, vật liệu
3/. Đánh giá chung: [tiến độ thi công so với hợp đồng, chất lượng thi công, ATLĐ, giảm thiểu tác động môi trường, PCCN…]
4/. Đề xuất, kiến nghị: [Các giải pháp đáp ứng tiến độ, chất lượng, bổ sung hiệu chỉnh thiết kế, giải quyết vấn đề phát sinh…]
Các tiêu chí cần giám sát cơ bản được trình bày ở bảng 3.1 tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ giám sát theo dõi ghi chép ngay tại công trường, đồng thời thông tin thu thập sẽ thực tế hơn, chính xác hơn và hạn chế những sai sót không đáng có.
2. Hoàn thiện quá trình kiểm soát tiến độ Xây dựng hệ thống kiểm soát tiến độ Hệ thống này sẽ bao gồm những yếu tố
- Tập hợp một cách có hệ thống các yêu cầu thay đổi và các văn bản có liên quan
- Theo dõi các yêu cầu thay đổi trong toàn bộ hệ thống - Hỗ trợ chính sách thay đổi trong toàn bộ hệ thống
Khi xảy ra một thay đổi với một số hệ thống giấy tờ, hệ thống theo dõi, kiểm soát và các thủ tục mà nhà quản trị dự án của công ty phải tuân theo. Sơ đồ dưới đây quy định phương án thống nhất để thực hiện quản lý tiến độ thi công nhằm đảm bảo
tiến độ xây dựng các gói thầu, hạng mục xây dựng công trình được quy định trong hợp đồng xây lắp và đáp ứng tổng tiến độ của công trình.
Hình 3.6. Hệ thống kiểm soát tiến độ
Kiểm soát khối lượng thi công có đảm bảo được theo kế hoạch đã đề ra hay không (kế hoạch khối lượng theo tuần, quý, tháng)
Kiểm soát các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc trong thực tế các công tác ghi trong tiến độ chi tiết so với tiến độ chi tiết được thỏa thuận.
Kiểm soát việc huy động nhân lực và thiết bị
Kiểm soát tình hình chuẩn bị nguyên vật liệu: Xem xét hợp đồng, tiến độ cung cấp vật tư so với thực tế công việc trên công trường.
3. Sử dụng chỉ số CPI để đo lường sự biến động của kế hoạch
Thực trạng về tiến độ thông thường khó nắm bắt, rất nhiều dự án rơi vào tình trạng đánh giá chủ quan về tiến trình. Sự đánh giả chủ quan xuất phát cảm tính từ nhà quản lý dự án hay các thành viên trong nhóm quản lý dự án. Ngay cả khi dự án đã đi được một nửa chặng đường theo kế hoạch nếu như nhà quản trị chỉ dựa vào trực giác hay cảm tính để đánh giá dự án thì mối liên hệ giữa sự đánh giá đó với thực tiễn cũng sẽ trở nên mờ nhạt. Để kiểm soát tiến độ hữu hiệu nhất là sử dụng chỉ số thực hiện kế hoạch - Schedule Performance Index (SPI) để đo lường sự biến đổi kế hoạch.
Bảng 3.3. Số liệu đo lường thực hiện dự án CT2 Trung tâm Hành chính mới theo từng giai đoạn
Giá trị thu được Phần móng/2011 Phần thân/2013
Phần hoàn thiện/2014 Giá trị thực hiện theo kế
hoạch (triệu đồng) (S) 92.850 236.100 370.200
Giá trị thu nhập thực tế
(triệu đồng) (P) 90.500 176.500 249.200
SPI=P/S 0,974 0,747 0,673
(Nguồn báo cáo giá trị sản lượng thi công năm 2011, 2013, 2014) Chỉ số thực hiện kế hoạch SPI là tỉ số giữa giá trị thu được thực tế/ Giá trị thực hiện theo kế hoạch. SPI là giá trị cho biết dự án đang thực hiện có đi đúng tiến trình không. Đây là một câu hỏi mà nhà quản trị dự án muốn có lời giải đáp thường xuyên. Giá trị SPI cho biết tiến độ dự án tuân theo đúng kế hoạch như thế nào. Nếu một dự án có giá trị SPI > 1 Tiến độ dự án là nhanh so với tiến độ dự kiến, giá trị SPI xấp xỉ bằng 1 tiến độ thực hiện dự án là đúng tiến độ thực hiện, Giá trị SPI <1 tiến độ thực hiện dự án chậm hơn tiến độ thực hiện. Với các xác định tiến độ của các công việc thi công, chúng ta có thể tự tin báo cáo tất cả toàn bộ tiến trình một cách chính xác mang tính khách quan.
4. Áp dụng công nghệ vào công tác quản lý tiến độ
Cũng như công cụ quản lý chi phí trong phần mềm Smart CPM còn có công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ thi công
Lập tiến độ: công cụ hỗ trợ cho phép tạo bản thiết kế đáng tin cậy trước khi dự án khởi động dự án, đảm bảo có thể dự kiến hợp lý toàn bộ tiến trình từ khi lập dự án đến các thủ tục hoàn thiện cuối cùng. Smart CPM cho phép lập tiến độ công việc và các ràng buộc đi kèm thông qua sơ đồ Gantt, Tính toán đưa ra kế hoạch cho giai đoạn và toàn bộ dự án.
Đồng thời những công việc hay hạng mục có vai trò đặc biệt, là những mốc đảm bảo dự án có thể triển khai đồng bộ, thống nhất cũng được lên kế hoạch trước
thông qua công cụ lập mốc tiến độ. Bằng Smart CPM có thể lập và kiểm soát chặt chẽ sự biến động của từng giai đoạn dự án nhờ những cảnh báo kịp thời của phần mềm để chủ động điều chỉnh các công việc còn lại của dự án cho phù hợp
Hình 3.7. Thực hiện công tác lập tiến độ trên phần mềm “Smart-CPM”
Điều hành tiến độ: tiến độ công việc được điều hành thông qua trạng thái bắt đầu và kết thúc, tiến độ thực tế được ghi nhận và là cơ sở để cập nhật tiến độ kế hoạch, đối chiếu mục tiêu và đưa ra cảnh báo kịp thời
Hình 3.8. Thực hiện công tác điều hành tiến độ trên phần mềm “Smart-CPM”
Kiểm soát tiến độ: Tiến độ được cập nhật và theo dõi thường xuyên thông qua các mốc tiến độ đã lập. Dự án chậm hay sớm tiến độ so với mốc thời gian kế hoạch đều được chương trình đưa ra các dấu hiệu cảnh báo kịp thời.
Hình 3.9. Thực hiện công tác kiểm soát tiến độ trên phần mềm “Smart-CPM”
5. Kết quả dự kiến thu được khi áp dụng đề xuất
Khi áp dụng công nghệ vào công tác quản lý tiến độ và một số phương pháp đo lường để kiểm soát tiến độ trong quá trình thi công giúp cho các nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về công tác quản lý tiến độ, đưa các quyết định quản trị một cách sáng suốt và kịp thời để điều chỉnh tiến độ thi công. Khi tiến độ thi công dự án theo đúng như tiến độ đã được phê duyệt thì giảm thiểu các chi phí phát sinh do khoảng thời gian dự án chậm tiến độ gây ra.