Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG XUÂN MAI
3.2. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Xuân Mai
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình
a. Cơ sơ lý luận
Tất cả các hoạt động của dự án đều tác động đến chi phí dự án.Vì vậy, quản lý chi phí tốt các hoạt động dự án cũng nhằm quản lý chi phí dự án một cách hiệu quả nhất, đem lại lơi ích tối đa cho công ty.
b. Cơ sở thực tiễn
Từ phân tích thực trạng công tác quản lý tại công ty ở chương 2 cho thấy công tác quản lý chi phí tại công ty chưa tốt: Dự án đầu tư sau khi lập đi vào thực hiện phải điều chỉnh tổng mức đầu tư nhiều lần, giá trị hợp đồng chênh lệch nhiều so với giá trị dự toán, giá trị quyết, không sát với thực tế.
c. Nội dung của giải pháp
Thứ nhất: Nâng cao chất lượng của công tác lập dự toán công trình xây dựng:
Sự thiếu chính xác của dự toán gây khó khăn lớn cho việc quản lý chi phí khi tiến hành dự án từ đó làm phát sinh nhiều chi phí, tăng tổng mức đầu tư dự án, khiến công ty không chuẩn bị kịp nguồn vốn huy động, dẫn đến chậm trễ trong việc thanh quyết toán vốn đầu tư cho các khoản chi phí. Công ty cần đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ quản lý về chuyên môn, đầu tư các điều kiện về thông tin, kỹ thuật cho việc lập dự toán để đảm bảo các dự toán lập ra chính xác, đầy đủ.
Thứ hai: Cần tính toán chính xác các công việc dựa trên cơ sở bảng tiên lượng công trình, tiết kiệm nguyên vật liệu và đảm bảo kỹ thuật, đảm bảo các biện pháp thi công đúng chất lượng và thời gian tránh tình trạng lãng phí do phá đi làm lại hoặc do phát sinh thêm khối lượng. Có biện pháp cụ thể thẩm tra các thiết kế đã được phê duyệt, đảm bảo độ chính xác về khối lượng thi công tránh tình trạng sửa đổi nhiều lần.
Thứ ba: Thực hiện việc lập và quản lý chi phí dự án đầu tư trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí trong hoạt động xây dựng, hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Khi lập đơn giá xây dựng phải thực hiện kiểm tra về sự phù hợp giữa giá và chủng loại vật liệu sử dụng vào công trình thiết kế.
Thứ tư: lựa chọn nhà cung ứng có đủ năng lực cung cấp hàng hóa dịch vụ đảm bảo chất lượng trên cơ sở giá cả hợp lý. Cập nhật thường xuyên thông tin về giá cả thị trường của các loại hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho các dự án.
Thứ năm: Nâng cao công tác giám sát quá trình cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ (đặc biệt là cung cấp nguyên vật liệu xây dựng cho dự án). Đảm bảo đơn giá áp dụng phù hợp với chủng loại, chất lượng và giá cả vật liệu đó.
Để tránh rủi ro về các yếu tố chính sách nhà nước, giá cả thị trường tăng như việc tăng giá nguyên vật liệu, máy móc, việc tăng lương cho nhân công, công ty có thể ký kết các hợp đồng cung cấp dài hạn đưa ra nguyên tắc về giá đối với bên cung cấp sản phẩm hàng hóa.
Thứ sáu: Cần có phương án huy động vốn kịp thời cụ thể, hàng tuần hàng tháng phòng Kinh doanh khai thác cần có báo cáo kế hoạch dòng tiền thu, phòng tài chính kế toán có kế hoạch chi cho các dự án căn cứ vào tình tình thực tế thi công trên công trường.
Thứ bảy, do công cụ quản lý của công ty còn lạc hậu, sử dụng phần mềm quản lý chủ yếu là wold và excel, do vậy để công tác quản lý dự án cập nhật thông tin nhanh nhạy và chính xác nên sử dụng thêm các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, dưới sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Tác giả đề xuất phần mềm quản lý dự án “Smart-CPM”
Lập kế hoạch tài chính: trong phần mềm “Smart-CPM” việc lập kế hoạch tài chính, đưa ra các kế hoạch nhu cầu vốn phù hợp. Công cụ quản lý tài chính của
“Smart-CPM” cho phép công ty quản lý chi phí dự án và kế hoạch giải ngân cho nhà thầu, chi tiết đến từng nguồn vốn và cơ cấu vốn.
Từ kế hoạch thanh toán cho các đơn vị nhà thầu chương trình tự động xuất báo cáo thanh toán để BQLDA báo cáo cho cơ quan cấp trên khi có yêu cầu để đảm bảo nguồn tài chính thông suốt, không vì lí do trì trệ giải ngân làm chậm tiến độ thi công của các đơn vị nhà thầu.
Điều hành chi phí: ngay khi các kế hoạch thanh toán đã được đánh dấu “đã thực hiện” thời gian và giá trị thanh toán thực tế được ghi nhận, đồng thời chương trình tự động mở các chứng từ liên quan đến việc thanh toán mà cần phải điền mới hoặc cập nhật, việc điều hành chặt chẽ đảm bảo không bao giờ quên lưu trữ các chứng từ quan trọng.
Kiểm soát tài chính và thanh quyết toán: những sự kiện thanh toán đã thực hiện đều được kiểm tra về thời gian, chi phí và các chứng từ đính kèm, mọi sai khác giữa kế hoạch và thực hiện đều được cảnh báo kịp thời.
Ngoài ra công ty cần có quy trình cụ thể về việc thanh quyết toán công trình, có phương án cụ thể về hồ sơ vay vốn trung hạn các gói thầu của các dự án trọng điểm để thủ tục thanh quyết toán, giải ngân được nhanh chóng, chính xác tạo dựng lòng tin với các nhà thầu thi công.
Hình 3.1. Thực hiện công tác quản lý chi phí theo từng giai đoạn
trên phần mềm “Smart-CPM”
d. Dự trù kinh phí thực hiện đề xuất
Bảng 3.1. Bảng dự trù kinh phí thực hiện đề xuất phần mềm SmartCPM
STT Nội dung Số
lượng
Đơn giá (VNĐ)
Thành tiền (VNĐ) 1 Phần mềm quản lý dự án SmartCPM
Kế hoạch về trình tự thủ tục dự án Kế hoạch tiến độ
Kế hoạch tài chính Kế hoạch tài liệu Điều hành
Hỗ trợ nhắc việc và ghi nhớ: Chủ động được công việc hàng ngày gắn với các sự kiện liên quan đến dự án
Hệ thống lịch biểu đa dạng
Kiểm soát: Tiến độ, tài chính, thanh quyết toán
05 10.000.000 50.000.000
STT Nội dung Số lượng
Đơn giá (VNĐ)
Thành tiền (VNĐ) 2 Phân hệ tổng hợp báo cáo tình hình thực
hiện dự án (SmartCPM.Net)
Tổng hợp tình hình thực hiện dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Tổng hợp tình hình thực hiện dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư
Tổng hợp tình hình dự án trong giai đoạn kết thúc đầu tư
01 250.000.000 250.000.000
3 Chi phí đào tạo 38.700.000 38.700.000
Tổng cộng (1+2+3) 338.700.000
(Nguồn: báo giá sản phẩm của công ty cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa) e. Kết quả dự kiến thu được khi áp dụng đề xuất
Đảm bảo tiến độ dải ngân, thanh quyết toán cho các đơn vị thi công, đưa ra cho nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về tình hình thanh quyết toán, dự trù được kế hoạch thanh toán trong tuần, tháng của các gói thầu trong từng dự án. Quản lý chi phí đảm bảo cũng tăng khả năng hoàn thành tiến độ chung của dự án.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chất lượng dự án đầu tư xây dựng công trình
1. Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 a. Cơ sở lý luận
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nếu được thiết kế và thực thi tốt, là một công cụ hữu hiệu để một tổ chức đạt các mục tiêu kinh doanh của mình. Một số lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2008 là:
Một là giúp hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp. Thông qua nguyên tắc tiếp cận theo quá trình và quan điểm quản lý hệ thống, mọi quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ sẽ được chuẩn hoá, trách nhiệm được phân định rõ ràng trong nội bổ tổ chức, qua đó tổ chức sẽ dễ dàng hơn trong quản lý. Mọi nguyên nhân sai lỗi đều nhanh chóng phát hiện và khắc phục.
Hai là tạo nền tảng cho sản phẩm có chất lượng. Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001:2008 sẽ giúp công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và sửa lại. Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng như theo yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm. Như vậy, hệ thống chất lượng là cơ sở để tổ chức cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
Ba là tăng năng suất và giảm giá thành. Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp doanh nghiệp tăng năng suất và giám giá thành. Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó giảm khối lượng công việc phải làm lại và chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc.
Đồng thời nếu doanh nghiệp có hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ giảm được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được cho cả tổ chức lẫn khách hàng.
Bốn là tăng tính cạnh tranh. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, có được một hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tổ chức sẽ có được những lợi thế cạnh tranh. Bởi thông qua việc chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 tổ chức sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ cam kết.
Năm là tăng uy tín của tổ chức về đảm bảo chất lượng. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cũng có nghĩa là tổ chức có thể cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh hoạt động chất lượng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của tổ chức đều được kiểm soát. Hệ thống chất lượng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
b. Cơ sở thực tiễn
Trong quá trình hội nhập quốc tế hoá, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì phải đảm bảo chất lượng của các sản phẩm dịch vụ mà mình cung cấp nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu các sản phẩm dịch vụ mà mình cung cấp nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Chính vì thế mà việc áp dụng ISO 9001:2008 được các doanh nghiệp coi như là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng những yêu cầu của quá trình hội nhập, của thị trường.
Để doanh nghiệp tạo được vị trí của mình trên thị trường trong nước cũng như mở rộng ra thị trường nước ngoài thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty được coi như một tấm giấy thông hành đẻ doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Doanh nghiệp được chứng nhận áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 cũng khẳng định được uy tín của mình trên thị trường.
Quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 được thể hiện như sau:
Hình 3.2. Lưu đồ áp dụng ISO 9001:2008 Tìm hiểu và xác định phạm vị áp dụng
Lập ban chỉ đạo vào thực hiện dự án ISO 9001:2008 Đánh giá thực trạng của công ty
Thiết kế và lập hệ thống văn bản chất lượng theo ISO 9001:2008
Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008 Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho tổ chức chứng nhận
Tiến hành đánh giá chứng nhận
Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Việc áp dụng ISO 9001:2008 đối với công ty sẽ được tiến hành theo 8 bước.
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển công ty.
Có sự cam kết của lãnh đạo công ty: Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho công ty.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008
Việc áp dụng ISO 9001:2008 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy công ty cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Lập một ban chỉ đạo ISO 9001:2008, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9001:2008. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2008 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Ban chỉ đạo triển khai áp dụng ISO 9001:2008 thường gồm: Ban Tổng giám đốc, trưởng phó phòng ban, trưởng ban quản lý các dự án. Nhóm công tác gồm các cá nhân thuộc các đơn vị chức năng, có hiểu biết sâu về công việc của đơn vị, có nhiệt tình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
Chọn tư vấn bên ngoài: Nếu cần thiết, công ty có thể mời chuyên gia (hoặc cơ quan) tư vấn bên ngoài giúp đỡ trong suốt quá trình triển khai áp dụng. Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp công ty xây dựng và phát triển một HTQLCL một cách chính xác và nhanh chóng, đặc biệt quan trọng nhất là họ đào tạo và xây dựng một lực lượng chuyên trách về chất lượng nhằm mục đích lâu dài là tiếp quản, phát triển, cải tiến HTQLCL cho phù hợp với yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn và nhu cầu hoạt động của công ty.
Bước 3: Đánh giá thực trạng của công ty và so sánh với tiêu chuẩn. Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào
chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008.
Xây dựng hệ thống tài liệu là một nội dung cơ bản trong dự án. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Các thành viên trong nhóm công tác sẽ xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:
- Xây dựng sổ tay chất lượng, sổ tay thủ tục quy trình.
- Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
- Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.
- Xây dựng biểu đồ và hồ sơ.
Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9001:2008. Công ty cần đảm bảo xem xét nhu cầu đào tạo thích hợp đối với tất cả các cán bộ, công nhân viên trong công ty, cần duy trì sổ theo dõi đào tạo đối với từng cán bộ.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
- Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau khi HTQLCL đã được triển khai một thời gian, công ty nên tổ chức đánh giá nội bộ để xem xét sự phù hợp và hiệu lực