1.3. Phân loại các yếu tố quản lý
1.3.2 Quản lý nguồn lực
a. Quản lý nhân lực.
− Ý nghĩa của quản lý lao động:
Vấn đề quản lý lao động trong sản xuất kinh doanh có vai trò cực kỳ quan trọng. Vì con người là chủ thể trong quá trình sản xuất kinh doanh. Quá trình đó diễn ra thông qua con người với những động cơ, thái độ và trình độ nghề nghiệp nhất định.
Do những đặc điểm kinh tế kỹ thuật trong sản xuất xây dựng có nhiều - điểm khác biệt (điều kiện lao động nặng nhọc và có tính lưu động cao, nơi ở và thi công thay đổi thường xuyên tùy theo tiến độ thực hiện các công trình…, các quá trình lao động trong xây dựng rất phức tạp và khó tổ chức chặt chẽ như các dây chuyền sản xuất trong các nhà máy công nghiệp, các phương án tổ chức
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
lao động không những thay đổi theo từng công trình mà còn theo từng giai đọan thi công, địa bàn hoạt động rộng lớn, …) nên việc quản lý lao động trong xây dựng càng cần phải được đề cao.
− Mục đích của quản lý lao động:
Quản lý lao động có hai nhóm mục đích lớn:
• Các vấn đề về kinh tế: nhằm sẵn sàng cung cấp cho sản xuất, kinh doanh những lực lượng lao động phù hợp về mặt chất lượng và số lượng, sử dụng lao động một cách có hiệu quả với năng suất và chất lượng cao, đem lại kết quả cao cho doanh nghiệp.
• Các mục đích về xã hội: nhằm xây dựng không khí tốt đẹp cho tập thể người lao động trong doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp và văn hóa cho người lao động.
− Nhiệm vụ của quản lý lao động:
• Quản lý lao động theo mục đích là quản lý công việc của người lao động và quản lý con người lao động trong sản xuất kinh doanh.
• Quản lý lao động theo trình tự thời gian gồm các giai đoạn:
Tuyển dụng lao động phù hợp với nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Tổ chức sử dụng và phân công lao động một cách khoa học, bao gồm cả các biện pháp kích thích, động viên và kiểm tra.
Đánh giá lao động.
Bồi dưỡng lao động về mặt vật chất, tinh thần, năng lực làm việc cho người lao động, thể hiện chủ yếu thông qua các chính sách xã hội đối với người lao động.
• Quản lý lao động theo tính chất công việc là các công việc quản lý có tính chất nghiệp vụ (là bộ phận tương đối tĩnh), các công việc
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
quản lý có liên quan đến chính sách đối với người lao động (là bộ phận tương đối động và luôn thay đổi).
b. Quản lý vật lực.
Để tạo ra sản phẩm ngoài yếu tố thời gian là dạng vật chất đặc biệt còn phải đảm bảo các yếu tố vật chất thông thường khác. Đó là vật liệu xây dựng, công cụ, phương tiện lao động…
Việc cung cấp các điều kiện sản xuất phải đảm bảo đúng về chất lượng, kịp thời thời điểm, đầy đủ về số lượng. Việc bố trí các phương tiện vận chuyển, khi hàng đi trên đường và vào kho bãi cất chứa các loại vật tư, vật liệu, công cụ lao động phải thích hợp nhằm bảo quản tốt nhất, ít hao hụt, ít hư hỏng nhất và phục vụ được sản xuất thuận lợi nhất. Mọi sự trù liệu để cung ứng các yếu tố vật chất phục vụ sản xuất xây dựng tốt nhất nhằm giảm chi phí sản xuất đến mức chấp nhận được, tạo ra lợi nhuận cao nhất.
Cung ứng các loại vật tư kỹ thuật là một khâu quan trọng trong quá trình tổ chức thi công, nên ngay từ giai đoạn lập kế hoạch đã phải chỉ rõ nguồn cung ứng từng loại vật liệu, nguồn và cách huy động chủng loại xe máy, dụng cụ và nhân lực, biện pháp đáp ứng các nhu cầu của công trường về điện, nước,…
c. Quản lý thời gian (tiến độ).
Tiến độ thi công một công trình được xem như cam kết của nhà thầu trong việc thực hiện hợp đồng. Những năm gần đây, yếu tố tiến độ còn được dư luận xã hội đặc biệt quan tâm, các phương tiện truyền thông đại chúng không ngớt nêu tên nhiều công trình bị vượt tiến độ, điều đó cho thấy rằng quản lý thời gian để đảm bảo tiến độ trong thi công xây dựng là vấn đề hết sức quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn đến uy tín, thương hiệu của nhà thầu.
Tiến độ thi công công trình thể hiện trình tự và thời gian thực hiện từng công tác xây lắp trong quá trình tạo nên công trình xây dựng hoàn chỉnh. Để hoàn thành một công trình xây dựng, nhà thầu phải thực hiện một khối lượng
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
rất lớn các công tác xây lắp không chỉ về khối lượng từng công tác mà về cả chủng loại công tác, vì chúng cũng rất đa dạng.
Cách tính thông thường là căn cứ vào định mức, khối lượng của công việc và điều kiện thi công cụ thể để ước lượng thời gian hoàn thành một công việc theo mức trung bình bình qu n, mức trung bình lạc quan hoặc trung bình â bi quan. Sau đó ghép vào hệ thống các công việc chung của nhiệm vụ sản xuất để thực hiện, đôn đốc, kiểm tra sự thực hiện tiến độ. Sự phối hợp các công việc với nhau phải đảm bảo rút ngắn tối thiểu thời gian chờ đợi và huy động tối đa nguồn lực, nhưng không được gây ra những bước nhảy vọt về nhu cầu, nhất là nhu cầu nhân lực. Công tác lập tiến độ cần phải được xem xét ở nhiều yếu tố cả bên trong lẫn bên ngoài, là vì một trong những nguyên nhân chủ yếu gây vượt tiến độ lại xuất phát từ việc lập tiến độ ban đầu.
Ngoài ra, cũng phải kể tới một số nguyên nhân khách quan làm ảnh hưởng tới tiến độ như:
− Chủ đầu tư thay đổi thiết kế.
− Diễn biến thời tiết thất thường.
− Biến động thị trường vật tư, nhân công….
Khi một công việc nào đó bị kéo dài quá thời gian dự định, người quản lý phải xác định rõ nguyên nhân, tìm biện pháp để giảm thiểu ảnh hưởng của nó đến các công việc khác đồng thời rút ngắn thời gian thực hiện các công việc khác nếu có thể được nhằm hạn chế việc điều chỉnh tổng tiến độ.
Một vài phương pháp đẩy nhanh tiến độ thi công
Martin Barnes mô tả một vài phương pháp mà những giám đốc quản lý dự án thường sử dụng để thúc đẩy nhanh tiến độ thi công công trình.
Người quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tiến độ thi công công trình. Đẩy nhanh tiến độ thi công không có nghĩa là thi công xây dựng một cách vội vàng và càng không bao giờ có nghĩa là thi công xây dựng
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
trong sự hỗn loạn, vô tổ chức. Việc thi công nhanh không có nghĩa là giấu giếm cắt xén hoặc vi phạm các tiêu chuẩn.
Sau đây là một vài đề xuất đơn giản với các ví dụ thực tế minh họa cho những phương pháp kỹ thuật quản lý dự án:
− Lên kế hoạch trước. Cẩn thận vạch ra những kế hoạch để thực hiện công việc, dự kiến người và thời điểm sẽ thực hiện công việc là những điều thiết yếu để thực hiện công việc nhanh chóng. Các kế hoạch không cần phải hết sức chi tiết và cũng cần chấp nhận là chúng có thể sẽ thay đổi, nhưng chúng ta cần phải có các kế hoạch đó.
− Tìm kiếm nhân viên. Thực hiện một lượng các công việc phức tạp nhanh hơn có nghĩa là cần phải có nhiều người hơn. Chúng ta cần phải thực hiện công việc trong năm tuần với 20 người thay vì trong 20 tuần với năm người! Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn đối với kỹ năng quản lý mềm dẻo trong sự truyền đạt, tạo ra động lực, ra quyết định và khả năng lãnh đạo. Chúng ta sẽ không thực hiện công việc thi công xây dựng nhanh hơn được chỉ đơn giản bằng cách sử dụng những phương pháp kỹ thuật cứng nhắc như lập tiến độ thực hiện dự án và kiểm soát chi phí trên máy tính.
− Lập kế hoạch cho những yếu tố không dự kiến trước. Việc quản lý thi công xây dựng luôn phải đương đầu với một lượng lớn các yếu tố không lường trước được. Chúng ta hoàn toàn có thể tạo ra những chuẩn bị trong kế hoạch quản lý và dự kiến các phương án giải quyết mà sẽ làm giảm thiểu những rủi ro do có những yếu tố bất ngờ xảy ra.
Quy tắc thứ hai về quản lý dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện đẩy nhanh tiến độ thi công. Quy tắc này chỉ áp dụng để quản lý những phần công việc còn lại cần được thực hiện. Sẽ thật lãng phí thời gian để ghi chép và
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
thảo luận về những việc đã xảy ra và không còn bị ảnh hưởng bởi những quyết định quản lý.
Tập trung hầu hết sự quan tâm vào việc quản lý những quyết định có ảnh hưởng đến những công việc còn phải thực hiện. Nhưng xem xét những phần công việc của tuần tới trên quan điểm trách nhiệm pháp lý của các Giám đốc dự án.
Một nguyên lý quan trọng được thiết lập vào lúc bắt đầu dự án xây dựng là sự quan tâm tương xứng đối với khách hàng về chất lượng, chi phí và thời gian. Nếu mục tiêu chính của khách hàng là đặt yếu tố thời gian lên hàng đầu, thì yếu tố này cần phải chiếm ưu thế (đóng vai trò quan trọng hơn) trong việc ra quyết định của chỉ huy công trường. Chúng ta cần phải sử dụng tất cả sự năng động đi sau những mục tiêu năng suất và chất lượng công trình đã được thỏa mãn để dành cho tốc độ tối đa và tối thiểu rủi ro do sự trì hoãn. Trong thực tế điều này có nghĩa là các thiết kế chi tiết có thể được xây dựng nhanh chóng hơn và dường như là giảm thiểu đến mức nhỏ nhất các nguyên nhân gây ra sự gián đoạn. Để ý rằng có hai vấn đề riêng biệt, cả hai nhân tố đó đều góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công công trình. Trình bày chi tiết có thể là vô cùng quan trọng về phương diện này.
Ví dụ, khi quyết định được số lượng các hạng mục của một công trình sẽ thực hiện cùng nhau một cách tối ưu (phù hợp với năng lực), chúng ta có thể tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể. Không nhiều thời gian được tiết kiệm bởi những gì được thiết kế mà một người sẽ thực hiện trong 20 phút thay vì 40 phút. Chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu những gì được thiết kế có thể bố trí trong hai thao tác riêng biệt thay vì bốn thao tác. Khi thiết kế chi tiết mặt cắt ngang theo tỷ lệ lớn các cửa sổ, thử thực hiện công việc theo trình tự nó sẽ được xây dựng và xem xét xem liệu có thể giảm bớt được những công đoạn riêng rẽ không. Nhiều chi tiết dễ dàng tác động để có sự cải tiến
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
trong trường hợp này. Thông thường là những chi tiết nối tiếp mà cưỡng ép và phức tạp sự nối tiếp của công việc và do đó tác động đến cả sự phức tạp lẫn độ dài của chương trình xây dựng.
Sự phức tạp của sự phối hợp trên công trường xây dựng là một nhân tố mà kế hoạch dự kiến có thể bị ảnh hưởng nặng nề và có thể sẽ có rất nhiều việc xảy ra dẫn đến những rủi ro làm gián đoạn thi công. Khi một giám đốc dự án đang vẽ lên một sơ đồ mạng công việc cho tiến độ kế hoạch chương trình thi công xây dựng anh ta có thể vấp phải tính huống có nhiều công tác tập trung vào và đi ra từ cùng một nút. Nút này được gọi là “Nút có độ rủi ro cao”.
Không một công tác nào đi ra từ nút có thể bắt đầu cho đến khi tất cả các công tác đi vào nút hoàn thành. Trường hợp dự án có thể bị gián đoạn tại nút này có xác suất khá cao. Khá thường xuyên những chi tiết của công trình hoặc yêu cầu kỹ thuật của biện pháp thi công có thể biến đổi để một nút đơn được thay thế bởi một số nút, mà các nút đó không cho phép nhiều hơn hai công tác đi ra từ chúng. Như vậy nút rủi ro cao đã được thay thế bởi những nút có độ rủi ro thấp và khả năng xảy ra gián đoạn (trì hoãn) đã được giảm bớt.
Hai ví dụ này minh họa cho cách nghĩ trong thời gian lập phương án thi công đâu là điều cần thiết để thúc đẩy quá trình thi công diễn ra nhanh hơn và đâu là các quyết định có tác động lớn và đâu là quyết định có tác động nhỏ.
d. Quản lý chi phí.
Đảm bảo chi phí thực hiện công trình là một trong những yêu cầu quan trọng của quản lý dự án xây dựng. Trong tổ chức thi công xây dựng, giá trúng thầu thường là thấp hơn giá trị xây lắp thực tế, việc quản lý tốt chi phí cuối cùng sẽ đem lại hiệu quả và quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp xây lắp. Như trên đã nêu doanh nghiệp xây lắp hầu như luôn luôn phải thực hiện các công việc của mình với giá trị đã bị giảm đi do phải tranh thầu, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay.
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
Các chi phí trong thi công bao gồm: chi phí quản lý, chi phí mua vật tư, chi phí thuê nhân công, chi phí sử dụng máy móc thiết bị.
− Quản lý chi phí gián tiếp: doanh nghiệp phải có một tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt nhưng vẫn khả dĩ đáp ứng được yêu cầu quản lý trong điều kiện thắng thầu nhiều công trình cùng một lúc.
− Quản lý vật tư: trong một công trình xây dựng đặc biệt là công trình dân dụng như cao ốc, chung cư,… số lượng đầu vật tư có thể lên đến hàng trăm chủng loại, muốn quản lý được chi phí sử dụng vật tư, doanh nghiệp phải tổ chức được khâu cung ứng sao cho đảm bảo được các yếu tố:
• Kịp thời: thời gian cung cấp vật tư cho công trường từ lúc có yêu cầu đến khi cần sử dụng là ngắn nhất, trong điều kiện kho bãi hạn chế. Tránh lãng công do chờ đợi sẽ làm tăng chi phí nhân công.
• Giá vật tư tới chân công trường là thấp nhất bằng cách chọn nguồn vật tư có cự ly vận chuyển ngắn và lựa chọn nhà cung ứng có điều kiện tốt nhất về giá cả, hình thức thanh toán.
• Quản lý được việc sử dụng vật tư tại công trường hợp lý và tiết kiệm bằng cách tổ chức kho bãi, nhập xuất vật tư tại công trường chặt chẽ, theo dõi số liệu kho phải được thực hiện theo dõi định kỳ so với định mức sử dụng vật tư để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh ngay khi có hiện tượng thất thoát lãng phí. Ngoài ra cũng phải quan tâm đến một số chủng loại vật tư cần phải được bảo quản trong một điều kiện nhất định để tránh hư hỏng, giảm chất lượng.
− Quản lý chi phí sử dụng nhân công: chiếm tỷ trọng khoảng 25% trên tổng giá trị xây lắp nhưng việc quản lý chi phí nhân công không tốt sẽ gây ra hệ quả làm tăng chi phí sử dụng vật tư, ví dụ: việc sử dụng nhân công có tay nghề thấp, giá rẻ thường tạo ra những sảm phẩm có tỷ lệ
Huỳnh thị Phương Diệu Luận văn thạc sĩ
sai sót lớn phải làm lại, sửa chữa… Với đặc thù của ngành xây dựng việc sử dụng công nhân theo các hợp đồng thời vụ ngắn hạn, tuyển dụng nhân công tại địa phương nơi đặt công trường thi công là rất phổ biến. Ban chỉ huy công trường phải biết cách tổ chức, định lượng, định tính lực lượng lao động và căn cứ định mức sử dụng nhân công hợp lý thường là do kinh nghiệm để theo dõi so sánh với chi phí thực tế để kiểm soát chi phí thực hiện cho từng hạng mục công việc. Ngoài ra phải biết phối hợp một cách khoa học các tổ, nhóm thợ để bố trí hợp lý các công tác chuẩn bị sao cho các công tác chính thường phải sử dụng thợ có tay nghề cao không bị chờ - đợi - và luôn nằm trong tình trạng hoạt động.
− Quản lý chi phí máy thi công: máy thi công phải được bảo trì bảo dưỡng định kỳ, người sử dụng máy phải có tay nghề chuyên môn, năng suất máy phụ thuộc rất nhiều vào khả năng vận hành của người điều khiển và tình trạng hoạt động của máy. Đặc biệt những công trình thi công chủ yếu bằng cơ giới như san lấp mặt bằng, công trình giao thông. Phải phân đoạn thi công hợp lý để sử dụng tối đa công suất các loại máy.
1.4. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản lý thi công xây dựng.